Este documento presenta un informe sobre las normas técnicas 185 y 1486 para la gestión documental. Explica conceptos clave como carta, acta, memorando, circular e informe y proporciona detalles sobre cómo elaborar y presentar diferentes tipos de documentos de acuerdo con estas normas. También incluye un glosario con definiciones de términos importantes relacionados con la gestión de documentos para facilitar la aplicación correcta de las normas.

1. INFORME DE LAS NORMAS 185 Y 1486
JENNIFER GONZÁLEZ BARRAGÁN
SENA CENTRO AGROINDUSTRIAL DEL META LOS NARANJOS
SEDE URBANA
GESTIÓN DOCUMENTAL
GRANADA META
2018

2. INFORME DE LAS NORMAS 185 Y 1486
JENNIFER GONZÁLEZ BARRAGÁN
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la
norma técnica y la legislación vigente
Luis Guillermo Agudelo
Instructor de gestión de la información de archivo
SENA AGROINDUSTRIAL DEL META LOS NARANJOS
SEDE URBANA
GESTIÓN DOCUMENTAL
GRANADA-META
2018

3. INTRODUCCIÓN
En este informe quiero dar a conocer las normas técnicas generales que debemos tener
o utilizar para la gestión documental, en ellas podemos encontrar varios términos y
conceptos que nos sirven para nuestro ámbito laboral, ya que estas normas son
vigentes y están actualizadas para desarrollar cualquier tipo de trabajo como: informes,
actas, cartas, memorandos y certificados etc. Estas nos sirven como una base o una
herramienta para organizar la presentación o el manejo de nuestros documentos.

4. TABLA DE CONTENIDO
Introducción
1. Informe de las normas técnicas generales 185 y 1486…………………………2
2. Glosario……………………………………………………………………………….6
3. Conclusiones………………………………………………………………………..11
4. Bibliografía…………………………………………………………………………..12
1

5. INFORME DE LAS NORMAS 185 Y 1486
Este informe nos presenta diferentes conceptos y nos ayuda a entender y a desarrollar
varios trabajos teniendo en cuenta la normatividad aplicada en cada tipo de documento,
esta norma está dirigida a empresarios, directivos, asistentes administrativos,
secretarios y demás personas que estén involucradas en la elaboración de
documentos, ya que es obligatorio aplicarla y manejarla en nuestro ámbito laboral. En
estos documentos también debemos manipular y conservar una buena disponibilidad y
contexto para archivar nuestra información.
A continuación voy a dar a conocer más información para facilitar la elaboración, y
presentación de un documento .Para su propósito normativo se deben aplicar las
siguientes definiciones Como:
Abreviatura, acrónimo, acta, anexo, bibliografía, capitulo. Cargo carta, constancia,
conclusiones, contenido, cubierta, zona etc. Estas definiciones son algunas de las que
podemos hallar en nuestras normas 185 y 1486.
En los aspectos generales para la comunicación podemos decir que la zona uno se
utiliza para colocar la razón social, sigla o acrónimo de la empresa, en ella se
recomienda usar las siguientes medidas, 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo
de la hoja y entre 3cm o 4cm verticales, en la zona dos está destinado para colocar el
correo electrónico, dirección etc., en la zona 3 es para colocar registro y radicación del
documento.
Para elaborar una carta se recomienda hacerla en hoja tamaño carta u oficio, esta
carta tiene como objetivo informar sobre un hecho, aclarar una situación, dar respuesta
a la comunicación recibida, y solicitar detalles sobre un asunto, igualmente podemos
localizar tres tipos de carta: organizacionales, personales y oficiales. Estas cartas deben
llevar código, lugar de origen y fecha de elaboración y destinario.
Esta norma también nos sirve para aprender a elaborar memorandos los cuales se
utilizan para hacer llamados de atención o dar respuesta a una comunicación recibida,
2

6. es recomendable utilizar los formatos normativos en cada organización para poder
aplicar un memorando.
La circular tiene como objetivo dar a conocer una información de carácter general, en
ella encontramos dos clases de circulares: la circular general es la que se dirige a un
grupo de personas y la carta circular está dirigida a una persona.
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o
situación específica, ya que existen varias clases de actas, a continuación voy a
nombrar algunas: actas de comité, de consejo municipal, de juntas directivas, actas de
asambleas, de reuniones administrativas, de levantamiento de cadáveres, etc. En estas
normas además atinamos muchas herramientas como base, para aplicarlas a los
diferentes documentos ya que para su elaboración debemos tener en cuenta las
normas de Icontec ya que nos brinda un soporte y desarrollo al productor y al
consumidor para lograr ventajas competitivas por ello es obligatorio cumplirlas y hacer
cumplir todo lo percibido de esta ley por eso desplegamos la siguiente información.
¿Cómo elaborar un informe? Se elabora de una forma clara, concisa y concreta y un
habla respetuosa y cortes, utilizando los formatos normalizados, en el podemos aclarar
una situación, informar sobre un hecho y dar detalles sobre un aspecto determinado.
Los informes pueden ser informe corto, extenso y resumen ejecutivo. En el informe
debe ir incluido lo siguiente: encabezamiento, autoría del resumen, objetivos,
conclusiones, recomendaciones y firmas.
Los certificados y constancias son de carácter probatorio, el certificado es un acto
solemne y está acompañado de formalidades necesarias para un acto judicial, y las
constancias no requieren solemnidad, según el acto se clasifican en constancias para
experiencias, jornada laboral. La constancia y la certificación tienen como
características redactar en forma clara, concisa y concreta, usar un tratamiento
respetuoso, y utilizar los formatos normativos.
En la hoja de vida corporativa encontramos un formato único para el sector público y
personas que cumplan funciones públicas, en este formato debe ir la información
personal, información laboral, información académica, experiencias laborales, esta
3

7. información debe ser archivada en físico y digital por la organización, y es revisada por
los encargados del talento humano.
Los sobres tienen como objetivo cubrir los documentos y la información para su entrega
de envió, esto sobres tienen 2 modelos, el primero tiene 3 zonas la 1 y la 2 es donde se
imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para su uso exclusivo de la
oficina de correos, el modelo dos tiene 3 zonas y se clasifican en sobre oficio o carta
con ventanilla y sin ventanilla, sobre de manila y sobre para tarjeta. En la norma 1486
encontramos unas reglas establecidas para la presentación de trabajos ejecutando las
normas en los siguientes:
 Trabajos de introducción
 Trabajos de grado
 Trabajo de investigación profesional
 Ensayo
 Monografías
 Tesis
 Informe científico y técnico.
En estos trabajos utilizamos las siguientes márgenes
Superior 3cm, (4cm título)
Izquierdo 4cm
Derecho 2cm
Inferior 3cm.
Todo trabajo escrito está conformado por: preliminares, texto o cuerpo y
complementarios. Las partes de las preliminares son las siguientes, tapas o
pasta, guardas, cubierta, portada, página de aceptación ,página de dedicatoria,
página de agradecimientos, contenido, listas especiales, glosario, y resumen.
El texto o cuerpo es la parte donde desarrollamos el tema como en la
introducción, capítulos, conclusiones y recomendaciones. En
4

8. Los complementarios decimos que es un material que se adiciona o se
complementa al escrito como las bibliografías, y las citas.
5

9. GLOSARIO
ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido tratado y acordado en una reunión.
ASUNTO: Síntesis del contenido de la comunicación.
BIBLIOGRAFIA: Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o
asunto determinado registrados en cualquier soporte físico.
CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y
personas naturales.
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la
legalidad y veracidad de un hecho o acto solemne.
CITA: Pasaje, párrafo o preposición que proviene de alguien diferente al autor del
informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.
CODIGO: Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección
que produce el documento con sus respectivas series. Este responde al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación
numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización,
seguida de la serie documental en caso de que exista.
CONCLUSIONES: Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del
informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.
6

10. CONTENIDO: En esta página se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y
cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo
orden en que aparecen y los números de las páginas donde se encuentran.
DESARROLLO: Descripción de los asuntos tratados en una reunión.
DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicación.
ENCABEZADO: Titulo de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para
la continuidad del documento.
ENCABEZAMIENTO: Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el
tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un
documento.
ESQUEMA: Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los
textos del documento.
FOLIAR: Acción de numerar las hojas.
FOLIO: Hoja
FUENTE BIBLIOGRAFICA: Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el
tema.
GLOSARIO: Lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones,
necesarias para la comprensión del documento.
7

11. ILUSTRACION: Representación de un objeto. Tabla figura u otro material que aparece
en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto.
INDICE: listan opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos
precisos (geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el
documento para facilitar su ubicación en el texto.
INFORME: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de
cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer
resultados de procesos administrativos.
INTERLINEA: Distancia vertical entre dos renglones.
INTERLINEA LIBRE: Renglón sin escritura.
INTRODUCCION: Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el
alcance y objetos del informe extenso.
LINEAS ESPECIALES: Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.
LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y
hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
MATERIAL COMPLEMENTARIO: Parte agregada o anexa a una obra que la completa
directa o indirectamente; separada físicamente del documento que contiene la parte
principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de esta, por
ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de
respuesta, diapositivas, planos entre otros.
8

12. MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurídica.
MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar
asuntos internos.
NOTA DE PIE DE PAGINA: Aclaración del autor del informe para ampliar o
complementar una idea expresada en el texto.
NIVEL: Ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos que conforman un
documento. También se refiere a cada uno de los numerales que forman parte del
documento.
OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto
PORTADA: primera página del informe; contiene los datos requeridos para la
identificación del documento
RAZON SOCIAL: Nombre que identifica a una organización.
REDACTOR: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
REMITENTE: Nombre, apellidos y cargo del firmante.
RUBRICA: Rasgo o rasgos de una figura determinada, que cada persona escribe como
parte de la firma, después de su nombre o título.
SIGLA: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón
social.
9

13. SUBDIVISION: Cada parte en que se fracciona un capitulo. Corresponde a temas y
subtemas.
TABULADO: Espacio determinado para escribir datos en columnas.
TERCIO: Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.
TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir el comunicado.
VIÑETA: Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están
numerados en un trabajo escrito.
ZONA: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o
escritos.
10

14. CONCLUSIONES
En este informe quiero prevalecer la importancia de las normas de Icontec, para
aplicarlas en nuestros diferentes tipos de trabajos y así mismo tener una buena
organización y presentación de nuestros documentos ya que es una buena estrategia
en marketing para la empresa y para nuestro ámbito laboral, en estas normas podemos
aprender a elaborar ensayos, informes, trabajos de investigación profesional, cartas,
hojas de vida etc. Esta guía también va dirigida para empresarios, instructores,
secretarios, asistentes administrativos y toda persona que esté involucrada en el
avance de estos documentos.
11

15. BIBLIOGRAFIA
http://infomed.udea.edu.co/ICONTEC/teminologia_doc/index.html
Guía 1. Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,
siguiendo la norma técnica y la legislación vigente
12