Este documento presenta un instructivo para justificar diferencias en inventarios de suministros. Establece que las unidades deben informar sus datos de contacto y presentar justificaciones para diferencias en un plazo determinado de forma concisa y sustentada con documentación. También indica que si no se presentan las justificaciones se iniciará una investigación preliminar y se podrían determinar responsabilidades administrativas.
Este manual establece los procedimientos para la administración de fondos de caja chica en una organización. Detalla los objetivos, como establecer una guía para compras menores y regular la delegación de autoridad. Explica cómo crear y modificar los fondos a través de resoluciones administrativas, y designar a un custodio y autoridad competente. Además, especifica los usos aceptables de los fondos, como movilidad, estacionamiento, útiles de oficina, entre otros, y los documentos requeridos.
Este documento describe el procedimiento de facturación y cartera de la Cámara de Comercio de Cartagena. Explica que el objetivo es recaudar los activos de las facturas emitidas por los servicios prestados a las empresas. Detalla el proceso de facturación, que incluye la recepción de solicitudes, análisis, elaboración, aprobación y envío de facturas, así como el seguimiento de pagos y gestión de cobros. También establece plazos para la confirmación de recibido, recordatorios de pago, suspensión de
Este documento es una acta de entrega-recepción de cargo que detalla los datos del trabajador saliente y entrante, el estado de los trabajos encomendados, documentos y bienes a cargo, y certificados de no adeudar bienes u otros fondos al departamento de educación.
Este documento resume las debilidades encontradas en el control interno de varias áreas como caja y bancos, cuentas por cobrar, inventarios, y ofrece recomendaciones para mejorarlos. Se identificaron 14 debilidades como falta de comunicación a los bancos sobre cambios de personal autorizado, ausencia de políticas para el área de inventarios, y falta de supervisión en los ajustes posteriores al cierre. Se recomienda implementar mejores controles, políticas claras, y supervisión de los procedimientos establecidos.
Este documento describe las guías de remisión que deben emitirse cuando se transportan bienes entre diferentes direcciones. Explica que las guías de remisión sustentan el traslado de bienes y que pueden ser emitidas para transporte privado o público. Detalla también quiénes están obligados a emitir cada tipo de guía de remisión y la información que debe contener cada una.
El documento presenta un mapa de riesgos de la facturación en un hospital. Identifica 14 riesgos principales como falta de bases de datos actualizadas, falta de autorizaciones oportunas por parte de las EPS, demoras en el proceso de facturación y reporte extemporáneo de informes. Para cada riesgo describe su probabilidad, impacto, clasificación y causas. También propone controles y responsables para reducir o aceptar cada riesgo.
La nota de entrada es un documento oficial que registra la entrada de bienes o materiales a un almacén. Contiene información como el nombre de la dependencia, proveedor, fecha de ingreso, número de factura, descripción, cantidad, precios unitario y total de los productos recibidos. Requiere tres firmas de autorización y conformidad.
Este documento es un acta de conformidad de servicio entre Agroindustrial Laredo S.A. y la Corporación Sabrisa S.A.C. Tras inspeccionar el servicio, se constató que se completó según lo acordado contractualmente en cuanto a condiciones y plazos. Ambas partes firmaron el acta para indicar conformidad con el servicio prestado.
Este manual establece los procedimientos para la administración de fondos de caja chica en una organización. Detalla los objetivos, como establecer una guía para compras menores y regular la delegación de autoridad. Explica cómo crear y modificar los fondos a través de resoluciones administrativas, y designar a un custodio y autoridad competente. Además, especifica los usos aceptables de los fondos, como movilidad, estacionamiento, útiles de oficina, entre otros, y los documentos requeridos.
Este documento describe el procedimiento de facturación y cartera de la Cámara de Comercio de Cartagena. Explica que el objetivo es recaudar los activos de las facturas emitidas por los servicios prestados a las empresas. Detalla el proceso de facturación, que incluye la recepción de solicitudes, análisis, elaboración, aprobación y envío de facturas, así como el seguimiento de pagos y gestión de cobros. También establece plazos para la confirmación de recibido, recordatorios de pago, suspensión de
Este documento es una acta de entrega-recepción de cargo que detalla los datos del trabajador saliente y entrante, el estado de los trabajos encomendados, documentos y bienes a cargo, y certificados de no adeudar bienes u otros fondos al departamento de educación.
Este documento resume las debilidades encontradas en el control interno de varias áreas como caja y bancos, cuentas por cobrar, inventarios, y ofrece recomendaciones para mejorarlos. Se identificaron 14 debilidades como falta de comunicación a los bancos sobre cambios de personal autorizado, ausencia de políticas para el área de inventarios, y falta de supervisión en los ajustes posteriores al cierre. Se recomienda implementar mejores controles, políticas claras, y supervisión de los procedimientos establecidos.
Este documento describe las guías de remisión que deben emitirse cuando se transportan bienes entre diferentes direcciones. Explica que las guías de remisión sustentan el traslado de bienes y que pueden ser emitidas para transporte privado o público. Detalla también quiénes están obligados a emitir cada tipo de guía de remisión y la información que debe contener cada una.
El documento presenta un mapa de riesgos de la facturación en un hospital. Identifica 14 riesgos principales como falta de bases de datos actualizadas, falta de autorizaciones oportunas por parte de las EPS, demoras en el proceso de facturación y reporte extemporáneo de informes. Para cada riesgo describe su probabilidad, impacto, clasificación y causas. También propone controles y responsables para reducir o aceptar cada riesgo.
La nota de entrada es un documento oficial que registra la entrada de bienes o materiales a un almacén. Contiene información como el nombre de la dependencia, proveedor, fecha de ingreso, número de factura, descripción, cantidad, precios unitario y total de los productos recibidos. Requiere tres firmas de autorización y conformidad.
Este documento es un acta de conformidad de servicio entre Agroindustrial Laredo S.A. y la Corporación Sabrisa S.A.C. Tras inspeccionar el servicio, se constató que se completó según lo acordado contractualmente en cuanto a condiciones y plazos. Ambas partes firmaron el acta para indicar conformidad con el servicio prestado.
El documento es un acta de entrega-recepción de equipos de cómputo entre las empresas Computadores JR y AppleStore. En el acto se entregan equipos iMac a Computadores JR, se revisan y prueban las especificaciones y funcionamiento de los equipos, y ambas partes firman el acta para confirmar la entrega en buen estado.
El resumen del documento en 3 oraciones o menos es:
El informe presenta los resultados de una auditoría realizada al Fondo de Caja Chica de la Gerencia de Administración de una empresa de transporte. La auditoría verificó el cumplimiento normativo y contable del fondo a través de entrevistas, conteos y pruebas. Se describen también la estructura organizativa de la Gerencia de Administración y se mencionan las observaciones preliminares encontradas en la revisión.
El documento resume el funcionamiento del crédito documentario o carta de crédito. Explica las obligaciones y responsabilidades de las partes involucradas como el importador, exportador, banco emisor y confirmador. También describe los pasos del proceso como la emisión del crédito, envío de la mercancía, presentación de documentos y pago.
El informe detalla cuatro rendiciones de fondos para la caja chica realizadas por el responsable de caja chica Sigsfrido Calderón Quispe a la directora general María Isabel Breña Povis entre abril y agosto de 2013, solicitando en cada caso un nuevo desembolso de 750 nuevos soles para cubrir los gastos de la institución.
SUSTENTO A CARTA INDUCTIVA DE SUNAT SOBRE OMISIÓN DE VENTAS POR DEPOSITO DE D...Asesor Contable Oficial
CARTA INDUCTIVA DE SUNAT SOBRE OMISIÓN DE VENTAS: En estos días es común que notifique a los contribuyentes que tenemos ventas omitidas por S/….…y en un determinado periodo, luego que ellos verificaran los depósitos en la cuenta de detracciones del Banco de la Nación. En muchos casos no existe esa inconsistencia, les dejo un escrito de cómo sustentar esas operaciones.
El documento describe los procedimientos para la gestión de bienes muebles estatales, incluyendo la realización de inventarios, el alta y baja de bienes en los registros, y los organismos responsables de estos procesos. Se explican las normas legales que rigen la materia y los pasos a seguir para llevar a cabo los diferentes trámites de forma adecuada.
DEFINICIÓN DEL SIAF
El sistema integrado de administración financiera para el sector público, es un instrumento informático, que automatiza el proceso de ejecución presupuestal, financiero y contable, mediante un registro único de operaciones, produciendo información con mayor rapidez, precisión e integridad, válida para la toma de decisiones de los diferentes niveles gerenciales de la organización gubernamental.
OBJETIVOS DE LOS SIAF
Garantizar la calidad y oportunidad de la información dirigida a los distintos niveles jerárquicos de la administración del Estado.
Desarrollar un sistema en línea de información financiera
Facilidades para llevar a cabo los procesos de fiscalización y evaluación de los entes públicos
Conformar un medio de comunicación destinado a lograr plenamente las normas internacionales de transparencia fiscal en los recursos financieros Tomado de XIV Seminario Regional de Política Fiscal 7.
ALCANCES DEL SIAF
Forma parte de una estrategia de reforma del Estado de largo plazo y, si bienes de aplicación general en el Sector Público, se ha venido implementando en fases subsiguientes.
1. Presentación y recepción de las rendiciones de cuentas;
2. Análisis y procesamiento de la información;
3. Elaboración;
4. Informe de auditoría;
5. Presentación;
6. Examen y dictamen;
7. Aprobación;
8. Difusión.
VENTAJAS DEL SIAF
Permite reportes consistentes de estados presupuestales, financieros y contables, brindando a la DNCP información para la Cuenta General de la República.
Permite un seguimiento de la ejecución presupuestal en sus diferentes fases(compromiso, devengado, girado y pagado).
Permite la obtención de reportes de COA a la SUNAT.
Integra y compatibiliza la información disponible de los diversos organismos y entidades comprendidas en el sistema.
Registra, en forma integral, todas las operaciones que se producen en los organismos públicos.
La Guía tiene por objetivo poner a disposición un documento técnico que sirva de marco de referencia para uniformizar los conceptos, criterios y terminología para la aplicación de las técnicas de auditoría, así como, difundir las técnicas de auditarla que permitan obtener evidencia suficiente y apropiada para sustentar la opinión del auditor gubernamental.
El documento describe el proceso de elaboración, aprobación y ejecución del Plan Anual de Contrataciones (PAC) en las entidades públicas. Explica que el PAC consolida los requerimientos de bienes, servicios y obras a contratar durante el año y debe estar alineado con el presupuesto institucional aprobado. Detalla las etapas de elaboración del cuadro de necesidades, valorización, ajustes y aprobación del proyecto de PAC. Finalmente, señala que la ejecución del PAC debe realizarse sin fraccionar proces
El documento es un contrato de arrendamiento de terrenos agrícolas entre el propietario José Crosbaldo Lazo Taborga y los arrendatarios Carmen Rosa Mamani Huanacuni y Emilio Chucllo Kano. El contrato establece que José Crosbaldo arrendará cinco topos de tierra a cada arrendatario por un año, del 15 de marzo de 2013 al 15 de marzo de 2014, por un pago de S/./3,000 por topo. El contrato detalla los límites de la tierra, las obligaciones de cada parte, y est
El memorando resume los resultados de una revisión de los estados financieros de La Empresa S.A. con corte a junio 30 de 2009. Se analizan las cifras de los estados financieros, incluyendo una disminución del 13% en los activos totales y del 24% en los pasivos totales. El patrimonio solo varió un 1%, con un aumento en las reservas y la utilidad neta del período. Se comparan cifras clave entre junio de 2009 y diciembre de 2008, y se analizan variaciones en cuentas como disponible, de
El documento establece el procedimiento de compras de la empresa PIROMAX SAS. El procedimiento inicia con la recepción de solicitudes de compras del personal y termina con la recepción de los bienes o servicios adquiridos. Se describe el proceso de búsqueda de proveedores, solicitud y evaluación de cotizaciones, selección del proveedor, emisión de la orden de compra y pago. El objetivo es adquirir los bienes y servicios requeridos de forma efectiva y cumpliendo con los requisitos legales.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AUDITORIA DE GESTION 1personal
El documento presenta los resultados de una auditoría de control interno realizada a la empresa Orientruck S.A. Transporte del Oriente. La auditoría evaluó cinco subcomponentes de las actividades de control de la empresa y determinó que existe un alto nivel de confianza (87%) en los procesos de control, lo que representa un bajo riesgo (13%).
La carta propone realizar una auditoría de los estados contables de la empresa JHOSEPHINE al 31 de diciembre de 2009. La auditoría consistirá en emitir una opinión sobre si los estados contables se ajustan a las normas contables ecuatorianas y no contienen errores significativos. El trabajo de auditoría se realizará en dos etapas y producirá un informe de auditoría y una carta de recomendaciones. El costo estimado es de $7,500 pagaderos en tres plazos.
Este documento es un acta de entrega fechada el 3 de diciembre de 2008 en la que Dennis Joseph Salcedo Perdomo, director de la UMATA, entrega insumos y materiales como 5 computadores, 4 hubs y 6 routers a Kevin Ballesteros de la Fundación de Software Gratis. El acta fue firmada por Dennis Joseph Salcedo Perdomo y Angelo Muñoz en Yumbo el 17 de diciembre de 2008.
Eder Orlando Ojeda Capuñay entregó información técnica de topografía correspondiente al replanteo topográfico del proyecto "LÍNEA DE TRANSMISIÓN EN 220 KV CARHUAQUERO – CAJAMARCA NORTE – CÁCLIC - MOYOBAMBA Y SSEE" mediante un documento notarial para asegurar que la información se utilice únicamente para los fines acordados.
Flujograma compra y venta equipo ,con fines academicos para los participantes de contaduria publica en la unidad curiirular: Sistemas y procedimientos contables uptaeb
Guias de remision electronica_ Estudio Muñiz.pdfkarinaAide
La Resolución de Superintendencia No. 000123-2022 modifica las normas sobre guías de remisión para establecer la emisión electrónica como regla general. Además, designa nuevos emisores electrónicos y establece que la norma entra en vigor el 13 de julio, excepto algunas disposiciones que lo harán el 1 de diciembre.
Flujograma para el ingreso a bodega/compra de bienesactivosfijosespol
El flujograma describe el procedimiento para el ingreso de bienes a la bodega de la Escuela Superior Politécnica del Litoral. El proveedor entrega la mercadería, que es receptada por el guardalmacén general. Si se encuentran novedades, la mercadería es devuelta; de lo contrario, se realiza un acta de entrega-recepción o una tarjeta de custodia y el bien ingresa a la bodega asignándole un código de inventario. Finalmente, se actualiza la base de datos.
El documento es un acta de entrega-recepción de equipos de cómputo entre las empresas Computadores JR y AppleStore. En el acto se entregan equipos iMac a Computadores JR, se revisan y prueban las especificaciones y funcionamiento de los equipos, y ambas partes firman el acta para confirmar la entrega en buen estado.
El resumen del documento en 3 oraciones o menos es:
El informe presenta los resultados de una auditoría realizada al Fondo de Caja Chica de la Gerencia de Administración de una empresa de transporte. La auditoría verificó el cumplimiento normativo y contable del fondo a través de entrevistas, conteos y pruebas. Se describen también la estructura organizativa de la Gerencia de Administración y se mencionan las observaciones preliminares encontradas en la revisión.
El documento resume el funcionamiento del crédito documentario o carta de crédito. Explica las obligaciones y responsabilidades de las partes involucradas como el importador, exportador, banco emisor y confirmador. También describe los pasos del proceso como la emisión del crédito, envío de la mercancía, presentación de documentos y pago.
El informe detalla cuatro rendiciones de fondos para la caja chica realizadas por el responsable de caja chica Sigsfrido Calderón Quispe a la directora general María Isabel Breña Povis entre abril y agosto de 2013, solicitando en cada caso un nuevo desembolso de 750 nuevos soles para cubrir los gastos de la institución.
SUSTENTO A CARTA INDUCTIVA DE SUNAT SOBRE OMISIÓN DE VENTAS POR DEPOSITO DE D...Asesor Contable Oficial
CARTA INDUCTIVA DE SUNAT SOBRE OMISIÓN DE VENTAS: En estos días es común que notifique a los contribuyentes que tenemos ventas omitidas por S/….…y en un determinado periodo, luego que ellos verificaran los depósitos en la cuenta de detracciones del Banco de la Nación. En muchos casos no existe esa inconsistencia, les dejo un escrito de cómo sustentar esas operaciones.
El documento describe los procedimientos para la gestión de bienes muebles estatales, incluyendo la realización de inventarios, el alta y baja de bienes en los registros, y los organismos responsables de estos procesos. Se explican las normas legales que rigen la materia y los pasos a seguir para llevar a cabo los diferentes trámites de forma adecuada.
DEFINICIÓN DEL SIAF
El sistema integrado de administración financiera para el sector público, es un instrumento informático, que automatiza el proceso de ejecución presupuestal, financiero y contable, mediante un registro único de operaciones, produciendo información con mayor rapidez, precisión e integridad, válida para la toma de decisiones de los diferentes niveles gerenciales de la organización gubernamental.
OBJETIVOS DE LOS SIAF
Garantizar la calidad y oportunidad de la información dirigida a los distintos niveles jerárquicos de la administración del Estado.
Desarrollar un sistema en línea de información financiera
Facilidades para llevar a cabo los procesos de fiscalización y evaluación de los entes públicos
Conformar un medio de comunicación destinado a lograr plenamente las normas internacionales de transparencia fiscal en los recursos financieros Tomado de XIV Seminario Regional de Política Fiscal 7.
ALCANCES DEL SIAF
Forma parte de una estrategia de reforma del Estado de largo plazo y, si bienes de aplicación general en el Sector Público, se ha venido implementando en fases subsiguientes.
1. Presentación y recepción de las rendiciones de cuentas;
2. Análisis y procesamiento de la información;
3. Elaboración;
4. Informe de auditoría;
5. Presentación;
6. Examen y dictamen;
7. Aprobación;
8. Difusión.
VENTAJAS DEL SIAF
Permite reportes consistentes de estados presupuestales, financieros y contables, brindando a la DNCP información para la Cuenta General de la República.
Permite un seguimiento de la ejecución presupuestal en sus diferentes fases(compromiso, devengado, girado y pagado).
Permite la obtención de reportes de COA a la SUNAT.
Integra y compatibiliza la información disponible de los diversos organismos y entidades comprendidas en el sistema.
Registra, en forma integral, todas las operaciones que se producen en los organismos públicos.
La Guía tiene por objetivo poner a disposición un documento técnico que sirva de marco de referencia para uniformizar los conceptos, criterios y terminología para la aplicación de las técnicas de auditoría, así como, difundir las técnicas de auditarla que permitan obtener evidencia suficiente y apropiada para sustentar la opinión del auditor gubernamental.
El documento describe el proceso de elaboración, aprobación y ejecución del Plan Anual de Contrataciones (PAC) en las entidades públicas. Explica que el PAC consolida los requerimientos de bienes, servicios y obras a contratar durante el año y debe estar alineado con el presupuesto institucional aprobado. Detalla las etapas de elaboración del cuadro de necesidades, valorización, ajustes y aprobación del proyecto de PAC. Finalmente, señala que la ejecución del PAC debe realizarse sin fraccionar proces
El documento es un contrato de arrendamiento de terrenos agrícolas entre el propietario José Crosbaldo Lazo Taborga y los arrendatarios Carmen Rosa Mamani Huanacuni y Emilio Chucllo Kano. El contrato establece que José Crosbaldo arrendará cinco topos de tierra a cada arrendatario por un año, del 15 de marzo de 2013 al 15 de marzo de 2014, por un pago de S/./3,000 por topo. El contrato detalla los límites de la tierra, las obligaciones de cada parte, y est
El memorando resume los resultados de una revisión de los estados financieros de La Empresa S.A. con corte a junio 30 de 2009. Se analizan las cifras de los estados financieros, incluyendo una disminución del 13% en los activos totales y del 24% en los pasivos totales. El patrimonio solo varió un 1%, con un aumento en las reservas y la utilidad neta del período. Se comparan cifras clave entre junio de 2009 y diciembre de 2008, y se analizan variaciones en cuentas como disponible, de
El documento establece el procedimiento de compras de la empresa PIROMAX SAS. El procedimiento inicia con la recepción de solicitudes de compras del personal y termina con la recepción de los bienes o servicios adquiridos. Se describe el proceso de búsqueda de proveedores, solicitud y evaluación de cotizaciones, selección del proveedor, emisión de la orden de compra y pago. El objetivo es adquirir los bienes y servicios requeridos de forma efectiva y cumpliendo con los requisitos legales.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AUDITORIA DE GESTION 1personal
El documento presenta los resultados de una auditoría de control interno realizada a la empresa Orientruck S.A. Transporte del Oriente. La auditoría evaluó cinco subcomponentes de las actividades de control de la empresa y determinó que existe un alto nivel de confianza (87%) en los procesos de control, lo que representa un bajo riesgo (13%).
La carta propone realizar una auditoría de los estados contables de la empresa JHOSEPHINE al 31 de diciembre de 2009. La auditoría consistirá en emitir una opinión sobre si los estados contables se ajustan a las normas contables ecuatorianas y no contienen errores significativos. El trabajo de auditoría se realizará en dos etapas y producirá un informe de auditoría y una carta de recomendaciones. El costo estimado es de $7,500 pagaderos en tres plazos.
Este documento es un acta de entrega fechada el 3 de diciembre de 2008 en la que Dennis Joseph Salcedo Perdomo, director de la UMATA, entrega insumos y materiales como 5 computadores, 4 hubs y 6 routers a Kevin Ballesteros de la Fundación de Software Gratis. El acta fue firmada por Dennis Joseph Salcedo Perdomo y Angelo Muñoz en Yumbo el 17 de diciembre de 2008.
Eder Orlando Ojeda Capuñay entregó información técnica de topografía correspondiente al replanteo topográfico del proyecto "LÍNEA DE TRANSMISIÓN EN 220 KV CARHUAQUERO – CAJAMARCA NORTE – CÁCLIC - MOYOBAMBA Y SSEE" mediante un documento notarial para asegurar que la información se utilice únicamente para los fines acordados.
Flujograma compra y venta equipo ,con fines academicos para los participantes de contaduria publica en la unidad curiirular: Sistemas y procedimientos contables uptaeb
Guias de remision electronica_ Estudio Muñiz.pdfkarinaAide
La Resolución de Superintendencia No. 000123-2022 modifica las normas sobre guías de remisión para establecer la emisión electrónica como regla general. Además, designa nuevos emisores electrónicos y establece que la norma entra en vigor el 13 de julio, excepto algunas disposiciones que lo harán el 1 de diciembre.
Flujograma para el ingreso a bodega/compra de bienesactivosfijosespol
El flujograma describe el procedimiento para el ingreso de bienes a la bodega de la Escuela Superior Politécnica del Litoral. El proveedor entrega la mercadería, que es receptada por el guardalmacén general. Si se encuentran novedades, la mercadería es devuelta; de lo contrario, se realiza un acta de entrega-recepción o una tarjeta de custodia y el bien ingresa a la bodega asignándole un código de inventario. Finalmente, se actualiza la base de datos.
Este documento contiene información sobre el procedimiento de pago de órdenes de servicio en la Municipalidad Distrital de Curahuasi. Describe las etapas del procedimiento, incluyendo la recepción de la orden de servicio, el registro en el sistema financiero, la aprobación y firma requerida, y el archivo de los comprobantes de pago. También incluye diagramas de flujo que ilustran el proceso de trámite de una orden de servicio desde su recepción hasta el pago final.
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Este documento describe el procedimiento para realizar rectificaciones de declaraciones aduaneras a posteriori en Honduras. Explica que el declarante puede solicitar una rectificación en cualquier momento si considera que la declaración contiene información incorrecta u omisiones. Detalla los pasos a seguir dependiendo de si la rectificación se realiza antes o después de ciertos eventos como el pago de impuestos o el levantamiento de mercancías. También especifica los documentos requeridos y los departamentos involucrados en el proceso de revisión y aprobación de la solicitud de rect
Este documento proporciona información sobre los requisitos de la contabilidad electrónica en México de acuerdo con la legislación fiscal. Explica que la contabilidad debe llevarse en medios electrónicos y enviarse mensualmente al SAT a través de su página web. También describe los elementos mínimos que deben incluirse en el envío de la contabilidad como el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y la información de pólizas y auxiliares contables.
El documento describe varios problemas en el área de operaciones de una empresa financiera a nivel operacional, táctico y estratégico. A nivel operacional, existen problemas con la verificación de datos de clientes, transferencias entre entidades y visualización de saldos. A nivel táctico, falta generar reportes históricos. Y a nivel estratégico, se carece de estrategias para brindar seguridad a datos de clientes, realizar transferencias entre divisas y mejorar servicios.
El documento describe varios problemas en el área de operaciones de una empresa financiera a nivel operacional, táctico y estratégico. A nivel operacional, hay problemas con la verificación de datos de clientes, transferencias entre instituciones y visualización de saldos. A nivel táctico, falta generar reportes históricos. Y a nivel estratégico, no existen estrategias para brindar seguridad a los datos de clientes, realizar transferencias entre monedas u ofrecer servicios como cajeros automáticos.
El documento describe varios problemas en el área de operaciones de una empresa financiera a nivel operacional, táctico y estratégico. A nivel operacional, existen problemas con la verificación de datos de clientes, transferencias entre entidades y visualización de saldos. A nivel táctico, faltan reportes históricos para analizar estos problemas. Y a nivel estratégico, se carece de estrategias para brindar seguridad a los datos de clientes, realizar transferencias entre divisas y mejorar los sistemas y servicios.
El documento describe varios problemas en el área de operaciones de una empresa financiera a nivel operacional, táctico y estratégico. A nivel operacional, existen problemas con la verificación de datos de clientes, transferencias entre entidades y visualización de saldos. A nivel táctico, falta generar reportes históricos. Y a nivel estratégico, se carece de estrategias para brindar seguridad a datos de clientes, realizar transferencias entre divisas y mejorar servicios.
Este documento presenta el dictamen final de la rendición de cuentas de la Dirección Provincial de Vialidad durante el ejercicio 2019. Se observan irregularidades y deficiencias de control interno en la rendición del Fondo Fijo de Tesorería, como comprobantes que no cumplen con las disposiciones legales, falta de controles sobre las rendiciones, y comprobantes que no están vinculados a las actividades de la Dirección. Se requiere a los responsables que justifiquen estas falencias para evitar procedimientos irregulares graves.
Este documento presenta información sobre la automatización fiscal mediante el uso de XML, y los cambios en las declaraciones prellenadas para 2023 en México. En particular, destaca la importancia de conciliar la información en XML con los pagos de impuestos provisionales para evitar riesgos de discrepancia fiscal. También describe las funcionalidades del sistema Base Fiscal XML, el cual permite importar XML para realizar cálculos automáticos de impuestos como IVA e ISR antes del cierre mensual.
Este documento establece los procedimientos para la rendición de cuentas de viáticos del personal del Instituto Geofísico del Perú. Describe el proceso de solicitud de viáticos, incluyendo los plazos y documentación requerida para la rendición de cuentas y devolución de fondos no utilizados. También especifica los tipos de comprobantes aceptados y sanciones por incumplimiento de las normas.
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La directiva establece los procedimientos para la tramitación de requerimientos de bienes, servicios y personal contratado en la Unidad Ejecutora Sub Región de Desarrollo Ilo. Describe 10 pasos que incluyen la presentación del requerimiento, solicitud de cotizaciones, orden de compra o servicio, entrega de bienes o servicios, y pago. El objetivo es lograr mayor eficiencia administrativa a través de lineamientos claros sobre las funciones de cada área y los plazos máximos para cada trámite.
El documento presenta un resumen de las principales reformas a la legislación fiscal mexicana en 2014. Entre los cambios se encuentran la implementación del buzón tributario para notificaciones electrónicas, la obligatoriedad de facturación electrónica a través del SAT y la transmisión mensual de información contable electrónica al SAT. También se modifican artículos relacionados con responsabilidad solidaria, controles volumétricos y deducibilidad de comprobantes.
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Este documento presenta el Sistema de Autorización de Comprobantes Fiscales e Imprentas (SACFI) de la Dirección General de Ingresos de Nicaragua. Explica los tipos de comprobantes fiscales, el proceso para solicitar la autorización de comprobantes a través del sistema, incluyendo la selección de imprenta, sucursales, tipo y cantidad de comprobantes. También cubre la generación de la autorización, validación de comprobantes, actualización de sucursales y consultas relacionadas a comprobantes y planillas.
Similar a Instructivo justificación diferencias de inventario (201 (20)
Instructivo justificación diferencias de inventario (201
1. CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL
GERENCIA FINANCIERA
DIRECCION FINANCIERO CONTABLE
AREA CONTABILIDAD Y CONTROL DE ACTIVOS Y SUMINITROS
Instructivo Justificación
Diferencias Inventario de
Suministros
2. CAJA COSTARRICENSE SEGURO SOCIAL
Dirección Financiero Contable
Área Contabilidad Control de Activos y Suministros
Teléfonos 2539 0349 Interno 4869 Fax 2539-0352
San José, Costa Rica
Instructivo
Justificación diferencias inventario de Suministros
Introducción
Mejorar los sistemas de control interno y conducir la Institución al logro de sus objetivos
aprovechando al máximo los recursos, genera las necesidades de brindar información útil, cumplir
con las nuevas normativas, combatir la aparición de nuevas formas de abuso de los bienes públicos
y la creciente exigencia a los administradores públicos de rendir cuentas por su gestión.
De conformidad con lo comentado anteriormente el Area de Contabilidad Control de Activos y
Suministros (ACCAS) emite el presente instructivo denominado en adelante Instructivo para
justificación de diferencias inventario de suministros (IJUDIS), en su primera versión el cual es
de carácter general, de uso y aplicación, que proporciona un esquema básico para la transparencia
en la gestión y en el marco de la legalidad, la información real y la rendición de cuentas.
1. Objetivo del procedimiento.
Uniformar, interpretar y enfrentar las diferentes situaciones y casos relacionados con las
Diferencias (faltantes y sobrantes) de inventario de suministros.
2. Objetivos del Instructivo
a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal (Según lo establecido en el artículo 8 de la Ley General
de Control Interno N° 8292, que rige a partir de julio 2002)
b) Confiabilidad y oportunidad de la información (Artículo 16, inciso a) de la misma Ley 8292).
c) Eficiencia y eficacia de las operaciones y de Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico”.
(Artículo 16 inciso b) y Artículo 39 de la Ley General de Control Interno)
3. Domicilio de las unidades
El servicio Despacho farmacia, Proveeduría de farmacia y Proveeduría Almacenamiento y
Distribución deben informar al ACCAS:
Código y Domicilio
Responsable del servicio.
Representante
Superior de responsable o representante
Teléfono (s)
Fax
Correo electrónico
Si cualquiera de esta información varía es obligación de la misma informar de su cambio mediante
oficio formal.
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3. CAJA COSTARRICENSE SEGURO SOCIAL
Dirección Financiero Contable
Área Contabilidad Control de Activos y Suministros
Teléfonos 2539 0349 Interno 4869 Fax 2539-0352
San José, Costa Rica
Lo anterior es con el fin primordial de crear un módulo de Contactos en el SICS, y que la información
resulte más fluida cuando requerimos contactarlos para cualquier circunstancia (para enviarles
recordatorios, para enviarles circulares, para invitarles a cursos en el CENDEISSS, para hacerles
llegar normativa, instructivos, entre muchos otros).
4. Presentación de información
El informe de justificación de diferencia de inventario debe ser conciso y directo presentando la
diferencia a justificar e identificando el comprobante y/o documentación justificante y dirigida a la
Sub-Area Control de Activos y Suministros (SACAS).
5. Procedimiento para justificación de diferencias de inventario
Según la Ley General de Control Interno (LGCI) en sus artículos 15 y 17 y su interpretación por
parte de la Institución, exige que se debe realizar inventario al menos una vez al año.
Siguiendo con el proceso de inventario después de la contabilización de la toma física del
servicio, la Sub-Área Contabilidad de Activos y Suministros (SCAS) mediante oficio remitirá a
cada unidad ejecutora el Reporte de Diferencia de Inventario, para uniformar criterios, y lograr
que se justifiquen las desviaciones e inconsistencias resultante mediante procedimiento de
artículo por artículo o conocido también como línea por línea, observando lo siguiente:
a) El orden y especificación a seguir es la codificación de artículos que presenta el “Reporte
de Diferencia de Inventario” (ya sean faltantes o sobrantes), se justifica siguiendo este
patrón.
b) Toda justificación debe sustentarse en procedimientos, documentos y/o comprobantes
contables debidamente foliados y claramente ligado al artículo o código con diferencia y
que estamos justificando.
c) Los comprobantes y documentos que justifican una diferencia es documentación que se
confecciona durante el período de inventario y por algún motivo no se contabilizó o se
hizo incorrectamente. Los confeccionados en las misma fecha o posterior responden a
documentos o comprobantes de corrección.
d) Cuando las diferencias son causadas por errores de captura de información y digitación
errónea de comprobantes o recetas las mismas deben ser avaladas y/o respaldadas
tanto por el jefe del servicio como su superior.
Si la diferencia es causada por deficiencia de la herramienta de informática, se
presentará diagnóstico del informático sobre el estado defectuoso de la herramienta que
genera errores. Asimismo en conjunto jefe del servicio y el informático presentarán la
magnitud del error sobre las diferencias y cuales fueron causadas por ese error.
e) Toda justificación deberá ser entregada personalmente en el SACAS, mediante oficio
formal (original y copia) firmado por la jefatura del servicio, indicando en el mismo de
cuantos folios se conforma el legajo.
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4. CAJA COSTARRICENSE SEGURO SOCIAL
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f) El Consultor de Región deberá realizar una revisión previa general, antes de recibir a
conformidad los justificantes:
• Requisitos de presentación
1. El informe se acompañe de oficio de presentación con las firmas del funcionario
que realiza la justificación con de su superior que lo avala.
2. Justificar diferencias artículo por artículo, conforme “Reporte de Diferencia de
Inventario.
3. Presentar procedimientos, documentos y/o comprobantes contables
debidamente foliados y claramente ligado al artículo o código con diferencia y
que estamos justificando.
4. Cuando las diferencias son causadas por errores de captura de información y
digitación errónea de comprobantes o recetas, las mismas deben ser avaladas
y/o respaldadas tanto por el jefe del servicio como su superior.
5. Firmar un libro de actas para registrar la fecha de entrega y aceptación del
informe.
6. Si la información no cumple con los requisitos anteriores se devolverá el informe
de justificantes con un oficio indicando la o las razones de su devolución.
Revisado el requisito, el consultor de región firmará y sellará la copia del documento que
custodiará el servicio correspondiente.
g) Una vez analizado el informe de justificación y se concluye que el mismo no cumple con
los requisitos de presentación descrito anteriormente el Consultor de Región procederá a
devolver mediante oficio aclarando el requisito incumplido y accionando de inmediato la
no presentación del informe.
6. Fechas de presentación del informe
El informe de justificación de diferencias de inventario 2010 debe estar en las oficinas del SACAS
a más tardar el día 31 de enero 2011 y no se concederá prorroga alguna en esta oportunidad.
7. Informe de evaluación de justificantes
SACAS analizará y evaluará individualmente cada informe de justificación de diferencia de
inventario presentado por las unidades y confeccionará informe donde analiza código por código
y acepta o rechaza la justificación.
8. Justificaciones no aceptadas
De presentarse justificaciones rechazadas o no aceptadas el SACAS informará al titular del
servicio mediante oficio y le concederá 15 hábiles para su ampliación o corrección a partir de la
fecha de recepción del informe.
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Ejemplo de justificaciones no aceptadas:
• Tengo demasiado trabajo lo que me induce a cometer muchos errores
• No tuve tiempo de confeccionar los ajustes por destrucciones y vencimientos
• Soy solo en el lugar y no dispongo de personal para realizar las justificantes
• Desconozco que pudo producir el faltante
• El faltante presumo que se debió a …………….., podría ser que……
• No tenemos apoyo de la Administración
• Yo estaba esperando que apareciera el registro del ajuste pero no lo hicieron
• Yo me encontraba en un ascenso en otra unidad
• Se dañó la computadora
• Yo estuve de vacaciones.
Aquellas diferencias que se justifiquen por causas mediante a errores de conteo, de entregas
incorrectas al despachar las recetas (de más o de menos), entre otras similares, necesariamente
y como parte de la justificante deberá ser presentado un oficio de parte de la jefatura superior del
servicio indicando que dichos errores son avalados por dicha jefatura (todo conforme lo
establecen los artículos 14 inc.d), Art. 15 inc.a) y b) y el Art. 16 inc. B) de la Ley de Control
Interno N° 8292).
Aquellos errores que se justifiquen por causas de problemas del sistema, necesariamente el
servicio deberá coordinar con Gestión Soporte SIFA de la Sub-Área Servicios Farmacéuticos o
con los responsable del SIPRO, según sea el caso, para obtener un oficio formal donde ésta
brindará el criterio técnico que esclarezca el origen de las diferencias y cuales códigos son los
afectados (que fue porque se quedó un EBAIS sin incluir, que fue producto de los Stocks, que no
se limpió la herramienta antes de iniciar el inventario, etc.). Aquí es importante tener en
consideración que el criterio técnico es parte de la justificante y que el servicio deberá ampliar
más el origen de los acontecimientos.
9. Desacato
La no presentación de la información en las fechas estipuladas se considera un desacato a lo
solicitado por lo que se da por concluido el proceso de justificación y se ordenará solicitud de
investigación preliminar.
Procedimiento para solicitar la Investigación Preliminar
Ante la presencia injustificada de los faltantes y sobrantes, y/o la no presentación de la
justificación en la fecha señalada, el Área de Contabilidad y Control de Activos y
Suministros solicitará a la Dirección Financiero Contable para que esta a su vez solicite a la
Gerencia Correspondiente la investigación preliminar pertinente y con base en los
resultados obtenidos valorar y determinar eventuales responsabilidades de funcionarios
por actuaciones y omisiones administrativas, que generaron la presencia del faltante o del
sobrante. Todo lo anterior dentro del marco que regula la normativa de relaciones
laborales institucionales (del artículo 18 de la Normativa de Relaciones Laborales de la
Caja), así como la Circular G.F. 10.818 de fecha 21 de febrero 2008. De igual forma se
procederá con aquellas unidad ejecutora que incumpla del todo con la presentación del
inventario de suministros correspondiente, todo sustentado en que lo establece la Ley de
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Control Interno artículo 39 y el Instructivo que regula los faltantes y sobrantes de activos y
suministros en la CCSS.
10. Ajustes contables requeridos
Si realizando informe de justificación de diferencia de inventario el servicio o un proceso normal
de revisión de inventario permanente artículo 12, del “Instructivo que regula los faltantes y
sobrantes de activos y suministros en la CCSS” el servicio concluye la necesidad de realizar
ajustes contables el cual enviará a la Sub-Área Contabilidad Activos y Suministros para su
registro y aplicación. El servicio tiene la obligación de monitorear que dicho movimiento se
procese al menos para el próximo mes, de no ser así, tiene la obligación de informar por escrito
la no oportunidad de dicho registro. Esto mismo aplica para aquellos comprobantes que debió
aplicar el Área de Almacenamiento y Distribución.
Recuerde que los ajustes contables se utilizan cuando se haya agotado el uso de los
comprobantes creados para la operación realizada.
11. Aclaraciones necesarias para no confundir las diferencias que existen entre un Ajuste
contable y un justificante.
Primera: A la Sub-área Control de Activos y Suministros deben llegar y como parte de las
justificantes por diferencias detectadas en los inventarios de suministros (faltantes o
sobrantes) únicamente las copias de los ajustes así como otros documentos probatorios que
forman parte de la justificante general y código por código.
Segunda: Que como parte del control interno y de una sana costumbre para mantener un
inventario permanente en la unidad, todos los servicios están obligados a realizar una
conciliación mensual (conforme las Normas de Control Interno para el Sector Público) la cual
va a permitir indicarle al servicio qué ajustes debe confeccionar, para trasladarlos a la Sub-
área Contabilidad Activos y Suministros. A esta otra Sub-área si deberán enviar los
originales (con nombres y firmas de quienes avalan el ajuste y con el sello del servicio) pues
son quienes si registran el movimiento contable. Dichos documentos contables tienen que
presentarse sin borrones o tachaduras, de tal forma que no hagan dudar de su autenticidad o
legitimidad.
Tercera: Así las cosas, el hecho de que el servicio haya presentado a la Sub-área Control
de Activos y Suministros algunos ajustes como parte de los justificantes, esto no quiere decir,
que somos responsables de indicar a la Sub-área Contabilidad de Activos y Suministros qué
ajustes proceden y cuáles no, esto sólo lo dirá la conciliación mensual del servicio, quien es
el obligado de manejar estos datos y estos controles, y estos se tramita únicamente
mediante oficio formal firmado por la jefatura responsable del servicio solicitando los ajustes
pertinentes. La Sub-área Control de Activos y Suministros únicamente valora los
justificantes en razón de que se ajusten a hechos reales o demostrables por cada servicio, ya
sea documentalmente o bien mediante oficios que avalen la eventualidad que originó la
diferencia, el criterio técnico respectivo si son problemas informáticos, actas de destrucción,
denuncias al O.I.J., y obviamente copia de ajustes contables, comprobantes contables, entre
muchos otros y según sea el caso.
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12. Causas de las diferencias
Las causas de los faltantes y sobrantes es variada las más conocidas tenemos:
12.1 Causas Administrativas
a) Errores humanos por mal conteo al despachar un producto
Justificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del
centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder
del autor del error.
b) Errores utilización incorrecta de la herramienta informática
Justificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del
centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder
del autor del error.
c) Codificaciones incorrectas
Justificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del
centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder
del autor del error.
d) Errores técnicos de la herramienta de informática
Justificación: Presentará diagnóstico del informático sobre el estado
defectuoso de la herramienta que genera errores. Asimismo en conjunto jefe
del servicio y el informático presentarán la magnitud del error sobre las
diferencias y cuales fueron causadas por ese error.
e) Vencimientos
Justificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del
centro mediante oficio presentará el procedimiento que la unidad establece
para la minimizar los vencimientos y presentará acta de vencimiento y el
comprobante de corrección contable.
12.2 Causas contables
f) Comprobantes contables no aplicados
Justificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del
centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder
del autor del error y además deberá presentar copia del comprobante que se
dejo de aplicar.
g) Comprobantes contables aplicados en forma incorrecta
Justificación: procederá conforme lo expuesto en punto anterior y además
presentando el comprobante causante de la diferencia.
h) Movimientos contable inoportunos o mal confeccionado
Justificación: procederá conforme lo expuesto en punto anterior y además
presentando el comprobante causante de la diferencia.
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12.3 Por delito
i) Robos
Justificación: Enviará la denuncia presentada oportunamente ante las
autoridades competentes así como la investigación preliminar y/o
investigación que se realizó sobre lo sucedido.
j) Hurto
Justificación: Enviará la denuncia presentada oportunamente ante las
autoridades competentes así como la investigación preliminar y/o
investigación que se realizó sobre lo sucedido.
k) Daño premeditado
Justificación: Enviará la investigación preliminar y/o la investigación vigente o
el fallo de la misma.
l) Caso Fortuito
Desastre natural, temblor, inundación, incendio u otro.
m) Caso Contingencia
Situación no intencional. Por ejemplo mercadería que se cae de los estantes
o se daño en la manipulación a pesar que esta se hizo de forma correcta.
13. Inventario permanente
Uno de los principios básicos del Control Interno de bodegas y despachos, se basa en garantizar la
exactitud entre las existencias físicas de los productos almacenados y los registros correspondientes
de los mismos en el sistema informático ó administrativo.
Las diferencias de inventario son inevitables y debidas a múltiples causas, que van desde el simple
robo del producto hasta los errores más complicados de esclarecer.
Por lo tanto es necesario hacer periódicamente unos inventarios o recuentos físicos de los productos
y comparar con el contenido de los registros.
Cada servicio incluirá en sus tares las siguientes:
13.1 Conciliación movimientos de existencias:
Implementar y responsabilizar programa semanal de conciliación de movimientos
administrativos y contables de la existencia. Esta gestión debe presentar informe de
aquellos movimientos contables que requiere corrección o modificación y aquellos no
contabilizados.
• Conciliación Saldo
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Documentos requeridos para conciliar
a) Auxiliar de Existencia
b) Comprobantes confeccionados en el período
Proceso
a) Determinar el saldo inicial de período actual - es el saldo final del período anterior.
b) Se le restan las salidas:
Comprobantes: 23 Ajuste disminución
25 Devolución - entregada
27 Traslados – entregado
28 Consumo proveeduría
29 Consumo farmacia
30 Materia Prima
31 Producto Terminado
c) Se le suman las entradas:
Comprobantes: 20-Vale de entrada
21 Compra Directa
23 Ajuste aumento
25 Devolución – recibida
27 Traslados - recibido
13.2 Seguimiento y monitoreo documental
Probar la coincidencia entre los ingresos, los despachos y otras salidas con los
saldos de productos, asimismo los comprobantes de ajuste y distribución. Además
dar seguimiento a aquellos comprobantes no contabilizados hasta que el o los
responsables de hacerlo los apliquen contablemente.
13.3 Utilización de comprobantes y/o documentos autorizados
Que sea instrucción general emitida por la jefatura, la utilización de los
comprobantes y formularios de control y administración de la existencia, con el
objeto de contar con respaldo de lo actuado. Estos documentos deben ser bien
legibles - no presentar borrones, tachaduras y otros - que puedan inducir a malas
interpretaciones de la información.
13.4 Informes de saldos: Al final de cada jornada, los encargados de bodega deben
preparar informe de la mercadería solicitada, recibida, rechazada y despachada con
el objeto de contar con saldos actualizados y oportunos, que ayuden al
reabastecimiento de la bodega de acuerdo a las necesidades, si existieran bodegas
periféricas en los centros de distribución estas tendrán que contar con inventarios
actualizados.
13.5 Revisión física: La revisión y análisis de documentos y comprobantes contables,
debe complementarse con una verificación de lo físico en los lugares de
almacenamiento, distribución y despacho. No solo por razones contables, sino
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también para observar y determinar la idoneidad de los procedimientos utilizados en
la identificación, almacenamiento, ubicación y estado de los productos, identificar
necesidades y corregir problemas entre otros.
13.6 Recuento cíclicos: Este procedimiento, supone un recuento diario colectivo de un
determinado grupo de productos, que previamente se han seleccionado normalmente
con ayuda de un sistema informático, así por ejemplo, podemos establecer un Plan
para que los artículos, B o C, se recontarían solamente una ó dos veces al año. Otro
criterio de interés podría ser, por ejemplo, en función del valor de los artículos.
Ventajas: Permite realizar el recuento, sin necesidad de parar la actividad,
utilizando personal especializado.
Posibilita el análisis de las causas del error, mediante una
investigación de las transacciones que tuvieron lugar en el periodo,
por lo cual, se pueden sacar estadísticas de los errores,
estableciendo un programa preventivo para el futuro.
13.7 Porque se descuadra el inventario:
a) Errores en la recepción de mercancía, es imprescindible verificar el
comprobante de entrada con la mercancía física que recibimos, puede ocurrir
que en el comprobante de entrada ponga una referencia y físicamente este
entrando otra.
b) Verificar la cantidad, establecer métodos para el control de los comprobantes
de recepción, si estos no llegan a la persona que hace la contabilidad de la
mercancía, es como si no hubiese entrado en el Almacén. En todo Almacén es
de suma importancia la verificación de la mercancía entrada.
c) Errores en la salida de mercancía, en el comprobante pueden poner una
referencia y salir otra físicamente, descuadrando de este modo dos referencias.
En todo Almacén es de suma importancia la verificación de la mercancía
que sale físicamente.
Errores administrativos: errores al hacer la entrada de mercancía, errores al hacer la
salida de mercancía, etc.
14. Capacitación al personal
La administración activa analizará la idoneidad del personal participante del proceso de
inventario y programará capacitaciones, talleres ó charlas sobre administración de bodega,
contabilidad de inventario, control de existencias y normativa e instructivo que la regula los
faltantes y sobrantes.
14. Terminología
Comprobante contables aprobados
Comprobante 20 Vale de entrada
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Comprobante 21 Compra Directa
Comprobante 22 Inventarios
Comprobante 23 Ajustes
Comprobante 25 Devoluciones
Comprobante 27 Traslados
Comprobante 28 Consumo Proveeduría
Comprobante 29 Consumo Farmacia
Comprobante 30 Materia Prima
Comprobante 31 Producto Terminado
Débito
Implica cualquier cantidad que al asentarse o registrarse incrementa el saldo del artículo.
Crédito
Implica cualquier cantidad que al asentarse o registrarse disminuye el saldo del artículo.
Asiento Contable
Son anotaciones o registros que se hacen en un libro de contabilidad, (en nuestro caso auxiliar
de existencia) con la finalidad de registrar un hecho o evento que provoca una modificación al
inventario
Asiento ajuste
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
Ejemplo: Cuando el evaluador descubre errores importantes en los registros de contabilidad,
deben corregirse los auxiliares. Por ejemplo, si la unidad no redujo de forma adecuada el
inventario puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario.
Entrada mercadería
Es la entrada física de la mercadería a la bodega o despacho.
Auxiliar de existencias
Tiene por función desglosar el movimiento de debito y/o crédito de la cuenta mercadería e
informar en todo momento el saldo de esta, es decir, cuanto tenemos de medicamento o
suministro.
Instructivo
Justificación diferencias inventario de Suministros
Introducción
Mejorar los sistemas de control interno y conducir la Institución al logro de sus objetivos
aprovechando al máximo los recursos, genera las necesidades de brindar información útil, cumplir
con las nuevas normativas, combatir la aparición de nuevas formas de abuso de los bienes públicos
y la creciente exigencia a los administradores públicos de rendir cuentas por su gestión.
De conformidad con lo comentado anteriormente el Area de Contabilidad Control de Activos y
Suministros (ACCAS) emite el presente instructivo denominado en adelante Instructivo para
justificación de diferencias inventario de suministros (IJUDIS), en su primera versión el cual es
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de carácter general, de uso y aplicación, que proporciona un esquema básico para la transparencia
en la gestión y en el marco de la legalidad, la información real y la rendición de cuentas.
5. Objetivo del procedimiento.
Uniformar, interpretar y enfrentar las diferentes situaciones y casos relacionados con las
Diferencias (faltantes y sobrantes) de inventario de suministros.
6. Objetivos del Instructivo
d) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal (Según lo establecido en el artículo 8 de la Ley General
de Control Interno N° 8292, que rige a partir de julio 2002)
e) Confiabilidad y oportunidad de la información (Artículo 16, inciso a) de la misma Ley 8292).
f) Eficiencia y eficacia de las operaciones y de Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico”.
(Artículo 16 inciso b) y Artículo 39 de la Ley General de Control Interno)
7. Domicilio de las unidades
El servicio Despacho farmacia, Proveeduría de farmacia y Proveeduría Almacenamiento y
Distribución deben informar al ACCAS:
Código y Domicilio
Responsable del servicio.
Representante
Superior de responsable o representante
Teléfono (s)
Fax
Correo electrónico
Si cualquiera de esta información varía es obligación de la misma informar de su cambio mediante
oficio formal.
Lo anterior es con el fin primordial de crear un módulo de Contactos en el SICS, y que la información
resulte más fluida cuando requerimos contactarlos para cualquier circunstancia (para enviarles
recordatorios, para enviarles circulares, para invitarles a cursos en el CENDEISSS, para hacerles
llegar normativa, instructivos, entre muchos otros).
8. Presentación de información
El informe de justificación de diferencia de inventario debe ser conciso y directo presentando la
diferencia a justificar e identificando el comprobante y/o documentación justificante y dirigida a la
Sub-Area Control de Activos y Suministros (SACAS).
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5. Procedimiento para justificación de diferencias de inventario
Según la Ley General de Control Interno (LGCI) en sus artículos 15 y 17 y su interpretación por
parte de la Institución, exige que se debe realizar inventario al menos una vez al año.
Siguiendo con el proceso de inventario después de la contabilización de la toma física del
servicio, la Sub-Área Contabilidad de Activos y Suministros (SCAS) mediante oficio remitirá a
cada unidad ejecutora el Reporte de Diferencia de Inventario, para uniformar criterios, y lograr
que se justifiquen las desviaciones e inconsistencias resultante mediante procedimiento de
artículo por artículo o conocido también como línea por línea, observando lo siguiente:
h) El orden y especificación a seguir es la codificación de artículos que presenta el “Reporte
de Diferencia de Inventario” (ya sean faltantes o sobrantes), se justifica siguiendo este
patrón.
i) Toda justificación debe sustentarse en procedimientos, documentos y/o comprobantes
contables debidamente foliados y claramente ligado al artículo o código con diferencia y
que estamos justificando.
j) Los comprobantes y documentos que justifican una diferencia es documentación que se
confecciona durante el período de inventario y por algún motivo no se contabilizó o se
hizo incorrectamente. Los confeccionados en las misma fecha o posterior responden a
documentos o comprobantes de corrección.
k) Cuando las diferencias son causadas por errores de captura de información y digitación
errónea de comprobantes o recetas las mismas deben ser avaladas y/o respaldadas
tanto por el jefe del servicio como su superior.
Si la diferencia es causada por deficiencia de la herramienta de informática, se
presentará diagnóstico del informático sobre el estado defectuoso de la herramienta que
genera errores. Asimismo en conjunto jefe del servicio y el informático presentarán la
magnitud del error sobre las diferencias y cuales fueron causadas por ese error.
l) Toda justificación deberá ser entregada personalmente en el SACAS, mediante oficio
formal (original y copia) firmado por la jefatura del servicio, indicando en el mismo de
cuantos folios se conforma el legajo.
m) El Consultor de Región deberá realizar una revisión previa general, antes de recibir a
conformidad los justificantes:
• Requisitos de presentación
7. El informe se acompañe de oficio de presentación con las firmas del funcionario
que realiza la justificación con de su superior que lo avala.
8. Justificar diferencias artículo por artículo, conforme “Reporte de Diferencia de
Inventario.
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9. Presentar procedimientos, documentos y/o comprobantes contables
debidamente foliados y claramente ligado al artículo o código con diferencia y
que estamos justificando.
10. Cuando las diferencias son causadas por errores de captura de información y
digitación errónea de comprobantes o recetas, las mismas deben ser avaladas
y/o respaldadas tanto por el jefe del servicio como su superior.
11. Firmar un libro de actas para registrar la fecha de entrega y aceptación del
informe.
12. Si la información no cumple con los requisitos anteriores se devolverá el informe
de justificantes con un oficio indicando la o las razones de su devolución.
Revisado el requisito, el consultor de región firmará y sellará la copia del documento que
custodiará el servicio correspondiente.
n) Una vez analizado el informe de justificación y se concluye que el mismo no cumple con
los requisitos de presentación descrito anteriormente el Consultor de Región procederá a
devolver mediante oficio aclarando el requisito incumplido y accionando de inmediato la
no presentación del informe.
6. Fechas de presentación del informe
El informe de justificación de diferencias de inventario 2010 debe estar en las oficinas del SACAS
a más tardar el día 31 de enero 2011 y no se concederá prorroga alguna en esta oportunidad.
7. Informe de evaluación de justificantes
SACAS analizará y evaluará individualmente cada informe de justificación de diferencia de
inventario presentado por las unidades y confeccionará informe donde analiza código por código
y acepta o rechaza la justificación.
8. Justificaciones no aceptadas
De presentarse justificaciones rechazadas o no aceptadas el SACAS informará al titular del
servicio mediante oficio y le concederá 15 hábiles para su ampliación o corrección a partir de la
fecha de recepción del informe.
Ejemplo de justificaciones no aceptadas:
• Tengo demasiado trabajo lo que me induce a cometer muchos errores
• No tuve tiempo de confeccionar los ajustes por destrucciones y vencimientos
• Soy solo en el lugar y no dispongo de personal para realizar las justificantes
• Desconozco que pudo producir el faltante
• El faltante presumo que se debió a …………….., podría ser que……
• No tenemos apoyo de la Administración
• Yo estaba esperando que apareciera el registro del ajuste pero no lo hicieron
• Yo me encontraba en un ascenso en otra unidad
• Se dañó la computadora
• Yo estuve de vacaciones.
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15. CAJA COSTARRICENSE SEGURO SOCIAL
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Aquellas diferencias que se justifiquen por causas mediante a errores de conteo, de entregas
incorrectas al despachar las recetas (de más o de menos), entre otras similares, necesariamente
y como parte de la justificante deberá ser presentado un oficio de parte de la jefatura superior del
servicio indicando que dichos errores son avalados por dicha jefatura (todo conforme lo
establecen los artículos 14 inc.d), Art. 15 inc.a) y b) y el Art. 16 inc. B) de la Ley de Control
Interno N° 8292).
Aquellos errores que se justifiquen por causas de problemas del sistema, necesariamente el
servicio deberá coordinar con Gestión Soporte SIFA de la Sub-Área Servicios Farmacéuticos o
con los responsable del SIPRO, según sea el caso, para obtener un oficio formal donde ésta
brindará el criterio técnico que esclarezca el origen de las diferencias y cuales códigos son los
afectados (que fue porque se quedó un EBAIS sin incluir, que fue producto de los Stocks, que no
se limpió la herramienta antes de iniciar el inventario, etc.). Aquí es importante tener en
consideración que el criterio técnico es parte de la justificante y que el servicio deberá ampliar
más el origen de los acontecimientos.
9. Desacato
La no presentación de la información en las fechas estipuladas se considera un desacato a lo
solicitado por lo que se da por concluido el proceso de justificación y se ordenará solicitud de
investigación preliminar.
Procedimiento para solicitar la Investigación Preliminar
Ante la presencia injustificada de los faltantes y sobrantes, y/o la no presentación de la
justificación en la fecha señalada, el Área de Contabilidad y Control de Activos y
Suministros solicitará a la Dirección Financiero Contable para que esta a su vez solicite a la
Gerencia Correspondiente la investigación preliminar pertinente y con base en los
resultados obtenidos valorar y determinar eventuales responsabilidades de funcionarios
por actuaciones y omisiones administrativas, que generaron la presencia del faltante o del
sobrante. Todo lo anterior dentro del marco que regula la normativa de relaciones
laborales institucionales (del artículo 18 de la Normativa de Relaciones Laborales de la
Caja), así como la Circular G.F. 10.818 de fecha 21 de febrero 2008. De igual forma se
procederá con aquellas unidad ejecutora que incumpla del todo con la presentación del
inventario de suministros correspondiente, todo sustentado en que lo establece la Ley de
Control Interno artículo 39 y el Instructivo que regula los faltantes y sobrantes de activos y
suministros en la CCSS.
10. Ajustes contables requeridos
Si realizando informe de justificación de diferencia de inventario el servicio o un proceso normal
de revisión de inventario permanente artículo 12, del “Instructivo que regula los faltantes y
sobrantes de activos y suministros en la CCSS” el servicio concluye la necesidad de realizar
ajustes contables el cual enviará a la Sub-Área Contabilidad Activos y Suministros para su
registro y aplicación. El servicio tiene la obligación de monitorear que dicho movimiento se
procese al menos para el próximo mes, de no ser así, tiene la obligación de informar por escrito
la no oportunidad de dicho registro. Esto mismo aplica para aquellos comprobantes que debió
aplicar el Área de Almacenamiento y Distribución.
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Recuerde que los ajustes contables se utilizan cuando se haya agotado el uso de los
comprobantes creados para la operación realizada.
11. Aclaraciones necesarias para no confundir las diferencias que existen entre un Ajuste
contable y un justificante.
Primera: A la Sub-área Control de Activos y Suministros deben llegar y como parte de las
justificantes por diferencias detectadas en los inventarios de suministros (faltantes o
sobrantes) únicamente las copias de los ajustes así como otros documentos probatorios que
forman parte de la justificante general y código por código.
Segunda: Que como parte del control interno y de una sana costumbre para mantener un
inventario permanente en la unidad, todos los servicios están obligados a realizar una
conciliación mensual (conforme las Normas de Control Interno para el Sector Público) la cual
va a permitir indicarle al servicio qué ajustes debe confeccionar, para trasladarlos a la Sub-
área Contabilidad Activos y Suministros. A esta otra Sub-área si deberán enviar los
originales (con nombres y firmas de quienes avalan el ajuste y con el sello del servicio) pues
son quienes si registran el movimiento contable. Dichos documentos contables tienen que
presentarse sin borrones o tachaduras, de tal forma que no hagan dudar de su autenticidad o
legitimidad.
Tercera: Así las cosas, el hecho de que el servicio haya presentado a la Sub-área Control
de Activos y Suministros algunos ajustes como parte de los justificantes, esto no quiere decir,
que somos responsables de indicar a la Sub-área Contabilidad de Activos y Suministros qué
ajustes proceden y cuáles no, esto sólo lo dirá la conciliación mensual del servicio, quien es
el obligado de manejar estos datos y estos controles, y estos se tramita únicamente
mediante oficio formal firmado por la jefatura responsable del servicio solicitando los ajustes
pertinentes. La Sub-área Control de Activos y Suministros únicamente valora los
justificantes en razón de que se ajusten a hechos reales o demostrables por cada servicio, ya
sea documentalmente o bien mediante oficios que avalen la eventualidad que originó la
diferencia, el criterio técnico respectivo si son problemas informáticos, actas de destrucción,
denuncias al O.I.J., y obviamente copia de ajustes contables, comprobantes contables, entre
muchos otros y según sea el caso.
12. Causas de las diferencias
Las causas de los faltantes y sobrantes es variada las más conocidas tenemos:
12.1 Causas Administrativas
a) Errores humanos por mal conteo al despachar un producto
Justificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del
centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder
del autor del error.
b) Errores utilización incorrecta de la herramienta informática
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Justificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del
centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder
del autor del error.
c) Codificaciones incorrectas
Justificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del
centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder
del autor del error.
d) Errores técnicos de la herramienta de informática
Justificación: Presentará diagnóstico del informático sobre el estado
defectuoso de la herramienta que genera errores. Asimismo en conjunto jefe
del servicio y el informático presentarán la magnitud del error sobre las
diferencias y cuales fueron causadas por ese error.
e) Vencimientos
Justificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del
centro mediante oficio presentará el procedimiento que la unidad establece
para la minimizar los vencimientos y presentará acta de vencimiento y el
comprobante de corrección contable.
12.2 Causas contables
f) Comprobantes contables no aplicados
Justificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del
centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder
del autor del error y además deberá presentar copia del comprobante que se
dejo de aplicar.
g) Comprobantes contables aplicados en forma incorrecta
Justificación: procederá conforme lo expuesto en punto anterior y además
presentando el comprobante causante de la diferencia.
h) Movimientos contable inoportunos o mal confeccionado
Justificación: procederá conforme lo expuesto en punto anterior y además
presentando el comprobante causante de la diferencia.
12.3 Por delito
i) Robos
Justificación: Enviará la denuncia presentada oportunamente ante las
autoridades competentes así como la investigación preliminar y/o
investigación que se realizó sobre lo sucedido.
j) Hurto
Justificación: Enviará la denuncia presentada oportunamente ante las
autoridades competentes así como la investigación preliminar y/o
investigación que se realizó sobre lo sucedido.
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k) Daño premeditado
Justificación: Enviará la investigación preliminar y/o la investigación vigente o
el fallo de la misma.
l) Caso Fortuito
Desastre natural, temblor, inundación, incendio u otro.
m) Caso Contingencia
Situación no intencional. Por ejemplo mercadería que se cae de los estantes
o se daño en la manipulación a pesar que esta se hizo de forma correcta.
13. Inventario permanente
Uno de los principios básicos del Control Interno de bodegas y despachos, se basa en garantizar la
exactitud entre las existencias físicas de los productos almacenados y los registros correspondientes
de los mismos en el sistema informático ó administrativo.
Las diferencias de inventario son inevitables y debidas a múltiples causas, que van desde el simple
robo del producto hasta los errores más complicados de esclarecer.
Por lo tanto es necesario hacer periódicamente unos inventarios o recuentos físicos de los productos
y comparar con el contenido de los registros.
Cada servicio incluirá en sus tares las siguientes:
13.1 Conciliación movimientos de existencias:
Implementar y responsabilizar programa semanal de conciliación de movimientos
administrativos y contables de la existencia. Esta gestión debe presentar informe de
aquellos movimientos contables que requiere corrección o modificación y aquellos no
contabilizados.
• Conciliación Saldo
Documentos requeridos para conciliar
a) Auxiliar de Existencia
b) Comprobantes confeccionados en el período
Proceso
a) Determinar el saldo inicial de período actual - es el saldo final del período anterior.
b) Se le restan las salidas:
Comprobantes: 23 Ajuste disminución
25 Devolución - entregada
27 Traslados – entregado
28 Consumo proveeduría
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29 Consumo farmacia
30 Materia Prima
31 Producto Terminado
c) Se le suman las entradas:
Comprobantes: 20-Vale de entrada
21 Compra Directa
23 Ajuste aumento
25 Devolución – recibida
27 Traslados - recibido
13.2 Seguimiento y monitoreo documental
Probar la coincidencia entre los ingresos, los despachos y otras salidas con los
saldos de productos, asimismo los comprobantes de ajuste y distribución. Además
dar seguimiento a aquellos comprobantes no contabilizados hasta que el o los
responsables de hacerlo los apliquen contablemente.
13.3 Utilización de comprobantes y/o documentos autorizados
Que sea instrucción general emitida por la jefatura, la utilización de los
comprobantes y formularios de control y administración de la existencia, con el
objeto de contar con respaldo de lo actuado. Estos documentos deben ser bien
legibles - no presentar borrones, tachaduras y otros - que puedan inducir a malas
interpretaciones de la información.
13.8 Informes de saldos: Al final de cada jornada, los encargados de bodega deben
preparar informe de la mercadería solicitada, recibida, rechazada y despachada con
el objeto de contar con saldos actualizados y oportunos, que ayuden al
reabastecimiento de la bodega de acuerdo a las necesidades, si existieran bodegas
periféricas en los centros de distribución estas tendrán que contar con inventarios
actualizados.
13.9 Revisión física: La revisión y análisis de documentos y comprobantes contables,
debe complementarse con una verificación de lo físico en los lugares de
almacenamiento, distribución y despacho. No solo por razones contables, sino
también para observar y determinar la idoneidad de los procedimientos utilizados en
la identificación, almacenamiento, ubicación y estado de los productos, identificar
necesidades y corregir problemas entre otros.
13.10 Recuento cíclicos: Este procedimiento, supone un recuento diario colectivo de un
determinado grupo de productos, que previamente se han seleccionado normalmente
con ayuda de un sistema informático, así por ejemplo, podemos establecer un Plan
para que los artículos, B o C, se recontarían solamente una ó dos veces al año. Otro
criterio de interés podría ser, por ejemplo, en función del valor de los artículos.
Ventajas: Permite realizar el recuento, sin necesidad de parar la actividad,
utilizando personal especializado.
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Posibilita el análisis de las causas del error, mediante una
investigación de las transacciones que tuvieron lugar en el periodo,
por lo cual, se pueden sacar estadísticas de los errores,
estableciendo un programa preventivo para el futuro.
13.11 Porque se descuadra el inventario:
d) Errores en la recepción de mercancía, es imprescindible verificar el
comprobante de entrada con la mercancía física que recibimos, puede ocurrir
que en el comprobante de entrada ponga una referencia y físicamente este
entrando otra.
e) Verificar la cantidad, establecer métodos para el control de los comprobantes
de recepción, si estos no llegan a la persona que hace la contabilidad de la
mercancía, es como si no hubiese entrado en el Almacén. En todo Almacén es
de suma importancia la verificación de la mercancía entrada.
f) Errores en la salida de mercancía, en el comprobante pueden poner una
referencia y salir otra físicamente, descuadrando de este modo dos referencias.
En todo Almacén es de suma importancia la verificación de la mercancía
que sale físicamente.
Errores administrativos: errores al hacer la entrada de mercancía, errores al hacer la
salida de mercancía, etc.
14. Capacitación al personal
La administración activa analizará la idoneidad del personal participante del proceso de
inventario y programará capacitaciones, talleres ó charlas sobre administración de bodega,
contabilidad de inventario, control de existencias y normativa e instructivo que la regula los
faltantes y sobrantes.
14. Terminología
Comprobante contables aprobados
Comprobante 20 Vale de entrada
Comprobante 21 Compra Directa
Comprobante 22 Inventarios
Comprobante 23 Ajustes
Comprobante 25 Devoluciones
Comprobante 27 Traslados
Comprobante 28 Consumo Proveeduría
Comprobante 29 Consumo Farmacia
Comprobante 30 Materia Prima
Comprobante 31 Producto Terminado
Débito
Implica cualquier cantidad que al asentarse o registrarse incrementa el saldo del artículo.
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Crédito
Implica cualquier cantidad que al asentarse o registrarse disminuye el saldo del artículo.
Asiento Contable
Son anotaciones o registros que se hacen en un libro de contabilidad, (en nuestro caso auxiliar
de existencia) con la finalidad de registrar un hecho o evento que provoca una modificación al
inventario
Asiento ajuste
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
Ejemplo: Cuando el evaluador descubre errores importantes en los registros de contabilidad,
deben corregirse los auxiliares. Por ejemplo, si la unidad no redujo de forma adecuada el
inventario puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario.
Entrada mercadería
Es la entrada física de la mercadería a la bodega o despacho.
Auxiliar de existencias
Tiene por función desglosar el movimiento de debito y/o crédito de la cuenta mercadería e
informar en todo momento el saldo de esta, es decir, cuanto tenemos de medicamento o
suministro.
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Crédito
Implica cualquier cantidad que al asentarse o registrarse disminuye el saldo del artículo.
Asiento Contable
Son anotaciones o registros que se hacen en un libro de contabilidad, (en nuestro caso auxiliar
de existencia) con la finalidad de registrar un hecho o evento que provoca una modificación al
inventario
Asiento ajuste
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
Ejemplo: Cuando el evaluador descubre errores importantes en los registros de contabilidad,
deben corregirse los auxiliares. Por ejemplo, si la unidad no redujo de forma adecuada el
inventario puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario.
Entrada mercadería
Es la entrada física de la mercadería a la bodega o despacho.
Auxiliar de existencias
Tiene por función desglosar el movimiento de debito y/o crédito de la cuenta mercadería e
informar en todo momento el saldo de esta, es decir, cuanto tenemos de medicamento o
suministro.
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Crédito
Implica cualquier cantidad que al asentarse o registrarse disminuye el saldo del artículo.
Asiento Contable
Son anotaciones o registros que se hacen en un libro de contabilidad, (en nuestro caso auxiliar
de existencia) con la finalidad de registrar un hecho o evento que provoca una modificación al
inventario
Asiento ajuste
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
Ejemplo: Cuando el evaluador descubre errores importantes en los registros de contabilidad,
deben corregirse los auxiliares. Por ejemplo, si la unidad no redujo de forma adecuada el
inventario puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario.
Entrada mercadería
Es la entrada física de la mercadería a la bodega o despacho.
Auxiliar de existencias
Tiene por función desglosar el movimiento de debito y/o crédito de la cuenta mercadería e
informar en todo momento el saldo de esta, es decir, cuanto tenemos de medicamento o
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