Manual de procedimientos

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DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR, INTRODUCCIÓN A LA INFORMATICA
PRESENTADO POR:
ESTHEFANY DIAZ PATARROYO
221573
JOISEE KERINA COTES SANCHEZ
221574
Trabajo presentado con el fin de dar a conocer con profundidad nuestra empresa
DOCENTE
ROCIO ALEXANDRA GUEVARA GELVES
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS
CONTADURÍA PÚBLICA
OCAÑA, NORTE DE SANTANDER 06 DE MAYO DEL 2016

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓNDEL PUESTO:
GERENTE
DEPENDENCIA:
Gerencia
JEFE INMEDIATO:
Junta de Socios
NUMERO PROCEDIMIENTO
1 Formula y propone a la Junta de Socios normas, políticas y procedimientos para el mejor
funcionamiento de las actividades relacionadas con la administración y contabilidad de la
organización.
2 Supervisa la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto anual, de conformidad
con las disposiciones legales aplicables.
3 Revisar los cheques emitidos por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores,
pagos de servicios, aportes, asignaciones, avances a justificar, incremento o creación de
fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, y otras asignaciones
especiales.
4 Aprobar y firmar la emisión de cheques,notas de débito, entre otras,para la adquisición de
bienes y servicios.
5 Controlar y registrar por separado los gastos de los trabajos realizados de diferentes
contratos que mantenga la empresa.
6 Apoyar a la organización en todas las gestiones legales y reglamentarias. (Asesorías
externas fiscales, contables y/o laborales, etc.).
7 Control de Contratos en ejecución en cuanto al inicio, finalización y cobro de los trabajos
realizados.
8 Control de Ingresos y Egresos con el fin de administrar el Capital de Trabajo.
9 Control de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.
10 Elaboración y control de presupuestos.
OBSERVACIONES:
En caso de que su jefe inmediato necesite de labores no establecidas en el manual de procedimientos, se
deben realizar tales servicios.

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GERENTE COMERCIAL
DEPENDENCIA:
Departamento Comercial
JEFE INMEDIATO:
Gerente
1 Preparar los planes, pronósticos y presupuestos de ventas, calculando para el efecto cifras
y metas corporativas.
2 Planificar las acciones de las diferentes áreas a su cargo, tomando en cuenta los recursos
necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes y presupuestos.
3 Proponer, desarrollar e implementar metas y objetivos con las áreas de su responsabilidad
a través de la ejecución de programas y planes de acción dirigidos a alcanzar los objetivos
propuestos, así como la definición de estándares de desempeño para todos los miembros
del equipo comercial.
4 Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas así como su perfil de
competencia y su sistema de remuneración e incentivos.
5 Revisar la descripción de funciones de cada uno de los equipos integrados en su área de
responsabilidad.
6 Participar activamente de los procesos de reclutamiento, selección y capacitación de los
vendedores y determinar conjuntamente los planes de capacitación de toda la fuerza de
ventas, jefes de productos y asistentes comerciales.
OBSERVACIONES:

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GERENTE OPERATIVO
DEPENDENCIA:
Departamento Operativo
JEFE INMEDIATO:
Gerente
1 Velar por el mejoramiento continuo de los procesos y capacidades de los estamentos bajo
su mando, administrativos y operativos.
2 Proponer al Gerente de Logística aquellos elementos que sean necesarios incorporar al
proceso de exclusión por haber perdido su funcionalidad.
3 Estudiar la mantención, aumento y disminución de capacidades,para proyectar el
desarrollo de oferta de productos y servicios en los mercados objetivos.
4 Evaluar la incorporación de nuevas tecnologías en todos los ámbitos de la Gerencia,
propiciando un ambiente adecuado para la innovación y desarrollo.
5 Comprobar que los productos en proceso estén siempre relacionados a una Orden de
Trabajo de ventas y asociados a un Proyecto y Tarea.
6 Participar de la formulación y el control presupuestario.
OBSERVACIONES:

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GERENTE ADMINISTRATIVO
DEPENDENCIA:
Departamento Administrativo
JEFE INMEDIATO:
Gerente
1 Formular el Presupuesto Anual de Egresos de la Gerencia de a su cargo.
2 Asumir el liderazgo para realizar reuniones periódicas con los Gerentes de Área para
evaluar los resultados de la gestión de la Empresa.
3 Mantener la excelencia en la presentación de servicios y administración de los Sistemas de
Gestión.
4 Efectuar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.
5 Administrar los bienes inmuebles de la Empresa ejerciendo control sobre arrendamiento y
conservación de terrenos,oficinas administrativas principales, edificios auxiliares y
complejo habitacional.
6 Mantener la excelencia en la presentación de servicios y administración de los Sistemas de
Gestión.
OBSERVACIONES:

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VENDEDOR
DEPENDENCIA:
Departamento Comercial
JEFE INMEDIATO:
Gerente Comercial
1 Vender todos los productos que la empresa determine, en el orden de prioridades por ella
establecidos.
2 Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinados por la empresa.
3 Respetar los circuitos o itinerarios previamente trazados en su zona.
4 Visitar a todos los clientes (activos y/o potenciales) de acuerdo a la zona o cartera
establecida.
5 Cumplimentar los formularios y procedimientos para registrar las operaciones de venta.
6 Realizar tareas para activar la cobranza en función de cumplir con las metas fijadas en los
presupuestos mensuales.
7 Mantener a los clientes informados sobre novedades, posibles demoras de entrega y
cualquier otro tipo de cambio significativo.
8 Concurrir a las reuniones de trabajo a que fuera convocado.
OBSERVACIONES:

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MANTENIMIENTO
DEPENDENCIA:
Departamento Operacional
JEFE INMEDIATO:
Gerente Operacional
1 Ser responsable de los jardines de la instalación.
2 Ser responsable del mantenimiento del edificio para que esté en buenas condiciones.
3 Ser responsable de asegurar que el sistema eléctrico y todos los artefactos eléctricos
funcionen correctamente.
4 Ser responsable de garantizar que todo el sistema de plomería funcione correctamente y
esté en buenas condiciones.
5 Ser responsable de organizar los simulacros de incendios y garantizar que todos los
equipos contra incendios funcionen correctamente y que los servicios correspondientes los
inspeccionen según la programación regular.
6 Ser responsable de mantener limpio el establecimiento.
7 Se le puede requerir que asista al personal a trasladar a los residentes y los muebles.
8 Elaboración de presupuestos de gastos, que permitan tener mayor organización y control
en sus funciones.
OBSERVACIONES:

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AUXILIAR CONTABLE
DEPENDENCIA:
JEFE INMEDIATO:
Gerente Administrativo
1 Atender de manera ágil, amable y eficaz las llamadas telefónicas del conmutador.
2 Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla, tanto interna como externa.
3 Atender todas aquellas personas que necesiten información.
4 Mantener actualizados los documentos legales de la compañía y entregar al personal que lo
requiera.
5 Elaborar la nómina y liquidación de seguridad social.
6 Revisión de la contabilización de los documentos.
7 Clasificar adecuadamente de acuerdo a los centros de costos existentes los documentos
contables.
8 Participar en la identificación de los riesgos de su área de trabajo y en la generación de
acciones de mejora para su prevención.
9 Administrar la papelería y elementos de uso de la compañía llevando registros en las
planillas
10 Elaborar informe de estados financieros para su presentación a la Gerencia General.
OBSERVACIONES:

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SECRETARIA
DEPENDENCIA:
JEFE INMEDIATO:
Gerente Administrativo
1 Preparar y archivar la documentación y la correspondencia.
2 Preparar,redactar y mecanografiar informes a partir de tan sólo unas pautas marcadas por
su superior.
3 Organizar la agenda del director, concertar y gestionar citas, viajes y eventos.
4 Atender y organizar llamadas telefónicas y las visitas al director.
5 Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su
transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o redactar informes necesarios,
relativos a las mismas, cuando se le requiera.
6 Buscar y sintetizar información, dentro o fuera de la empresa,sobre los objetivos a ella
encomendados.
7 Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación de su superior.
8 Mantener en orden el archivo de la oficina.
9 Controlar la existencia de útiles y papelería para la oficina.
10 Mantener en el desempeño de su cargo excelentes relaciones humanas, capacidad de
trabajo en equipo, receptividad al cambio y calidad en el servicio.

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