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Gestión de Operaciones

             CEMA – MADE
                Semana 8
Administración de Proyectos en Operaciones



                     1   GESTION DE OPERACIONES – Ing Pedro del Campo
Objetivos

• Identificar los factores de éxito de la
  administración de proyectos
• Determinar circunstancias donde es apropiado
  aplicar la administración de proyectos
• Representar graficamente una red de actividades
• Identificar la secuencia de actividades críticas de
  un proyecto
• Determinar el programa apropiado para que el
  proyecto se lleve a cabo con un costo mínimo

                2                      - GESTION DE OPERACIONES –
Definiciones Preliminares

• PROYECTO:

      es un esfuerzo temporario,

       llevado a cabo para lograr un
           producto o servicio objetivo



 temporario: principio y fin definidos

 único:      definido específicamente


                   3                      - GESTION DE OPERACIONES –
Ejemplos de proyectos


•   Adquisición de una empresa
•   Desarrollo de nuevos productos
•   Planificación de nuevas localizaciones
•   Ejecución de auditorías
•   Campañas publicitarias
•   Administración de una campaña de ayuda en desastres
•   Certificación de calidad
•   Alianza estratégica


                  4                       - GESTION DE OPERACIONES –
Definiciones Preliminares

• ADMINISTRACION DE PROYECTOS
PROJECT MANAGEMENT
        es el conjunto de
         conocimientos,
         habilidades,
         herramientas y
         técnicas;
         aplicadas a las actividades a realizar,
         para satisfacer los requerimientos del
          Proyecto

                 5                                  - GESTION DE OPERACIONES –
Definiciones Preliminares
• STAKEHOLDER


       – personas u
       – organizaciones
       – activamente comprometidas en el
         proyecto o
       – cuyos intereses puedan ser afectados
         como resultado de la ejecución o
         finalización del Proyecto



               6                            - GESTION DE OPERACIONES –
Ciclo de vida de Proyectos
Uso de Recursos / Costos



                            Implementación



             Desarrollo                                         Cierre




Concepción




                                                            Tiempo

                    7                        - GESTION DE OPERACIONES –
Ciclo de vida de Proyectos

                  FASE I
                Concepción

Establecer objetivos
Investigar
Estudiar alternativas
Establecer criterios
Estimar programa
Desarrollar Presupuesto
 Preliminar
Aprobación

         8                   - GESTION DE OPERACIONES –
Ciclo de vida de Proyectos
                     FASE II
                    Desarrollo
Plan de Recursos
    Personal
    Materiales
    Equipos
    Fondos

Plan General
    Alcance
    Tiempos
    Costos
    Especificaciones
    Riesgos
         9                       - GESTION DE OPERACIONES –
Ciclo de vida de Proyectos

                  FASE III
                Implementación

Organización
Comunicación
Liderazgo del Proyecto
Motivación
Tomar decisiones
Resolver problemas
Monitoreo
Acción Correctiva




        10                       - GESTION DE OPERACIONES –
Ciclo de vida de Proyectos
                 FASE IV
                    Cierre


•Negociar desactivación

•Reducción progresiva

 equipos     proyecto

•Evaluación Final

•Lecciones    aprendidas




        11                   - GESTION DE OPERACIONES –
Recursos del Proyecto
               Personas


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               Información y
                 Tecnología

          12                      - GESTION DE OPERACIONES –
os


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       Recursos


 Resultados / Tecnología




13                         - GESTION DEFuente: Harold Kezner
                                       OPERACIONES –
Factores críticos en la Administración de Proyectos



                           Gerente
                         de Proyecto
           Sistema
             de
        Administración
                       Equipo
                     de Proyecto



              14                       - GESTION DE OPERACIONES –
Gerente
El Gerente de Proyecto - Responsabilidades                           de Proyecto




• Responsabilidades
   – integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas
     áreas de la organización
   – para alcanzar los objetivos del proyecto
   – definir la metodología de trabajo
   – proveer recursos
   – asegurar contrataciones adecuadas
   – evaluar progresos
   – establecer medidas correctivas




                     15                             - GESTION DE OPERACIONES –
Gerente
El Gerente de Proyecto - Responsabilidades           de Proyecto




        • Competencias
           –   Liderazgo
           –   Comunicación
           –   Coordinación
           –   Motivación
           –   Negociación
           –   Capacitación

                16                  - GESTION DE OPERACIONES –
Equipo de Proyecto                   Equipo
                                                    de Proyecto




• Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto
• representan generalmente áreas funcionales u
  organizaciones
• desempeñan roles específicos
• su número suele variar durante el avance del proyecto
• al final del proyecto son asignadas a un nuevo
  emprendimiento o retornan a sus áreas u organizaciones




                 17                       - GESTION DE OPERACIONES –
Sistema
Sistema de Administración de Proyectos                     de
                                                      Administración



            Estructura Organizacional




         Sistema de Información

               18                       - GESTION DE OPERACIONES –
Sistema
Sistema de Administración de Proyectos                                             de
                                                                              Administración
            ORGANIZACION FUNCIONAL

                                   Director
                                   Ejecutivo

                                                                      Coordinación
                                                                      de Proyectos
         Gerente                    Gerente          Gerente
        Funcional                  Funcional        Funcional




                    Personal afectado a Proyectos




                    19                                          - GESTION DE OPERACIONES –
Sistema
Sistema de Administración de Proyectos                                                 de
                                                                                  Administración

                      ORGANIZACION POR PROYECTOS

                                         Director
                                         Ejecutivo



                Project                  Project          Project
                Manager                  Manager          Manager




       Coordinación
       de Proyectos




                          Personal afectado a Proyectos




                       20                                           - GESTION DE OPERACIONES –
Sistema
   Sistema de Administración de Proyectos                                                de
                                                                                    Administración
                     ORGANIZACION MIXTA

                                        Director
Estructura de Matriz                    Ejecutivo



         Gerente            Gerente                Gerente    Gerente de
        Funcional          Funcional              Funcional    Project
                                                              Managers


                                                                           Project Manager

      Coordinación
      Proyecto B
                                                                           Project Manager



                                                                           Project Manager


                                                                                   Coordinación
                         Personal afectado a Proyectos
                                                                                   del Proyecto A


                             21                                     - GESTION DE OPERACIONES –
Sistema
Sistema de Administración de Proyectos                               de
                                                                Administración




• Sistema de Información
   – proporciona los medios para la planificación
     integradora y el control del proyecto

   – provee una base de información de
      •   desempeño
      •   el uso de recursos
      •   los costos incurridos
      •   interrelaciones
      •   tiempos y costos proyectados para la terminación
          del proyecto

                    22                            - GESTION DE OPERACIONES –
Sistema
Sistema de Administración de Proyectos                        de
                                                         Administración




Condiciones que destacan su importancia
• Esfuerzo de magnitud
• Necesidad de coordinación
• Incorporación de conocimientos y competencias
• Necesidad de flexibilidad para responder a cambios
• Independencia de las áreas funcionales
• Importancia crucial del éxito del Proyecto

                 23                        - GESTION DE OPERACIONES –
Métodos de Planificación de Red


• Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades
  relacionadas entre sí

• que pueden representarse por un diagrama de red

• formado por nodos y arcos que representan las relaciones




                  24                      - GESTION DE OPERACIONES –
PERT (Program Evaluation and Review Technique)


• Creada en la década del 50

• Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de
  EEUU

• Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas




                  25                       - GESTION DE OPERACIONES –
CPM (Critical Path Method)


• Creada en la década del 50

• Desarrollada por Remington Rand y Du Pont

• para la programación de operaciones de
  mantenimiento durante la suspensión de actividades




                 26                       - GESTION DE OPERACIONES –
Ventajas de los métodos

• Identifican y organizan las actividades
• Proporcionan una base de discusión
• Permite estimar el tiempo de finalización de los
  proyectos y sus interrelaciones
• Se ponen de relieve actividades que pueden
  retrasarse sin afectar la finalización del proyecto
  permitiendo liberar recursos para otras actividades
• Permite analizar las consecuencias de cambios en
  tiempos y costos

                27                    - GESTION DE OPERACIONES –
Pasos en la Administración de Proyectos


1.   descripción del proyecto

2.   elaboración del diagrama de red

3.   estimación del tiempo de terminación

4.   monitoreo de los progresos del proyecto



            28                         - GESTION DE OPERACIONES –
1.- Descripción del Proyecto

• Punto final: producto / servicio

• Descripción de todos los aspectos que lo componen

• Actividades y relaciones de precedencia

   – Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo que consume
     tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse
   – Precedencia: secuencia de actividades


                   29                           - GESTION DE OPERACIONES –
2.- Elaboración del diagrama de red

• Red de actividades en arcos (AOA)
   – Actividades = arcos
   – Nodos       = eventos



          1         S
                                 U
                             3           4

                                     S y T deberán completarse
          2          T               antes de que se inicie U

                   30                        - GESTION DE OPERACIONES –
2.- Elaboración del diagrama de red

• Red de actividades en nodos (AON)
   – Enfoque orientado a actividades




           S
                                   S y T deberán completarse
                           U       antes de que se inicie U


           T

                   31                          - GESTION DE OPERACIONES –
Traslado de Hospital

Actividad                           Descripción                          Predecesor
    A       Seleccionar personal administrativo y médico
    B       Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo
    C       Seleccionar el equipo                                               A
    D       Preparar los planos y la distribución física para                   B
            la construcción definitiva
   E        Llevar los servicios públicos al predio                             B
   F        Entrevistar solicitantes e incorporar personal de
            enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad                  A
   G        Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo                  C
   H        Construir el hospital                                             D
   I        Desarrollar un sistema de información                             A
   J        Instalar el equipo                                              E,G,H,
   K        Capacitar al personal de enfermería y ayudantes                  F,I,J



                      32                               - GESTION DE OPERACIONES –
Actividad en los nodos


          Actividad



 12 C 22
 14 10 24

     Duración de la actividad
     dE

33                      - GESTION DE OPERACIONES –
Red AON para el proyecto del Hospital

                       I
                      15


           A          F                            K
           12         10                           6


                      C          G
INICIO                10         35                                FIN


           B          D          H
           9          10         40


                      E                             J
                      24                            4
                 34                   - GESTION DE OPERACIONES –
Estimación de tiempos de terminación


• Fecha temprana de comienzo Ftc
   – es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que la
     precede en forma inmediata
   – cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los
     tiempos


• Fecha temprana de finalización Ftf
   – es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada dE

   – Ftf = Ftc + dE


                      35                          - GESTION DE OPERACIONES –
Nodos – Fechas tempranas


                           Actividad
Fecha temprana                               Fecha temprana
de comienzo                                  de finalización
Ftc                                          Ftf
                 12 C 22
                 14 10 24

                      Duración de la actividad
                      dE

                 36                      - GESTION DE OPERACIONES –
Rutas A-I , A - F
                         12    I 27
                              15


         0   A 12        12 F 22                          K
             12             10                            6


                              C        G
INICIO                        10       35                                 FIN


             B                D        H
             9                10       40


                              E                            J
                              24                           4




                    37                       - GESTION DE OPERACIONES –
Ruta A – C – G
                         12    I 27
                              15


         0   A 12        12 F 22                             K
             12             10                               6


                         12 C 22      22 G 57
INICIO                      10           35                                  FIN


             B                D         H
             9                10        40


                              E                               J
                              24                              4




                    38                          - GESTION DE OPERACIONES –
Rutas B – D – H , B – E - J
                             12    I 27
                                  15


         0   A 12            12 F 22                               K
             12                 10                                 6


                             12 C 22      22 G 57
INICIO                          10           35                                  FIN


         0   B   9           9    D 19    19 H 59
             9                    10         40


                             9    E 33                             J
                                  24                               4




                        39                          - GESTION DE OPERACIONES –
Llegada al nodo J

                          12    I 27
                               15


         0   A 12         12 F 22                            K
             12              10                              6


                          12 C 22      22 G 57
INICIO                       10           35                                  FIN


         0   B   9        9    D 19    19 H 59
             9                 10         40


                          9    E 33                     59 J
                               24                          4




                     40                          - GESTION DE OPERACIONES –
Llegada al nodo K
                          12    I 27
                               15


         0   A 12         12 F 22                       63 K 69
             12              10                            6


                          12 C 22      22 G 57
INICIO                       10           35                                  FIN


         0   B   9        9    D 19    19 H 59
             9                 10         40


                          9    E 33                     59 J 63
                               24                          4




                     41                          - GESTION DE OPERACIONES –
Camino Crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y
                      final, que requiere más tiempo
                                12    I 27
                                     15


               0   A 12         12 F 22                       63 K 69
                   12              10                            6


                                12 C 22      22 G 57
INICIO                             10           35                                  FIN


               0   B   9        9    D 19    19 H 59
                   9                 10         40


                                9    E 33                     59 J 63
                                     24                          4




                           42                          - GESTION DE OPERACIONES –
Estimación de tiempos de terminación


• Fecha Tardía de Finalización FTF
   – es igual al tiempo de inicio más lejano de la actividad que la sigue
     en la secuencia en forma inmediata.
   – Si existen más de una actividad que la siguen en forma inmediata
     la FTF será el más próximo de los tiempos de inicio más lejanos de
     esas actividades


• Fecha Tardía de Comienzo FTC
   – es igual al tiempo de terminación más lejano menos la duración
     esperada de la tarea
   – FTC = FTF – dE

                    43                             - GESTION DE OPERACIONES –
Representación completa del nodo



                             Actividad
Fecha temprana                                 Fecha temprana
de comienzo                                    de finalización
Ftc                                            Ftf
                    12 C 22
                    14 10 24
                                               Fecha Tardía
Fecha Tardía                                   de Finalización
de Comienzo                                              FTF
                        Duración de la actividad
FTC
                        dE

                   44                      - GESTION DE OPERACIONES –
12 I 27
                          48 15 63


         0   A 12         12 F 22                      63 K 69
             12           53 10 63                     63 6 69


                          12 C 22    22 G 57
INICIO                    14 10 24   24 35 59                                FIN


         0   B   9        9   D 19   19 H 59
             9                10        40


                          9   E 33                     59 J 63
                              24                       59 4 63




                     45                         - GESTION DE OPERACIONES –
Llegada al nodo A
                          12 I 27
                          48 15 63


         0 A 12           12 F 22                       63 K 69
         2 12 14          53 10 63                      63 6 69


                          12 C 22     22 G 57
INICIO                    14 10 24    24 35 59                                FIN


         0   B   9        9   D 19    19 H 59
             9                10         40


                          9   E 33                      59 J 63
                              24                        59 4 63




                     46                          - GESTION DE OPERACIONES –
Llegada al nodo B

                      12 I 27
                      48 15 63


         0 A 12       12 F 22                          63 K 69
         2 12 14      53 10 63                         63 6 69


                      12 C 22         22 G 57
INICIO                14 10 24        24 35 59                                FIN


         0   B   9        9 D 19      19 H 59
         0   9   9        9 10 19     19 40 59


                       9 E 33                          59 J 63
                      35 24 59                         59 4 63




                     47                          - GESTION DE OPERACIONES –
Traslado Hospital
                                                       septiembre                  octubre                    noviembre                diciembre                  enero
Id   Nombre de tarea                                                     Duración 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01
 1   Seleccionar personal adm. y médico                                    12 días
2    Seleccionar lugar y realizar estudio                                   9 días
3    Seleccionar el equipo                                                 10 días
4    Preparar planos y distribución                                        10 días
5    Llevar los servicios públicos al predio                               24 días
6    Entrevistar solicitantes e incorporar                                 10 días
7    Comprar equipo y supervisar entrega                                   35 días
8    Construir el hospital                                                 40 días
9    Desarrollar un sistema de información                                 15 días
10   Instalar el equipo                                                     4 días
11   Capacitar al personal de enfermería y ayudantes                        6 días




                                                                    48                                                     - GESTION DE OPERACIONES –
Holgura


• La holgura de una actividad (H) es la máxima
  cantidad de tiempo que una actividad puede
  retrasarse sin afectar la duración total del proyecto

• Se puede calcular de dos modos

   – H = FTF – Ftf

   – H = FTC - Ftc

                49                     - GESTION DE OPERACIONES –
Cálculo de Holguras

Nodo   Duración   Ftc      FTC             Holgura
 A        12       0        2                 2
 B        9        0        0                 0
 C        10      12        14                2
 D        10       9        9                 0
 E        24       9        35               26
  F       10      12        53               41
 G        35      22        24                2
 H        40      19        19                0
  I       15      12        48               36
  J       4       59        59                0
 K        6       63        63                0




          50                     - GESTION DE OPERACIONES –
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

• Supuestos
   – Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)
   – Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)

       Nodo      Duración      Ftc        FTC         Holgura
        C           10         16          14           -2
        G           35         26          24           -2
         J          4          61          59           -2
        K           6          65          63           -2
        D           10         10          9            -1
        H           40         20          19           -1
        E           24         10          35           25
         I          15         16          48           32
         F          10         16          53           37


                     51                         - GESTION DE OPERACIONES –
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto


• Para terminar en la semana                    4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
  69, el gerente de proyectos      • Supuestos
  tendrá que ahorrar dos              – Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)
                                      – Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
  semanas en C-G-J-K , una de            Nodo       Duración      Ftc        FTC          Holgura

  las dos semanas tendrá que ser          C
                                          G
                                                       10
                                                       35
                                                                  16
                                                                  26
                                                                              14
                                                                              24
                                                                                             -2
                                                                                             -2
                                           J            4         61          59             -2
  en D-H                                  K
                                          D
                                                        6
                                                       10
                                                                  65
                                                                  10
                                                                              63
                                                                              9
                                                                                             -2
                                                                                             -1
                                          H            40         20          19             -1
• Si consigue ese ahorro habrá            E
                                           I
                                                       24
                                                       15
                                                                  10
                                                                  16
                                                                              35
                                                                              48
                                                                                            25
                                                                                            32

  dos caminos críticos: C-G-J-K           F            10         16

                                                                        50
                                                                              53            37

                                                                                   - GESTION DE OPERACIONES –


  Y D-H-J-K


                    52                                   - GESTION DE OPERACIONES –
Estimaciones probabilísticas de Tiempo
      Introducción de factores de incertidumbre

1.   El tiempo optimista (a) es el más corto en el cual puede
     llevarse a cabo la actividad si todo resulta
     excepcionalmente bien
2.   El tiempo más probable (m) es el tiempo que
     probablemente se requerirá para realizar la actividad
3.   El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado más largo
     que se requerirá para la realización de la tarea




                  53                        - GESTION DE OPERACIONES –
Distribución de probabilidades

• En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se
  considera como una variable aleatoria derivada de una
  distribución de probabildad beta


                             media




                 a     m               b
                 54                        - GESTION DE OPERACIONES –
Supuestos


• Es posible estimar con precisión a,m, y b.

• Se considera que las magnitudes definen un rango de
  tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes
  estarán a cargo de las actividades

• Se supone que la desviación estándar es igual a un sexto de
  la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que
  los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son
  remotas
                  55                        - GESTION DE OPERACIONES –
Cálculo


• La media se calcula ponderando
                               a + 4m + b
                 t   e
                          =
                                    6

• La varianza para cada actividad
                                         2
                                b− a
             σ                (      )
                 2
                         =
                                 6

                         56                  - GESTION DE OPERACIONES –
Análisis de probabilidades
         Actividades variables independientes
• Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto
   – Te=Σ tiempos en la ruta crítica


• Varianza en la ruta
                                2
                          b− a
              σ = (            )
                 2
            Σ(Varianzas    en la ruta crítica)
                           6
• Probabilidad de terminación en una fecha determinada
                                    T − Te          Tabla distribución
                          z =
                                     σ              Normal
                                         2




                     57                          - GESTION DE OPERACIONES –
Consideraciones sobre costos

• Tiempo Normal TN: el necesario para completar la
  actividad en tiempos normales
• Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal
• Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible
• Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo
• Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el
  costo de intensificación para acortar una semana

   – Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI


                   58                            - GESTION DE OPERACIONES –
Relaciones entre costos y tiempo

                        8000   Costo Intensivo
Costo directo (pesos)




                        7000
                                                             Suposición de costo lineal

                        6000
                                                      Costo de reducir
                        5000                          el tiempo dos semanas
                                                                                                     Costo Normal
                        4000

                        3000

                        2000

                          0
                                       5             6             7             8              9                 10
                                    Tiempo Intensivo                                      Tiempo Normal



                                                 59                                  - GESTION DE OPERACIONES –
Programa de costo mínimo


• Se determina el camino crítico
• Se identifican las actividades que tengan el costo de
  intensificación más bajo por semana
• Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo
  más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de
  costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del
  acortamientos

                  60                        - GESTION DE OPERACIONES –
Software de proyectos


• Capacidades
   –   Diagramas Gantt
   –   Diagramas PERT/CPM
   –   Informes de estado
   –   Informes de rastreo
   –   Múltiples proyectos

• Productos
   – Primavera
   – Microsoft Project
   – Scitor


                   61                      - GESTION DE OPERACIONES –
Conclusiones


• Solamente mediante la administración de Proyectos
• se puede garantizar
   – la coordinación de diferentes actividades
   – la disponibilidad oportuna de los recursos
   – lograr los resultados del Proyecto
       • en los tiempos programados
       • a los costos presupuestados
   – y la satisfacción de los clientes del Proyecto


                 62                      - GESTION DE OPERACIONES –

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  • 1. Gestión de Operaciones CEMA – MADE Semana 8 Administración de Proyectos en Operaciones 1 GESTION DE OPERACIONES – Ing Pedro del Campo
  • 2. Objetivos • Identificar los factores de éxito de la administración de proyectos • Determinar circunstancias donde es apropiado aplicar la administración de proyectos • Representar graficamente una red de actividades • Identificar la secuencia de actividades críticas de un proyecto • Determinar el programa apropiado para que el proyecto se lleve a cabo con un costo mínimo 2 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 3. Definiciones Preliminares • PROYECTO: es un esfuerzo temporario,  llevado a cabo para lograr un producto o servicio objetivo temporario: principio y fin definidos único: definido específicamente 3 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 4. Ejemplos de proyectos • Adquisición de una empresa • Desarrollo de nuevos productos • Planificación de nuevas localizaciones • Ejecución de auditorías • Campañas publicitarias • Administración de una campaña de ayuda en desastres • Certificación de calidad • Alianza estratégica 4 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 5. Definiciones Preliminares • ADMINISTRACION DE PROYECTOS PROJECT MANAGEMENT es el conjunto de  conocimientos,  habilidades,  herramientas y  técnicas;  aplicadas a las actividades a realizar,  para satisfacer los requerimientos del Proyecto 5 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 6. Definiciones Preliminares • STAKEHOLDER – personas u – organizaciones – activamente comprometidas en el proyecto o – cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto 6 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 7. Ciclo de vida de Proyectos Uso de Recursos / Costos Implementación Desarrollo Cierre Concepción Tiempo 7 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 8. Ciclo de vida de Proyectos FASE I Concepción Establecer objetivos Investigar Estudiar alternativas Establecer criterios Estimar programa Desarrollar Presupuesto Preliminar Aprobación 8 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 9. Ciclo de vida de Proyectos FASE II Desarrollo Plan de Recursos Personal Materiales Equipos Fondos Plan General Alcance Tiempos Costos Especificaciones Riesgos 9 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 10. Ciclo de vida de Proyectos FASE III Implementación Organización Comunicación Liderazgo del Proyecto Motivación Tomar decisiones Resolver problemas Monitoreo Acción Correctiva 10 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 11. Ciclo de vida de Proyectos FASE IV Cierre •Negociar desactivación •Reducción progresiva equipos proyecto •Evaluación Final •Lecciones aprendidas 11 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 12. Recursos del Proyecto Personas os Fo ip nd qu os E os y M en s rr cio at er Te ifi ia Ed le s Información y Tecnología 12 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 13. os Co mp sto Ti e s Recursos Resultados / Tecnología 13 - GESTION DEFuente: Harold Kezner OPERACIONES –
  • 14. Factores críticos en la Administración de Proyectos Gerente de Proyecto Sistema de Administración Equipo de Proyecto 14 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 15. Gerente El Gerente de Proyecto - Responsabilidades de Proyecto • Responsabilidades – integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas áreas de la organización – para alcanzar los objetivos del proyecto – definir la metodología de trabajo – proveer recursos – asegurar contrataciones adecuadas – evaluar progresos – establecer medidas correctivas 15 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 16. Gerente El Gerente de Proyecto - Responsabilidades de Proyecto • Competencias – Liderazgo – Comunicación – Coordinación – Motivación – Negociación – Capacitación 16 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 17. Equipo de Proyecto Equipo de Proyecto • Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto • representan generalmente áreas funcionales u organizaciones • desempeñan roles específicos • su número suele variar durante el avance del proyecto • al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus áreas u organizaciones 17 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 18. Sistema Sistema de Administración de Proyectos de Administración Estructura Organizacional Sistema de Información 18 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 19. Sistema Sistema de Administración de Proyectos de Administración ORGANIZACION FUNCIONAL Director Ejecutivo Coordinación de Proyectos Gerente Gerente Gerente Funcional Funcional Funcional Personal afectado a Proyectos 19 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 20. Sistema Sistema de Administración de Proyectos de Administración ORGANIZACION POR PROYECTOS Director Ejecutivo Project Project Project Manager Manager Manager Coordinación de Proyectos Personal afectado a Proyectos 20 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 21. Sistema Sistema de Administración de Proyectos de Administración ORGANIZACION MIXTA Director Estructura de Matriz Ejecutivo Gerente Gerente Gerente Gerente de Funcional Funcional Funcional Project Managers Project Manager Coordinación Proyecto B Project Manager Project Manager Coordinación Personal afectado a Proyectos del Proyecto A 21 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 22. Sistema Sistema de Administración de Proyectos de Administración • Sistema de Información – proporciona los medios para la planificación integradora y el control del proyecto – provee una base de información de • desempeño • el uso de recursos • los costos incurridos • interrelaciones • tiempos y costos proyectados para la terminación del proyecto 22 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 23. Sistema Sistema de Administración de Proyectos de Administración Condiciones que destacan su importancia • Esfuerzo de magnitud • Necesidad de coordinación • Incorporación de conocimientos y competencias • Necesidad de flexibilidad para responder a cambios • Independencia de las áreas funcionales • Importancia crucial del éxito del Proyecto 23 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 24. Métodos de Planificación de Red • Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre sí • que pueden representarse por un diagrama de red • formado por nodos y arcos que representan las relaciones 24 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 25. PERT (Program Evaluation and Review Technique) • Creada en la década del 50 • Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU • Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas 25 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 26. CPM (Critical Path Method) • Creada en la década del 50 • Desarrollada por Remington Rand y Du Pont • para la programación de operaciones de mantenimiento durante la suspensión de actividades 26 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 27. Ventajas de los métodos • Identifican y organizan las actividades • Proporcionan una base de discusión • Permite estimar el tiempo de finalización de los proyectos y sus interrelaciones • Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sin afectar la finalización del proyecto permitiendo liberar recursos para otras actividades • Permite analizar las consecuencias de cambios en tiempos y costos 27 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 28. Pasos en la Administración de Proyectos 1. descripción del proyecto 2. elaboración del diagrama de red 3. estimación del tiempo de terminación 4. monitoreo de los progresos del proyecto 28 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 29. 1.- Descripción del Proyecto • Punto final: producto / servicio • Descripción de todos los aspectos que lo componen • Actividades y relaciones de precedencia – Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse – Precedencia: secuencia de actividades 29 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 30. 2.- Elaboración del diagrama de red • Red de actividades en arcos (AOA) – Actividades = arcos – Nodos = eventos 1 S U 3 4 S y T deberán completarse 2 T antes de que se inicie U 30 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 31. 2.- Elaboración del diagrama de red • Red de actividades en nodos (AON) – Enfoque orientado a actividades S S y T deberán completarse U antes de que se inicie U T 31 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 32. Traslado de Hospital Actividad Descripción Predecesor A Seleccionar personal administrativo y médico B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo C Seleccionar el equipo A D Preparar los planos y la distribución física para B la construcción definitiva E Llevar los servicios públicos al predio B F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad A G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C H Construir el hospital D I Desarrollar un sistema de información A J Instalar el equipo E,G,H, K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J 32 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 33. Actividad en los nodos Actividad 12 C 22 14 10 24 Duración de la actividad dE 33 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 34. Red AON para el proyecto del Hospital I 15 A F K 12 10 6 C G INICIO 10 35 FIN B D H 9 10 40 E J 24 4 34 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 35. Estimación de tiempos de terminación • Fecha temprana de comienzo Ftc – es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que la precede en forma inmediata – cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los tiempos • Fecha temprana de finalización Ftf – es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada dE – Ftf = Ftc + dE 35 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 36. Nodos – Fechas tempranas Actividad Fecha temprana Fecha temprana de comienzo de finalización Ftc Ftf 12 C 22 14 10 24 Duración de la actividad dE 36 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 37. Rutas A-I , A - F 12 I 27 15 0 A 12 12 F 22 K 12 10 6 C G INICIO 10 35 FIN B D H 9 10 40 E J 24 4 37 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 38. Ruta A – C – G 12 I 27 15 0 A 12 12 F 22 K 12 10 6 12 C 22 22 G 57 INICIO 10 35 FIN B D H 9 10 40 E J 24 4 38 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 39. Rutas B – D – H , B – E - J 12 I 27 15 0 A 12 12 F 22 K 12 10 6 12 C 22 22 G 57 INICIO 10 35 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 9 10 40 9 E 33 J 24 4 39 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 40. Llegada al nodo J 12 I 27 15 0 A 12 12 F 22 K 12 10 6 12 C 22 22 G 57 INICIO 10 35 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 9 10 40 9 E 33 59 J 24 4 40 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 41. Llegada al nodo K 12 I 27 15 0 A 12 12 F 22 63 K 69 12 10 6 12 C 22 22 G 57 INICIO 10 35 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 9 10 40 9 E 33 59 J 63 24 4 41 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 42. Camino Crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere más tiempo 12 I 27 15 0 A 12 12 F 22 63 K 69 12 10 6 12 C 22 22 G 57 INICIO 10 35 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 9 10 40 9 E 33 59 J 63 24 4 42 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 43. Estimación de tiempos de terminación • Fecha Tardía de Finalización FTF – es igual al tiempo de inicio más lejano de la actividad que la sigue en la secuencia en forma inmediata. – Si existen más de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF será el más próximo de los tiempos de inicio más lejanos de esas actividades • Fecha Tardía de Comienzo FTC – es igual al tiempo de terminación más lejano menos la duración esperada de la tarea – FTC = FTF – dE 43 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 44. Representación completa del nodo Actividad Fecha temprana Fecha temprana de comienzo de finalización Ftc Ftf 12 C 22 14 10 24 Fecha Tardía Fecha Tardía de Finalización de Comienzo FTF Duración de la actividad FTC dE 44 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 45. 12 I 27 48 15 63 0 A 12 12 F 22 63 K 69 12 53 10 63 63 6 69 12 C 22 22 G 57 INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 9 10 40 9 E 33 59 J 63 24 59 4 63 45 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 46. Llegada al nodo A 12 I 27 48 15 63 0 A 12 12 F 22 63 K 69 2 12 14 53 10 63 63 6 69 12 C 22 22 G 57 INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 9 10 40 9 E 33 59 J 63 24 59 4 63 46 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 47. Llegada al nodo B 12 I 27 48 15 63 0 A 12 12 F 22 63 K 69 2 12 14 53 10 63 63 6 69 12 C 22 22 G 57 INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 0 9 9 9 10 19 19 40 59 9 E 33 59 J 63 35 24 59 59 4 63 47 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 48. Traslado Hospital septiembre octubre noviembre diciembre enero Id Nombre de tarea Duración 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01 1 Seleccionar personal adm. y médico 12 días 2 Seleccionar lugar y realizar estudio 9 días 3 Seleccionar el equipo 10 días 4 Preparar planos y distribución 10 días 5 Llevar los servicios públicos al predio 24 días 6 Entrevistar solicitantes e incorporar 10 días 7 Comprar equipo y supervisar entrega 35 días 8 Construir el hospital 40 días 9 Desarrollar un sistema de información 15 días 10 Instalar el equipo 4 días 11 Capacitar al personal de enfermería y ayudantes 6 días 48 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 49. Holgura • La holgura de una actividad (H) es la máxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duración total del proyecto • Se puede calcular de dos modos – H = FTF – Ftf – H = FTC - Ftc 49 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 50. Cálculo de Holguras Nodo Duración Ftc FTC Holgura A 12 0 2 2 B 9 0 0 0 C 10 12 14 2 D 10 9 9 0 E 24 9 35 26 F 10 12 53 41 G 35 22 24 2 H 40 19 19 0 I 15 12 48 36 J 4 59 59 0 K 6 63 63 0 50 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 51. 4.- Monitoreo de los avances del Proyecto • Supuestos – Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +) – Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +) Nodo Duración Ftc FTC Holgura C 10 16 14 -2 G 35 26 24 -2 J 4 61 59 -2 K 6 65 63 -2 D 10 10 9 -1 H 40 20 19 -1 E 24 10 35 25 I 15 16 48 32 F 10 16 53 37 51 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 52. 4.- Monitoreo de los avances del Proyecto • Para terminar en la semana 4.- Monitoreo de los avances del Proyecto 69, el gerente de proyectos • Supuestos tendrá que ahorrar dos – Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +) – Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +) semanas en C-G-J-K , una de Nodo Duración Ftc FTC Holgura las dos semanas tendrá que ser C G 10 35 16 26 14 24 -2 -2 J 4 61 59 -2 en D-H K D 6 10 65 10 63 9 -2 -1 H 40 20 19 -1 • Si consigue ese ahorro habrá E I 24 15 10 16 35 48 25 32 dos caminos críticos: C-G-J-K F 10 16 50 53 37 - GESTION DE OPERACIONES – Y D-H-J-K 52 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 53. Estimaciones probabilísticas de Tiempo Introducción de factores de incertidumbre 1. El tiempo optimista (a) es el más corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien 2. El tiempo más probable (m) es el tiempo que probablemente se requerirá para realizar la actividad 3. El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado más largo que se requerirá para la realización de la tarea 53 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 54. Distribución de probabilidades • En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribución de probabildad beta media a m b 54 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 55. Supuestos • Es posible estimar con precisión a,m, y b. • Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarán a cargo de las actividades • Se supone que la desviación estándar es igual a un sexto de la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas 55 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 56. Cálculo • La media se calcula ponderando a + 4m + b t e = 6 • La varianza para cada actividad 2 b− a σ ( ) 2 = 6 56 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 57. Análisis de probabilidades Actividades variables independientes • Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto – Te=Σ tiempos en la ruta crítica • Varianza en la ruta 2 b− a σ = ( ) 2 Σ(Varianzas en la ruta crítica) 6 • Probabilidad de terminación en una fecha determinada T − Te Tabla distribución z = σ Normal 2 57 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 58. Consideraciones sobre costos • Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales • Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal • Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible • Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo • Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificación para acortar una semana – Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI 58 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 59. Relaciones entre costos y tiempo 8000 Costo Intensivo Costo directo (pesos) 7000 Suposición de costo lineal 6000 Costo de reducir 5000 el tiempo dos semanas Costo Normal 4000 3000 2000 0 5 6 7 8 9 10 Tiempo Intensivo Tiempo Normal 59 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 60. Programa de costo mínimo • Se determina el camino crítico • Se identifican las actividades que tengan el costo de intensificación más bajo por semana • Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del acortamientos 60 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 61. Software de proyectos • Capacidades – Diagramas Gantt – Diagramas PERT/CPM – Informes de estado – Informes de rastreo – Múltiples proyectos • Productos – Primavera – Microsoft Project – Scitor 61 - GESTION DE OPERACIONES –
  • 62. Conclusiones • Solamente mediante la administración de Proyectos • se puede garantizar – la coordinación de diferentes actividades – la disponibilidad oportuna de los recursos – lograr los resultados del Proyecto • en los tiempos programados • a los costos presupuestados – y la satisfacción de los clientes del Proyecto 62 - GESTION DE OPERACIONES –