El documento aborda la normalización y documentación de procesos dentro de una organización, enfocándose en la creación de normas que simplifiquen y unifiquen actividades. Se destacan las responsabilidades en la documentación, así como la importancia de elaborar procedimientos claros y concisos que guíen a los empleados. Además, se presenta la estructura necesaria para implementar un sistema de calidad mediante documentos que describan procedimientos, responsabilidades y condiciones generales, enfatizando la colaboración de personal capacitado en la gestión documental.

1. DOCUMENTACIÓN

2. OBJETIVO
ADQUIRIR LOS CONOCIMIENTOS
NECESARIOS PARA REALIZAR LA
NORMALIZACIÓN Y POSTERIOR
DOCUMENTACIÓN DEL SIC

3. NORMALIZACIÓN
ACTIVIDAD QUE CONSISTE EN
ESTABLECER DISPOSICIONES PARA USO
COMÚN Y REPETITIVO

4. PROCESO DE NORMALIZACIÓN
FORMULACIÓN
PUBLICACIÓN
IMPLEMENTACIÓN
NORMAAPLICADA

5. BASES DE LAS NORMAS
CIENCIA
TECNOLOGÍA
EXPERIENCIA
RESULTADOS
CONSOLIDADOS

6. NIVELES DE NORMALIZACIÓN
Regional
Internal
Nacional
Asociación
Institución
CONTENIDO PARTICIPACIÓN Y USO
Organismos nacionales
pertenecientes a la organización
internacional
Organismos nacionales
pert. Al área geográfica
Normalización de
un país específico
Base
Sectorial
Institución

7. PRINCIPIOS DE LA NORMALIZACIÓN
Simplificación:
• Suprimir Variedades
• Suprimir pasos que no aportan al proceso
• Lograr Sencillez
Unificación:
• Lograr intercambiabilidad
• Actividades separadas logren un sistema
• Una misma finalidad
Especificación:
• Requisito técnico que debe cumplir un servicio o un proceso

8. PUNTO DE PARTIDA
DE LA
NORMALIZACIÓN
• NECESIDADES INSTITUCIONALES
• SOLICITUD DE LOS USUARIOS
• FALLAS EN EL PROCESO
• BAJA PRODUCTIVIDAD
• REDISEÑO DE SERVICIOS Y PROCESOS
• RAZONES CONTRACTUALES

9. Reducir variabilidad de los procesos al interior de la organización
Reducir costos y gastos por reproceso
Reducir tiempo en auditorías
Inspirar confianza en el usuario
Suministrar consistencia en las operaciones
Suministrar la documentación a los grupos interfuncionales
OBJETIVOS DE LA NORMALIZACIÓN

10. ESCRIBA LO QUE EFECTIVAMENTE HARÁ (ACTIVIDADES
QUE AGREGAN VALOR), NO ESCRIBA COSAS IDEALES
EN CALIDAD NO SE DEBE SUPONER
LO QUE NO ESTA ESCRITO SE DEBE PREGUNTAR Y
NORMALIZAR
NO ESCRIBA DEMASIADO, SOLO LO NECESARIO PARA EL
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
RECOMENDACIONES

11. RESPONSABILIDAD POR LA DOCUMENTACIÓN
Se debe generar un equipo de Calidad con
funciones de aseguramiento, cuyas
responsabilidades son:
Revisar la documentación
Aprobar los documentos
Entrenar en el desarrollo de los procedimientos
Implementar
Auditar

12. SITUACIÓN DE LA INSTITUCIÓN SIN
DOCUMENTACIÓN
UBICACIÓN
• En la memoria de las personas
• En manuscritos incompletos o
notas personales
• En catálogos externos
• En documentos desarrollados
por personal externo a la
institución
EFECTOS
• Dependencia
•Pérdida de información
• Normas elementales
• Normas parciales
• Normas que no son de dominio
general
• Condiciones Temporales
• Problemas de aplicación

13. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN
Manual de calidad
Procedimientos
Instructivos
Registros

14. MANUAL DE CALIDAD
Documento que describe el sistema de calidad
CONTENIDO
• Política de calidad • Responsabilidad y autoridad
• Procedimientos del sistema de calidad
• Disposiciones para revisar, actualizar y controlar el manual

15. Una manera especifica de efectuar una actividad
Generalmente contiene: propósito, alcance de la
actividad, lo que se debe hacer, quien lo debe hacer,
cuando se debe hacer, en donde, como, materiales y
equipos a utilizar y la forma de registrar el resultado
de la ejecución
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO

16. PROCEDIMIENTO
DOCUMENTADO
FOTOS
DISPOSITIVOS
TABLAS
VIDEOSDOCUMENTOS
ESCRITOS
DIAGRAMAS

17. PROCEDIMIENTOS
GENERALIDADES
Los procedimientos son documentos que exponen la
filosofía de la Universidad, su política de puesta en
práctica (planeación del día a día), los objetivos
generales a alcanzar y la estructura organizativa
para posibilitarlo. Estos se encargan de una
descripción de actividades específicas que conllevan
una explicación detallada y clara del modo de
utilizarlos para alcanzar los objetivos.

18. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos son una manera especificada de
efectuar una actividad, por tal motivo deberá
proporcionar información clara, concisa y completa,
expresada en forma sencilla aunque no pobre ni
monótona sobre qué cosa hacer, cómo hacerla,
cuándo hacerla, cuánto hacer, dónde hacerla y
quién hará o se responsabilizará del hecho.

19. Para elaborar procedimientos es
recomendable considerar los aspectos que
se puntualizan a continuación:
 Títulos: Usar títulos que sean fáciles de entender y ubicar.
 Espacio en blanco: El espacio en blanco es una herramienta
muy útil que se emplea para:
Hacer la página más amigable, clara y fácil de leer.
Organizar la información en la página.
 Palabras: Se deben usar palabras sencillas y asegurarse que
sean familiares al lector. Si no se cumple este requisito,
aumentan las probabilidades de que el procedimiento sea
rechazado o no entendido.

20.  Oraciones: Se deben tener en cuenta al redactar los procedimientos,
no perder la idea del propósito de los mismos, cual es proporcionar
direccionalidad para la ejecución de tareas. Por lo cual se debe evitar
emplear oraciones largas y complejas, hay que tratar de usar una idea
por oración.
 Acciones: Al redactar procedimientos, usar el tiempo presente del
verbo y evitar el uso de auxiliares tales como: debe, debería, iría, etc.
De esta manera se da a la actividad la importancia debida.
 Actores: Al redactar el procedimiento es importante identificar a las
personas involucradas mencionando la posición que desempeñan (el
cargo). Esto facilita la lectura del procedimiento y, a su vez, el lector
puede apreciar el rol de cada persona involucrada en el mismo.

21. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO
El contenido del procedimiento debe bosquejar la
secuencia y flujo entre personas y áreas
involucradas. Un procedimiento se genera para que
el personal obtenga una dirección en la ejecución de
una actividad en particular. Los procedimientos
pormenorizan en detalle la Institución y
responsabilidades para alcanzar las políticas y
objetivos de la misma. El número de procedimientos
variará de acuerdo a la complejidad del sistema.

22. OBJETO
Establecer criterios que definan el propósito general del documento. Tiene como
función ampliar y completar la información contenida en el titulo del
procedimiento.
Ejemplo: procedimiento de auditorias internas de calidad
Objeto:
Definir los lineamientos para la programación, planeación y ejecución de las
auditorias internas al Sistema Integrado de Calidad (SIC), de la UNIVERSIDAD
DE SAN BUENAVENTURA (USB), SECCIONAL MEDELLÍN.
ALCANCE
Establecer el cubrimiento y propósito del documento. Presenta los límites de
aplicabilidad y excepción del procedimiento y además describe la actividad
inicial y la final del mismo. Cuando aplica, define espacio físico y temporal.
Ejemplo: procedimiento de auditorias internas de calidad
Alcance:
Aplica a todos los procesos del SIC, de la USB, SECCIONAL MEDELLÍN.
Actividad inicial: Programación de las auditorias internas de calidad.
Actividad final: Seguimiento a las acciones correctivas y/o preventivas.
CUERPO DE UN PROCEDIMIENTO

23. DEFINICIONES
Se relacionan las definiciones, siglas o abreviaturas contenidas en el
procedimiento, las cuales están normalizadas en la organización y aclaran el
lenguaje al momento de consultar el procedimiento.
RESPONSABILIDAD
Este parágrafo debe indicar claramente quien (es) es (son) la (s) persona (s)
directamente responsable (s) del cumplimiento de cada procedimiento en
particular.
Ejemplo: procedimiento de auditorias internas de calidad
Responsabilidad:
Es responsabilidad del Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad de la
USB, junto con los jefes, líderes, responsables o delegados de los procesos:
controlar y hacer seguimiento a la implementación del presente documento.
Todo el personal de la USB, responde por la aplicación de las disposiciones
dadas.

24. CONDICIONES GENERALES
Se explican otras condiciones que se deben tener sobre el procedimiento
diseñado y que aclaran su contenido. De no ser necesario, tan solo se
diligenciará el campo con la frase no aplica.
Ejemplo: procedimiento de auditorias internas de calidad
Condiciones generales:
Las auditorías internas de calidad son llevadas a cabo por personal
independiente de aquel que ejecuta la actividad.
Cuando el Representante de la Dirección considere necesario, para garantizar
independencia en la ejecución de la auditoría, se podrán asignar como
auditores personas distintas a funcionarios de la USB, siempre que reúnan los
requisitos de calificación exigidos para el efecto.
Además del presente procedimiento, las auditorías internas de calidad en la
USB, tendrán como referente la NTC-ISO 19011 "DIRECTRICES PARA LA
AUDITORÍA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y/O
AMBIENTAL".

25. DESARROLLO
En esta parte se desarrolla el procedimiento y se profundiza según se
requiera, de acuerdo a las necesidades de la institución. Los
procedimientos deben describir, con el grado de detalle requerido, para
el control adecuado de las actividades que interesen, las
responsabilidades, las autoridades y las interrelaciones del personal
que administre, efectúe y verifique o revise el trabajo que afecte la
calidad; cómo se deben efectuar las diferentes actividades, la
documentación que se debe utilizar y los controles que se deben
aplicar.
El desarrollo del procedimiento define los pasos, secuencias o etapas
del mismo.

26. ROLES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
USB
PREMISA: Existen líderes de procesos y líderes de subprocesos.
Gestión documental: herramienta que facilita la gestión por conocimiento y el aseguramiento de
la calidad en los procesos.
ROL DOCUMENTADOR:
papel que cumplen las personas del proceso a quienes se les asigna la labor de
documentar el proceso (generalmente quien documenta es la persona que más conoce el
proceso y/o quien lo ejecuta).
ROL DE REVISIÓN:
papel que cumple la persona definida como líder de subproceso quien por el conocimiento
del proceso es apto para avalar o no la pertinencia de la documentación para el
subproceso como versión preliminar anterior a la aprobación (en la revisión pueden surgir
cambios).
ROL DE APROBACIÓN:
papel que cumple la persona definida como líder de proceso quien por el conocimiento del
proceso conjunto oficializa la aprobación de los documentos en la institución para el
proceso particular y responde por ellos.