Este documento presenta el mandato de un proyecto de capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas. El proyecto capacitará a las secretarias del instituto en Microsoft Word, Excel y Outlook durante 54 días con un costo total de $75,000. El proyecto tiene como objetivo principal capacitar al personal administrativo en el uso de ofimáticas para agilizar sus tareas laborales.

1. ACONBA CONSULTORES
MANDATO DEL PROYECTO
“Capacitación del personal administrativo del Instituto
Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas”
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Iniciado
Versión
1.0
Fecha
21 de Noviembre del 2013
Nombre del documento
Mandato del Proyecto

2. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Elaborado por:
Fecha: 28 de
Noviembre del 2013
Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Índice
Mandato del proyecto .............................................................................................. 1
Planteamiento del problema .................................................................................... 3
Objetivos ................................................................................................................. 4
Alcances .................................................................................................................. 5
Entregables propuestos ........................................................................................ 11
Calendario ............................................................................................................. 12
Informes provisionales y definitivos ....................................................................... 14
Exclusiones ........................................................................................................... 15
Restricciones ......................................................................................................... 16
Contactos y direcciones ........................................................................................ 17
Tipo de proyecto.................................................................................................... 18
Riesgos de no llevar a cabo el proyecto ................................................................ 19
Beneficios .............................................................................................................. 20
Revisión no. 2
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3. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Elaborado por:
Fecha: 28 de
Noviembre del 2013
Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Planteamiento del problema
Debido al gran desarrollo de tecnologías hoy en día y dado que el Instituto
Tecnológico de Tuxtepec es una institución vanguardista que ofrece carreras en
sistemas e informática, el personal con el que cuenta y que labora en dicha
institución debe estar bien capacitado.
En una organización, todo el equipo de trabajo es importante (sin importar su nivel
jerárquico) pero es fundamental que el departamento administrativo se encuentre
en sintonía con el uso e implementación de las tecnologías de información, ya que
a través de estos medios facilitan su desempeño laboral y por ende benefician a la
institución
agilizando
procesos
y
desarrollando
actividades
de
forma
sistematizada.
La falta de uso e implementación de las TIC`s evita que los procedimientos de
desarrollo de actividades del personal administrativo (secretarias) sea agilizado.
Se estima que de una población de treinta (30) secretarias que laboran en la
institución en el diseño de documentación a través de equipos de cómputo y
principalmente utilizando la paquetería de office, en una encuesta realizada a
veinte (20) del total antes mencionado, logramos saber que el 75% (15) de las
personas encuestadas, no conocen por completo todas las herramientas con que
cuenta el editor de textos (Word), el editor de hojas de cálculo (Excel), así como el
generador de correspondencia (Outlook).
En base a las actividades que desempeñan pudimos constatar que solo están
familiarizadas con Microsoft Word y Excel aunque no al cien por ciento. Debido a
que el personal de secretarias en conjunto no cuenta con el conocimiento
adecuado sobre la ofimática, desconocen los beneficios de dicha paquetería así
como el gran número de herramientas o aplicaciones que les permitirían
desarrollar actividades de forma eficiente y sistemáticamente.
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4. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Fecha: 28 de
Noviembre del 2013
Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Elaborado por:
Objetivos
Objetivo General
Capacitar al personal administrativo (secretarias) del Instituto Tecnológico de
Tuxtepec en el uso de ofimáticas.
Objetivos Específicos
Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas propias del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec.
Agilizar la captura de datos del personal administrativo del Instituto
Tecnológico de Tuxtepec.
Desarrollar el crecimiento laboral del personal administrativo y con ello,
las oportunidades para que éste sea tomado en cuenta en otras
funciones.
Fomentar la necesidad de mantenerse a la vanguardia en la utilización
de las ofimáticas y otras herramientas de apoyo.
Eliminar los temores a la incompetencia o ignorancia laboral.
Agilizar la toma de decisiones y la solución de problemas.
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5. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Fecha: 28 de
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Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Elaborado por:
Alcances
Organizativo
La capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec
en el uso de ofimáticas abarca a todas las secretarias de la institución, por lo
tanto, nuestro proyecto tiene un alcance a nivel institucional.
Funcional
Módulo 1. Ofrecer un curso de nivel medio-avanzado en el uso del procesador de
textos: “Microsoft Office Word”.
1.1 Introducción a Microsoft Office Word
En este apartado iniciaremos con una descripción rápida de los elementos
básicos que componen a Word (barra de herramientas, barra de tareas,
menús, combinación de teclas, etc.), así como las operaciones básicas de
edición, y cómo utilizar „Ayuda de Word‟ como apoyo.
1.2 Administración de Documentos
Este apartado abarcará la creación de documentos, cómo guardar los
documentos, abrirlos desde el programa, crear carpetas, trabajar con varios
documentos de manera simultánea, renombrar documentos, cerrar
documentos y la aplicación, y eliminar documentos.
1.3 Edición de textos y formato de caracteres y párrafos
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6. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Elaborado por:
Fecha: 28 de
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Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Éste tema contendrá las acciones de insertar, seleccionar y eliminar texto;
deshacer errores, cortar y pegar, desplazarse por un documento, buscar, y
buscar y reemplazar. También explicaremos el formato de los caracteres, el
tipo de fuente, y funciones especiales. En los párrafos veremos sangrías,
alineación, espaciado entre líneas y párrafos y tabulaciones.
1.4 Diseño, impresión y visualización de documentos
Este tema contiene salto de página, configurar página, encabezados y pie
de página, bordes de página, se explicará la utilización de las herramientas
de edición y corrección, las distintas formas de ver un documento, vista
preliminar, y cómo imprimir un documento.
1.5 Formato de Estilos, plantillas, columnas y tablas y manejo de gráficos
En
éste
apartado
hablaremos
sobre
el
conocimiento,
aplicación,
modificación y creación de estilos, creación, utilización y modificación de
plantillas, inserción, edición, presentación y barra de herramientas de
tablas, así como la inserción y manipulación de imágenes y autoformas.
Módulo 2. Aplicar en forma correcta las herramientas proporcionadas por
“Microsoft Excel” para elaborar hojas de cálculo con fórmulas estándar básicas,
incorporando gráficos con el formato adecuado.
2.1 Introducción a Excel
Describiremos a manera de introducción, los elementos básicos que
contiene Excel, el desplazamiento, selección, operaciones básicas y la
información que se proporciona en la barra de estado.
2.2 Organización de documentos y formato de hojas de cálculo
En ésta sección tocaremos los siguientes subtemas:
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7. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
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Versión: 1.0
o Crear un libro de trabajo
o Abrir un libro de trabajo ya existente
o Guardar un libro de trabajo
o Copias de seguridad
o Proteger libros de trabajo
o Cerrar todos los libros abiertos y la aplicación
o Abrir varios libros de trabajo a la vez
o formato de celdas: Fuente
o Alineación del contenido de celdas
o Bordes
o Tramas
o Formato de Números y texto
o Protección de celdas
o Formato de filas y columnas
o Alto de fila
o Auto ajustar
o Ocultación de filas y columnas
o Aplicación de formatos existentes sobre otras celdas
2.3 Operaciones básicas de edición; ortografía y gramática; impresión
Este apartado contendrá:
o Operaciones básicas de Edición
o Traslado de información.
o Llenado de celdas y creación de series.
o Borrado de contenido y formato de celdas.
o Inserción de celdas, filas y columnas.
o Eliminación de celdas, filas y columnas dentro de una hoja.
o Verificación de la ortografía y autocorrección.
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8. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
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Elaborado por:
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Versión: 1.0
o Configurar página.
o Imprimir.
o Encabezado y pie de página.
2.4 Fórmulas y funciones
Creación de fórmulas, referencia a celdas, nombres de celdas y rangos,
corrección de errores, principales funciones y uso de funciones.
2.5 Gráficos y organización de información mediante listas
o Creación y modificación de gráficos.
o Formateado de los elementos de un gráfico.
o Personalización de gráficos.
o Edición de datos en gráficos.
o Definición y mantenimiento de una lista.
o Ordenar listas.
o Validación de entrada de datos.
o Uso de filtros dentro de una lista.
Módulo 3. Capacitación en el uso del generador de correspondencia “Microsoft
Outlook”
3.1 Introducción y conceptos básicos de Microsoft Outlook
Explicaremos con detalle las barras de tareas, la barra de Outlook, la lista
de carpetas, el visor de información, trabajar con las carpetas de Outlook,
ver datos en el visor de información, cambiar vistas, introducir datos, utilizar
formularios para introducir datos e imprimir en Outlook.
3.2 Utilización del correo electrónico
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9. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Elaborado por:
Fecha: 28 de
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Versión: 1.0
Éste tema será muy extenso y de demasiada práctica, contendrá los
siguientes temas:
o Cuentas de correo electrónico.
o Crear y enviar correo electrónico.
o Introducir direcciones de correo electrónico.
o Seleccionar una libreta de direcciones y una dirección.
o Introducir las direcciones manualmente.
o Crear un contacto a partir de una dirección de correo electrónico.
o Crear y utilizar listas de distribución (grupos).
o Dar formato a mensajes.
o Seleccionar un formato.
o Configurar el formato.
o Seleccionar fuentes.
o Seleccionar fondo y fuentes de un mensaje de correo electrónico
de Word.
o Firmas personalizadas.
o Inserta archivos y elementos en los mensajes.
o Copia de un archivo.
o Texto de un archivo.
o Hipervínculo.
o Crear y utilizar grupos para enviar y recibir.
o Abrir y responder correo.
o Reenviar mensajes.
o Organizar mensajes de correo electrónico.
o Correo no deseado y con contenido para adultos.
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10. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Fecha: 28 de
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Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Elaborado por:
Temporal
La capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec
tendrá una duración aproximada de 54 días, sin contar los posibles retrasos que
se puedan presentar por distintas causas.
Costes
El curso de capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de
Tuxtepec tendrá un costo de $2,500 por persona, es decir, $75,000 en total.
Establecimos éste costo considerando los viáticos de los capacitadores, el
temario, las prácticas y actividades de apoyo, los manuales que entregaremos por
cada departamento, y la constancia del curso de capacitación que otorgaremos al
término.
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11. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Elaborado por:
Fecha: 28 de
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Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Entregables propuestos
Al inicio del curso de capacitación proporcionaremos a los participantes un temario
con todo lo que realizaremos durante el mismo.
Durante el curso les daremos apuntes, prácticas de apoyo y actividades.
Al finalizar la capacitación, se otorgará un manual digital en cada departamento,
para cualquier duda que se pueda presentar posteriormente al curso de
capacitación.
Posteriormente, entregaremos una constancia del curso de capacitación, avalado
por la empresa consultora y autoridades de la institución.
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12. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Elaborado por:
Fecha: 28 de
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Versión: 1.0
Calendario
EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
Actividades
Tareas
Tiempo de
realización
Quién lleva a cabo
Evaluación de necesidades
Llevar a cabo entrevistas a
personal administrativo.
7 días
Andrés Contreras, Daniela
Balbuena
Identificación del Problema
Realizar entrevistas a jefes
de departamento sobre los
requerimientos que debe
contener la capacitación.
3 días
Andrés Contreras
Escribir los objetivos
En base a lo obtenido en el
análisis, redactar los
objetivos
2 días
Andrés Contreras
Basado en las entrevistas a
jefes de departamento,
elaborar el temario que se
tomará en cuenta en la
capacitación.
3 días
Osvaldo Apolinar
Planear la instrucción
Ya con el temario, llevar a
cabo la planeación del
curso.
2 días
Osvaldo Apolinar; Andrés
Contreras
Identificar los recursos
En base a las entrevistas a
jefes de departamento,
identificar los recursos
necesarios para realizar la
capacitación (materiales,
proyectores,
computadoras, etc.).
2 días
Daniela Balbuena; Osvaldo
Apolinar
Desarrollar el programa.
Fases
En base al temario, llevar a
cabo el desarrollo del
programa que se verá en la
capacitación.
3 días
Andrés Contreras
Desarrollar
prácticos.
Verificar los ejercicios
prácticos y las actividades
que se realizaran durante
la capacitación, en base al
programa.
3 días
Osvaldo Apolinar
Análisis
Desarrollar los
evaluar
temas
a
Diseño
Desarrollo
los
ejercicios
Revisión no. 2
Crear el ambiente
aprendizaje.
de
Crear las condiciones
adecuadas para la
capacitación: acomodar el
mobiliario, verificar la
iluminación, ergonomía, y
clima del lugar donde se
llevará a cabo dicho
evento.
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2 días
Osvaldo Apolinar

13. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Elaborado por:
Implementación
Fecha: 28 de
Noviembre del 2013
Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Capacitación del personal
administrativo.
Encuestas a participantes
Evaluación
Evaluación
conocimientos
de
Interpretación
de
los
resultados de la evaluación
Revisión no. 2
Llevar a cabo la
capacitación
21 días
Osvaldo Apolinar
Realizar encuestas a los
participantes del curso de
capacitación de tal manera
que obtengamos un
resultado general de la
capacitación impartida.
1 día
Daniela Balbuena
Aplicar una evaluación de
los conocimientos
adquiridos durante la
capacitación.
1 día
Osvaldo Apolinar
Analizar los resultados de
la evaluación.
3 días
Andrés Contreras; Osvaldo
Apolinar
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14. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Fecha: 28 de
Noviembre del 2013
Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Elaborado por:
Informes provisionales y definitivos
Provisionales
Fecha de
entrega
Definitivos
Fecha de
Entrega
Listas de asistencia
Evaluaciones por
módulo
Reportes de avance a
jefes de
departamento
17 de Enero
28 de Enero
8 de Febrero
17 de Enero
28 de Enero
Boleta de
calificaciones
(resultados de
18 de Febrero
evaluaciones) y listas
del 2014
de asistencia
8 de Febrero
(Entregados
cada semana)
Revisión no. 2
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15. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Fecha: 28 de
Noviembre del 2013
Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Elaborado por:
Exclusiones
Nuestro equipo de trabajo no se compromete a crear expertos en el manejo de la
paquetería básica de Microsoft Office 2013(Microsoft Office Word, Microsoft Excel
y Microsoft Outlook).
Sin embargo, las personas que reciban el curso de capacitación aprenderán a
manejarla de manera fácil y sin complicaciones y en caso de que exista algún
problema, podrán solucionarlo.
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16. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Elaborado por:
Fecha: 28 de
Noviembre del 2013
Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Restricciones
Cada participante del curso de capacitación deberá presentar una identificación,
para avalar que es parte del personal administrativo del Instituto Tecnológico de
Tuxtepec.
El personal que tome el curso de capacitación deberá contar con un equipo de
cómputo que tenga instalada la paquetería de Microsoft Office 2013: Microsoft
Office Word, Microsoft Excel y Microsoft Outlook.
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17. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Fecha: 28 de
Noviembre del 2013
Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Elaborado por:
Contactos y direcciones
Puesto
Nombre
Dirección
Teléfono
Correo
Electrónico
Jefe de
Daniela
Fracc. Lomas Altas Calle
Proyecto
Gpe.
Lomas de San Juan no. 23
Balbuena
dani-
Tuxtepec, Oax.
2871118967
513@hotmail.com
Saldivar
Capacitador
Centro, San José Chiltepec,
González
Andrés G.
Calzada Víctor Bravo Ahuja s/n
Fracc. Los Ángeles 1era.
Antonio
2871107061
osvag_24@hotmail.c
Oax.
Contreras
Revisión no. 2
Calle Pino Suárez no. 151 Col.
Apolinar
Analista
Osvaldo
Etapa, Tuxtepec Oax.
om
2878873071
agca13@hotmail.com
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18. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Elaborado por:
Fecha: 28 de
Noviembre del 2013
Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Tipo de proyecto
Nuestro proyecto será de asesoría, cumpliendo adecuadamente con las
actividades propias de una capacitación.
Revisión no. 2
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19. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Elaborado por:
Fecha: 28 de
Noviembre del 2013
Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Riesgos de no llevar a cabo el proyecto
De no ser posible que se lleve a cabo el proyecto de capacitación para el personal
administrativo, el riesgo de que las actividades de captura, envío, consulta y
distribución de datos sea ineficiente, será mayor. Además, impedirá el desarrollo
de otras actividades, como la inscripción de alumnos, la administración de
recursos, etc.
Revisión no. 2
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20. Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Elaborado por:
Fecha: 28 de
Noviembre del 2013
Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Versión: 1.0
Beneficios
La institución estará actualizada en el uso de tecnologías de
información.
Sistematización de procesos dentro de la institución.
Agilizar el trabajo manual.
Eficiencia en el servicio por parte del personal administrativo.
Al aprobar el curso, los participantes quedan en condiciones de elaborar
correctamente en Word documentos de texto de mediana complejidad,
realizar cálculos y gráficos a través del manejo de datos en Excel, a
generar y combinar correspondencia en Outlook, y a utilizar con
eficiencia los comandos de uso más frecuente en dichos programas.
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