Este documento trata sobre los sistemas y procedimientos en las empresas. Define conceptos como procedimiento, norma y manual. Explica que un procedimiento es un método para realizar algo de manera estructurada y que un manual describe las actividades que se deben seguir para realizar las funciones de una unidad o empresa. También destaca la importancia de los manuales para proporcionar información común a los empleados y como herramienta de comunicación en las organizaciones.

1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO SANTIAGO MARIÑO
ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
sistemas y procedimientos
PRESENTADO POR:
Br. Jhon Sarmiento
C.I 18458968
MARACAIBO, DICIEMBRE DEL 2015.

2. ¿QUE ES UN PROCEDIMIENTO?
De acuerdo con su etimología puede darse como definición de este vocablo la
manera o método para realizar algo. Por lo tanto se lo puede definir también
como un método o sistema estructurado para ejecutar alguna cosa. O un
conjunto de operaciones o acciones que se realizan de la misma manera y bajo
las mismas circunstancias, para lograr el mismo resultado siempre.
En el ámbito del Derecho designa toda actuación que se realiza a través de
trámites administrativos o judiciales
¿QUE ES UNA NORMA?
Bajo el título de norma se denomina a toda aquella ley o regla que se establece para
ser cumplida por un sujeto específico en un espacio y lugar también específico. Las
normas son las pautas de ordenamiento social que se establecen en una comunidad
humana para organizar el comportamiento, las actitudes y las diferentes formas de
actuar de modo de no entorpecer el bien común.

3. ¿QUE ES UN MANUAL?
es el documento que contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas
que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de
oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
También el manual de procedimientos contiene una descripción
precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada
empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe
registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan

4. ¿CUAL ES LA NECESIDAD DE LOS MANUALES EN LAS EMPRESAS?
Es así mismo importante contar dentro de la empresa con un área
especializada (staff) en el estudio de sistemas de la organización o,
en su caso, utilizar los servicios de Consultaría externa. De cualquier
modo, se manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la
actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de
intentar un control interno adecuado. ¿Por qué de la necesidad de
los manual de políticas y procedimientos en mi organización? Nace
de la necesidad de proporcionar al colaborador de un sistema
organizacional, una referencia común y normal para conducirse y
proceder adecuadamente.
Haciendo posible, que cada uno de los involucrados posea exactamente la misma
información y opere conforme a las mismas normas. Los manuales estudian
continuamente (en el mejor de los casos) las políticas y los procedimientos de la
organización, de modo que esta información no queda solamente en el conocimiento
de los interesados. Esta información vital no se pierde cuando alguna de las personas
claves abandona la empresa. Además, al desarrollar manuales de administración, la
empresa por lo general se ve obligada a aclarar políticas simplificar procedimientos
complejos. Y a Estos documentos sirven como un sistema de archivos y compendios
fáciles de consultar.

5. ¿CUÁL ES LA ESTRUCTURA DE LOS MANUALES?
Contenido: incluye
enunciación de la
codificación y Enunciación
de la nominación de cada
norma y la Cantidad de
páginas de cada norma del
manual.
Objetivos: explicación de
los propósitos de la
aplicación del manual y,
cuando fuese necesario,
los motivos que le dieron
origen.
Responsabilidad: se
indicará la unidad
orgánica responsable
del cumplimiento de los
procedimientos en
cuestión.
Alcance de los procedimientos:
explicación de los entes sobre los
cuales se aplican los procedimientos y
las circunstancias en que deben ser
Empleados o por la vía de excepción,
cuales son los límites en que cesa la
aplicabilidad de los procedimientos.
Instrucciones: deberá contener la
Estructura (cuál es la disposición y los
fundamentos de las partes en que está
ordenado el manual), codificación (se
indicará el sistema y criterios de
codificación utilizados), actualización y
los criterios de cumplimiento.
Normas de procedimientos. Glosario. Índice Temático.
Índice de referencias cruzadas. Indicación de fechas. Numeración de páginas.

6. ¿POR QUE LOS MANUALES SON UN INSTRUMENTO DE COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS?
Los manuales son un instrumento importante en la administración, pues persiguen la
mayor eficiencia a eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para
alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como de las unidades administrativas
que lo constituyen. En esencia, los manuales representan un medio de comunicación
de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y
procedimientos. El manual es un guía y sirve como comunicación plasmada de que es
lo que se debe hacer.
¿ CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LOS MANUALES EN LAS EMPRESAS EN EL ÁREA DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN?
Es muy importante establecer la información en manuales, los cuales son las guías
básicas para realizar cada una de las actividades que se llevan a cabo en la unidad.
Ahora bien, la importancia de los manuales viene implícita en el contenido, ya que al
ser documentos de consulta para todos los empleados, conocen desde el principio,
tanto los quehaceres de cada uno, como lo que no se debe hacer en la unidad.
Recordemos que es una herramienta de consulta, donde la información puede
modificarse de acuerdo al crecimiento y a las nuevas maneras de operación, así como
los cambios que se susciten en las unidades.