El documento describe varios sistemas de ordenación de archivos como numéricos (ordinales y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y mixtos. También discute técnicas para la conservación de documentos como la microfilmación, digitalización y el uso de sistemas híbridos.

1. SISTEMA DE ORDENACIÓN
En el archivo se utilizan varios sistemas
de ordenación que materializa la idea
de secuencia:
Numérico :
ordinales y cronológicos.
Alfabéticos :
onomásticos ,toponímicos y temáticos
Mixtos y alfa numéricos.

2. SISTEMA ORDENACIÓN NUMÉRICO
•Ordinal : disco los documentos en forma consecutiva.
•Ejemplo :cuenta interna NO 0966 y así sucesivamente.
•Cronológico: colocar un documento detrás de otro de
forma secuencial de acuerdo con la fecha de tramite de l
documentación teniendo en cuenta el año, mes y al final
el día
•Ejemplo serie de correspondencia 2005-01-31,

3. SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA
•Los documentos se ordenan por las letras del alfabeto
pueden ser:
•Onomástico: utilizamos documentales compuestos por
expedientes que permanecen abiertos por lapso largo
de tiempo.
•Ejemplo :historias laborales ACOSTA LOPEZ, Andrés
.
•Toponímico: o alfabeto geográfico: se ordena
documental alfabéticamente por nombre de lugares
•Ejemplo :asistencia técnica , entidad por departamentos
amazonas , Arauca.

4. Temática : documentales por contenido.
Ejemplo : actas , estadísticas.
Sistema ordenación mixta
Alfanuméricos: se ordena documental
utilizando orden alfabético y numérico
Ejemplo: contrato portación de servicio
2000 MARTINEZ DURAN , Jorge
2000 MONRROY LOPEZ , Susana.

5. SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN
•La ley genera de archivos 594 de 14 de julio de 2000
establece las responsabilidades de administración
publica de funcionarios de archivo la conservación de
documentos tanto en papel como lo producido con el
uso de tecnologías avanzada. Es necesario la
evaluación técnica sobre la conservación física ,
ambientales y operacionales , seguridad y
perdurabilidad y reproducción de la información.
Garantizando los espacios y las instalaciones
necesarias

6. PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN
PREVENTIVA
Los programas son formuladas de acuerdo a
la alteración presente y la intensidad de su
exposición contemplen acciones a desarrollar
tanto para prevenir y corregir el deterioro.
Conocimientos que determinan la preservación
de los documentos , implementando su
aplicación continua desarrollando acciones
,formulando estrategias . Se debe contar con
un presupuesto anual cubriendo prioridades
ralaes proyectos concretos de trabajo medibles
y cuantificables contando con la sensibilización
de todo nivel y trabajo en equipo.

7. DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIÓN FINAL
DE LOS DOCUMENTOS
Es la decisión resultante en ciclo vital de los
documentos, registrado en las tablas de
retención.
Conservación total
Se aplica en los documentos que tienen valor
permanente, es decir los que tiene disocian
legal o loa que por su contenido informan
sobre el origen , desarrollo, estructura,
procedimientos y políticas de la entidad
productora convirtiéndose en testimonio de
su actividad y transcendencia.

8. ELIMINACIÓN
Disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración documental , los
documentos que han perdido su valor primario
y secundario sin conservar su información en
otro soporte.
Criterios de eliminación
La decisión de eliminar documentos si no esta
establecida por la ley o reglamento es
responsabilidad de comité de archivo de la
entidad.

9. Se debe observar que el documento que
debe eliminarse corresponda a lo señalado
en las tablas de retención.
Ninguna serie documental puede ser
destruida sin ser registrada en la
correspondiente tabla de retención.
La eliminación forma parte del proceso de
preparación primario y secundario cuando
loas archivos de gestión transfieren al central
y este al histórico. En todo caso se hace un
acta con su respectivo inventario.

10. SELECCIÓN
Disposición final señalada en las tablas de
retención documental y realizada en el archivo
central , copara escoger documentos de
carácter preservativo, para su conservación
permanente.
Criterios para la selección
Se aplica a documentación que pierde vigencia.
la selección se aplica a documentos voluminoso
o que el contenido se repite o se encuentra
registrado en otra serie.

11. Se aplica en documentos que su información
no amerita su conservación total.
Cuando la serie documental no requiere
conservación totalmente se selecciona
atreves de muestreo.
Microfilmación
TECNICA QUE PERMITE FOTOGRAFIAR DOCUMENTOS
Y TENER PEQUEÑAS IMÁGENES EN PELICULA.

12. CRITERIOS PARA LA MICROFILMACION
FIJAR Y ACLARA LOS OBJETIVOS QUE SE PRETENDEN
CON LA IMPLATACION DE ESTA TECNOLOGIA.
REALIZAR CORRECTA PREPARACINDE DOCUMENTOS
QUE ELIMINE ARRUGAS,DOBLECES,MANCHAS Y RETIRE
GANCHOS Y OTROS ELEMENTOS DE LOS PAPELES.
PLANEAR EL CONTENIDO DE LAS MICROFORMAS QUE
TENGAN LOGICAS , CON EL FIN DE UN EXPEDIENTE O
UNIDAD DE ALMACENAMIENTO.

13. UTILIZAR MICROFORMAS , TIPOS DE CAMARA
REDUCCION FORMATO DE FIRMACION DE ACUERDO
AL TAMAÑO , COLOR Y ESTADO DE CONSERVACION
DEL DOCUMENTO A MICROFILMAR.
EVITAR LA UTILIZACION DE CARRETERAS O CAJAS
METALICAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE
MICROFILMAS.
DISPONER LABASE DE DATOS CON INFORMACION
REFERENCIAL DE DOCUMENTOS QUE FACILITE SU
BUSQUEDA.

14. DIGITACION
TECNICA QUE PERMITE REPRODUCCION DE
INFORMACION QUE ENCONTRAMOS DE
MANERA ANALOGICA.( PAPEL,
VIDEO,SONIDO,CINE,MICROFILMA ENTRE
OTROS). SOLO PUEDE SER LEIDO O
INTERPRETADO POR COMPUTADORES.

15. CRITERIOS DE DIGITALIZACION
SE DEBE HACER DIGITALIZACION PARA
AGILIPERMANENTES CON VARIOS USUARIOS
A LA VEZ .
EN DOCUMENTOS DE ARCHIVOS HISTORICOS
SE DEBE UTILIZAR PARA LA LEGIBILIDAD Y
FACILITAR EL ACCESO REMOTO , SIN DESTRUIR
DOCUMENTACION ORIGINAL.
ZAR LA BUSQUEDA DE CONSULTAS

16. LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS DEBEN
INCLUIR PROCEDIMIENTOS DE MIGRACION
, BACKUSP TRANSFERIR A OTROS
FORMATOS ANALOGICOS COMO EL
MICROFILM O EL PAPEL QUE ASEGURA LA
PERMANENCIA DE LA INFORMACION .
PRESIONAR A LOS FABRICANTES COMO LO
PLANTEAN TECNICOS Y ESPECIALISTAN
PARA CREAR LIGEROS ESTANDARES QUE
EVITA LA RAPIDA ABSOLENCIA DE LOS
MEDIOS, PROGRAMAS Y EQUIPOS.

17. SISTEMA HIBRIDOS
TENIENDO EN CUENTA LAS VENTAJAS Y
DESVENTAJAS DE LA TECNOLOGIA ,
VARIAS EMPRESAS TRABAJAN EN
SISTEMAS HIBRIDOS QUE PERMITE LA
SEGURIDAD DE MICROFILMA CON EL
SERVICIO DE LA TECNOLOGIA DIGITAL .
HAM DISEÑADO EQUIPOS QUE PUEDA
DIGITAR MATERIAL MICROFILMADO A
PARTIR DE LA INFORMACION DIGITAL
PARA ASI MANTENER LA INFORMACION
EN DOS SOPORTES.