Presentacion gestion de_proyectos

- GESTION DE OPERACIONES –GESTION DE OPERACIONES – Ing Pedro del Campo
Administración de Proyectos
1

- GESTION DE OPERACIONES –
Objetivos
 Identificar los factores de éxito de la
administración de proyectos
 Determinar circunstancias donde es apropiado
aplicar la administración de proyectos
 Representar graficamente una red de actividades
 Identificar la secuencia de actividades críticas de
un proyecto
 Determinar el programa apropiado para que el
proyecto se lleve a cabo con un costo mínimo
2

Definiciones Preliminares
 PROYECTO:
 es un esfuerzo temporario,
 llevado a cabo para lograr un
producto o servicio objetivo
temporario: principio y fin definidos
único: definido específicamente
3

Ejemplos de proyectos
 Adquisición de una empresa
 Desarrollo de nuevos productos
 Planificación de nuevas localizaciones
 Ejecución de auditorías
 Campañas publicitarias
 Administración de una campaña de ayuda en desastres
 Certificación de calidad
 Alianza estratégica
4

 ADMINISTRACION DE PROYECTOS
PROJECT MANAGEMENT
es el conjunto de
 conocimientos,
 habilidades,
 herramientas y
 técnicas;
 aplicadas a las actividades a realizar,
 para satisfacer los requerimientos del
Proyecto
5

 STAKEHOLDER
 personas u
 organizaciones
 activamente comprometidas en el
proyecto o
 cuyos intereses puedan ser afectados
como resultado de la ejecución o
finalización del Proyecto
6

Ciclo de vida de Proyectos
7
Uso de Recursos / Costos
Tiempo
Concepción
Desarrollo
Implementación
Cierre

8
Establecer objetivos
Investigar
Estudiar alternativas
Establecer criterios
Estimar programa
Desarrollar Presupuesto
Preliminar
Aprobación
FASE I
Concepción

9
Plan de Recursos
Personal
Materiales
Equipos
Fondos
Plan General
Alcance
Tiempos
Costos
Especificaciones
Riesgos
FASE II
Desarrollo

10
Organización
Comunicación
Liderazgo del Proyecto
Motivación
Tomar decisiones
Resolver problemas
Monitoreo
Acción Correctiva
FASE III
Implementación

11
•Negociar desactivación
•Reducción progresiva
equipos proyecto
•Evaluación Final
•Lecciones aprendidas
FASE IV
Cierre

Recursos del Proyecto
12
Personas
Información y
Tecnología

Recursos
13
Resultados / Tecnología
Fuente: Harold Kezner

Factores críticos en la Administración de Proyectos
14
Sistema
de
Administración
Equipo
de Proyecto
Gerente
de Proyecto

El Gerente de Proyecto - Responsabilidades
 Responsabilidades
 integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas
áreas de la organización
 para alcanzar los objetivos del proyecto
 definir la metodología de trabajo
 proveer recursos
 asegurar contrataciones adecuadas
 evaluar progresos
 establecer medidas correctivas
15
Gerente
de Proyecto

El Gerente de Proyecto - Responsabilidades
 Competencias
 Liderazgo
 Comunicación
 Coordinación
 Motivación
 Negociación
 Capacitación
16
Gerente
de Proyecto

Equipo de Proyecto
 Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto
 representan generalmente áreas funcionales u
organizaciones
 desempeñan roles específicos
 su número suele variar durante el avance del proyecto
 al final del proyecto son asignadas a un nuevo
emprendimiento o retornan a sus áreas u organizaciones
17
Equipo
de Proyecto

Sistema de Administración de Proyectos
18
Sistema
de
Administración
Sistema de Información
Estructura Organizacional

19
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Coordinación
de Proyectos
ORGANIZACION FUNCIONAL
Personal afectado a Proyectos
Sistema
de
Administración

20
Director
Ejecutivo
Project
Manager
Project
Manager
Project
Manager
Coordinación
de Proyectos
ORGANIZACION POR PROYECTOS
Sistema
de
Administración

21
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente de
Project
Managers
Project Manager
Project Manager
Project Manager
Coordinación
del Proyecto A
ORGANIZACION MIXTA
Coordinación
Proyecto B
Estructura de Matriz
Sistema
de
Administración

 Sistema de Información
 proporciona los medios para la planificación
integradora y el control del proyecto
 provee una base de información de
 desempeño
 el uso de recursos
 los costos incurridos
 interrelaciones
 tiempos y costos proyectados para la terminación
del proyecto
22
Sistema
de
Administración

Condiciones que destacan su importancia
 Esfuerzo de magnitud
 Necesidad de coordinación
 Incorporación de conocimientos y competencias
 Necesidad de flexibilidad para responder a cambios
 Independencia de las áreas funcionales
 Importancia crucial del éxito del Proyecto
23
Sistema
de
Administración

Métodos de Planificación de Red
 Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades
relacionadas entre sí
 que pueden representarse por un diagrama de red
 formado por nodos y arcos que representan las relaciones
24

PERT (Program Evaluation and Review Technique)
 Creada en la década del 50
 Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU
 Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas
25

CPM (Critical Path Method)
 Creada en la década del 50
 Desarrollada por Remington Rand y Du Pont
 para la programación de operaciones de
mantenimiento durante la suspensión de
actividades
26

Ventajas de los métodos
 Identifican y organizan las actividades
 Proporcionan una base de discusión
 Permite estimar el tiempo de finalización de los
proyectos y sus interrelaciones
 Se ponen de relieve actividades que pueden
retrasarse sin afectar la finalización del proyecto
permitiendo liberar recursos para otras actividades
 Permite analizar las consecuencias de cambios en
tiempos y costos
27

Pasos en la Administración de Proyectos
1. descripción del proyecto
2. elaboración del diagrama de red
3. estimación del tiempo de terminación
4. monitoreo de los progresos del proyecto
28

1.- Descripción del Proyecto
 Punto final: producto / servicio
 Descripción de todos los aspectos que lo componen
 Actividades y relaciones de precedencia
 Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo que consume
tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse
 Precedencia: secuencia de actividades
29

2.- Elaboración del diagrama de red
 Red de actividades en arcos (AOA)
 Actividades = arcos
 Nodos = eventos
30
1
2
3 4
S
T
U
S y T deberán completarse
antes de que se inicie U

2.- Elaboración del diagrama de red
 Red de actividades en nodos (AON)
 Enfoque orientado a actividades
31
S
T
U
S y T deberán completarse
antes de que se inicie U

Traslado de Hospital
32
Actividad Descripción Predecesor
A Seleccionar personal administrativo y médico
B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo
C Seleccionar el equipo A
D Preparar los planos y la distribución física para B
la construcción definitiva
E Llevar los servicios públicos al predio B
F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de
enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad A
G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C
H Construir el hospital D
I Desarrollar un sistema de información A
J Instalar el equipo E,G,H,
K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J

Actividad en los nodos
33
12 C 22
14 10 24
Actividad
Duración de la actividad
dE

Red AON para el proyecto del Hospital
34
I
15
A F K
12 10 6
C G
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4

Estimación de tiempos de terminación
 Fecha temprana de comienzo Ftc
 es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que la
precede en forma inmediata
 cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los
tiempos
 Fecha temprana de finalización Ftf
 es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada dE
 Ftf = Ftc + dE
35

Nodos – Fechas tempranas
36
12 C 22
14 10 24
Actividad
dE
Fecha temprana
de comienzo
Ftc
Fecha temprana
de finalización
Ftf

Rutas A-I , A - F
37
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
C G
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4

Ruta A – C – G
38
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4

Rutas B – D – H , B – E - J
39
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 J
24 4

Llegada al nodo J
40
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J
24 4

Llegada al nodo K
41
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 4

Camino Crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y
final, que requiere más tiempo
42
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 4

Estimación de tiempos de terminación
 Fecha Tardía de Finalización FTF
 es igual al tiempo de inicio más lejano de la actividad que la sigue
en la secuencia en forma inmediata.
 Si existen más de una actividad que la siguen en forma inmediata la
FTF será el más próximo de los tiempos de inicio más lejanos de
esas actividades
 Fecha Tardía de Comienzo FTC
 es igual al tiempo de terminación más lejano menos la duración
esperada de la tarea
 FTC = FTF – dE
43

Representación completa del nodo
44
12 C 22
14 10 24
Actividad
dE
Fecha temprana
de comienzo
Ftc
Fecha temprana
de finalización
Ftf
Fecha Tardía
de Comienzo
FTC
Fecha Tardía
de Finalización
FTF

45
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 59 4 63

Llegada al nodo A
46
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
2 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 59 4 63

Llegada al nodo B
47
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
2 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
0 9 9 9 10 19 19 40 59
9 E 33 59 J 63
35 24 59 59 4 63

Traslado Hospital
48
Id Nombre de tarea Duración
1 Seleccionar personal adm. y médico 12 días
2 Seleccionar lugar y realizar estudio 9 días
3 Seleccionar el equipo 10 días
4 Preparar planos y distribución 10 días
5 Llevar los servicios públicos al predio 24 días
6 Entrevistar solicitantes e incorporar 10 días
7 Comprar equipo y supervisar entrega 35 días
8 Construir el hospital 40 días
9 Desarrollar un sistema de información 15 días
10 Instalar el equipo 4 días
11 Capacitar al personal de enfermería y ayudantes 6 días
30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01
septiembre octubre noviembre diciembre enero

Holgura
 La holgura de una actividad (H) es la máxima
cantidad de tiempo que una actividad puede
retrasarse sin afectar la duración total del proyecto
 Se puede calcular de dos modos
 H = FTF – Ftf
 H = FTC - Ftc
49

Cálculo de Holguras
50
Nodo Duración Ftc FTC Holgura
A 12 0 2 2
B 9 0 0 0
C 10 12 14 2
D 10 9 9 0
E 24 9 35 26
F 10 12 53 41
G 35 22 24 2
H 40 19 19 0
I 15 12 48 36
J 4 59 59 0
K 6 63 63 0

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
 Supuestos
 Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)
 Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
51
Nodo Duración Ftc FTC Holgura
C 10 16 14 -2
G 35 26 24 -2
J 4 61 59 -2
K 6 65 63 -2
D 10 10 9 -1
H 40 20 19 -1
E 24 10 35 25
I 15 16 48 32
F 10 16 53 37

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
 Para terminar en la semana
69, el gerente de proyectos
tendrá que ahorrar dos
semanas en C-G-J-K , una de
las dos semanas tendrá que
ser en D-H
 Si consigue ese ahorro habrá
dos caminos críticos: C-G-J-
K Y D-H-J-K
52

Estimaciones probabilísticas de Tiempo
Introducción de factores de incertidumbre
1. El tiempo optimista (a) es el más corto en el cual puede
llevarse a cabo la actividad si todo resulta
excepcionalmente bien
2. El tiempo más probable (m) es el tiempo que
probablemente se requerirá para realizar la actividad
3. El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado más largo
que se requerirá para la realización de la tarea
53

Distribución de probabilidades
 En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad
se considera como una variable aleatoria derivada de
una distribución de probabildad beta
54
a m b
media

Supuestos
 Es posible estimar con precisión a,m, y b.
 Se considera que las magnitudes definen un rango de
tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes
estarán a cargo de las actividades
 Se supone que la desviación estándar es igual a un sexto de
la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que
los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son
remotas
55

Cálculo
 La media se calcula ponderando
 La varianza para cada actividad
56
6
4 bma
te
)
6
(
2
2 ab

Análisis de probabilidades
Actividades variables independientes
 Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto
 Te=Σ tiempos en la ruta crítica
 Varianza en la ruta
 Probabilidad de terminación en una fecha determinada
57
)
6
(
2
2 ab
Σ(Varianzas en la ruta crítica)
2
TeT
z Tabla distribución
Normal

Consideraciones sobre costos
 Tiempo Normal TN: el necesario para completar la
actividad en tiempos normales
 Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal
 Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible
 Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo
 Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el
costo de intensificación para acortar una semana
 Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI
58

Relaciones entre costos y tiempo
59
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
0
5 6 7 8 9 10
Tiempo Intensivo Tiempo Normal
Costodirecto(pesos)
Costo Intensivo
Suposición de costo lineal
Costo Normal
Costo de reducir
el tiempo dos semanas

Programa de costo mínimo
 Se determina el camino crítico
 Se identifican las actividades que tengan el costo de
intensificación más bajo por semana
 Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo
más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de costos
directos sea mayor que los ahorros resultantes del
acortamientos
60

Software de proyectos
 Capacidades
 Diagramas Gantt
 Diagramas PERT/CPM
 Informes de estado
 Informes de rastreo
 Múltiples proyectos
 Productos
 Primavera
 Microsoft Project
 Scitor
61

Conclusiones
 Solamente mediante la administración de Proyectos
 se puede garantizar
 la coordinación de diferentes actividades
 la disponibilidad oportuna de los recursos
 lograr los resultados del Proyecto
 en los tiempos programados
 a los costos presupuestados
 y la satisfacción de los clientes del Proyecto
62

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