El documento describe un marco de gestión de proyectos que incluye un ciclo de vida estructurado en cuatro fases: inicio, desarrollo, estabilización y aprendizaje, junto con cuatro dimensiones clave y tipos de entregables. Se establece un proceso colaborativo para manejar cambios y proyectos enfocado en la eliminación de reprocesos, asegurando que los esfuerzos se alineen con los objetivos del negocio. Además, se detallan los roles y procedimientos operativos de los actores involucrados en cada etapa del ciclo de vida del proyecto.

1. Gestión de Proyectos Marco IDEA Adecuado por http ://www.psblitz. com Marìa Garcìa Smith, MBA, MBSS Gerente General, Performance Solutions

2. Agenda Introducción Visión y Alcance Modelo IDEA en Gestión de Proyectos Ciclo de vida Documentos y formatos de soporte Vista Rápida eChange

3. Visión y Alcance Dar las pautas para el manejo de Cambios y/o Proyectos basándonos en un Proceso que elimine o reduzca reprocesos que no generan valor agregado. Aterrizar la metodología a un nivel más operativo acorde con la realidad del Banco Sudamericano.

4. Marco IDEA

5. IDEA : 4 X 4 X 4 4 FASES: INICIO, DESARROLLO, ESTABILIZACIÓN, APRENDIZAJE 4 DIMENSIONES: PLANIFICACION, CONTROL, MODELAMIENTO, MATERIALIZACION 4 TIPOS DE ENTREGABLES DOCUMENTOS DE GESTION DG DOCUMENTOS DE CONTROL DC DOCUMENTOS DE MODELAMIENTO (más orientados al producto) DM VERSIONES DEL PRODUCTO VP SEGUIMIENTO Y CONTROL PLANIFICACION EJECUCION INICIO CIERRE FUENTE: PMBOK® 2004

6. Modelo IDEA Planificación Control Modelamiento Materialización Gestiòn de Proyectos Gestión del Producto INICIO DESARROLLO ESTABILIZACION APRENDIZAJE INICIAL FINAL Producto Operaciones Actualización IDEA PLAN DE NEGOCIO Ciclo de Vida del Proyecto

7. Desarrollo Estabilización Planeamiento Materialización Modelamiento DG(1) DG(2) DM(1) DM(2) DM(3) VP(1) VP(3) VP(2) ..... Énfasis de las dimensiones en las fases y productos en las iteraciones Aprendizaje Inicio Control DC(1) DC(2) DC(3) DC(4) RUP vs. IDEA DG(3) ..... .....

8. Ciclo de Vida en eChange

9. Ciclo de Vida INICIO DESARROLLO Registro Consultoría Construcción QA Pase a PRD Consultoría Autorización Comité Técnico Comité de Cambios Registro Construcción QA Pase a PRD

10. Ciclo de Vida APRENDIZAJE Certificación Post PRD Pase a Sop. y Mant. Lecciones Aprendidas Cierre Certificación Post PRD Lecciones Aprendidas ESTABILIZACIÓN Pase a Sop. y Mant. Cierre

12. Fase Inicio Actividades principales: Plantear la necesidad del Negocio, ya sea por: Corrección de errores Nueva funcionalidad Plan estratégico (crecimiento en el Mercado, incremento de Rentabilidad, mejora de tiempos de atención, ....) Etc. Definir/Modelar Objetivos. Estimar tiempos ESPERADOS y costos. Levantar datos, información, procesos ( preliminar ). Termina al: Tener la información y plantillas definidas para esta fase listas. Requerimiento registrado en la herramienta. INICIO Registro Registro

13. Fase Inicio INICIO Consultoría Consultoría Actividades principales: Asesorar al usuario en cuanto a: Información de recursos. Medición de impacto del requerimiento. Definición de la prioridad del requerimiento. Factibilidad del requerimiento solicitado. Etc. Encontrar la visión base y convicción (ventajas, beneficios). Definir/Modelar objetivos. Levantar datos, información, procesos (preliminar). Primera planificación de orden de magnitud de fases involucradas en el requerimiento (estimación por analogía). Complementar información de procesos (vista panorámica, no muy detallada). Termina al: Usuario y Consultoría tienen visión y objetivos sincronizados. Envío de la solicitud del usuario al Autorizador. Versión preliminar del Informe Funcional e Informe Técnico (borrador) Visión y Alcance, si es Proyecto.

14. Fase Inicio INICIO Consultoría Autorización Actividades principales: Medir el impacto del requerimiento en el Proceso Actual Evaluar los objetivos que el requerimiento plantea para analizar su necesidad. Autorizar, observar o rechazar el requerimiento. Termina al: Recibir la autorización de parte del jefe inmediato del Usuario (Autorizador).

15. INICIO Consultoría Comité Técnico Actividades principales: Conformar equipo de trabajo (incluido usuarios). Elaborar primera versión del Informe Funcional e Informe Técnico, además del Informe del Proyecto-Declaración de Alcance. Analizar casos de uso son críticos. Sintetizar la arquitectura base. Prototipear Buscar un plan para la fase de desarrollo. Comprobar que la arquitectura base soporta el plan en costo y tiempo. Diseñar Planificación inicial de la ejecución detallada del requerimiento : Fases Actividades de cada fase Recursos responsables de cada actividad Tiempos por actividad (horas, fechas) Gestión de la comunicación, de la Calidad, del Riesgo. Termina al: Registrar la planificación detallada en la herramienta. EDT alto nivel y fechas comprometidas al negocio. Primera versión del Informe Funcional e Informe Técnico. Aprobación y sugerencias del Comité Técnico Fase Inicio

16. Fase Inicio INICIO Consultoría Comité de Cambios Actividades principales: Análisis del Proyecto en Comité Quincenal de Requerimientos pendientes de Aprobación Evaluar el Requerimiento en cuanto a: Impactos para el Negocio Alineamiento con Objetivos estratégicos Prioridades Termina al: Kick-off del Proyecto, Aprobación (o rechazo) del Comité de Cambios Aprobación del Informe de Proyecto-Declaración de Alcance por parte del usuario.

18. Fase Desarrollo Actividades principales: Análisis de Impactos en otras plataformas. Definir tareas por actividad, y responsables de cada tarea. Análisis de casos de uso, diagramas de clases, diagramas de actividades, diagramas de estado, diagrama de componentes. Modelamiento de Base de Datos. Programación de lo definido/analizado, teniendo en cuenta la reutilización y la modularización, POO. Pruebas unitarias por parte de los desarrolladores. Capacitar a los usuarios en el cambio a implementarse en PRD Termina al: Terminar con pruebas unitarias con nivel de satisfacción adecuado para el equipo de desarrollo. Hacer el Pase a QA para su Certificación. DESARROLLO Construcción Construcción

19. Actividades principales: Solicita la documentación preparada por los desarrolladores sobre lo implementado. Prepara una batería de pruebas para lo desarrollado, basándose en casos de uso, funcionalidad requerida, validaciones de campos, impactos en otros sistemas, etc. Realizar pruebas de todo lo solicitado junto con el usuario requisitor, de manera que él sea el que valide toda la funcionalidad pedida vs la implementada. Preparar el Acta de Conformidad de Usuario, una vez validado el desarrollo. Preparar, junto a los desarrolladores, el paquete implementado para su Pase a Producción. Termina al: Certificación de QA. Aprobación del usuario del Informe de Proyecto-Desarrollo Aceptación explícita del usuario autorizando el pase a producción. Fase Desarrollo DESARROLLO QA QA

20. Actividades principales: Solicitar el paquete de Pase a Producción al equipo de QA. Realizar el pase a Producción en un horario que no afecte el servicio de los clientes, tanto internos como externos. Desplegar en cada PC y/o en el Servidor, dependiendo del caso. Despliegue de Manuales de Usuarios. Termina al: Configuración previa a la Instalación. Comunicación detallada sobre el pase (fechas, responsables, plan de soporte, etc. Fase Desarrollo DESARROLLO Pase a PRD Pase a PRD

22. Fase Estabilización Actividades principales: Monitorear el desempeño del cambio y/o nuevo desarrollo implementado en Producción. El equipo de Desarrollo será el encargado de resolver los issues que se presentaran en esta etapa, al ser los conocedores de lo implementado. Termina al: Tener la herramienta estabilizada. No tener más issues reportados por parte de los usuarios. Aprobación del usuario del Informe de proyecto-Estabilización . El usuario considera que el proyecto puede darse por Terminado ESTABILIZACIÓN Certificación Post PRD Certificación Post PRD

23. Actividades principales: El equipo de Desarrollo documenta cada corrección que haya tenido que hacer (de ser el caso) antes de hacer el pase a Soporte y Aplicaciones. Entrena a los encargados de Soporte y Aplicaciones en los cambios y/o nuevos desarrollos implementados en PRD. Realiza el pase al equipo de Soporte y Aplicaciones con toda la documentación necesaria, lo que tendrá que estar registrado en un Acta. Termina al: Soporte y Mantenimiento acepta los Módulos como estables Conformidad de Soporte y Mantenimiento sobre la capacitación y documentación técnica preparada por el Equipo de Desarrollo. Fase Estabilización ESTABILIZACIÓN Pase a Sop. y Mant. Pase a Sop. y Mant

25. Fase Aprendizaje Actividades principales: Los equipos de Sistemas involucrados en la implementación y pase a PRD del requerimiento, se reunirán a analizar las fallas que hayan podido tener en el Ciclo de Vida del Requerimiento. Comité Técnico: la planificación se adaptó a la realidad? Qué tanto se desfasó? Cuáles fueron las causas del desfase? Desarrolladores: Cumplí con los tiempos de desarrollo? Mi código está documentado para un mantenimiento adecuado? De qué manera podría haber mejorado los tiempos de desarrollo? QA: La batería de pruebas abarcó todos los escenarios del desarrollo? Realicé las pruebas en los tiempos definidos? Cómo podría aumentar la efectividad y eficiencia de la batería de pruebas? Pase a PRD: Surgieron errores durante la instalación? Cuál fue la causa(s)? Soporte y Aplicaciones: la documentación entregada por desarrollo es la adecuada para poder dar Soporte? Se podría mejorar el alcance de la documentación? Termina al: Publicación/Difusión de Lecciones Aprendidas. Llenado de la Evaluación de todos los integrantes Registro del Informe de Proyecto-Cierre APRENDIZAJE Lecciones Aprendidas Cierre

26. Actividades principales: Una vez cumplido el tiempo establecido para monitorear el cambio y/o nuevo desarrollo implementado en PRD, se cierra la gestión del mismo. Se deberá registrar el cierre con un Acta que contemple la conformidad del usuario. Termina al: Trabajar la plantilla de Cierre. Fase Aprendizaje APRENDIZAJE Cierre Cierre

27. En la Práctica........ INICIO DESARROLLO ESTABILIZACION APRENDIZAJE

28. Usuario Requisitor Detecta Necesidad de Cambio Personal del Banco Áreas de Sistemas Áreas Usuarias Cash Management Registrador del Requerimiento Jefes de Producto Jefes de Área Gerentes de Área Consultores Especialistas Analistas Programadores Operaciones Financiamiento CyM Plazo Banca y Seguros Consultoría Soporte y Mantenimiento Infraestructura Datacenter

29. CRITERIO PARA LA DEFINIR SI ES MANTENIMIENTO O PROYECTO O CAMBIO MENOR X <= 4 Horas? TAREA REQ. MANTENIMIENTO PROYECTO DE DESARROLLO SI SI NO NO 4 hrs < X <= 100 hrs?

30. ETAPAS DEL PROCESO Selección y alineamiento Sustento Business Case Evaluación Comitè Inversiones Registro y Publicación Seguimiento y control Cierre eProjects – Herramienta – Documentos – Repositorio – Procesos -- Tablero Registra Valida Selecciona Enlaza Consulta Documenta Calcula Registra Escala Aprueba Verifica Documenta Actualiza Registra Informa Monitorea Publica Rutea Actualiza Lider PMO Lider PMO Consultores IT Comitè de Inversiones Lider PMO Lider PMO Lider PMO Documenta Cierra QUE QUIEN

31. Registro de Requerimiento Consultoría Autorización Planificación Aprobación Ejecución Definir la necesidad u oportunidad de cambio. Registrar características del cambio. Adicionar información de sustento. Validar información de sustento, impacto y prioridad. Corregir información, de ser necesaria. Primera instancia de aprobación. Autoriza requerimiento. Observa requerimiento. Rechaza requerimiento. Definición de tareas que implica ejecutar el cambio requerido. Asignar responsables, fechas y horas a las actividades. Segunda y última instancia de aprobación. Aprueba requerimiento. Rechaza requerimiento. Asignar tareas a las actividades. Asignar responsables y horas a las tareas. Registrar avances. Cerrar tareas. Usuario Consultor Autorizador Comité Técnico Comité de Cambios Ejecutores Proceso de Cambios Cierre Lecciones aprendidas Cierre de Solicitud Cierre Proyecto Usuario INICIO DESARROLLO ESTABILIZACION APRENDIZAJE

32. Usuario Consultor Autorizador Comité Técnico Comité de Cambios Ejecutores Actores del Proceso 1 2 3 4 5 6 INICIO DESARROLLO ESTABILIZACION APRENDIZAJE

33. Identificar los tipos de requerimiento que maneja el negocio, pudiendo asociar un flujo diferente para cada tipo identificado. Mejorar la Comunicación entre Sistemas y Áreas Usuarias, brindándole al usuario la facilidad de consultar su requerimiento en todo momento Reducción de tiempos de atención. Lograremos Participación más activa de Sistemas eChange

34. Equipo de Trabajo (equipo de iguales) Jefe de Producto Equipo IT Comité de Cambios Comité Técnico Consultor IT Autorizador INICIO DESARROLLO ESTABILIZACION APRENDIZAJE

35. Usuario Requisitor – Registro del Requerimiento eChange es la herramienta que permite registrar todo tipo de requerimientos de cambio que se generen en el negocio. Ingreso a Portal Ingreso al eChange, opción Registro de Requerimientos Selecciono Aplicación, Tipo de Req. Escojo Impacto y Prioridad, fecha esperada Ingresa características adiciona DEF El rol que desempeña el Usuario Requisitor El Requisitor será la persona encargada de registrar el requerimiento de cambio en el Sistema (indicando tipo, aplicación, impacto, prioridad y características del mismo), lo cual generará un ticket de atención. Envía Requerimiento DESARROLLO ESTABILIZACION INICIO APRENDIZAJE

36. Consultor – Rol y Procedimiento Operativo El Procedimiento Operativo de Consultoría sigue como se muestra a continuación: Ingreso a Portal Ingreso al eChange, módulo Procesos, opción Consultoría Selecciono Req. Reviso que la información sea la correcta Modifico y/o corrijo, de ser necesario El rol que desempeña el Consultor El Consultor será la persona encargada de asesorar al usuario durante la definición de la necesidad de cambio. Además, vigilará que se cumpla lo solicitado por el mismo durante todo el Proceso. Envía Requerimiento al Usuario DESARROLLO ESTABILIZACION INICIO APRENDIZAJE

37. Autorizador – Autorización del Requerimiento El Autorizador recibe un requerimiento ya definido entre el Usuario y el Consultor. Ingreso a Portal Ingreso al eChange, opción Autorización Selecciono Req., reviso el detalle del mismo Coloco comentarios u observaciones Autorizo, Observo o Rechazo El rol que desempeña el Autorizador El Autorizador es la persona encargada de autorizar, observar o rechazar los requerimientos de cambio en los Sistemas que solicitan los usuarios que forman parte de las áreas a su cargo. Envía Requerimiento DESARROLLO ESTABILIZACION INICIO APRENDIZAJE

38. Comité Técnico – Planeamiento Inicial y Alcance Técnico El Comité Técnico analiza los requerimientos, mide impactos, estudia la arquitectura y asigna a un responsable para crear el EDT detallado, y designar equipos y fechas. Ingreso a Portal Ingreso al eChange, Procesos, opción Comité Técnico Actualiza EDT, DEF y genera DET El rol que desempeña el Comité Técnico El Comité Tècnico es el equipo de IT encargado analizar impactos, tiempos y esfuerzo de la solicitud o Proyecto. Una vez revisado en equipo, actualiza el EDT, genera el DET y afina el DEF. Determina fechas y tomar compromisos. Es un equipo interdisciplinario, conformado por las àreas de Sistemas. Envía Requerimientos Defino planificación, asigno ticket Opción Planificación, Registro planificación DESARROLLO ESTABILIZACION INICIO APRENDIZAJE

39. Comité de Cambios – Aprobación del Requerimiento El Comité de Cambios recibe un requerimiento ya autorizado y planificado, es decir, con la información completa. Ingreso a Portal Ingreso al eChange, opción Comité de Cambios Selecciono Req., reviso el detalle del mismo Coloco comentarios u observaciones Apruebo o Rechazo el Req. El rol que desempeña el Comité de Cambios El Comité de Cambios es el equipo encargado de aprobar en última instancia un requerimiento de cambio. Una vez aprobado, se puede proceder a la ejecución del mismo. Es un equipo interdisciplinario, conformado por representantes de áreas usuarias y de Sistemas. Envía Requerimiento DESARROLLO ESTABILIZACION INICIO APRENDIZAJE

40. Ejecutores – Rol y Procedimiento Operativo El Procedimiento Operativo de los Ejecutores sigue como se muestra a continuación: Ingreso a Portal Ingreso al eChange, opción Mis Asignaciones Selecciono Req., pestaña Planificación Abro mi actividad en tareas Registro los avances de mis tareas, cierro tarea El rol que desempeña el Ejecutor El Ejecutor será el especialista de Sistemas que se encargue del desarrollo, pruebas, control de calidad y/o documentación del requerimiento de cambio, entre otras actividades. Registrará los avances de las tareas que se le asignen en el eChange. Req. se cierra automáticamente cuando se cierran todas las tareas ESTABILIZACION INICIO APRENDIZAJE DESARROLLO

41. Ejecutores - Etapas del Desarrollo El Procedimiento Operativo de los Ejecutores sigue como se muestra a continuación: Análisis Diseño Construcción Pruebas y Certificación Pase a Prod. El rol que desempeña el Ejecutor El Ejecutor será el especialista de Sistemas que se encargue del desarrollo, pruebas, control de calidad y/o documentación del requerimiento de cambio, entre otras actividades. Registrará los avances de las tareas que se le asignen en el eChange. Siguiente Etapa ESTABILIZACION INICIO APRENDIZAJE DESARROLLO

42. Estabilización – Rol y Procedimiento Operativo La etapa de Estabilización se inicia con el pase a producción, y consiste principalmente en MONITOREO de eventos y AFINAMIENTO de casos no PREVISTOS o ESCENARIOS NO PROBADOS. Monitorea desempeño Reporta incidentes en eTICKET a Grupo ESTABILIZACION Pase de Ajustes y Certificación Pase a Soporte y Aplicaciones via Procedimiento Documenta entregables Actas, Manuales y e Informes El rol que desempeña el Ejecutor El dueño del Proyecto o Solicitud mantiene la responsabilidad de monitoreo, si se presentaràn incidentes, se registran en eTickets al grupo ESTABILIZACION; se resuelven y se certifica el pase transfirièndolo al àrea de Soporte y Mantenimiento. Siguiente: Etapa Cierre ESTABILIZACION INICIO APRENDIZAJE DESARROLLO

43. Aprendizaje y Cierre – Rol y Procedimiento Operativo El Procedimiento Cierre implica compartir las experiencias ganadas, documentarlas en equipo. Luego se prosigue a elaborar el documento de cierre de proyectos incluyendo costos y tiempos : Reuniòn de Lecciones Aprendidas Informe de Cierre de Proyecto Carga Documentos al Repositorio Cierre Oficial El rol que desempeña el Responsable(s) El responsable se encargarà de convocar a los usuarios para ejecutar las reuniones de Lecciones Aprendidas y posteriormente realizarà el documento de Cierre Operativo del proyecto. ESTABILIZACION INICIO APRENDIZAJE DESARROLLO

44. Formatos Generales

45. Formatos Informe Funcional de Proyecto Informe Técnico de Proyecto Ficha de Evaluación del Equipo Informe de Proyecto-Declaración de Alcance (IP.1) Informe de Proyecto-Desarrollo (IP.2) Informe de Proyecto-Estabilización (IP.3) Informe de Proyecto-Cierre (IP.4) Documento de Lecciones Aprendidas Solicitud de Cambio General

46. Performance Solutions http://www.psblitz.com