Trazabilidad es la capacidad de seguir un producto a lo largo de la cadena de suministros, desde su origen hasta su estado final como artículo de consumo.

1. El Rincón del Sueko
Identificación y
trazabilidad según ISO
9001:2015

2. Introducción.
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Uno de los requisitos más importantes de la
norma ISO 9001:2015 es el apartado destinado a
la Identificación yTrazabilidad. ¿Por qué? ¿Que
nos aporta?Vamos, pues, a estudiar el apartado
8.5.2 de la Norma Identificación y trazabilidad.
Para comenzar, definamos el término
trazabilidad de un producto como el conjunto de
medidas, de acciones y de procesos que
permiten registrarlo e identificarlo desde su
origen hasta su destino, es decir, la posibilidad de
“rastrearlo” en todas sus etapas de producción,
de transformación y distribución.

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En este sentido la Norma UNE ISO 9001:2015 nos dice lo siguiente:
"8.5.2 Identificación y trazabilidad,
En su caso, la organización debe identificar las salidas de proceso por medios
adecuados.La organización debe identificar el estado de las salidas del proceso con
respecto al seguimiento y medición y los requisitos en toda la realización de los bienes y
servicios.
Cuando la trazabilidad sea un requisito, la organización debe controlar la identificación
única del proceso y mantenerla como información documentada .
Nota : Las salidas de proceso son los resultados de todas las actividades que están listas
para su entrega al cliente ( externo o interno) o se convierten en las entradas al proceso
siguiente. Pueden incluir productos, servicios , piezas intermedias , componentes , etc."

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Cuando nosotros disponemos de un producto
y/o servicio final, que va directamente al cliente,
a través de su propia identificación, debemos
poder reconstruir de una manera sencilla, toda
la documentación generada de los diferentes
procesos que han intervenido en la fabricación
del producto o en la realización del servicio. Es
decir, desde la oferta o pedido hasta la entrega
del producto o servicio final, incluso el proceso
post-entrega.
Por ese motivo, cada una de las fases del
procedimiento se debe detallar qué
documentos intervienen, cómo se identifican,
cómo se relacionan las diferentes
identificaciones mediante informaciones
documentadas (registros). En todo momento,
se debe poder consultar cualquier documento
generado implicado en cada fase de cada
proceso asociado a ese producto y/o servicio.

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En pocas palabras podemos decir que la trazabilidad es la
capacidad de seguir un producto a lo largo de la cadena de
suministros, desde su origen hasta su estado final como
artículo de consumo.
Dicha trazabilidad consiste en asociar sistemáticamente un
flujo de información a un flujo físico de mercancías de
manera que pueda relacionar en un momento dado la
información requerida relativa a los lotes o grupos de
productos determinados.
“”

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7. Tipos de trazabilidad.
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Saber cules son los productos que
son recibidos en la empresa, (lote,
fecha de caducidad / consumo
preferente), y quiénes son los
proveedores.
ASCENDENTE
Trazabilidad dentro de la propia
empresa. El ejemplo más claro es
la Hoja de Ruta.
INTERNA
Saber cuáles son los productos
expedidos por la empresa y saber
sus destinos y clientes.
DESCENDENTE
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8. Identificación documental.
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La identificación documental puede ir como
“hoja de ruta” en la que se incluyen datos del
producto tales como denominación, código o
número de pedido, y los procesos por los que ha
de pasar, así como lugares en donde anotar su
paso por las distintas etapas de producción y
control.También debe contener la descripción
del material, el número de pedido, lote de
fabricación, etc.
Si es posible, la hoja de ruta ha de acompañar al
producto, en caso contrario es necesario que
quede suficientemente claro y de forma
inequívoca cual es la hoja de ruta que pertenece
a cada producto.

9. Ejemplo: procesos que hacen posible la fabricación
de una pieza.
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• El pedido del cliente
• El presupuesto o oferta realizada
• El contrato firmado por parte del cliente
• Diseño de la pieza (con los requisitos del cliente)
• Aceptación del diseño por parte del cliente
• Proceso de producción: Elaboración de los moldes (planos de fabricación), elaboración de un
procedimiento de fabricación, fabricación del material del que éste hecho la pieza, comprobación final
de las características de la pieza).
• Control de los equipos de medición necesarios para la fabricación de la pieza, desde los utilizados para
la fabricación del material de la pieza a partir de otros materiales, hasta los utilizados para la propia
fabricación y la comprobación final.

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• Control de calidad en la fabricación de la pieza: control de los materiales que se han utilizado para
fabricar la pieza, control del procedimiento de fabricación y comprobación del producto final antes
de la entrega al cliente.
• Entrega al cliente, transporte, albarán de entrega, certificados, etc.
• A parte es importante identificar a cada trabajador que está relacionado en cada una de las fases de
cada uno de los procesos.
Los requisitos de identificación y trazabilidad pueden venir dado por exigencias del cliente, requisitos
legales o por interés de la compañía.
Existen determinados sectores, como el de automoción, en donde es de suma importancia controlar la
trazabilidad de todos y cada uno de los componentes de un lote de fabricación, en que instalaciones se ha
realizado, qué maquinas se han utilizado, etc.

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Para poder establecer una trazabilidad (relación) de todos los documentos
que se generan, o bien que se deben tener en cuenta, es necesario
disponer de uno o varios registros para su control y gestión. Uno de ellos
sería la relación entre referencias: Cliente-Oferta-contrato-referencia del
producto y/o servicio- descripción del producto y/o servicio – identificación
del producto o servicio (registro) – fecha de registro – fecha de inicio de los
trabajos/fabricación-fecha final de los trabajos/fabricación – localización.
Con la finalidad que sea efectivo, si por ejemplo en la identificación del código del producto final es 141, a
partir de este código hemos de poder saber todos los documentos relacionados, desde los puntos de
control en la fabricación, los lotes de los materiales utilizados, hasta el contrato que se ha aceptado por
parte del cliente. Otro registro importante es la relación entre las ofertas-contratos y las certificaciones-
facturación de la pieza fabricada.
Otro punto importante es describir en cada uno de las fases, el personal que interviene, y demostrar
documentalmente que el personal está cualificado para la realización de cada una de las fases.

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La INFORMÁTICA juega
un papel fundamental.

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Por lo tanto, cuando una empresa se certifica, siempre los
auditores comprueban la identificación y trazabilidad en todos los
procesos de la empresa, y ven cómo funciona toda la correlación.
Normalmente los auditores lo que hacen es ir a la zona de almacén
donde se encuentran los productos que están pendientes de
entregar al cliente, se anotan varias referencias, unos 2 o 3, al azar;
desde este punto se solicita toda la documentación que se ha
generado de esta referencia, hasta verificar el contrato y oferta de
dicho producto. Lo mismo sirve para un servicio.
Se puede solicitar incluso, los certificados de calibración de los
diferentes equipos de medición, los albaranes de entrega de los
lotes de los materiales que se han necesitado para fabricar la
pieza, la capacitación de los trabajadores, etc.

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Como conclusión, cumplir con este apartado, es cumplir con casi todos los requisitos de la norma. Si esta
parte se realiza correctamente, podremos decir que el sistema de gestión de calidad está implantado en la
empresa correctamente.
Las No Conformidades más habituales que surgen en las auditorías son derivadas porque la trazabilidad
se rompe en algún punto. Es decir, no se encuentra o no se ha realizado algún documento que se genera
en todo el proceso. Por ejemplo, de la pieza final, no se encuentra la oferta firmada o el contrato, porque
el cliente lo ha pedido por teléfono y no se ha registrado nada. O bien falta, el documento de puntos de
control de calidad en el proceso de fabricación, o falta el albarán, o falta el certificado de calibración, etc.

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