El objetivo de un sistema ERP (Enterprise Resources Planning) es optimizar los procesos empresariales. Desde la producción, ventas, distribución, procesos administrativos hasta la toma de decisiones. ¿Para qué tipo de empresas? Para todas, sin importar el tamaño o la actividad.

1. La utilidad del ERP en la empresa
El objetivo de un sistema ERP (Enterprise Resources Planning) es optimizar
los procesos empresariales. Desde la producción, ventas, distribución,
procesos administrativos hasta la toma de decisiones. ¿Para qué tipo de
empresas? Para todas, sin importar el tamaño o la actividad.
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2. Desde el punto de vista funcional, debemos indicar que los sistemas
ERP (Enterprise Resources Planning)​ están diseñados en forma
modular, como piezas de un gran mecano. Cada uno de estos módulos
o aplicaciones tiene una función específica.
El concepto de modularidad de un sistema ERP se puede ilustrar
siguiendo la Figura propuesta por Davenport, en ella se destaca como
parte central del sistema ERP una base de datos que tanto capta
información que proviene de distintas aplicaciones, como a su vez
entrega desde sus repositorios la información que estas aplicaciones
necesitan para apoyar a las diversas funciones de la empresa. Aunque
este modelo tiene años, sigue teniendo vigencia a los efectos de
explicar el concepto.
En relación a los módulos o aplicaciones, podemos indicar que,
primero y más cerca de los proveedores las aplicaciones financieras,
de manufactura, de inventario y de abastecimiento de tipo back
office.
Más cercana a los clientes, un segundo grupo de aplicaciones de
ventas entregas y servicio apoyan tanto a las fuerzas de venta como a
los representantes del servicio al cliente. Adicionalmente, los dos
grupos de aplicaciones nombrados se integran con las de gestión de
recursos humanos y las de reportes a directivos y grupos de poder.
La integración con todas las aplicaciones se realiza a través de los
datos contenidos en los repositorios de la base datos. Esta integración
permite que los datos sean ingresados en un solo lugar y toda la
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3. información relacionada con estos sea actualizada automáticamente.
Tomemos, como ejemplo, la situación en que un representante de
ventas de una empresa de fabricación prepara un presupuesto para
un cliente utilizando un ​ERP​. El vendedor ingresa la información
básica sobre los requerimientos del cliente especificando la
configuración del producto requerido, su precio y fecha de entrega.
Cuando el cliente acepta el presupuesto, el representante de ventas
refleja la situación en el ​ERP​, el cual, luego de verificar el límite de
crédito del cliente, registra la orden de venta. A su vez, el sistema
planifica la entrega, reserva los materiales necesarios de inventario;
ordena las partes necesarias para la fabricación o el ensamble a los
proveedores y planifica el ensamblado en la planta de industria.
Se actualizan inmediatamente los presupuestos de ventas y
producción y se crean una lista de planificación de requerimientos de
materiales y un recibo de materiales. En la cuenta de remuneraciones
del representante de ventas se acredita la comisión generada por la
venta.
Como parte del proceso, se calculan los costos reales de producción y
la rentabilidad. Se actualizan:
● El balance corporativo.
● Los libros de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
● La contabilidad por centro de costo.
● El flujo de caja.
De esta forma el sistema ​ERP ​utiliza casi toda la información de la
transacción resultante de la venta.
Pero, a las personas no les gusta cambiar, y un ​ERP ​les pide que
cambien la forma de hacer sus trabajos. Por eso el valor de ​ERP ​es tan
difícil de fijar. El software es menos importante que los cambios
efectuados por las compañías con respecto a las maneras de negociar.
Si se usa ​ERP ​para mejorar las formas de tomar las órdenes de pedido,
la administración de los bienes manufacturados, sus envíos y la
gestión de las cuentas, se verá el valor agregado desde el software. Si
se instala el software sin cambiar los métodos de trabajo, no podrá
verse el valor integral, porque el nuevo software podría reducir la
velocidad, reemplazando el software viejo que todos conocen con el
nuevo software que nadie hasta el momento ha aplicado.
Oscar Alvarez Rubado, consultor independiente.
alvarez.rubado@gmail.com
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