Este documento resume la visita a la coordinación de gestión documental del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible de Colombia. Describe las funciones de los diferentes áreas como procesos técnicos, correspondencia y archivo central. También presenta el diagrama de flujo de los procesos de gestión documental y concluye que el sistema de información es fundamental para el correcto funcionamiento de la entidad y la prestación oportuna de servicios a los usuarios.

1. Nombre del Responsable o Dependencia
NOMBRE DEL DOCUMENTO

2. PORTADA
COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
JOSEPH MARTIN RAMOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
RECURSOS DE INFORMACIÓN EN CIENCIAS SOCIALES Y HUMANIDADES
2019

3. 1. Presentación de la Entidad
2. Personal a Cargo
3. Visita Área de Gestión Documental Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y
Evidencias.
4. Diagrama de Flujo (Segunda Parte)
5. Conclusiones
6. Bibliografía
TABLA DE CONTENIDO

4. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible es el rector de la gestión del
ambiente y de los recursos naturales renovables, encargado de orientar y regular
el ordenamiento ambiental del territorio y de definir las políticas y regulaciones a
las que se sujetarán la recuperación, conservación, protección, ordenamiento,
manejo, uso y aprovechamiento sostenible de los recursos naturales renovables y
del ambiente de la nación, a fin de asegurar el desarrollo sostenible, sin perjuicio
de las funciones asignadas a otros sectores.
El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible es el rector de la gestión del
ambiente y de los recursos naturales renovables, encargado de orientar y regular
el ordenamiento ambiental del territorio y de definir las políticas y regulaciones a
las que se sujetarán la recuperación, conservación, protección, ordenamiento,
manejo, uso y aprovechamiento sostenible de los recursos naturales renovables y
del ambiente de la nación, a fin de asegurar el desarrollo sostenible, sin perjuicio
de las funciones asignadas a otros sectores.
El Ministerio Ambiente y Desarrollo Sostenible formulará, junto con el Presidente
de la República la política nacional ambiental y de recursos naturales renovables,
de manera que se garantice el derecho de todas las personas a gozar de un
medio ambiente sano y se proteja el patrimonio natural y la soberanía de la
Nación.
Corresponde al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible dirigir el Sistema
Nacional Ambiental -SINA-, organizado de conformidad con la Ley 99 de 1993,
para asegurar la adopción y ejecución de las políticas, planes, programas y
proyectos respectivos, en orden a garantizar el cumplimiento de los deberes y
derechos del Estado y de los particulares en relación con el ambiente y el
patrimonio natural de la Nación.

5. PRESENTACIÓN DEL AREA DE GESTION DOCUMENTAL.
Dentro del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible existe un
coordinación la cual se encarga de la gestión documental y tiene como
propósito “Desarrollar actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida o recibida por la Entidad, desde su origen
hasta su disposición final, con el objetivo de facilitar su utilización y
conservación”.

6. PRESENTACIÓN DEL AREA DE GESTION DOCUMENTAL.
Dentro de la Coordinación de Gestión Documental se encuentra un grupo de trabajo el cual esta Organizado
en cinco (5) áreas funcionales las cuales cumplen funciones especificas, y se detallan a continuación:
Coordinación de
Gestión
Documental
Cesar Cobos
Área de Procesos
Técnicos
Nubia Medina
Área de
Correspondencia
Jorge Torres
Área de Archivo
Central
Felipe Parada
Profesional de
Gestión
Documental
Lorena Morales

7. VISITA ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Coordinador de Gestión Documental (Cesar Cobos)
Funciones a Cargo:
• Coordinar la administración, conservación, custodia de los archivos y la
memoria institucional de la entidad, independientemente del soporte en el
que esté contenida la información y mantener la debida reserva.
• Mantener organizada y actualizada la información documental que ingresa
y sale por los diferentes medios que existen en la Entidad.
• Gestionar los recursos humanos, financieros y tecnológicos necesarios
para cumplir con las políticas, planes y programas documentales de la
Entidad.
• Adoptar los mecanismos y controles requeridos para el manejo
documental.
• Controlar y verificar el cumplimiento de los requisitos de calidad,
confiabilidad y oportunidad de los productos suministrados por el Archivo.
• Supervisar y verificar que el personal a cargo, si aplique las metodologías,
planes, programas, procesos y procedimientos aprobados por la Entidad y
adoptar acciones de mejoramiento.
• Controlar el proceso de producción documental desde la producción hasta
el destino final

8. VISITA ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Profesional de Gestión Documental (Lorena Morales)
Funciones a Cargo:
• Apoyar todos los procesos y procedimientos relacionados
con la implementación y administración del Programa de
Gestión Documental de la Entidad.
• Brindar asesoría a los empleados públicos de la Unidad,
para implementar los procesos y procedimientos de
administración documental de acuerdo los parámetros
establecidos para ellos.
• Velar porque se haga la adecuada aplicación y seguimiento
de las Tablas de Retención, atendiendo los criterios
establecidos por la Institución a nivel nacional.
• Guarguar absoluta reserva y confidencialidad en relación con
toda la información que maneje.
• Mantener actualizado los sistemas que se implementen para
garantizar el funcionamiento adecuado del sistema de
Gestión Documental.
Nota: El sistema Gestión Documental se llama ESIGNA, pero
en el momento de la visita no se pudo revisar ya que a la fecha
se encontraba en una actualización.

9. VISITA ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Área de Procesos Técnicos (Nubia Medina)
Funciones a Cargo:
• Recibir, revisar, clasificar, actualizar y controlar registros
físicos y electrónicos con la oportunidad requerida.
• Levantar y controlar los registros de carácter técnico y
demás correspondientes a inventarios de tipo
documental
• Efectuar labores de valoración documental y traslado de
documentación para conservación y descarte
• Adelantar las actividades relacionadas con préstamos
de documentos y consulta de información
• Cuidar los recursos físicos y de información que le sean
asignados, buscando su adecuada administración ante
posibles riesgos que los afecten
• Las demás que le sean asignadas por autoridad
competente, de acuerdo con el área de desempeño.

10. VISITA ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Área de Correspondencia (Jorge Torres)
Funciones a Cargo:
• Responder por el correcto almacenamiento y manejo de la
correspondencia de acuerdo a la normatividad vigente
• Atender en forma amable, oportuna y cortés al público que visite
las instalaciones del MADS, autorizando el acceso e indicando la
ubicación exacta del sitio a donde se dirige la persona.
• Revisar los fax y correos electrónicos y remitirlos a los
funcionarios respectivos.
• Atender la recepción de todos los documentos que lleguen al
MADS, relacionándolos, escaneándolos y remitiéndolos a cada
una de las áreas a las que van dirigidas.
• Tramitar todos los envíos y recepción de documentos vía FAX, y
velar por el correcto uso de éste. Planear, programar, verificar y
controlar la codificación, clasificación y consultas que se
desarrollen en el centro de administración de documentos CAD.
Nota: el sistema de control de correspondencia se llama ESIGNA,
pero en el momento de la visita no se pudo revisar ya que a la fecha
se encontraba en una actualización.

11. VISITA ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Área de Archivo Central (Felipe Parada)
Funciones a Cargo:
• Velar por la custodia y administración de los documentos,
implementando mecanismos de control de préstamos y
devolución de los mismos.
• Propiciar una organización archivística que permita
conservar permanentemente localizables los documentos
gestionados, a través del orden lógico de los antecedentes
para garantizar su fácil localización y consulta
• Realizar los prestamos solicitados siguiendo los parámetros
establecidos para tal fin, llevar el control de los prestamos y
realizar estadísticas de las frecuencia de consulta y los
tiempos en que se demora cada una de las consultas.
• Implementar el sistema integrado de conservación.

12. DIAGRAMA DE FLUJO
Dentro de la coordinación de Gestión documental se tienen definidos los diagramas de flujo en atención a los Procesos de la Gestión
Documental, por ende se tomara como referencia tres de estos diagramas:

13. CONCLUSIONES
Una vez terminada la visita al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible , se logra evidenciar la importancia que tienen los
sistemas de información, ya que dentro de la visita casualmente no estaba funcionando el único sistema de información (ESIGMA)
que tiene la coordinación de gestión documental, por ende la mayoría de los procesos allí establecidos como, la radicación de
documentos, digitalización e indexación de documentos, y control de prestamos, se ve afectada de forma significativa teniendo en
cuenta que todo toca de forma manual y la información no se puede otorgar de forma oportuna.
Esto nos deja ver la importancia que tiene los sistemas de información hoy en día, para el correcto funcionamiento de tanto de las
entidades como para los usuarios finales.

14. BIBLIOGRAFÍA
Pagina del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible
http://www.minambiente.gov.co/index.php/ministerio/gestion-documental
Pagina Intranet del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible
http://intranet.minambiente.gov.co/index.php/component/content/article?id=1124