Este documento describe los 5 pasos del proceso de compras para empresas: 1) Reconocer una necesidad a través de una requisición de compras, 2) Seleccionar proveedores mediante solicitudes de cotización, 3) Hacer el pedido a través de una orden de compra, 4) Dar seguimiento al pedido, y 5) Recibir el pedido para satisfacer la necesidad original. El autor explica cada paso y sus componentes clave para ejecutar un proceso de compras efectivo.

1. Mtro. José del Carmen Magaña González
Procedimiento de compras para
no compradores.

2. Mtro. José del Carmen Magaña González
Introducción.
El proceso de compras es un proceso mucho más complejo, que implica más que una buena
negociación y que simples trámites burocráticos (mencionamos esto ya que muchas empresas
consideran que los procedimientos solo atrasan a las operaciones de la empresa), con un buen
procedimientos de compras bien definido y con bases sólidas la organización conseguirá ahorrar
costos, mejor rendimiento del tiempo pero sobre todo y lo más importante satisfacer plenamente
las necesidades de los clientes.
En este sencillo manual se explica paso a paso de qué manera realizar el proceso de compras y
cada uno de los pasos para ejecutarlo.

3. Mtro. José del Carmen Magaña González
Este proceso de compras se puede realizar o desarrollar siguiendo solamente cinco sencillos
pasos que se mencionan a continuación.
• Reconocer una necesidad.
• Selección de proveedores
• Hacer el pedido
• Seguir el rastro del pedido
• Recibir el pedido
Reconocer una necesidad.
Es aquí donde comienza el proceso de compras, es cuando el Depto. De compras recibe una
solicitud de compras de materiales o servicios externos a la empresa u organización. Este
normalmente lo generan el Depto. De ingeniería, Depto. De producción, Depto. De recursos
materiales o cualquiera de los departamentos que requieren o tengan una necesidad por satisfacer.
Normalmente esta solicitud se realiza por varios medios (telefónico, escrito, etc.) aunque para
efectos de llevar un mejor control siempre es recomendable generar una requisicion de compras.
¿Qué es una requisición de compras?
La requisición de compras es un documento ya sea electrónico o físico por el cual los
departamentos realizan un pedido de un bien o servicio y que para un mejor uso debe de contar
con las siguientes características básicas:
• Lugar y Fecha
• Nombre del solicitante
• Departamento del solicitante
• Centro de costos del solicitante
• Número de proyecto
• Nombre del artículo
• Código o número del artículo
• Cantidad solicitada
• Proveedor o sugerencia del mismo
• Fecha de entrega requerida

4. Mtro. José del Carmen Magaña González
Figura1 ejemplo de una requisición de compra

5. Mtro. José del Carmen Magaña González
Figura 2 proceso que sigue la requisición de compras.
Ya envié mi requisición ¿y ahora qué sigue?
Selección de proveedores.
Considero que esta parte del proceso de compras es la más importante ya que es la parte que
implica identificar o reconocer que proveedores son capaces para suministrar los servicios o
artículos que requiere el departamento solicitante.
Dentro de esta parte del proceso de compras también es importante mencionar que se realizan las
siguientes actividades:
Agrupar los elementos que pueden ser proporcionados por el mismo proveedor, es decir identificar
de una requisición de compras que producto o servicio puede suministrar el proveedor
seleccionado.
También se puede solicitar licitaciones para los artículos o servicios requeridos. (Normalmente este
tipo de selección se realiza en dependencias gubernamentales que requieren transparentar el
gasto de sus recursos, o empresas grandes en donde la compra del bien o servicio es de grandes
dimensiones)
Evaluar las cotizaciones esto en función de varios criterios (Costo, tiempo de entrega, calidad de
los productos y servicios adicionales que pudiera ofrecer el proveedor al momento de realizarse la
compra). No siempre el mejor costo es el ideal.
Finalmente seleccionar el proveedor idóneo.
Depto. Solicitante
Requisición de compras
Depto. De compras

6. Mtro. José del Carmen Magaña González
Figura 3. Proceso que sigue la selección de proveedores.
Depto.de Compras Proveedor
Solicitud de Cotización.
Solicitud de
Cotización
Solicitud de
Cotización
Proveedor 1
Proveedor 2
Proveedor 3
CotizacionesCotizaciones
Selección
del mejor
proveedor
Selección
del mejor
proveedor

7. Mtro. José del Carmen Magaña González
¿Y después de seleccionar mi proveedor que paso sigue?
Una vez que seleccionamos a nuestro proveedor prosigue hacer el pedido de nuesto bien o
servicio a adquirir.
Este proceso puede ser de dos formas complejo o lento
cuando se trate de artículos caros, o especializados y
que se compren una sola vez es decir que no son
servicios que se usen cotidianamente.
O puede ser tan sencillo como hacer una llamada
telefónica cuando se trata de artículos estándar es
decir que se usen cotidianamente y que se soliciten de
manera constante a un proveedor.
¿Pero cómo hago el pedido?
Para realizar un pedido se realiza un documento llamado orden de compras, este documento es el
que permite al proveedor producir, comprar o realizar los bienes o servicios solicitados por el
comprador.
Al momento de que el comprador genere una orden de compra existe un compromiso legal, entre
el comprador y el proveedor; por parte del primero garantiza al proveedor el pago de los artículos
bienes y servicios y por parte del segundo cumplir en tiempo y forma con lo estipulado en la orden
de compra.

8. Mtro. José del Carmen Magaña González
¿Qué debe de incluir la orden de compra?
• Numero de pedido
• La cantidad de bienes y servicios
• Las especificaciones del material
• La fecha y la ubicación de la entrega
• Las instrucciones de embarque y de facturación
• El precio unitario y el precio total
• El descuento en efectivo y otras condiciones de pago

9. Mtro. José del Carmen Magaña González
Figura 4 Ejemplo de formato de orden de compra.
Y llegamos al final de este procedimiento el rastreo del producto.
Esta parte del proceso es de suma importancia ya que el comprador o el departamento de compras
deberá dar seguimiento al producto, si es enviado de otra
parte, y si es un bien o producto fabricado localmente deberá
verificar que se cumpla con lo requerido por el departamento
solicitante, en ambos caso el departamento de compras
deberá estar en constante comunicación con los
departamentos solicitantes y asi recibir un producto bien o
servicio de acuerdo a las especificaciones solicitadas de no

10. Mtro. José del Carmen Magaña González
cumplir con lo solicitado es el depto. de compras el que tomara las acciones necesarias para lograr
asi la satisfacción del departamento solicitante.