Informe de Seguimiento y Evaluación a los Planes de Acción Tercer Trimestre de 2018

2018
Oficina de Planeación
E.S.E Hospital San Jerónimo de
Montería
30/09/2018
Informe de Seguimiento y Evaluación a los
Planes de Acción Tercer Trimestre de 2018

Informe de seguimiento POAS segundo trimestre de 2018
TABLA DE CONTENIDO
1. MARCO DE REFERENCIA.................................................................................................................4
2. OBJETIVOS......................................................................................................................................4
1.1 Objetivo General......................................................................................................................4
1.2 Objetivos Específicos................................................................................................................4
1.3 Alcance.....................................................................................................................................5
3. METODOLOGÍA...............................................................................................................................5
1.4 Planeación................................................................................................................................5
1.5 Recolección de la información .................................................................................................5
1.6 Análisis de datos.......................................................................................................................5
4. RESULTADOS OBTENIDOS...............................................................................................................6
1.7 Análisis de datos áreas administrativas ...................................................................................6
1.8 Análisis de datos áreas asistenciales........................................................................................6
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.........................................................................................7
6. DETALLE DE LAS REVISIONES..........................................................................................................8
1.9 Subdirección Administrativa y Financiera ................................................................................8
1.10 Desarrollo del Talento Humano............................................................................................10
1.11 Contabilidad.........................................................................................................................11
1.12 Facturación...........................................................................................................................11
1.13 Cuentas por Pagar................................................................................................................13
1.14 Control Interno de Gestión ..................................................................................................14
1.15 Cartera..................................................................................................................................16
1.16 Área de Mercadeo................................................................................................................17
1.17 Oficina Jurídica.....................................................................................................................18
1.18 Área de Presupuesto............................................................................................................19
1.19 Área de Tesorería ................................................................................................................19
1.20 Oficina de Planeación...........................................................................................................20
1.21 Archivo y Gestión Documental.............................................................................................22
1.22 Área de Suministros..............................................................................................................23
1.23 Activos Fijos .........................................................................................................................24
1.24 Control Interno Contable .....................................................................................................24
1.25 Control interno disciplinario.................................................................................................26
1.26 Sistemas...............................................................................................................................27
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1.27 Sistema de información y estadística...................................................................................28
1.28 Gestión de Calidad................................................................................................................29
1.29 Sistema de Información y Atención al usuario SIAU............................................................30
1.30 Coordinación de Enfermería.................................................................................................31
1.31 Nutrición y Dietética.............................................................................................................32
1.32 Clínica de Heridas.................................................................................................................33
1.33 Patología...............................................................................................................................34
1.34 Urgencia Pediátrica...............................................................................................................34
1.35 Medicina Interna..................................................................................................................35
1.36 Banco de Sangre...................................................................................................................36
1.37 Pediatría Piso.......................................................................................................................36
1.38 Neonatos y Lactantes...........................................................................................................37
1.39 Cirugía ..................................................................................................................................38
1.40 Gestión ambiental................................................................................................................38
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INTRODUCCIÓN
En el presente informe se presenta evaluación y el nivel de avance de los Planes de Acción (POA) definidos
en cada una de las áreas administrativas y asistenciales de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería
durante el tercer trimestre del 2018; en cumplimiento de la Ley 87 de 1993 y la Ley 152 de 1994 artículo 29
parágrafo 2° establece: “Todos los organismos de la administración pública nacional deberán elaborar con
base en los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo y de las funciones que señale la ley un plan
indicativo cuatrienal con Planes de Acción anuales que se constituirá en la base para la posterior evaluación
de resultados”.
Enmarcado en la normatividad la Oficina de Planeación se asegura de realizar un seguimiento y evaluación
trimestral de los avances de cada uno de los Planes de Acción y de este modo identificar las posibles
desviaciones con respecto a los objetivos definidos y recomendar los correctivos a los que haya lugar, esto
con el fin de lograr alcanzar los objetivos o fines establecidos y estrategias a seguir, una vez se han ajustado
los planes es necesario que estos sean revisados a fin de visualizar los resultados, la efectividad es ir
revisándolo conforme a las recomendaciones realizadas en los seguimientos de los POAs, las normas y
necesidades del área respectiva.
El control del plan de acción debe realizarse tanto durante su desarrollo como al final del periodo de
ejecución. Al realizar un autocontrol en medio de su ejecución, el responsable tiene la oportunidad de
corregir los objetivos y metas que se hayan desviado de su objetivo esperado. Tras su finalización, el
objetivo es establecer un balance para confirmar si los objetivos planeados fueron cumplidos y en qué
porcentaje de lo inicialmente planeado.
1. MARCO DE REFERENCIA
- Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
- Ley 152 de 1994 artículo 29. Establece que: “Todos los organismos de la administración pública nacional
deberán elaborar con base en los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo y de las funciones que
señale la ley un plan indicativo cuatrienal con Planes de Acción anuales que se constituirá en la base
para la posterior evaluación de resultados”.
- Ley 1474 de 2011 Artículo 74. Plan de acción de las entidades públicas establece que a partir de la
vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año,
deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se
especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes
generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores
de gestión.
2. OBJETIVOS
1.1 Objetivo General
Realizar una evaluación y seguimiento al estado de avance de la ejecución de los planes de acción de cada
una de las áreas de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería, correspondiente al tercer trimestre del
2018 en cumplimiento a lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Nacional, Ley 152 de 1994,
capitulo VII, Evaluación del Plan, Artículo 29, parágrafo segundo
1.2 Objetivos Específicos
− Brindar a las diferentes aéreas de la institución, entidades del sector salud y población en general,
información de la ejecución de los planes de acción 2018 identificando los alcance de objetivos y metas
propuestas por los jefes de aéreas o líderes de procesos.
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− Establecer monitoreo de los avances del plan de acción (POA) en cada una de las áreas tanto
administrativas como asistenciales de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería a fin de lograr los
objetivos propuestos.
− Identificar oportunidades de mejora en cada uno de los planes de acción de las áreas, tanto
administrativas como asistenciales de la entidad, y construir planes de acción tendientes a mejorar la
eficiencia para el logro de los objetivos y metas propuestos.
1.3 Alcance
Realizar evaluación y estado de avance de los objetivos propuestos en los planes de acción – POA - durante
el tercer trimestre del 2018, verificando que las acciones que se están ejecutando sean las correctas y
apunten a conseguir los fines propuestos en cada una de las áreas administrativas y asistenciales de la E.S.E.
Hospital San Jerónimo en sus Plan de Acción.
3. METODOLOGÍA
1.4 Planeación
Para realizar la evaluación y avance de los planes de acción, se llevó a cabo de manera sistemática mediante
programación de visitas a cada una de las áreas de la entidad a fin de verificar los soportes de las actividades
realizadas en aras de obtener los objetivos propuestos en los planes de acción, dichas visitas fueron
programadas y comunicadas anticipadamente por medio de oficio a los jefes de aéreas o líderes de
procesos.
1.5 Recolección de la información
Como herramienta de verificación y recolección de información de los avances obtenidos, se utilizó el
“Planes de Acción” elaborado por los jefes de cada una de las áreas, se solicitan los documentos soportes de
las actividades realizadas y demás soportes existentes, los cuales hacen parte de los papeles de trabajo
utilizados por el evaluador.
Las revisiones se realizaron con presencia de los líderes de cada una de las áreas, mediante entrevistas y
revisión de las evidencias que soportan las actividades realizadas; de acuerdo a lo anterior se asigna el
puntaje de avance obtenido de cada una de las actividades.
1.6 Análisis de datos
Teniendo en cuenta que se planearon 4 evaluaciones al año, el puntaje máximo a asignar por cada
evaluación es de 25 puntos, puntaje que indica que todas las actividades programadas fueron ejecutadas
cabalmente, dicha calificación es proporcional al número actividades planeadas. Para la asignación del
puntaje se tendrán en cuenta que las actividades estén ejecutadas o que en caso dado se encuentren en
proceso y se hayan adelantado las gestiones pertinentes para su ejecución, en este caso se revisan las
evidencias que soporten el nivel de avance de las actividades y se les asignará un porcentaje de avance
ponderado dentro del total que se asignaría en caso que se ejecutara la actividad en su totalidad, dicho
porcentaje depende de lo evidenciado por parte de quien realiza la evaluación.
4.3.1 Tabla de Ponderación
DE 0 A 12,49 No reporta avance - Crítico
DE 12,5 A 17,49 Presenta retrasos en ejecución -Bajo
DE 17,5 A 19,9 Avance Medio
DE 20 a 25 Avance conforme a lo establecido
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4. RESULTADOS OBTENIDOS
Se realizó el monitoreo en las áreas administrativas de la E.S.E. Hospital San Jerónimo obteniendo los
siguientes resultados.
1.7 Análisis de datos áreas administrativas
A continuación se presenta el resultado de la medición porcentual del avance de los Planes de Acción de las
áreas administrativas en las cuales sigue una escala de análisis que oscila entre el 0% y el 25% de avance
como puntaje máximo, como se enunció en la metodología. Se puede evidenciar que el 44% de las áreas
administrativas de la E.S.E., se encuentran en un nivel de cumplimiento “conforme a los establecido”, así
mismo, el 44% de “Avance Medio”. El resultado de la medición para el segundo trimestre del año es del
20.55%, equivalente a un 82%.
1.8 Análisis de datos áreas asistenciales
De acuerdo al análisis de los datos el nivel de avance de los Planes de Acción de las áreas asistenciales de la
E.S.E. Hospital San Jerónimo, es del 22% de un 25% esperado. Se evidencia que el 62% de las áreas
asistenciales están cumpliendo conforme a lo esperado.
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5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Para el tercer trimestre el valor máximo a obtener en nivel de avance es del 25%, como resultado de la
medición del trimestre el nivel de implementación de los Planes de Acción de la E.S.E. es del 21%. Lo que
equivale en una escala del 100% a un porcentaje del 84%. Según la escala se encuentra en un Nivel de
Avance Medio. Tal como se evidencia en la gráfica mostrada a continuación.
Recomendaciones
Todos los Planes de Acción de cada una de las áreas deben ser revisados y ajustado teniendo en cuenta las
siguientes recomendaciones:
1. Se debe realizar ajuste en los Planes de Acción (POAs) de acuerdo a lo establecido en el Acuerdo 565 de
2016 emitido por la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC; los poas deben ser coherentes con las
funciones establecidas en el manual de funciones de la ese.
2. Los Planes de Acción (POAs) de las áreas de Tesorería, talento humano, cartera, mercadeo y sistema de
atención al usuario se deben ajustar de tal forma que se identifiquen las actividades claves del área y se
pueda evaluar el desempeño de cada una de las personas que participan en el logro de los objetivos del
área, en concordancia con lo establecido en el Acuerdo 565 de 2016 emitido por la Comisión Nacional
del Servicio Civil CNSC.
3. Todos los Planes de Acción deben establecer las metas y fechas propuestas para la ejecución de las
misma, ya que sin estas fechas se dificulta el monitoreo de las actividades ejecutadas en el periodo a
revisar.
4. Se deben formular los objetivos de acuerdo a la complejidad del área, se encuentran áreas que solo
plantean un objetivo dejando de abarcar aspectos importantes.
5. Se debe definir las líneas del objetivo estratégico al que apunta el Plan de Acción, de acuerdo al Plan de
Gestión Institucional y al Plan de Desarrollo aprobado por la Junta Directiva.
6. Se deben revisar los indicadores de gestión, estos deben ir enfocados a medir la eficiencia, eficacia y
efectividad de los procesos, cosa que no se evidencia en los indicadores actuales.
7. Se debe estandarizar el formato de los Planes de Acción, esto es que solo son válidos los Planes de
Acción (POAs) que se elaboren utilizando el formato establecido por la Oficina de Planeación el cual fue
aprobado y diseñado por la oficina de calidad de la entidad.
8. Las oficinas de la entidad E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería que sean responsables de Planes,
Programas o Procesos y funcionarios de planta que realicen actividades, deben diseñar sus Planes de
Acción (POAs) y/o deben incluir sus metas u objetivos en los Planes de Acción de su área respectiva con
el fin de poder evaluar su gestión de conformidad con el Acurdo 565 de la Comisión Nacional del Servicio
Civil.
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6. DETALLE DE LAS REVISIONES
1.9 Subdirección Administrativa y Financiera
El plan de acción de la subdirección administrativa está conformado por 12 actividades tipo macro
encaminadas a orientar los procesos administrativos y financiero de la entidad que deben ejecutar las áreas
adscritas a esta dependencia.
Actividad No.1. Hace referencia al diseño e implementación de la política del daño antijurídico en la entidad,
a la fecha de este informe no se reporta avance en esta actividad; existe un acto administrativo en el cual se
reglamenta la política de daño antijurídico, la cual será ajustada y se adoptará un nuevo acto administrativo,
lo que está programado para el segundo semestre del año 2018. A la fecha no reporta avance en esta
actividad.
Actividad No.2. En cuanto al fortalecimiento de los procesos de defensa judicial para minimizar el impacto
financiero a la entidad la oficina jurídica cuenta con un cuadro de control de procesos en el que se registran
108 procesos en contra de la ese, para su control se revisa diariamente en la página el estado de los
procesos y las novedades que se reportan, para esto se dispone de un abogado que se encarga de revisar
diariamente en la página web de los juzgados, hacer seguimiento y asignarlo a los demás abogados del área.
Las demandas son contestadas en los términos de ley, se hace seguimiento a la asistencia a las audiencias
citadas por parte de los asesores externos. En el área se dispone de un grupo de profesionales que tienen
como labor solicitar en cada uno de los juzgados los procesos ejecutivos con el fin de solicitar la devolución
de los títulos o terminaciones de los procesos, esto se corroboró a través de documentos y citaciones.
Actividad No. 3. En cuanto a los comités institucionales de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería, se
han hecho tres seguimientos de los cuales se obtuvieron los siguientes resultados.
Actividad No. 4, 5, 6. En cuanto al seguimiento y aplicación de procedimientos de selección de personal,
inducción reinducción y programa de capacitación del año, se ha realizado acompañamiento al proceso de
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contratación del personal, así como el seguimiento al personal de planta en cuanto a las capacitaciones,
inducción y re inducción; evaluación de desempeño y todo lo relacionado con el personal de la institución.
Actividad No. 7. Se hace seguimiento permanente a la facturación con el área de cartera, así mismo, se lleva
a cabo el comité de saneamiento fiscal y financiero; la función del área es facturar el 100% de los servicios
prestados de acuerdo con la historia clínica, es de aclarar que el aumento de la facturación depende de la
producción de los servicios lo cual se ve afectado por agentes externos al área de facturación.
La situación actual de la ESE es que la producción ha disminuido debido a que se están remodelando las
instalaciones físicas del hospital y se inhabilitaron 145 camas lo que ha afectado la facturación en un
disminuyéndola en un 40% aproximadamente del total de la capacidad instalad de la ese; se espera que
esta vaya aumentando en la medida que se vayan entregando los pisos intervenidos en el proyecto.
Actividad No. 8. Con el fin de hacer seguimiento a los parámetros de seguridad de la información y demás
servicios de TI, la subdirección administrativa mantiene comunicación permanente con el ingeniero
encargado del área y se le solicita el reporte de información a la subdirección en cuanto al estado de los
sistemas y los eventos de fallo que se presentan; existe un plan de trabajo en el área de sistemas. Con el fin
de fortalecer los aspectos de calidad y seguridad de la información se solicitó a la gobernación mediante
oficio recursos tales como equipos de cómputo, equipos para protección de la información, se presentó el
stock de hardware actual y la relación de faltantes, impresoras, actualización del software y demás recursos
necesarios para el fortalecimiento de los sistemas de información.
Actividad No. 9. Se hacen reuniones permanentes con cartera y facturación a fin de hacer seguimiento al
proceso de recaudo, facturación y glosas, se revisan registros de reuniones y actas de comité de
saneamiento fiscal y financiero. Se han realizado reuniones conformadas por la jefe de cartera, la
profesional de apoyo de cartera, el jurídico de la subdirección administrativa y financiera, liderados por la
subdirectora administrativa y financiera se realizaron seguimientos a los procesos, se establecieron
compromisos para hacer seguimiento a los acuerdos de pago. Teniendo en cuenta las dificultades que se
han presentado para el adecuado recaudo y depuración de la cartera ocasionada por diversas causas, se
estableció un plan de mejoramiento liderado por la oficina de calidad el cual propone la redefinición de
actividades, procedimientos y controles en miras de mejorar el proceso de cartera.
Actividad No 10. Hacer control al proceso de depuración de las cuentas por pagar de la ESE, para realizar el
proceso de saneamiento contable, se realiza la causación en el módulo de cuentas por pagar del software
dinámico, administrativo y asistencial, se causan todas las cuentas anteriormente se presentaban falencias
en el proceso el cual ha mejorado considerablemente. Se han descargado las sesiones de crédito y se
reporta a tesorería las cuentas en físico, las notas y el contrato de sesiones para su respectivo pago. A la
fecha existe una deficiencia se efectuó parcialmente solamente la cuenta de Representaciones Jiménez
Escudero.
Actividad 11. Para el control y seguimiento de los informes solicitados por los diversos entes de control se
hace una labor permanente, debido a la importancia de estos reportes la subdirección administrativa y
financiera en ejercicio de sus funciones se encargará de coordinar el envío de la información que debe ser
suministrada por cada una de las áreas; durante este tercer trimestre se hizo una serie de requerimientos
por parte de la superintendencia de salud quien estuvo de visita por una semana, auditando cada una de las
áreas de la ese. Se coordinó la visita, entrega de la información y la realización de las rondas para
verificación de estándares.
Se evidencia compromiso y gestión por parte de la subdirección administrativa y financiera en la atención a
los requerimientos de los diversos entes de control y apoyo a la gerencia en la atención de respuesta
oportuna de los mismos, sin embargo, aún se presentan retrasos en el reporte de la información en la
plataforma SIHO, para esto la oficina de planeación se encarga de prestar apoyo a las áreas en las posibles
dificultades que se identifiquen a nivel de la plataforma.
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Actividad No. 12. Se recibió la visita de la superintendencia de salud y se atendió a todos los requerimientos
del ente de control, así mismo, se ha brindado apoyo a la administración en la revisión de Prz.
De acuerdo a lo anterior, se reporta un avance de 19.2% sobre un 25%, de acuerdo a la escala se presenta
un nivel de avance medio.
1.10 Desarrollo del Talento Humano
En el área de talento humano se plantearon cuatro objetivos los cuales direccionan cada una de las
actividades a realizar. Los objetivos planeados son: 1) capacitar a los funcionarios de acuerdo a las
necesidades de capacitación manifestadas y priorizando su importancia; 2) Continuar con la implementación
del sistema de gestión y seguridad en el trabajo de acuerdo a cada una de las fases establecidas en la
resolución No. 1111 de 27 de Marzo de 2017 Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para Empleadores y Contratantes; 3) desarrollar un programa de
bienestar social en equipo con el comité de bienestar; 4) verificar, valorar y calificar el desempeño de las
funciones y responsabilidades del personal de carrera.
En relación al primer objetivo se evidenció que se realizaron las siguientes capacitaciones:
- Actividad de prevención de riesgo cardiovascular, Formato lista de asistencia, fecha10 de Agosto
de 2018.
- Programa de Pausas activas ,Formato lista de Asistencia ,fecha 13 de Agosto del 2018
- Programa de estilo de vida saludable –Club de Caminantes fecha 2 de Septiembre de 2018
- Capacitación en roles y responsabilidades.
- Se desarrollaron incidentes y accidentes de trabajo.
- Programa de vida saludable.
- Se desarrolló actividades de prevención en desorden musculo esquelético.
Este objetivo tiene un avance del 6.25%
Con relación al objetivo 2. Implementar el sistema de gestión y seguridad en el trabajo, se implementó en
el comité COPAST se ha reunido mensualmente para el seguimiento de las actividades, se está dotando al
personal de rayos X de los dosímetros medida de prevención COPAST; así mismo, se lleva control del
ausentismo laboral, el porcentaje de implementación está en un 6,2%.
Se actualizó la conformación de comité de bienestar, capacitación y estímulos de la E.S.E, mediante la
resolución No 174 de 20 /9/2018. Se realizó el plan de trabajo anual el cual se va actualizando de acuerdo
a las necesidades de la empresa se pudo evidenciar que se desarrollaron estas actividades con fecha a
corte de julio a septiembre del 2018 donde se actualizó el plan de emergencia. Esta actividad tiene un
avance del 6.25%.
Con relación al objetivo 3. Desarrollar un programa de bienestar social en equipo con el comité de Bienestar
de la E.S.E Hospital San jerónimo de Montería, se actualizó la conformación del comité de bienestar,
capacitación y estímulos de la E.S.E mediante resolución No 174 de 20 /9/2018 piensa proyectar un oficio a
bienestar social con el comité de bienestar social pero se evidenció que a la fecha corte de julio a
septiembre del 2018. Este objetivo tiene un avance del 2.5%.
Con relación al objetivo 4. Calificar a los funcionarios de la E.S.E se pudo evidenciar que conforme en la
fecha a corte de julio a septiembre del 2018 que se brindó apoyo a la calificación de los empleados de
planta los cuales fueron 20 Administrativos y 53 Asistenciales esta actividad tiene un avance del 6.25%.
El resultado del monitoreo del área de recursos humanos arroja un nivel de avance del 21.25% de un 25%
posible. De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance “MEDIO” tal como se
muestra en la escala.
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1.11 Contabilidad
En este plan de acción se planteó un objetivo general y siete actividades a realizar, dentro las actividades
tenemos: efectuar la revisión mensual aleatoria de los ingresos y gastos causados por las diferentes áreas, a
la fecha del segundo trimestre se reporta avance en esta primera actividad. Tiene un avance del 3.57%.
Con relación a la actividad No. 2. Hacer mensualmente la conciliación de las partidas incorporadas en los
estados financieros con las demás áreas de la entidad como suministro y glosa que suministren la
información esto se da de manera parcial esta actividad tiene un avance del 2.14%.
La actividad No. 3. Monitorear la aplicación de la Resolución 474 de 2014 que trata de la homologación de la
información financiera a estándares internacionales NIIF, según reporta la funcionaria, esta actividad se
está realizando permanentemente pero tiene que utilizar los códigos que le toca esta actividad tiene un
avance del 3.57%.
Con relación a la actividad No. 4. Actualizar el plan de cuentas cuando la Contaduría general de la nación
efectúe cambios por eliminación, incorporación o modificación de alguna de ellas. De conformidad con lo
anotado por la doctora Cristina Álvarez, esta actividad se está realizando y reporta un avance del 100%,
permanente y es inherente a las actividades del área de contabilidad. Esta actividad tiene un avance del
3.57%.
Actividad No. 5. Se está realizando la consolidación de los estados financieros de la vigencia 2017, actividad
que no ha sido culminada a la fecha de la revisión; esto es de carácter prioritario, es por esto que los
esfuerzos del área están enfocados, se realiza un balance general de 2017 se genera en julio de 2017 a Julio
de 2018 se genera. Esta actividad tiene un avance del 3.57%.
Relación a la actividad No. 6. La elaboración y presentación de informes a entes externos sobre el estado de
la actividad económica y demás componentes, a la fecha de la revisión el líder del área manifiesta que se
presentó los informes CHIPS de manera trimestral, el SIHO 2trimestre se enviaron cumplidamente a la
contaduría. Esta actividad tiene un avance del 3.57%.
El objetivo 7. Se presenta un informe anual a la contraloría departamental esta actividad se realiza en el
último trimestre.
El resultado del monitoreo del Área de Contabilidad arroja un nivel de avance del 19,9% puntos de 25
puntos posibles. De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance – Medio, tal
como se muestra en la escala.
1.12 Facturación
Se llevó a cabo lo revisión del área de facturación en la fecha y hora planeada, se tuvo muy buena
disposición por parte del líder del área. Se evidencia organización y la ejecución de las actividades tal como
se han planeado. El plan de acción de facturación define 12 actividades las cuales se realizan de forma
permanente.
Actividad No. 1. Todo paciente que es ingresado a la institución es identificado en la Consulta de la Base
Datos Única de Afiliados BDUA del Sistema General de Seguridad Social en Salud BDUA-SGSSS y de esta
forma se registra en el sistema, no hay paciente que quede sin identificar se evidenció que a la fecha de
corte de julio a Septiembre del 2018 estaban organizados en esta base de datos este objetivo tiene un
avance del 2.08%.
Actividad No. 2. En cuanto a las autorizaciones de los servicios prestados, cada paciente que ingresa se
identifica y se solicita la autorización a la entidad prestadora de servicios de salud respectiva, dentro de los
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tiempos estipulados de acuerdo a lo establecido en la circular 016 de 2015 y en el decreto 3047 de 2018 y se
le hace seguimiento lo cual se evidenció que a fecha de corte de fecha de Julio a Septiembre de 2018
estaban organizadas, esta actividad tiene un avance del 1.66%.
Actividad No. 3. Los egresos de los pacientes deben registrarse dentro del mes de la prestación del servicio,
el sistema está parametrizado para que el último día de cada mes se cierre el módulo de facturación a las
00:00 horas, por lo tanto todos los egresos deben quedar facturados, la líder del proceso se asegura de esto
con la implementación de un control dual que le permite verificar el estado de cada uno de los egresos y
asegurarse de que no queden egresos abiertos y a fecha de corte de julio a septiembre del 2018 estaban
todos los egresos identificados , este objetivo tiene un avance del 2.08%.
Actividad No. 4. Todas las facturas deben contar con los soportes respectivos es por esto que se cruza la
historia clínica con la pre factura antes de liquidarla, todas las facturas son auditadas. Para un mayor control
se exige a los facturadores que radiquen las facturas en central de facturación con sus respectivos soportes,
dicha facturación es revisada y si está conforme se emite paz y salvo para para efectos de la supervisión del
contrato. Se evidencia el cumplimiento de los objetivos a través del software “DINAMIC GERENCIAL”
entrando a la plataforma del módulo de facturación, generándose el informe egresos sin facturar a la
fecha, evidenciándose en el mismo este objetivo, ya que todos los egresos de fechas de facturas de julio a
Septiembre del 2018 se encuentran facturados, con sus respectivos soportes. Este objetivo tiene un avance
del 2.08%
Actividad No. 5. En relación a la asignación de turnos de acuerdo a la demanda de facturación y citas
médicas, todas las citas asignadas son facturadas, el proceso está diseñado para que esto se cumpla puesto
que el sistema esta parametrizado de este modo, en caso que de que se presenten fallas de tipo operacional
(hardware – software) se activa el plan de contingencia que consiste en la facturación manual y una vez se
restablece, se registra en el sistema cada una de las operaciones realizadas esa actividad tiene un avance del
2.08%.
Actividad No. 6. En tercer trimestre se evidencian los reportes mensuales de los registros individuales de
prestación de servicios de salud – RIPS, se realiza la validación de los RIPS en la plataforma de las EPS cuando
se cuenta con las autorizaciones; en caso contrario, se realiza la validación a través de la página del
ministerio de salud tal como lo establece la resolución 3047 de 2008. Esta actividad tiene una avance del
2.08%.
Actividad No. 7. Se realiza revisión y auditoría a la pre factura una vez se lleva a cabo el egreso, para lo cual
se revisa la historia clínica con la pre factura, se evidenció a través de registros que se aplica la auditoria
correspondiente cada mes, por lo tanto se evidenció que a la fecha de corte de julio a septiembre de 2018
se efectuaron de manera organizada este objetivo tiene un avance del 2.08%.
Actividad No. 8. La función del área es facturar el 100% de los servicios prestados de acuerdo con la historia
clínica, es de aclarar que el aumento de la facturación depende de la producción de los servicios lo cual se ve
afectado por agentes externos al área de facturación. La situación actual de la ESE es que la producción ha
disminuido debido a que se están remodelando las instalaciones físicas del hospital se espera que esta vaya
aumentando en la medida que se vayan entregando los pisos intervenidos en el proyecto, este objetivo
tiene un avance del 2.08%.
Actividad No. 9. Esta actividad se ha realizado satisfactoriamente, el indicador de facturación en el trimestre
de Julio a septiembre de 2018 se ha mantenido en un promedio del 95.5%, cumpliendo con la meta del
indicador planteado, teniendo un avance del 1.66%.
Actividad No. 10. El seguimiento del proceso se realiza permanentemente, se mantiene comunicación
constante con el área de cartera, contabilidad y glosas a fin de identificar las posibles inconsistencias que se
presentan en el proceso, así mismo, la subdirección administrativa y financiera hace seguimiento al proceso,
sin embargo en la fecha acorte de julio a Septiembre del 2018 la realización de comité de seguimiento se
dio de manera parcial teniendo un avance del 1.66%.
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Actividad No. 11. Se realizan conciliaciones trimestrales con el área de contabilidad teniendo en cuenta que
se debe realizar el reporte de la información al Ministerio de la Protección Social y al Departamento
Nacional de Planeación trimestralmente para los períodos enero a marzo, abril a junio, julio a septiembre,
octubre a diciembre, de cada vigencia, a más tardar dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes a la
finalización de cada trimestre, tal como lo establece el decreto 2193 de 2004, evidenciándose que se
realizaron las conciliaciones en el tercer trimestre el 2018 este objetivo tiene un avance del 2.08%.
Actividad No. 12. Depuración de los saldos de facturas sin radicar y la actividad de hacer seguimiento a la
factura y solicitar las conciliaciones para su radicación, este es un proceso permanente puesto que además
de facturar los servicios prestados a las EPS, con el apoyo del área de cartera se realizan las conciliaciones,
pese a que actualmente no se cuenta con el apoyo jurídico de esta dependencia, cabe anotar que ya se
cuenta con esta asesoría permanente y esto ayuda agilizar el proceso de manera positiva en la recuperación
de cartera mediante la conciliación que debe ser el encargado de apoyar el proceso de conciliaciones, se
logró conciliar con MUTUALSER, se está llevando a cabo la conciliación de COMFACOR y está pendiente
realizar la conciliación con la gobernación de Córdoba que es uno de los saldos más grandes. Este objetivo
tiene un avance del 0.83%.
El resultado del monitoreo del área de Facturación arroja un nivel de avance del 22,45% de un 25% posible.
De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance – Conforme a lo establecido, tal
1.13 Cuentas por Pagar
Este plan de acción tiene formulado un objetivo general y diez actividades a realizar.
Actividad No. 1. El objetivo efectuar una correcta recepción, registro y trámite de las facturas y las cuentas
de cobros que llegan a la institución para garantizar el oportuno cumplimiento de las obligaciones
contraídas por la E.S.E dentro del proceso de prestación de los servicios habilitados y ofertados, dentro la
actividad 1. Se evidenció que existen controles duales, la líder del proceso cuenta con un libro en físico y uno
en medio magnético (Excel), en el cual se registran todas las cuentas radicadas y se les asigna un
consecutivo, de igual manera se recepcionaron en Junio del 2018 a septiembre cuentas del personal
administrativo y asistencial, esta actividad tiene un avance el 2.5%.
Actividad No. 2. Una vez se reciben las cuentas se deben verificar los soportes para lo cual se hacen dos
revisiones una por parte de la oficina jurídica quien les asigna un visto bueno y posteriormente se reciben en
cuentas por pagar, las cuentas que no tengan los soportes son devueltas y no se registran en el libro. Este
objetivo tiene un avance del 2.5%.
Actividad No. 3. Se realiza la causación en el módulo de cuentas por pagar del software dinámica;
anteriormente se presentaban falencias en el proceso debido a la alta carga operativa y poco recurso de
talento humano. Esta actividad se está ejecutando adecuadamente y oportunamente esta actividad tiene
un avance del 2.5%.
Actividad No. 4. Las cuentas son custodiadas según el protocolo de seguridad y posteriormente son
remitidas a tesorería para su pago, el cual se realiza de manera organizada y con la aprobación del
ordenador del gasto. Esta actividad tiene un avance del 2.5%.
Actividad No 5. Depuración de las cuentas por pagar de la E.S.E. El procedimiento de depuración se está
llevando a cabo, como resultado se reversaron cuentas de los siguientes contratistas, las cuales son: Fabio
Andrés Salas de la Hoz con fecha 30/09/2018 por un valor cuenta debito $4.500.000; Lorena Beatriz Pestana
Fabra por terminación unilateral del Contrato por un valor de $4.500.000; Tomas Rafael Santana Lobo
debido a que el contratista se encontraba incapacitado, por un valor de $9.000.000; Galo Alberto Plaza
Hernández debido a error en la imputación Contable por un valor de $23.139.999.
13

Actividad No. 6. En cuanto a la elaboración de informes para los entes de control y el informe SIHO en el
mes de Agosto tercer trimestre (Ministerio de Protección Social) se mandó información a la contraloría, de
igual forma se dio respuesta a la circular externa No 00143 Hospital San jerónimo de Montería esta se
entregó a la secretaria de Salud Departamental este objetivo tiene un avance del 2.5%
Actividad No. 7. Las conciliaciones con los proveedores se realiza cuando ellos lo requieren, las del mes de
julio a septiembre del 2018 fueron:
• Drug Store S.A.S
• Surgicom
• Euro clínica
• DIMEC
Esta actividad tiene un avance del 2.5%
Actividad No. 8. Las conciliaciones de los saldos del módulo de cuentas por pagar con fecha a corte de julio
a Septiembre de 2018 se hicieron con Drudtore, Surgicom, Euro línea, Dimec este objetivo tiene un avance
del 1.0%.
Actividad No. 9 Recepción y custodia de las cuentas que se registran desde las áreas de inventarios y activos
fijos y realización de la obligación en el módulo de presupuesto, se evidenció el procedimiento que se
realiza y la custodia de la cuentas, se encuentran organizadas, esta actividad tiene un avance del 2.5%
No. 10 se evidencia la realización de estas actividades, descargando las cesiones de crédito Dimeff
Distribuciones SAS, según detalle Se descargan Facturas Canceladas a través de Contrato de Cesión de
Crédito No4 entre la E.S.E Dimeff y Mutual Ser, naturaleza de la Nota debito $ 200.000.000 se descargan 5
pagos esto se desarrolló con fecha a corte de Junio a Septiembre del 2018 esta actividad tiene un avance
del 2.5%
El resultado del monitoreo del área de Cuentas por Pagar tiene un nivel de avance del 23.5% de un 25%
posible. De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance – Conforme a lo
establecido, tal como se muestra en la escala.
Recomendación
Se debe documentar un manual de sesiones de endoso, en el que se definan los roles y responsabilidades en
el proceso.
1.14 Control Interno de Gestión
El plan de acción de Control interno de Gestión tiene seis Objetivos y 14 actividades a realizar.
Con relación al objetivo No. 1. Administración del riesgo. Se realiza seguimiento cuatrimestral a los mapas de
riesgo institucional, el último seguimiento presentado corresponde al informe a corte de junio a septiembre
de 2018, el cual se encuentra publicado en la página web con fecha del 15 de Agosto de 2018 “Informe
cuatrimestral evaluación, análisis y seguimiento al plan anticorrupción y de atención al ciudadano”. Este
seguimiento se encuentra publicado en la página Web de la E.S.E Hospital San Jerónimo de Montería, se
puede evidenciar en la publicación de la página una Introducción donde se habla sobre la herramienta
estratégica para la construcción del pan anticorrupción y de atención al ciudadano, que es un instrumento
de tipo preventivo para el control de la gestión, su metodología las cuales incluye cuatro componentes
autónomos e independientes los cuales son:
1. Componente –lineamiento “MECI”Mapa de riesgos.
2. Componente-Racionalización del trámite.
3. Componente-Servicio al cliente-SIAU” “PQR”
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Estos componentes diseñados para la metodología del plan anticorrupción y de atención al ciudadano es
necesario e importante precisar que contienen parámetros y soporte normativo propio. Se realizó la
segunda evaluación al plan anticorrupción y atención al ciudadano 2018 cuyos resultados se evidencian en el
oficio 220.41.05.039.2018 con fecha 21/09/2018.
Objetivo No. 2. Asesoría y acompañamiento a la dirección y a todas las áreas de la E.S.E, en relación a este
objetivo la oficina ha realizado el acompañamiento a la administración en cada uno de los procesos, como
evidencia de lo anterior se cuenta con el oficio 220.41.5.030.2018 en el cual se relacionan las actividades
llevadas a cabo en la sesión del Comité Coordinador de Control interno 23/07/2018). En la respectiva sesión
se sustentó el informe de gestión del primer semestre de 2018, este consta de 23 folios en los cuales se
revisaron los siguientes temas:
- Alta gerencia resolución No2249 del 30 de mayo del ministerio de salud, categorización de riesgo
E.S.E.S Alto riesgo –Anexo Técnico No 2 PGIR.
- Análisis Coordinador de calidad S.G.GC.S E.S.E H.S.j.M informe de visita de inspección Súper Salud
2018.
- Análisis de Planeación indicadores plan de desarrollo 2016-2019.
- SIGEP Talento Humano planta y la oficina de planeación Contratistas, talento humano estado
actual.
- Rol Oficina asesora Control interno disciplinario.
En relación a la actividad No. 3. Se ha realizado asesoría y acompañamiento según oficio 220.41.005.031de
2018 evaluación del desempeño laboral de los servicios de carrera Administrativa y en periodo de prueba
cuarta fase evaluaciones parciales semestrales dirigida al Dr. José Faustino Pareja yee con fecha de radicado
1/08/2018, se constata en el oficio No. 220.41.05.037.2018 (7 septiembre de 2018).
La actividad No 4 hace referencia a la asesoría y acompañamiento a las diferentes áreas de la ese, se han
realizado acompañamiento a los supervisores de contrato, comité de gerencia.
Actividad No 5. Asesoría y acompañamiento a los diferentes comités institucionales acorde con el
cronograma de sesiones propuesto, se ha realizado acompañamiento al comité de archivo, comité de
desarrollo institucional y comité de conciliación.
Actividad No. 6. El informe de gestión de la oficina de control interno se presentará en el segundo semestre
de 2018 (24 de julio de 2018).
Actividad No. 7. El PAII se encuentra en ejecución, según oficio 220.41.05.038.2018, se han realizado las
auditorías a las áreas de facturación, mercadeo y cartera y auditoria médica concurrente, radicado el día
10/09/2018 el cual está en ejecución.
Actividad No. 8. En lo que va del trimestre se ha realizado seguimiento a las auditorías externas y los planes
de mejoramiento se dieron cuatro seguimientos, auditoría realizada al macro proceso de la gestión jurídica
informe final radicado No 220.30.003.2017; auditoría realizada al proceso de epidemiología, informe final
radicado No 220.30.03.004.2017; auditoría realizada al proceso de laboratorio clínico informe clínico,
informe radicado No220.30.03004.2017; auditoría realizada al proceso del control interno Contable
informe final, radicado No 220.030-03.002.2017.
Actividad No. 9. En cuanto a la evaluación del estado del MECI en la ese se puede decir que se realiza
cuatrimestralmente, el primer informe se presentó el 12 de marzo de 2018 y se encuentra publicado en la
página web (archivo de 33 folios), el segundo informe se presentó el 12 de julio el cual contiene 30 folios, y
está pendiente por subir a la página web.
Actividad No. 10. Se ha brindado apoyo a la junta directiva en el seguimiento al plan de desarrollo
institucional vigencia 2016-2019 en el comité Coordinador de Control interno 27 de Julio de 2018 se realizó
15

un seguimiento a la oficina de Planeación líder del proceso en el que se le recomienda realizar unos ajustes
al plan de desarrollo en el que el líder del proceso presento un proyecto borrador a la alta Gerencia el cual
posteriormente seria analizado en comité de desarrollo Administrativo. En la actividad 11 es igual a la
actividad 8 Planes de Mejoramiento área Asistencial.
Actividad No. 11. No. 12 y No. 13. En cuanto a la armonización del MECI – Calidad, se realizó la
armonización con el PAMEC. Se hace seguimiento a los resultados de la auditoria vigencia 2017 en las áreas
de epidemiología y laboratorio clínico. En relación a la encuesta de autocontrol esta se va a cambiar por un
taller se socialización MECI (áreas administrativas y asistenciales). Así mismo, se llevará a cabo una campaña
de fortalecimiento previa autorización de gerencia dado que se requiere la disponibilidad de recursos para la
impresión de cartillas y/o folletos.
El resultado del monitoreo del Área de Control Interno de Gestión tiene un nivel de avance del 25% de un
25% posible. De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de Conforme a lo establecido,
tal como se muestra en la escala.
1.15 Cartera
Teniendo en cuenta las dificultades que se han presentado para el adecuado recaudo y depuración de la
cartera ocasionada por diversas causas, se estableció un plan de mejoramiento liderado por la oficina de
calidad el cual propone la redefinición de actividades, procedimientos y controles en miras de mejorar el
proceso de cartera. De acuerdo a lo anterior, la oficina de planeación ajustó el plan de acción del área
incluyendo en su alcance el seguimiento de las glosas. Pese a que este ajuste obedece al plan de
mejoramiento la líder del proceso de cartera, manifiesta su inconformismo con los cambios relacionados con
el nuevo alcance, las demás actividades no tienen objeción.
A continuación se presentan los objetivos propuestos y el avance de su ejecución para el tercer trimestre de
2018.
Actividad No 1. Radicar las facturas emitidas en el periodo (Facturas en estado 1).
Actividad No 2. Registrar todas las objeciones y devoluciones de las que son objeto la facturación radicada.
Actividad No 3. Responder oportunamente las objeciones y glosas que se presenten de conformidad con la
normatividad y los procedimientos establecidos por la entidad.
Actividad No 4. Realizar capacitaciones al personal para fortalecer el proceso.
Objetivo No 5. Mejorar la línea de recaudo con los diferentes clientes Actividad No 6. Desarrollar comités y
reuniones con el fin de facilitar la toma de decisiones.
Actividad No 7. Presentar informes mensuales sobre el estado de cartera y glosas a la gerencia.
Actividad No 8. Reportar todos los informes de ley oportunamente de acuerdo a lo establecido en la norma
respectiva.
La Profesional Especializada Denis Acosta líder del área de Cartera de la E.S.E Hospital San jerónimo de
Montería no acepto el objetivo dos, ni el objetivo tres ajustado por el área de planeación, manifestando
que debido a los inconvenientes presentados en otras áreas como glosas de dar un dato real de la cartera,
con relación al objetivo tres manifiesta que esa no su responsabilidad, ya que si se presenta alguna
irregularidad ,ella por ser líder del área toda la responsabilidad recaerá sobre ella.
Con relación al objetivo No 1. Radicar oportunamente el 100% de las facturas entregadas por facturación a
cartera de acuerdo a las fechas establecidas se evidencio que a la fecha con corte del mes julio a
septiembre del 2018 se están radicando las facturas este objetivo tiene un avance del 3.125%
Con relación al objetivo 2.Tener un dato real de la cartera, este objetivo no fue aceptado por la líder del área
por lo tanto no hay ejecución del mismo, teniendo un porcentaje del 0%
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Con relación al objetivo 3. Evitar que las objeciones presentadas se conviertan en glosas disminuir el
porcentaje de glosas que se manifiesta en los ingresos, de igual forma no fue aceptado por la líder del área
de cartera y no se ha ejecutado manifiesta la líder del área de cartera que esa no es su competencia
teniendo un porcentaje del 0%.
Con respecto al 0bjetivco 4. Desarrollar habilidades y competencias en el personal del área de trabajo, se
evidencio que se realizó una capacitación llamada: Control de Asistencia de representantes de E.P.S en
Córdoba, Capacitación al personal del área de Cartera, radicación de Facturas en el sistema estado 1-2, se
evidenció lista de asistencia.
Trabajo de Campo en Empresas, compromiso de depuración de cartera entre las partes, se verificó listado
de asistencia. Este objetivo tiene un avance del 3.125%.
Con relación al objetivo 5.Mejorar la línea de recaudo con los diferentes clientes, se realizó un comparativo
De los meses julio, Agosto, Septiembre de los años 2017-2018.
2018 2017
Julio 2.121.759.493 2.527.064210
Agosto 2.422.033.230 2.117935.874
Septiembre 2.033550.365 2.231.518.404
Con relación a la realización de seguimiento al estado real de la factura a fin que permita la toma
decisiones dentro del desarrollo de los comités para mejorar un plan de mejora, se evidencio que este se
realiza diariamente este objetivo tiene un avance del 3.125%.
Con respecto al cumplimiento de los informes y reportes correspondientes a los entes de control externos y
internos en el tiempo oportuno se evidencio que está en proceso este objetivo tiene un avance del 1.42%.
El resultado del monitoreo del Área de Cartera tiene un nivel de avance del 17% de un 25% posible. De
acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance bajo de acuerdo a lo establecido, tal
1.16 Área de Mercadeo
De acuerdo a las actividades relacionadas por el área de mercadeo en el POA no reflejan las requeridas en el
manual de funciones, por lo anterior se solicita que el POA sea actualizado de tal forma que se puedan
evidenciar las actividades propias de la oficina. Para la oficina de planeación de continuar con este vacío se
tomaran las funciones relacionadas en el manual. Sin embargo pese a esto se reporta por parte del líder del
área de mercadeo.
En el POA del área solo se registra una actividad la cual consiste en presentar oferta de servicios a los
diferentes clientes, a la luz de este poa se evidencia que faltan estrategias de mercadeo encaminadas a la
fidelización de los clientes y la consecución de nuevos clientes.
Las acciones solo se han enfocado en la remisión de portafolios de servicios a las diferentes eps para dar a
conocer la institución, los servicios que se ofrecen, las condiciones tarifarias y demás aspectos que permitan
la contratación de los servicios de salud con otras instituciones. En relación a los contratos con las diferentes
eps, se evidencia que a la fecha solo se encuentran instrumentados los contratos con Comparta, Emdisalud,
Cajacopi, Comparta y Coosalud, Ambuq y se encuentra en trámite un contrato con la E.P.S COMFACOR.
El resultado de la evaluación al área de Mercadeo arroja un nivel de avance del 16% de un 25% posible. De
acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance - bajo, tal como se muestra en la
escala.
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El líder al área manifiesta que no se han realizado las actividades que deberían llevarse a cabo para dar
cumplimiento al objetivo de mercadeo, debido a falta de tiempo puesto que es la encargada de liderar el
área de Cartera.
Recomendación
Definir el POA, se deben establecer actividades propias del área que permitan la fidelización de los clientes,
consecución de nuevos clientes y la proyección del hospital. Se debe replantear el poa a fin de establecer
coherencia entre las actividades de los poa´s y las funciones establecidas en el manual de funciones de la
ese, la líder del área manifiesta que no tiene apoyo en el área lo cual no le permite realizar más objetivos ya
que esta área de Mercadeo es muy compleja.
1.17 Oficina Jurídica
Este plan de acción tiene formulado seis objetivos y seis actividades a realizar, dentro de la actividad 1.
Responder oportunamente los derechos de petición radicados para esta dependencia se evidenció que se
respondieron en los tiempos establecidos, se registran 49 derechos de petición de los cuales se
respondieron en un 100%. Este objetivo tiene un avance del 4.16%
En el objetivo 2. Se cuenta con una base de datos en la cual se registran 108 procesos en contra de la ese, se
lleva un control exhaustivo de los procesos, las instancias y los responsables de llevar cada proceso en la
institución; para esto se dispone de un abogado que se encarga de revisar diariamente en la página web de
los juzgados, hacer seguimiento y asignarlo a los demás abogados del área. Este objetivo tiene un avance
del 4.16%.
Las demandas son contestadas en los términos de ley, se hace seguimiento a la asistencia a las audiencias
citadas por parte de los asesores externos. También se evidenció que el grupo de profesionales a cargo
identifican en cada uno de los juzgados los procesos ejecutivos con el fin de solicitar la devolución de los
títulos o terminaciones de los procesos esto se corroboró a través de la base de datos en medio magnético.
Con respecto al objetivo 3. Proyectar y emitir los conceptos jurídicos que sean solicitados, actualmente
estos son solicitados verbalmente, se realiza a diario esta actividad, se pudo evidenciar que la subdirección
administrativa y financiera solicitó un concepto sobre seguridad social, se hizo los documentos que
requieren los contratistas para hacer una adición de contrato este concepto fue solicitado por la gerencia
tiene un avance del 3.32%
En el objetivo 4. Realizar el proceso de contratación institucional y la actividad de elaboración de
contratos en los tiempos señalados por ley; se evidencian mejoras en el proceso, puesto que la
contratratación para el primer, segundo y tercer trimestre de 2018 de personal de contratista se llevó a cabo
a principio de año (684 contratos) a cargo de la profesional Mónica Díaz es la líder del proceso de
contratación y estas se dan según la necesidades este objetivo tiene un avance del 4.16%.
Respecto al objetivo 5. Presentación en tiempo de los informes de ley, los planes de mejoramiento que
solicito la contraloría, informe que solicito el ministerio del trabajo, la procuraduría esta actividad tiene un
avance del 4.16%.
Actividad 6. Atender las observaciones y/o hallazgo que encuentren los entes de control y elaborar planes
de mejoramiento que encuentre, los entes de control y elaborar planes de mejoramiento se evidenció que
la actividad programada de este objetivo de adelantar todas las gestiones internas y externas que suscriban
en los planes de mejoramiento existentes con los entes de control este se dio atavez de radicado 005-03-
01-0561 el día 18 de septiembre del 2018, el ASUNTO: Conformidad plan de Mejoramiento entregó
información , la contraloría general del dpto. de córdoba en cumplimiento de lo establecido en la
resolución 384 de septiembre del 2015, donde se instó a la E.S.E Hospital San jerónimo de Monterita a la
18

suscripción de un plan de mejoramiento a fin de subsanar los hallazgos de carácter administrativos en
virtud de la auditoria gubernamental con enfoque integral , modalidad regular a la vigencia 2017 esta
actividad tiene un avance del 4.16%.
El resultado del monitoreo del Área de Gestión Jurídica tiene un nivel de avance del 24.12% de un 25%
posible. De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance –Conforme lo establecido,
tal como se muestra en la escala.
1.18 Área de Presupuesto
En este plan de acción se formularon tres objetivos, al objetivo 1. Garantizar la disponibilidad presupuestal,
esto se logra mediante la verificación permanente de que existan rubros suficientes para asegurar que se
cuenten con los recursos para la operación, mediante el seguimiento a los saldos y la ejecución presupuestal
disponible, de acuerdo a la información registrada en el software; se realizó adición presupuestal según la
fecha a corte de Julio a septiembre se garantizaron 214 CDP y traslado presupuestal para garantizar la
disponibilidad presupuestal de los rubros esta actividad tiene un avance del 8.33%
Con relación al objetivo 2. Presentar oportunamente el proyecto de presupuesto del año 2019, esta
actividad está en proceso, se presentó la proyección de la planta 2019, y se está a la espera, y por parte del
área de Suministro el proyecto del plan de Compra 2019, Proyecto Plan de Mantenimiento Hospitalario
2019, por parte del área de Planeación esta actividad tiene un avance del 6.66%
Con respecto al objetivo 3. Presentar información solicitadas por los entes de Control dentro de los términos
estipulados
Se remitió información sistema CHIP, CGR Presupuestal (Contraloría) periodo de Julio a Septiembre2018
con código 126323000 esta actividad tiene un avance del 8.33%
El resultado del monitoreo del Área de Presupuesto arroja un nivel de avance del 23.32% de un 25% posible.
De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance – conforme, tal como se muestra
en la escala.
Recomendación
Teniendo en cuenta la importancia de este proceso se recomienda que se formulen objetivos que vayan
encaminado a mejorar la productividad y no sean solo actividades del diario que hacer de la oficina y que
vayan encaminados a mostrar una mayor productividad del mismo y su impacto en los objetivos
institucionales.
1.19 Área de Tesorería
Este plan de acción tiene formulado un objetivo y nueve actividades a realizar y un indicador de gestión.
En la actividad No. 1”Registro y control de los recaudos de la entidad”, se evidencian los registros contables
en medio magnético y físico. Los recaudos diarios son recibidos mediante el informe dado por el sistema
“listado de resumen de recibos de caja” y se constata con los recaudos totales; se revisan los recaudos en
medio magnético con fecha de julio a septiembre 2018 y el “boletín de tesorería resumido”; en el caso que
haya alguna desviación, se verifica y se realiza el ajuste correspondiente. Esta actividad tiene un avance del
2.77%.
Con respecto a la actividad 2. Realizar archivos planos y dispersiones de nómina, proveedores y servicios,
son actividades inherentes a la función principal del área, los pagos se relacionan en los archivos planos y se
cargan en el sistema, posteriormente se valida con los archivos en físico que son elaborados por el auxiliar
de tesorería, se revisaron los soportes de julio a septiembre esta actividad tiene un avance del 2.77%.
19

En cuanto a la actividad 3. Elaboración de cheques, se utilizan en casos excepcionales cuando no se
registran cuentas bancarias, en este caso se emiten cheques, que son autorizados por el ordenador del gasto
esta actividad tiene un avance del 2.77%.
Con relación a la actividad 4. Oportunidad y control en el pago de los gastos de funcionamiento de la
entidad, se evidenció que a fecha a corte de julio a septiembre se está realizando esta actividad, teniendo
un avance del 2.77%.
Con respecto al objetivo 5. Oportunidad y control en el trámite de pagos de nómina y los demás conceptos
asociados a esta, se evidenció que esta actividad se realiza de manera correcta y en los tiempos estipulados
en la E.S.E con fecha a corte de julio a septiembre, teniendo esta actividad un avance del 2.77%.
Con respecto a la actividad 6. Elaborar y remitir oportunamente la información solicitada por las diferentes
áreas, esto se realiza cada vez que se efectúa un requerimiento al área de tesorería. Se evidenciaron varías
solicitudes como el área de contabilidad entre otras esta actividad tiene un avance del 2.77%.
En la actividad 7. Se realizan diariamente los arqueos de caja y se registran los movimientos en el software
institucional, en el cual se constata la información, en caso que existan diferencias estas se identifican y se
analiza la causa a fin de efectuar los correctivos pertinentes se le hace seguimiento diariamente a los cajeros
de la E.S.E se evidencio que efectuó a fecha a corte de Julio a septiembre de 2018 esta actividad tiene un
avance del 2.77%.
En la actividad 8. Con la identificación de los diferentes pagos efectuados por las entidades que tienen
vínculo contractual con la E.S.E se lleva una registro organizado por estos conceptos y discriminados por
fechas, es de aclarar que en las vigencias anteriores se presentaban inconsistencias con la identificación de
los pagos, por lo tanto este proceso de depuración se está llevando a cabo. La vigencia actual se encuentra
organizada. Esta actividad tiene un avance del 2.21%.
En la actividad 9. Realizar seguimiento mensual a las conciliaciones con las diferentes áreas en relación con
el control de los recursos está en proceso, a la fecha esta actividad se encuentra retrasada, se establece un
compromiso por parte del líder del área en retomar esta actividad. Se reporta un avance del 2.21%
El resultado del monitoreo del área de Tesorería arroja un nivel de avance del 23.81% de un 25% posible. De
acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance - conforme, tal como se muestra en la
escala.
1.20 Oficina de Planeación
Con relación al plan de acción de planeación se evidenció que hay formulado siete objetivos y seis
indicadores de gestión. El primer objetivo que se tiene es Coordinar y consolidar los Planes de Acción
anuales de las diferentes áreas de la E.S.E., el cumplimiento del indicador aumentó teniendo en cuenta que
el primer trimestre era del 87% definido por el número de poas entregado por las áreas vs el total de áreas
que deben presentar; y para el segundo trimestre de elaboraron los poas de las áreas faltantes tales como
Sistema de atención al usuario, sistemas de información y estadística, control interno contable.
Los poas se encuentran consolidados y publicados en la página web de la ESE en su nueva actualización
puesto que han sido ajustados según recomendaciones dadas por la oficina de planeación y la oficina de
control interno. Los planes de acción fueron elaborados y revisados por esta oficina, se vienen realizando las
correspondientes evaluaciones de forma trimestral el cual anexo al presente informe de los periodos Enero
– Marzo y Abril – Junio. En la actualidad se viene realizando la evaluación del periodo Julio – Septiembre que
tuvo un receso debido a la visita de la Superintendencia Nacional de Salud la semana del 22 al 26 de
septiembre.
El segundo objetivo es la presentación oportuna de los documentos e informes requeridos por norma por
parte de los diversos entes gubernamentales, en este segundo trimestre solo se ha requerido la revisión del
20

reporte de información SIHO, seguimiento que se ha efectuado por parte del líder de la oficina de
planeación, se evidencia que en este trimestre se realizó el reporte oportunamente. Así mismo, una de las
actividades fundamentales del área es el seguimiento a los comités institucionales de la institución, Para los
comités instituciones fue elaborado el cronograma de reunión de la vigencia 2018, se viene realizando
seguimiento al Cronograma De Reunión para lo cual se han elaborado informe de avance No. 3 estado de
comités institucionales tercer trimestre (julio – agosto - septiembre) vigencia 2018.
En la actualidad los Comité de la Entidad son los siguientes:
- Comité de Transfusiones Sanguíneas (Resolución No. 049 de 2.016)
- Comité de Farmacia y Terapéutica (Resolución 052 de 2.016)
- Comité Grupo Administrativo de Gestión Ambiental – GAGA (Resolución No. 048 de 2.006)
- Comité de Ética Hospitalaria (Resolución 051 de 2.016)
- Comité de Conciliación (Resolución 053 de 2.016)
- Comité de Calidad y Seguridad del Paciente (Resolución 050 de 2.016)
- Comité de Vigilancia Epidemiológica (Resolución 023 de 2.016)
- Comité Auditoría de Cuentas Médicas (Resolución 031 de 2.016)
- Comité de Infecciones Intrahospitalaria (Resolución 029 de 2.016)
- Comité de Sostenibilidad Contable y Financiero (Resolución 032 de 2.016)
- Comité Paritario y Seguridad en el Trabajo -
- Comité de Compras (Resolución 211 del 29/02/2.016)
- Comité Coordinador de Control Interno (Resolución 344 del 16/10/2.014)
- Comité Institucional de Desarrollo Administrativo (Resolución N° 1482 del 25 de enero del 2017
- Comité de urgencias (Resolución 175 del 16 de mayo de 2014
- Comité del SIAU (Resolución 838 DEL 2016
- Comité de Archivo (Resolución N°837 de 09 de Agosto de 2016)
- Comité de Historia Clínica (Resolución N°837 de 09 de Agosto de 2016)
El tercer objetivo consiste en actualizar los productos MECI, durante el segundo trimestre se actualizó la
matriz de riesgo como e evidencia en la página, se está elaborando la matriz de riesgo vigencia 2019, de
igual forma se liderar los poas a fin que sean consecuentes con el plan de gestión y mejorar la oportunidad
en el cumplimiento de los términos establecidos en la normatividad. Los mapas de riesgos, para la vigencia
del 2018, fueron elaborados por los correspondientes jefes de aéreas o responsables de procesos de las
diferentes dependencias de la entidad y revisados y actualizados por esta dependencia, en la actualidad la
oficina de Planeación viene adelantando la elaboración de los Mapas de Riesgos de las diferentes
dependencias de la entidad para la vigencia del 2019.
El estado del proceso de revisión y ajuste de los mapas de riesgo de la institución, genera como producto
final i) una guía de administración de riesgo, ii) una herramienta para la identificación y valoración de los
riesgos y iii) el mapa de riesgo actualizado (este contiene los mapas de las áreas administrativas y
asistenciales).
i) A la fecha se ha avanzado en la elaboración de la guía de administración de riesgo la cual está basada
en la guía propuesta por el departamento administrativo de la función pública y ajustada a la
resolución 345 del 2014 “por medio de la cual se adoptan las políticas de administración de riesgo de
la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería…”.
ii) Se elaboró la herramienta para la identificación y valoración de los riesgos.
iii) Se revisó y ajustó a la nueva herramienta los mapas de riesgo de las áreas: desarrollo del talento
humano; sistemas de información al usuario (SIAU); archivo y gestión documental; tesorería;
planeación; oficina jurídica; control interno de gestión; subdirección administrativa y financiera;
gestión de calidad; patología. Se está en proceso de revisión de las demás áreas administrativas y
asistenciales.
Nota: Los mapas de riesgo serán entregados a los líderes de cada área para su aprobación.
21

La tercera actividad tiene relación con la actividad de los Planes Bienales que señala la Ley 715 del 2001 y
que hace referencia a la preparación de proyectos de inversión con el objetivo de conseguir recursos para la
entidad la plataforma del Ministerio de Salud y Protección Social se encuentran inscritos y viabilizados un
total de se radicaron dos proyectos en el plan bienal en el 2017, y se encuentra debidamente registrado en
la plataforma del ministerio de salud, el cual se encuentra inscrito. El anterior es el plan bienal de la E.S.E.
Hospital San Jerónimo de Montería para el periodo 2018 – 2019, este plan tiene un costo aproximado de $
2.584.052.000 (Dos Mil Quinientos Ochenta Y Cuatro Millones Cincuenta Y Dos Mil Pesos).
En relación al Plan de Desarrollo de la E.S.E., como elemento fundamental para la toma de decisiones y uno
de los principales productos del sistema “MECI”, la oficina de planeación debe velar por su adecuada
ejecución, es por esto que el plan de desarrollo está siendo revisado y ajustado por esta oficina ya que se
identificaron falencias que deben ser subsanadas para asegurar su ejecución; en relación a lo anterior el
líder de la oficina de planeación presentará los ajustes a la gerencia para que sean adoptados de tal forma
que exista una interrelación de este con los planes de acción y el plan de acción institucional. No se
evidencia avance en el plan de desarrollo y plan de gestión, estos serán actualizados para poder integrarlo a
la nueva red hospitalaria departamental establecida por la secretaria de salud de Córdoba.
Se tiene proyectado para el tercer trimestre, la actualización de la plataforma estratégica de la E.S.E.
Hospital San Jerónimo de Montería, esto se realizará en coordinación con el área de calidad.
El resultado de la evaluación y avance de plan de acción del área de planeación arroja un nivel del 19% de un
25% posible. De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance – Conforme a lo
establecido, tal como se muestra en la escala.
1.21 Archivo y Gestión Documental
Este plan de acción tiene formulados seis objetivos y seis actividades a realizar uno de los objetivos
planteados en esta área corresponden a la organización de las historias estratégicamente organizadas pero
deben reorganizarse de acuerdo a lo planteado en la normatividad; en relación al objetivo 1. Evaluar
archivos de gestión de historias clínicas organizados este objetivos se ha cumplido por que se cuenta con las
herramientas necesarias y se habilito un espacio en lavandería y la organización de 30 estand y se cuenta
con el recurso humano de practicantes de la CUN , esta actividad tiene un avance del 4.16%.
En la actividad No 2, se plantea la organización de la infraestructura física de los depósitos de archivo en
especial el archivo histórico, puesto que se encuentra en estado crítico. Es de aclarar que dentro del alcance
del área esto se limita a realizar las gestiones ante la administración, mediante acta 002 y 003 en reunión de
comité se expuso la situación del archivo, la cual se dio trámite al equipamiento de la estantería para la
organización contando con el espacio necesario del archivo este objetivo tiene un avance del 4.16%.
Se organizó el equipo de trabajo para proceder con la intervención del fondo documental acumulado, este
es un trabajo que requiere de tiempo y de personal para poder llevarla a cabo, ante lo anterior y pese a que
se ha requerido el suministro de personal para fortalecer el área de archivo, se ha organizado el trabajo de
tal forma que se pueda avanzar en la intervención del fondo documental, se presentó un proyecto a la
gerencia para la organización del archivo y se está trabajando en el comité realizado el día 5 de septiembre,
donde se define la organización urgente del archivo histórico, esto con el fin de iniciar el inventario
documental y llevar a cabo el proceso para seleccionar la documentación que ya cumplió su ciclo vital para
finiquitar el proceso de acuerdo TRD Tabla de retención documental. Este objetivo tiene un avance del
2.49%.
El programa de gestión documental (PGD) es el instrumento archivístico que formula y documenta el
desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión de la documentación de una
entidad, con el objeto de facilitar su utilización y conservación; y el plan institucional de archivo (PINAR) es el
instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y
proyectos estratégicos previstos por la entidad, ambas herramientas se encuentran implementadas en la
institución desde el 2016 y el 2017, respectivamente. Se observó que se está llevando de manera
22

organizada, se evidencio que si esta implementado, se montó el proceso de digitalización, instructivo para la
elaboración de documento s (Manual de Procedimiento, este se montó en Agosto del 2018 al igual que la
GUIA este objetivo tiene un avance del 4.16%.
En relación a la actividad No. 5. Se puede evidenciar que el área ha emprendido acciones de mejora que han
permitido visualizar avances en el proceso de archivo, acciones tales como: la mejora en los procedimientos
de correspondencia mediante la implementación de un libro de radicación, utilizando un nuevo sello que
permite mayor control de la correspondencia. Este objetivo tiene un avance del 2.49%.
Actividad No.6. En cuanto a la actividad “implementación de la gestión documental electrónica” como
estrategia para alcanzar la información confiable, el líder del área ha manifestado mediante oficio y se ha
presentado al comité de archivo los requerimientos para su implementación. Se han solicitado los correos
electrónicos, se están programando capacitaciones con el apoyo del área de recursos humanos de la E.S.E
Hospital San jerónimo montería y aprendices del SENA. Este objetivo tiene un avance del 1.66%.
Se evidencia el seguimiento a las actividades del área mediante la realización de las sesiones del comité de
archivo el cual se reúne de forma bimensual con el fin de hacer seguimiento y establecer acciones de mejora
en el área.
El resultado del monitoreo del área de archivo y Gestión Documental arroja un nivel de avance del 19,12%
de un 25% posible. De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance “MEDIO” tal
1.22 Área de Suministros
Este plan de acción tiene formulado cinco objetivos, ocho actividades a realizar, la razón principal del área es
contar con un sistema de aprovisionamiento adecuado con el fin de satisfacer las necesidades de cada una
de las áreas de la E.S.E H.S.J.M de acuerdo al plan anual de adquisiciones, y la actividad a realizar de
solicitud de pedido a cada uno de los proveedores establecidos, se evidenció que esta actividad se realizó a
través de un listado actualizado de los nuevos proveedores según la necesidades de la E.S.E con el apoyo de
la subdirección administrativa y financiera en la fecha de corte de julio a septiembre de 2018 ,este indicador
tiene un avance del 5.0%, sin embargo, se evidencian falencias en el suministro debido a problemas de tipo
presupuestal que dificulta la adquisición oportuna de algunos suministros.
Con relación al objetivo 2. Gestionar ante la alta gerencia los recursos para la ampliación de la planta física
del área de suministro y almacenamiento, en cuanto a este indicador de gestión y se encuentra en un
avance del 0%.
Con respecto al objetivo 3. Gestionar ante la oficina de recursos humanos capacitación al personal auxiliar
de suministro, se reportó a recursos humanos la necesidad de capacitación del área y su inclusión en el
programada de capacitaciones se evidenció carta u oficio dirigido a la oficina de Recursos humanos en la
fecha a corte de julio a Septiembre de 2018 esta actividad tiene un avance del 3.0%.
Con respecto al objetivo 4. Dar cumplimiento a todos los informes o requerimientos exigidos por la
normatividad vigente tales como el informe del “SISMEC” sistema de información de precios de
medicamentos, este sistema lo montan en la plataforma del ministerio, esta actividad. Esta actividad se está
realizando sin inconvenientes esta actividad tiene un avance del 5.0%.
Con respecto al objetivo 5. Gestionar los recursos ante la alta gerencia para la ampliación de la capacidad
instalada de equipos de cómputo en el área de suministro, en este objetivo se pudo evidenciar que se
realizó la gestión con las especificaciones de los equipos que se necesitan, se está a la espera de su
aprobación por parte de la administración, teniendo en cuenta la limitación de recursos, sin embargo se
evidenció que se adquirieron algunas impresoras, esta actividad tiene un avance del 5.0%.
23

El resultado del monitoreo del área de Suministros un nivel de avance del 18.0% de un 25% posible. De
acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance – Medio, tal como se muestra en la
escala.
1.23 Activos Fijos
Este plan de acción tiene formulado cuatro objetivos. El objetivo 1. Suministrar todos los activos necesarios
para satisfacer las necesidades de cada área de la E.S.E H.S.J.M de acuerdo al plan anual de adquisiciones.
Inicialmente se observa que dicho objetivo debe ser redefinido porque tiene un alcance que sobrepasa el
alcance del área, puesto que el suministro de todos los activos no depende del área sino de los recursos de
la administración.
Las principales facturas por lo tanto el área de activos fijos debe recibir los requerimientos, se pudo
evidenciar que a fecha de corte de julio a septiembre de 2018 se dio lo siguiente todo ortopédico Sociedad
Comercializadora internacional con Factura de venta No 10.7952 los equipos que se entregaron fueron.
- Agitador recolector de Sangre.
- Separador Semi Automático esto se dio el día 11/07/2018 esto se dio en el Banco de Sangre
- 10 Carros de Aseos de 3 niveles con roda chines.
- 10 baldes exprimidor.
- La empresa fue Suministro Limar.
- Factura $C365 con fecha del 16 de Agosto /2018.
- Compra de Software.
- ApeStore y Servicios SAS.
- Antivirus y licencias de Antivirus ,150 UNID Fecha 22 de Agosto/2018
- Factura FC-256
- Suministro y dotaciones de Colombia.
- Instrumental y insumos Médico quirúrgico 14 UNID con fecha 17 de Agosto de 2018
Con relación al objetivo No. 2 Gestionar ante la oficina de recursos humanos Capacitación de aplicación de
las normas internacionales de información financiera para el manejo de los activos fijos. Está en proceso
ya que se va a coordinar con el área de recursos humanos la inclusión en el programa de capacitaciones
esta actividad tiene un avance del 3.75%.
Con respecto al objetivo 3. Realizar los informes de ley que se requieran se evidenció que a la fecha a corte
de julio a septiembre de 2018 no se ha requerido por los entes de control información alguna, sin embargo,
Se está organizando la información del área por si esta es requerida. Esta actividad tiene un avance del
3.75%
En el objetivo 4. Realización de capacitaciones sobre la responsabilidad del buen uso de los activos de la
entidad. En relación a este objetivo, se está pendiente de la incorporación de las capacitaciones en el
programa de capacitación de la ESE. Por otro lado se evidencia que se proyectó un oficio al área de recursos
humanos que se han realizado capacitaciones relacionados con el uso adecuado de los activos, cada que se
entrega un activo se capacita al personal y se hace firmar un acta de compromiso con el uso de los bienes
en esta actividad tiene un avance del 3.75%.
El resultado del monitoreo del Área de Activos Fijos tiene un nivel de avance del 17,5% de un 25% posible.
De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance – tal como se muestra en la
escala.
1.24 Control Interno Contable
24

Este plan de acción tiene siete objetivos y siete actividades a realizar dentro de los cuales tenemos los
siguientes.
Actividad No.1. Se realizará la auditoría al área de glosas con el fin de verificar que las objeciones sean
registradas en el sistema DG, revisar que el saldo que arroja el módulo de glosas sea consistente con lo
registrado en los estados financieros. Se evidenció que se llevó a cabo la auditoria correspondiente al área
de glosas en el periodo comprendido entre el mes de julio – Septiembre del 2018, se cruzó la información
con la líder del área de glosas Sandy Merlano quien manifestó que se realizó la auditoria por parte la líder de
control interno contable, y se hizo entrega del informe correspondiente, de igual manera se levantó un plan
de Mejoramiento , el cual se le hará su respectivo seguimiento con el fin de subsanar dichos hallazgos
dentro los cuales los más relevantes podemos mencionar Objeciones sin Contestar.
Actividad No 2. Verificar que los saldos de cartera sean razonables con los reportados en los estados
financieros, que se les dé aplicabilidad al nuevo marco normativo, políticas contables, resolución 414, que la
depuración de cartera sea permanente. Existen 170 entidades a las cuales se les presta servicios de salud
dentro de las cuales la cartera más comprometida que tenemos son:
- ADRES - Manexca
- Accidentes de tránsito facturados a FOSYGA - Secretaría de salud de Antioquia
- Consorcio SAIP - IPS Privadas y públicas
- Savia salud ESPS - Aseguradoras de tránsito
- Coosalud - Seguro del estado
- Nueva EPS - QBE
- Comfacor - Central de seguros Salud Cóndor
- Salud vida - Caprecom
- Cajacopi - SaudCoop
- Comparta - Cafesalud
- Emdisalud - Empresas en liquidación, entre otros.
- ADRES - Manexca
El estado de estos saldos está siendo verificado por parte de gestión interno contable quien manifiesta que
está en proceso y afirma que la demora en la terminación de esta actividad se atribuye la deficiencia de
recurso humano que la apoye en las actividades del área y a la complejidad de en el proceso para analizar y
procesa dicha información, se evidencio con fecha a corte de Julio a Septiembre del 2018 que se realizó una
Auditoria al área e Cartera el cual se hará llegar un informe preliminar a la Subdirección Administrativa y
Financiera de L E.S.E h.s.j.m.
Actividad No 3. En cuanto a la verificación de la consistencia de los estados de facturación con los estados
financieros y que la radicación de la facturación sea del 100%, se puede evidenciar que esta actividad está
programada para ser ejecutada en el mes de julio, el cual se evidencio que está en proceso.
Actividad No 4.Verificar que los saldos de tesorería sean razonables con los reportados en los estados
financieros, verificar que exista una adecuada presentación del efectivo y bancos, se realizaran los arqueos
de caja donde se evidencio que estos arqueos los realiza mensualmente y muchas veces trimestralmente ,
aquí se verifico conceptos de entrada de efectivo y su respectivas consignaciones en la cuenta bancaria de
la E.S.E , Se cruzó información con el tesorero y se corroboro el cumplimiento de esta actividad.
25

En el objetivo 5. Constatar que haya una adecuada proyección de ingresos y gastos con el fin de obtener un
equilibrio financiero, verificar que los traslados realizados se encuentren debidamente soportados, esta
actividad está proyectado para 28/2018 sin embargo en la fecha a corte de Julio a Septiembre del 2018 se
evidencio que no se ha realizad, el indicador de la actividad es equilibrio Presupuestal con recaudo.
Este objetivo se recomienda ajustarlo de la siguiente manera que haya una correcta ejecución Presupuestal,
y la actividad seria Realizar un seguimiento va la ejecución Presupuestal con el fin de verificar que se
obtenga un equilibrio Financiero, allí el indicador dela actividad si aplicaría el Equilibrio presupuestal con
recaudo.
El objetivo 6. Verificar que los saldos de las cuentas de suministro sean razonables con los estados
Financieros, se evidencio con fecha de Julio a Septiembre de 2018 se realizó seguimiento a la Auditoria
realizada al área de Suministro, donde se levantó un plan de Mejoramiento, y actualmente se encuentran
revisando las diferencias encontradas en el módulo de Suministro VS Contabilidad.
El objetivo 7. Obtener saldos reales ,depuración permanente a la propiedad planta y equipo , se evidencio
seguimientos a Auditoria realizada en el área de Activos Fijos , se evidencio con fecha a corte de julio a
Septiembre que se levantó un plan de Mejoramiento , el cual se viene haciendo seguimiento a los saldos
de las cuentas de Activos Fijos VS Contabilidad.
Realización de los inventarios de suministro Semestrales, en el mes de junio se realizaron los inventarios
semestrales de ley en los diferentes almacenes de la institución, información que será suministrada en el
respectivo informe a la Gerencia.
En el mes de Agosto y Septiembre se realizaron visitas a las bodegas principales (Farmacia) Central
Urgencia y Cirugía) en Compañía del químico Farmacéutico y se realizó Conteo aleatorio en cada una de las
áreas.
La líder dela área Isbelia Herrera Páez envió un oficio a doctora Gina Nisperuza Subdirectora Administrativa
y Financiera de la E.S.E h.s.j.m el día 31 de Octubre del 2018.
Dando Cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación, mediante la resolución 357 de
2008 y 193 de 2016 por la cual se adopta el procedimiento de Control interno Contable ,verificando las
diferentes etapas y actividades del proceso Contable (Etapa de reconocimiento Identificación ,
Clasificación, registro y ajustes , etapas de revelación ,elaboración de estados Financieros y demás
informes ,análisis ,interpretación y Comunicación de la información , y otros elementos de Control , los
cuales nos encontramos implementado con el fin de mejorar continuamente la actividad Contable de la
E.S.E.
Verificar la efectividad de los procedimientos de Control aplicados a las actividades propias del proceso
Contable de la E.S.E Hospital San jerónimo de Montería, a través de los cuales se debe generar información
Confiable, relevante y comprensible, tal como lo estipula el régimen de Contabilidad Pública (RCP).
El resultado del monitoreo del Área de Control interno Contable tiene un nivel de avance del 19.0% de un
25% posible. De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance – MEDIO, tal como se
1.25 Control interno disciplinario
Este plan de acción consta de tres de objetivos y tres actividades:
Con relación al objetivo 1.Velar por el cumplimiento del cronograma de informe de ley a lo que está
obligada la E.S.E Hospital San jerónimo de Montería ante los entes externos(contraloría procuraduría,
supersalud, se evidencio a la fecha de Julio a Septiembre de 2018 se adelantan tareas preventivas y
acompañamientos en las distintas áreas en la Oficina de Control interno de gestión y recepcionando las
novedades que se presentan en cada una de estas dependencias para ser analizadas para determinar si
existen conductas de reproche disciplinario .
26

- Oficio 250.41.01.003.18
- ASUNTO: Presunto incumplimiento al objeto Contractual y al código de ética Sep 6/2018 radicado.
- Oficio 250.41.01.004.18
- ASUNTO: Incumplimiento al objeto Contractual y violación al código de ética /radicado Septiembre
7/2018.
- Oficio 250.41.01.005.18 con fecha del 10/09/2018.
- Oficio 250.41.01.006.18
- Solicitud de Informe de Actuaciones realizadas por la Subdirección Científica por hechos ocurridos
al interior de la Sala de Parto.
En el objetivo 2.velar por el cumplimiento del modelo estándar de control interno “MECI”2014 para la E.S.E
Hospital San jerónimo de Montería, lo anterior de acuerdo a lo establecido en la ley 734 2002 en su artículo
34 que contextualiza los deberes de todo servidor público, de acuerdo a la fecha de corte de julio a
septiembre del 2018 se evidencio que se socializó en área de Cartera tareas Preventivas a los Jefes de áreas
en el Cumplimiento de sus Obligaciones en el reporte y actualización de proceso de acuerdo a la
estructura “MECI” para el Control de los procesos que adelantan la entidad. Un avance del 4.99%.
En la actividad 3. Proferir indagación preliminar o de apertura de investigación disciplinaria, según la ley
734de 2002 se evidencio dos aperturas de indagación preliminar, con radicado 2018001.218002autos de
preclusión. Esta actividad tiene una duración 6.66%
El resultado del monitoreo del área de Control disciplinario arroja un nivel de avance del 19.98% de un 25%
posible. De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance “MEDIO” tal como se
1.26 Sistemas
El plan de acción de sistemas de la E.S.E Hospital San jerónimo de Montería consta de tres objetivos y cinco
actividades; prevenir la pérdida de la información almacenada en la base de datos del software de la ESE
Hospital San Jerónimo de Montería, Dinámica Gerencial Hospitalaria .Net.
Objetivo N 1. Prevenir la pérdida de la información almacenada en la base de datos del software de la ESE
Hospital San Jerónimo de Montería, Dinámica Gerencial Hospitalaria .Net.
Tiempo de ejecución: Las actividades a continuación se realizan de forma diaria.
- Administración de bases de datos y del software Archidoc Ultimate correspondiente a la digitalización
de historias clínicas y gestión de documentos en la E.S.E HSJM.
- Asesoría en las distintas áreas y capacitación al personal vinculado a todos los procesos de la E.S.E HSJM
referente al software Dinámica Gerencial .net, en general todas las actividades pertinentes para
prevenir la pérdida de la información almacenada en la base de datos del software.
Objetivo N 2. Realizar copias de seguridad a la base de datos de Dinámica Gerencial Hospitalaria .Net.
Tiempo de ejecución: Las actividades a continuación se realizan de forma diaria.
- Backup de bases de datos y del software Archidoc Ultimate correspondiente a la digitalización de
historias clínicas y gestión de documentos en la E.S.E HSJM.
Objetivo N 3. Realizar los diagnósticos pertinentes para la reparación y optimización de equipos
informáticos
- Tiempo de ejecución: Las actividades a continuación se realizan de forma diaria.
27

- Mantenimientos preventivos y correctivos a todos los equipos de sistema en la ESE HSJM.
- Monitoreo a la red de datos (LAN) en la E.S.E. HSJM.
El resultado del monitoreo del área de Sistema tiene un nivel de avance del 19.98% de un 25% posible. De
acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance – Conforme a lo establecido, tal como
se muestra en la escala.
Áreas asistenciales
1.27 Sistema de información y estadística
Este plan de acción tiene un objetivo y tres actividades a realizar; el objetivo 1. Centralización de la
información generada en la E.S.E h.s.j. hay áreas que en el tercer trimestre no han presentado información
en las fechas estipuladas, la cual se presenta los 5 primeros días de cada mes, estas áreas son
Epidemiologia, SIAU, Seguridad del Paciente. Esta actividad tiene un avance de 6.66%.
Con relación a la actividad 2.Entrega de indicadores internos y externos se evidenció un informe de 97
páginas donde están discriminados los indicadores internos, reunión de Urgencias el 24 de Agosto del 2018
- Cirugía 29 de Agosto de 2018.
- Reunión de Urgencias el 4 /9/2018.
- Socialización de Procesos Urgencias b13de Agosto /2018.
- Revisión Cirugía 5/09/2018.
- Visita de Urgencias 22/09.
- Entrega de Estadística Vitales, Sep./2018.
- Indicadores de Urgencias 2018
- Indicadores de Consulta Sep. 2018.
- Indicadores de cirugía Sep./2018
Esta actividad tiene un avance del 8.33%.
Con relación a la actividad 3. Seguimiento a los indicadores internos y externos, los indicadores externos
según resolución 256.
Indicadores resolución 1552v2012 Consulta Externa.
TSH Neonatal y resolución 4505 2012-Septiembre de 2018
El día 4de septiembre de 2018 se realizó el Comité de Calidad –Desarrollo Organizacional, dentro de las
cuales en el orden del día se dieron los siguientes puntos.
- Verificación del quórum.
- Análisis Indicadores de Urgencias Agosto 2018
- Proposiciones y Varios.
- En el primer punto a tratar Se revisó el total de ingresos y la oportunidad de atención en el servicio
de Urgencias durante el mes de Agosto de 2018, encontrando lo siguiente.
No DE INGRESO OPORTUNIDAD
URGENCIA ADULTOS-INGRESO 794 34 MINUTOS
URGENCIA PEDIATRICA INGRESO 364 53 MINUTOS
URGENCIAS GINECOBSTETRICO-INGRESO 330 1:22 HRS
TOTAL GENERAL 1448 49 MINUTOS
28

Se evidenció un incremento en el total de los ingresos del 13% respecto al mes inmediatamente anterior
y un promedio de 48 Admisiones por día, la oportunidad de atención fue de 49 minutos en promedio ,se
sigue presentando en Urgencias Ginecológicas los tiempos más prolongados.
2. Se realizó una revisión y cruce de información con el aplicativo web SIREL, respecto al manejo de las
remisiones, desde el día 21 al 31 de Agosto se evidenciaron 360 pacientes comentados a nuestra
institución , en promedio 45 pacientes día.
Del total de pacientes comentados, se aceptaron 254(70,5%) y llegaron a la 153(60,2%).
El total de Pacientes comentados que llegaron a la E.S.E fue 175, lo que corresponde al 37,5% del total de
ingreso en el mismo periodo, lo cual sugiere que la mayoría de los ingresos restantes son enviados como
urgencias vitales, lo repercute en la clasificación del triage, los servicios más solicitados son:
- Medicina Interna 30%
- Ginecoobstetricia : 22%
- Pediatría: 20%
- Ortopedia: 12,6 %
De lo anterior nuevamente se hace la anotación de la importancia de realizar un registro independiente
del ingreso de traumas al servicio de urgencias .Además de lo anterior se recibieron especialidades como
gastroenterología, de lo cual no se presta el servicio en la E.S.E.
En cuanto a los tiempos de espera , del total de remisiones que ingresaron en la E.S.E, 28 pacientes superan
las 24 horas de aceptación por parte del personal médico que presta sus servicios en la E.S.E Y 125
pacientes , promedian 3:57 horas de Oportunidad desde la hora de remisión hasta la hora de respuesta
por parte nuestra .
3. Nuevamente queda en acta la anotación respecto a la historia Clínica de ingreso a las diferentes áreas
del servicio de urgencia.
El resultado del monitoreo del área de sistema de información y estadística tiene un nivel de avance del
19.98% de un 25% posible. De acuerdo a la escala de calificación, se encuentra en un nivel de avance –
MEDIO.
1.28 Gestión de Calidad
El plan de acción del área de calidad está conformado por 13 actividades, de las cuales son evaluadas para
el segundo trimestre cuyas fechas de ejecución están definidas para los meses de enero a marzo, el avance
reportado se describe a continuación.
Actividad 1. Durante el tercer trimestre de 2018 se actualizaron tres sesiones de capacitación en temas
concernientes a revisión de procesos, mejoramiento continuo y trato humanizado de la atención en salud,
con una asistencia de 127 personas entre personal médico, enfermeras, auxiliar de enfermería y
administrativo en general.
Actividad 2. Con corte a 30 de septiembre de 2018 el PAMEC se han ejecutado en un 60% de las actividades
programadas, entre estas la aplicación de las listas de verificación de SOGCS, desarrollar procesos de cultura
de calidad, autoevaluación de estándares de habilitación resolución 2003 de 2014, establecer acciones de
mejoramiento y el seguimiento de los indicadores de gestión de cada una de las áreas asistenciales.
Actividad 3. Se aplicó lista de chequeo de autoevaluación del sistema obligatorio de garantía de calidad en
salud enfocada en 7 aspectos fundamentales que estipula la normatividad vigente, obteniendo un
porcentaje de cumplimiento del 77% y un 23% de incumplimiento.
29

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