Este es un trabajo que practico que ise, para la carrera de administracion que estoy cursando, fue una sintesis de como hacer una carta de invitacion.

1. PLANIFICACION DE UN CONGRESO
CLIENTE
Sociedad Argentina de nutrición
AUTORIDADES
Presidente: Antonio Machado
Vicepresidente 1°: Raúl Goicoechea
Vicepresidente 2°: Maria Fernández
Secretario: Juana Ramírez
Pro-Secretario: domingo Gutiérrez
Tesorero: Juan Juárez
Pro-secretario de actas: Josefina Medina
Vocales: Hernán López, Paola Pérez, Maria Jerez, Vanesa Durand
Director ejecutivo: Walter Tapia
ORGANIZADORES: MUNDO- Eventos
Somos una empresa que se encarga de realizar eventos empresariales de grandes
prestigios. El grupo esta compuesto x 5 integrantes: Martín Salgado, Juan Pérez, Silvio
Ramírez, Karina Olad, Javier Veron. Cada uno realiza tareas diferentes en áreas
determinadas, pero juntos tomamos decisiones para levar a cavo lo solicitado por el
cliente.
EVENTO: XIX Congreso Argentino de Nutrición “Nutrición Responsable: Evidencias
para acción”.
MOTIVO: El propósito del congreso es expandir los conocimientos, ideas y opiniones
entre especialistas Latinoamericanos sobre la nutrición
OBJETIVOS:
• Integrar a los Nutricionistas Latinoamericanos para el intercambio de ideas
• Desarrollar criterios para la prevención y lucha contra la Obesidad
• Fomentar el crecimiento y el desarrollo de la investigación clínica
• Promover la realización de acciones de de educación, prevención de detención
temprana
OPORTUNIDAD DE REALIZACION:
Es conveniente realizar el XIX Congreso Argentino de Nutrición para compartir
conocimientos, experiencias, estrategias, métodos, tácticas, y las mejores practicas que
pueden mejorar y acelerar la aplicación de las estrategias latinoamericanas de lucha
contra la obesidad basándose en mejorar los resultados de control de obesidad a través
de la reducción de la incidencia, la mortalidad y la mejora en la calidad de vida.
SECUENCIA DEL CONGRESO:
Para determinar la organización de este congreso determinamos la siguiente secuencia:

2. • Al inicio de cada día se realizara la acreditación correspondiente para organizar a
los asistentes
• Luego de la acreditación se realizara el acto de inauguración del congreso,
seguido por un Desayuno Continental
• Mas tarde, se procederá al desarrollo de las actividades hasta el mediodía
• Se dejara libre un periodo de tiempo no menor a una hora y media para q los
asistentes puedan almorzar
• Se retomarían las actividades programadas hasta el final de la primera jornada
DIA, HORARIO Y DURACION:
• Del 06 al 09 de Noviembre del 2014
• Desde las 08:30 hasta las 17:00 hs
• Tres días donde se realizaran diferentes actividades durante los horarios
programados
SEDE, LUGAR, INFRECTUSTRUTURA Y SERVICIO:
El congreso se llevara a cabo en el Hotel Sheraton de Mar Del Plata el cual esta
ubicado sobre la calle Alem, frente al Mar del Plata Gol Club y a metros de Playa
Grande, el hotel cuenta con una vista excepcional. Un verde imponente y un majestuoso
océano dan marco a una geografía única donde encontrara la calma y el confort
necesario, combina la tranquilidad de bahía playa grande, la quietud de los links del
Golf Club y la proximidad al mar, con la funcionalidad de un lugar que dispone de todas
las propuestas de las grandes urbes. Además se encuentra estratégicamente emplazado a
10 minutos del centro principal de la ciudad, y 5 minutos del centro comercial de la
Calle Guemes. En solo 30 minutos accede al aeropuerto.
Para realizar este Congreso, cuenta con 14 salones de reuniones con excepcionales
instalaciones para banquetes, tienen capacidad de hasta 1.500 invitados. Las cinco salas
para reuniones están completamente equipadas y de varios tamaños. Cada sala dispone
de una mesa para reuniones, cómodas sillas, amplias ventanas vidriadas que filtran la
luz solar durante el día. El centro de convenciones proporciona un escenario perfecto
para cualquier ocasión. Cuentan con personal altamente capacitado de servicios, cocina
y reuniones, el que se encargara de todos sus pedidos antes de su reunión o evento y
durante el transcurso de los mismos. Esto, sumado a lo último en tecnología, promete un
evento exitoso.
Algunas características:
• Acceso Inalámbrico a Internet de alta velocidad en todas las instalaciones para
reuniones y eventos (sin cargo)
• Servicio de videoconferencias
• Instalaciones para reuniones y eventos
• Equipo Audiovisual
PUBLICO:
1200 personas aproximadamente

3. • Lideres y tomadores de decisiones de América Latina, la atención clínica y
grupos de investigación de la salud comprometidos con la definición, la
determinación y aplicación de estrategias organizadas para mejorar el control de
la obesidad
• Profesionales, pacientes, investigadores y voluntarios
• Asociaciones y fundaciones con y sin fines de lucro
ORGANIGRAMA:
Organigrama del Congreso
COMITÉS ORGANIZADORES: MUNDO-Eventos
*Honor * * * * * * * * * * * * *Acreditación
*Organizador * * * * * * * * * * * * *Secretaria
*Científico * * *Documentación
*Recepción* * *Sala:
*Hotel y Transporte * *Distribución
*Prensa * * *Escenografita
*Finanzas * * *Operatividad
* * * * * * * * * * *Turismo
* * * * * * * * * * * * * * * * *Prensa
*Recursos Humanos:
*Disertantes
*Sponsors
*Ceremonial
• Área de acreditaciones: Representa a la primera imagen que el participante tiene
sobre el congreso, por lo tanto debe estar bien organizado. Se divide en:
 Lugar donde se acreditan los participantes que ya se han inscripto con
anterioridad.
 Lugar donde los participantes se inscriben en el momento
• Secretaria: Es el lugar obligatorio de consulta de los participantes.Tambien se
ejercen tareas como especificas como las de, confeccionar la lista de participante
y diplomas, y controlar el personal, los materiales y los servicios.
• Documentación: durante el congreso se imprimen y reparten las conclusiones, las
minutas, todo lo tratado que se hace luego de finalizado el congreso. Al ser
internacional obliga a formar una equipo de documentación de tal forma que los
documentos deben seguir un proceso con los siguientes pasos: taquigrafía,
traducción, tipeo, corrección, reproducción, compaginación y distribución.
• Sala: allí se produce el intercambio de conocimientos entre los participantes. Se
consideran dos aspectos:
 Distribución y Escenografia: diagramación para el
cumplimiento de los requisitos del congreso, y los distintos
elementos que constituyan la ornamentación del salón
 Operatividad: selección de personal experimentado y con
condición para ejercer las tareas determinadas

4.  Aspectos turísticos: tener claro los hoteles, tours programados
y opcionales, recepción, traslados al aeropuerto, marcado de
pasajes y la información general
• Prensa: el congreso debe alcanzar un grado de difusión destacado
• Recursos Humanos:
 Disertantes: deben ser informados previamente por notas de
sus temas y horarios a desarrollar
 Sponsors: se invita a los principales directivos a los actos
sociales. Entre ellos: Jumbo, BC, La Serenísima, etc.
• Ceremonial: es importante tener en cuenta la composición del estrado,
reservación de lugares para autoridades, secuencias de discursos, etc.
Realizar un festejo de bienvenida y una cena de clausura.
ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO:
Comité de Honor:
• DR. Danail Scioli - Gobernador de la Provincia de Buenos Aires
• DR. Alejandro Collia – Ministro de Salud de la Provincia de Buenos
Aires
Son los cargos honoríficos en mano del gobernador de la provincia y el ministerio de
salud publica de la provincia.
Comité Organizador:
• Presidente – Antonio Machado ( presidente de la sociedad Argentina de
nutrición)
• Secretario – Juana Ramírez
• Tesorero – Juan Juárez
• Vocales: Hernán López, Paola Pérez, Maria Jerez, Vanesa Durand
Este comité tendrá a cargo la planificación del congreso y la conformación de
comisiones.
El presidente se hará cargo de abrirlo y cerrarlo. El secretario deberá establecer los
tiempos, los lugares, contactarse con expositores, el publico y el resto de las comisiones.
Comité Científico:
• DR, Manuel Jiménez Usero
Especialista en nutrición y autor de “los secretos de la nutrí cosmética”
• DR. Guillermo Díaz Cuellar
Médicos de el Salvador
• DR. David Heber
De la universidad de California los Ángeles
• Herbalife
Laboratorio de investigación en nutrición celular y molécula “Mark Hughes”
en la universidad U.C.L.A.
• DR. Alberto Everardo Julio Cormillot
Doctor cormillot
• DR. Xavier Hormiguera
Presidente de la fundación para el estudio de la obesidad
• DR. Miguel Ángel Baret
Nutricionista especializado
• Cuestión de peso
Programa de televisión canal 13

5. Este comité realizara tareas como: normas sobre la presentación de los trabajos
científicos, tipos de reuniones y duraciones de las secciones del congreso, redacción de
los programas científicos, determinación del material auxiliar necesario para el
desarrollo del congreso, etc.
Comité de Recepción:
MUNDO-Eventos: nuestra organización se encargara de la recepción de los asistentes
desde el momento en que lleguen a la ciudad o a la sede del congreso. Contrataremos
personal para que realice las tareas específicas como: intérpretes, promotores, etc.
Comité de Hoteles y Transporte:
Realizaremos la estadía de los miembros invitados, en la sede del sheraton de mar del
plata, el cual esta ubicado sobre la calle Alem, frente al Mar del Plata Gol Club y a
metros de Playa Grande, el hotel cuenta con una vista excepcional. Un verde imponente
y un majestuoso océano dan marco a una geografía única donde encontrara la calma y el
confort necesario, combina la tranquilidad de bahía playa grande, la quietud de los links
del Golf Club y la proximidad al mar, con la funcionalidad de un lugar que dispone de
todas las propuestas de las grandes urbes. Además se encuentra estratégicamente
emplazado a 10 minutos del centro principal de la ciudad, y 5 minutos del centro
comercial de la Calle Quemes. En solo 30 minutos accede al aeropuerto. El mismo
posee 194 habitaciones y suites confortables y cuenta con una variada gastronomía local
e internacional en el restaurante y con cócteles y bebidas en el lobby bar.
Contrataremos una empresa de combis privada para el traslado de los invitados desde el
Aeropuerto internacional de Mar del Plata hacia la sede también hacia los lugares que
ellos lo solicitan.
La empresa que contrataremos será Aerolíneas Argentina.
Comité de Prensa:
Se contrata una empresa de publicidad para hacer publicidad del congreso, tanto en
medios de difusión, en Internet, invitaciones personales, etc.
Comité de Finanzas:
Nuestra organización contara, con sponsor como: JUMBO – BC – LA SERENISIMA –
ETC.
RECURSOS NECESARIOS PARA EL CONGRESO
Recursos Humanos:
• Coordinador
• Traductores
• Correctores
• Jefe de inscripción, sala, secretaria, documentación, ceremonial y
protocolo
• Asistentes de informes, inscripciones, sala, proyecciones, exposiciones,
actos sociales.
• Mensajeros
• Operadores de fotocopias y compaginación.

6. • Cajeros
• Locutor
Recursos Materiales:
• Computadoras
• Fotocopiadoras
• Portafolios, carpetas y bolsos
• Lápices o bolígrafos
• Credenciales
• Impresos: recibos, diplomas, invitaciones, etc.
SERVICIO A CONTRATAR PARA EL CONGRESO
Dentro de la sede que seleccionamos para realizar el congreso, que será el sheraton de
mar del plata, cuenta con todos los servicios necesarios para llevar a cabo. Entre ellos:
• Acceso a inalámbrico Internet de alta velocidad en todas las instalaciones
para reuniones y eventos
• Servicio de videoconferencia
• Instalaciones para reuniones y eventos
• Equipo audiovisual
Ofrecemos el siguiente temario con caminatas y recreación, los días 8 y 9 de noviembre
para nuestros invitados. Dispondremos de personal encargado para acompañar la
jornada.
Sábado 8 de octubre:
Salida desde el hotel hacia la playa, recorrido por toda la playa, hacer un descanso y
seguir hasta llegar al centro de la ciudad, recorrer y conocer los museos y parques de la
cuidad.
Domingo 9 de octubre:
Salida desde el hotel hacia el gol club para divertirnos con los temarios que tiene el gol
club.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DIAS ANTES DEL CONGRESO:
FECHA TOPE TAREA OBSERVACIONES RESPONSABLE
7 días Designar comité
Determinar
nombres
Establecer
secretaria
Tener en cuenta:
cantidad de
invitados, superficie
del evento
Organizadores
evento
10 días Auspiciantes,
Patrocinadores,
Realizar
presupuesto
Valor de inscripción Organizadores
evento
30 días Planificar la
distribución de
espacios,
Elección de logos,
Detalles de plan de
difusión
Organizadores
evento

7. Imprimir folletos,
tramitar las
invitaciones a
entidades,
auspiciante y
propuesta
publicitaria
90 días Realizar convenio
con agencia de
turismo, nombrar
transportador
oficial, planificar
lanzamiento,
preparar programa
académico, tramitar
declaraciones de
interés provincial,
comprometer
disertantes,
determinar actos
sociales, redactar
programa de
congreso, imprimir
invitaciones,
efectuar
contrataciones de
personal, materiales
y servicios.
Elección de agencia
turismo, determinar
sede, tener en cuenta
penalistas, oradores,
etc.
Y confirmación
disertante
Organizadores
evento
3 a 5 días Realizar reunión
final de ajuste y
coordinación
Organizadores
evento