2012 Modelo eficiente de gestion participativo. Bizitegi

Modelo Eficiente de Gestión Participativo
1.- ¿Qué expectativas tienes para esta jornada?
2.- ¿Qué esperas llevarte a tu organización?
3.- ¿Has formado parte de alguna experiencia de
participación en tu organización? ¿Qué beneficios y dificultades
os habéis encontrado?
4.- ¿Te gustaría que incluyéramos algo en concreto en la
Jornada?

1.- ¿Qué expectativas tienes para esta jornada?
Conocer:
•Dinámicas de participación con personas usuarias
•Vuestra experiencia. Por qué habéis decidido funcionar de otra manera.
•Herramientas y dinámicas de participación.
•Herramientas y/o estrategias podemos aplicar desde experiencias reales.
•Experiencias en otras entidades de modelos de coordinación y gestión en las que puedan
estar implicados varios agentes de equipos dispares.
•Cómo otra organización del sector trabaja los aspectos de participación para poder coger
ideas para mi propia organización
•El modelo de participación, fijarme en la evaluación que presentan y tener claro este
modelo para poder compararlo con la actividad que puedan hacer en otras entidades
•Experiencias de participación en entidades de tercer sector
•Zer mekanismo erabiltzen diren estamentu guztiak erakundeko gestioan parte har dezaten
Identificar que entendemos por participación.
•Identificar que entendemos por participación, cuales son las principales dificultades para
implantar un modelo de gestión participativo.

2.- ¿Qué esperas llevarte a tu organización?
•Alguna orientación para añadir al proceso de participación que tenemos con las personas usuarias.
•Una propuesta de un nuevo cambio organizacional que mejore la gestión de la entidad y mejore la
satisfacción de las personas trabajadoras.
•Buenas prácticas para poder orientar en este sentido a otra organizaciones que desean iniciar
procesos de participación con personas usuarias.
•Mejorar en el diseño de metodologías de diseño de proyectos, implantación de sistemas de gestión
de la calidad y de otras herramientas de mejora de la gestión, incorporando a las personas usuarias
como parte del proceso/elaboración, evaluación, no sólo como destinatarias de los objetivos.
•Cómo mejorar la comunicación transversal entre distintos sectores/entidades/agentes de una
manera eficaz, entendiendo como tal, que cada parte asuma responsabilidades, que se emplee el
tiempo necesario y no caigamos en exceso o en defecto del mismo...
•Espero coger ideas diferentes de participación y dedicar un tiempo a reflexionar sobre este tema
que concretamente en el proceso de calidad de mi centro es en estos momentos una de las áreas de
mejora planteadas.
•Ideia berriak orain arte parte hartzen ez duen jendea gehiago inplikatzeko eta benetan talde lana
egiteko.
•Me gustaría poder explicar que es la participación desde un modelo de gestión de cooperación o
participación para "abrir" una reflexión interna sobre participación.

Sí, estoy trabajando en un taller con
personas usuarias en el que intentamos
hacerles protagonistas de lo que hacemos
juntos.
La mayor dificultad que me he encontrado
es la falta de tiempo que podemos dedicar
para impulsar la participación ya que se resta
tiempo de trabajo (es un taller ocupacional)
El beneficio mayor que me he encontrado
es que las personas usuarias manifiestan
que es “su trabajo”
Si he tenido la oportunidad de participar en
distintos grupos dentro
de mi entidad y por motivos y con objetivos
diferentes. Llegar a un
consenso mejora la satisfacción de las
personas pero la dificultad
radica en la toma de decisiones que sigue
estando en la misma persona.
Sí de participación de personas trabajadoras, muy poco de personas
usuarias.
Beneficios: sentir el proyecto como propio, reconocimiento, asumir un rol
protagonista/impulsor que se transfiere no ya al proceso sino al día a día
de la relación con la organización, asegurar la implicación en el despliegue
de las estrategias diseñadas, mejora de la información para
evaluar/ajustar.
Dificultades: tiempo, esfuerzo que supone, en general requiere de más
recursos y también de paciencia, constancia, confusión por que supone
de romper roles tradicionales (compartir el poder supone resituarse en un
papel diferente al tradicional…), enfrentarse a prejuicios y tabús
preexistentes sobre las capacidades de las personas destinatarias,
cuestionar el propio modelo de intervención.
Si,
Dificultades: hábitos de trabajo previos, la carga de trabajo
o urgencia en las decisiones a tomar..., insuficiente
información... etc.
Beneficios: mayor compromiso e implicación en las
decisiones adoptadas, aprendizaje mutuo, mejor respuesta
a problemas complejos, innovar en los procesos de trabajo,
mayor satisfacción en las personas pertenecientes a la
organización.

En determinadas ocasiones en las que
la naturaleza y complejidad de las
situaciones a tratar requería de la
intervención de distintos agentes,
favoreciendo el entendimiento y
mejorando la eficacia de la respuesta a
proporcionar.
Beneficios: El resultado del trabajo es
más completo y eficaz. El aprendizaje de
todos los agentes implicados es notable.
La mayor dificultad es la coordinación
y organización inicial.
Hemos experimentado y llevado a cabo diferentes herramientas de
participación. Algunas de ellas forman parte de la gestión diaria del
equipo (gestión por procesos liderados por educadores, creación de
herramientas de uso cotidiano y de documentos cruciales en el
trabajo como el Proyecto educativo, RRI, valores de la entidad,
Misión y Visión… por parte del equipo educativo), encuestas de
satisfacción para personal, agentes externos y personas usuarias,
buzón de sugerencias y quejas…
Yo no he participado en una experiencia de este tipo
directamente, pero pienso que en la administración los
trámites son lentos y a veces las tomas de decisión
también no obstante veo que el personal técnico si que
está dispuesto a participar en diversos foros aprovechando
las sinergias de los distintos departamentos.
Si en diseño de planes de
gestión, desarrollo de nuevas
líneas de negocio, ideas de
innovación,….
Orokorrean parte hartze esperientzia guztiak oso
onuragarriak dira. Arazo bakarra izan daiteke erakunde
bakoitzak bere estilo eta egoera propioa daukala eta
esperientzia guztiak ezin direla berdin estrapolatu.

4.- ¿Te gustaría que incluyéramos algo en concreto en la
Jornada?
•Nada en especial. Gracias por hacer estas preguntas
•La estructura u organigrama de la entidad así como las funciones principales que se
tienen. Quién lidera este modelo.
•La opinión de las personas implicadas en los procesos de participación que se expongan.
Sí, como implicar a agentes/entidades/sectores de diversa índole, en medida que cada uno
asuma sus responsabilidades, y que la gestión del tiempo sea la adecuada.
•Imagino que los temas que me interesan estarán ya incluidos en la jornada. Si siento
curiosidad por métodos diferentes de participación. En concreto actualmente estamos
valorando la creación de un blog o pagina web y me interesaría conocer alguna experiencia
previa de vuestra organización o de cualquier otra.
•La participación de usuarios en gestión de entidades o diseño de parte de tareas,… diseño
de corresponsabilidad.

Estructura de la Jornada
9.30 a 11.30 Apertura y presentación de Bizitegi
Marco conceptual de la “Participación” en Bizitegi
Experiencias de Participación en Bizitegi
11.30 a 11.50 Descanso
11.50 a 12.30 Experiencias de Participación en Bizitegi ( Continuación)
12.30 a 13.10 Taller de “Participación”
13.10 a 13.30 Cierre

Quiénes somos
La Asociación Bizitegi inicia su actividad en 1980 en Otxarkoaga.
La Asociación Bizitegi está formada por personas usuarias, socias, voluntarias y profesionales
y busca la incorporación a la sociedad de las personas en situación grave de exclusión en
Vizcaya a través de la intervención directa con estos colectivos y a través de acciones de
sensibilización social, denuncia e incidencia política encaminadas a la transformación
social y a la búsqueda de cambios estructurales.
Solidaridad Persona como valor único Profesionalidad
Voluntariado Responsabilidad
Participación

Marco conceptual de la “ Participación”
…estar presente en, ser parte de, ser tomado en cuenta…
…incidir, influir, responsabilizarse…
…participación de alguien en algo…
…enlaza a los sujetos y a los grupos, relaciona a un participante con los
otros…
…ser coagente, copartícipe, cooperante, coautor, corresponsable…

Fuente: Bolunta
• Acceder a la información: Estar informado, ya sea porque nos interesamos por estarlo
o porque la entidad se preocupa por ello.
• Opinar o ser consultado: Opinar, bien por iniciativa del que opina mediante cauces
que lo favorecen. Bien porque la entidad pregunta la opinión sobre algo concreto.
• Hacer propuestas: Supone, además de opinar, proponer acciones concretas de
ejecución.
• Decidir: Es el nivel más alto de participación. Supone que la opinión de cada persona
cuenta lo mismo para la resolución final.
• Actuar: Supone poner en práctica acciones concretas, ejecutar las decisiones tomadas,
gestionar actividades o tareas, etc.
No son fases ordenadas progresivamente: son diferentes niveles que en un
proceso participativo se pueden combinar de diferente manera.

Fuente: Bolunta
• Uso selectivo del equipo: Cada equipo debe trabajar en aquello para lo que
está capacitado.
• Comprensión, acuerdo e identificación: Reflexionar en el equipo sobre el
objetivo y la labor a desarrollar.
• Comunicación sincera: Sobre saberes, sentimientos, vivencias y emociones.
• Confianza mutua: Tanto en la dimensión personal como en la profesional.
• Apoyo mutuo: No indiferencia entre los miembros del equipo.
• Dirección de las diferencias: Gestionar bien las diferencias genera fortaleza.
No hacerlo es perjudicial.
• Talentos y capacidades: Combinar de manera adecuada las capacidades de
los diferentes miembros para que el todo sea más que la suma de las partes.

…sincronizando todos ellos para conseguir el objetivo.
Diferenciando roles…

• Empatía y credibilidad: Quien convoca la participación debe ser percibido como
honesto. El participante debe entender el sentido y el impacto de su acción; y ver los
resultados.
• Información: Para participar se necesita tener información básica de aquello que es
tema u objeto de la participación, así como de los mecanismos y reglas del juego de la
misma.
• Condiciones, reglas y mecanismos claros: No bastan las buenas intenciones, es
indispensable asegurar las condiciones (materiales, institucionales, de tiempo, espacio,
etc.) para facilitar la participación no como un fin sino como un medio para un fin,
evitando que ésta se convierta en una carga, en una fuente adicional de tensiones o en
un ejercicio inútil.
• Comunicación: La participación requiere diálogo, capacidad de ambos lados para
escuchar y aprender.

• Favorece el acercamiento entre la organización y las personas.
• Favorece la progresiva adecuación del funcionamiento de las
organizaciones.
• Termina con el desinterés y la desmotivación de los trabajadores.
• Ofrece a los responsables herramientas para su autoevaluación y diseño
de propuestas de mejora.
• Desarrolla el sentido de pertenencia al proyecto.

• Inclusión social: Participación y aportación activa a la sociedad.
• Participación:
• Sentido de pertenencia.
• Sentimiento de utilidad: sentido de vida.
• Empoderamiento de las personas.
• Si queremos fomentar la inclusión debemos optar por un modelo de
gestión participativo:
• Por coherencia.
• Para no funcionar con un doble mensaje.

GESTIÓN
EXPERIENCIAS DE PARTICIPACIÓN
MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
PLAN ESTRATÉGICO
COMUNICACIÓN
INTERNA
FORMACIÓN
PROMOCIÓN INTERNA
PLAN DE
VOLUNTARIADO
RESULTADOS DE
SATISFACCIÓN
REBIZIKLA
IMPLANTACIÓN DE
PROCESOS

Objetivo:
Implicar a todos los miembros de la Asociación en la definición de la
Misión, Visión y Valores.
Metodología:
 Participación activa, voluntaria y democrática
 Convocatoria desde Junta Directiva
 Participación voluntaria de todos los grupos de interés
MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
GESTIÓN

GESTIÓN
PLAN ESTRATÉGICO
Objetivo:
Involucrar a los componentes de a Asociación en la definición del Plan
estratégico.
Metodología:
 Participaron todos los miembros de la Asociación y los
diferentes grupos de interés

COMUNICACIÓN INTERNA
GESTIÓN
Objetivo:
Hacer sentir como propia una revista interna que se edita
desde Gestión de Personas, elaborada por todos.
Metodología:
 Elección de una personas de referencia en cada programa
 Aportar noticias desde cada programa, servicio, área,…
 Voluntariedad
 Difusión interna del Boletín

FORMACIÓN
GESTIÓN
Objetivo:
Elaborar un Plan de Formación en base a las necesidades de la
Asociación, teniendo en cuenta la opinión de cada persona
trabajadora.
Metodología:
 Creación de la comisión “Formakuntza”
 Detección de Necesidades Formativas de cada miembro (DNF)
Análisis de los DNF por parte de los responsables
 Diseño de la Acción Formativa
Seguimiento del Plan de Formación

PROMOCIÓN INTERNA
GESTIÓN
Objetivo:
Dar oportunidad de escuchar las propuestas de candidatos en los diferentes
equipos de servicios. (Puestos de responsabilidad)
Metodología:
 Preguntar a los equipos
Análisis de las propuestas de las candidaturas.
 Toma de decisión

PLAN DE VOLUNTARIADO
GESTIÓN
Objetivo:
Elaborar un Plan de Voluntariado acorde a la Misión, Visión y Valores de
Bizitegi.
Metodología:
 Creación de una comisión formada por miembros de diferentes servicios,
programas y estamentos, incluyendo en la misma a las personas voluntarias.
 Elaboración de las primeras bases del Plan y recogida de diferentes perfiles
 Valoración del Plan por diferentes grupos
 Evaluación del Plan por los diferentes grupos de trabajo y equipos directivos
 Puesta en Marcha del Plan

RESULTADOS DE SATISFACCIÓN
GESTIÓN
Objetivo:
Mejorar el funcionamiento de la Asociación en base a los resultados de las
encuestas a trabajadores, personas voluntarias, becas, entidades
financiadoras, sociedad,…
Metodología:
Análisis de resultados de las encuestas
Valoración y evaluación con grupos focales
Establecer acciones de mejora en base a los resultados

Objetivo:
Concienciar a todos los miembros de la Asociación de la importancia del
cuidado del Medio Ambiente y el ahorro energético
Metodología:
 Creación de una Comisión formada por personas trabadoras y usuarios de
diferentes servicios
 Difundir las información e involucrar a todos los miembros
REBIZIKLA
GESTIÓN

Objetivo:
Implicar a las personas trabajadoras para desarrollar una metodología de
trabajo común.
Metodología:
 Participación activa
 Creación de equipos de procesos
IMPLANTACIÓN DE
PROCESOS
GESTIÓN

INTERVENCIÓN
EXPERIENCIAS DE PARTICIPACIÓN
RESULTADOS DE
SATISFACCIÓN
ASAMBLEA DE LOS
SERVICIOS
JAIKOMITE
PARTICIPACIÓN COMUNITARIA
SENSIBILIZACIÓN Y DENUNCIA
TEATRO
MODELO DE
ACOMPAÑAMIENTO

RESULTADOS DE SATISFACCIÓN
INTERVENCIÓN
Objetivo:
Mejorar el funcionamiento de la Asociación en base a los resultados de las
encuestas a usuarios,…
Metodología:
Análisis de resultados de las encuestas
Valoración y evaluación con grupos focales

ASAMBLEA DE LOS SERVICIOS
INTERVENCIÓN
Objetivo:
Adaptar el funcionamiento de Bizitegi a las propuesta de los
usuarios.
Metodología:
Las personas usuarias pueden proponer cambios en el
funcionamientos del día a día de los diferentes centros
Las propuestas de las personas usuarias se utilizan para
hacer las evaluaciones y las planificaciones

JAIKOMITE
INTERVENCIÓN
Objetivo:
Implicar a todos los miembros de la Asociación en la celebración de
fiestas, tanto internas como externas y ofrecer una imagen activa y
positiva de las personas que atendemos.
Metodología:
 Elección de los miembros de la Comisión, formada por personas
usuarias, voluntarias y trabajadores de los diferentes estamentos.
 Programación y desarrollo de actividades dentro del programa festivo.
 Participación de usuarios en la comisión de fiestas.

PARTICIPACIÓN COMUNITARIA
INTERVENCIÓN
Objetivo:
Favorecer el desarrollo personal.
Desarrollar un sentimiento de utilidad social.
Creación de “redes solidarias de apoyo mutuo que aportaban un valor
añadido tanto a sus vidas como al entorno comunitario”.
Personas:
· Trabajadoras: estilo y comunicación participativa,
· Voluntarias y socias: acercando la realidad de Bizitegi a la sociedad
· Usuarias de los servicios: transformándose en agentes activos de cambio
personal y social

SENSIBILIZACIÓN Y DENUNCIA
“ASAMBLEA DE INVISIBLES”
INTERVENCIÓN
Objetivo:
Informarse e informar / Sensibilizarse y sensibilizar.
Metodología:
 Reuniones informativas/debate sobre temas sociales de actualidad.
 Participación en convocatorias públicas para denunciar
situaciones de injusticia social, desahucios, fallecimiento de
personas en la calle,...
¡ Cambiar la realidad es posible

TEATRO
INTERVENCIÓN
¡ La vida es puro Teatro!
Objetivo:
El Teatro como herramienta de rehabilitación psicosocial.
Metodología:
 Representaciones abiertas al barrio en el centro cívico y en colegios de
Bilbao.
 Reparto de tareas/roles según intereses y capacidades

MODELO DE ACOMPAÑAMIENTO
INTERVENCIÓN
Objetivo:
Involucrar a los componentes de la Asociación en la definición de nuestro
Modelo de Acompañamiento
Metodología:
 Participaron de todos los miembros de la Asociación y los diferentes
grupos de interés

Plan estratégico 2010-2013( experiencia concreta 1)
METODOLOGÍA DE TRABAJO (1)
Entrevistas personales
semiestructuradas
Cuestionarios
individuales
Grupos focales
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
X
OTRAS ORGANIZACIONES DEL
SECTOR X X
OTRAS ALIANZAS
X
PERSONAS TRABAJADORAS
X
PERSONAS VOLUNTARIAS
X
PERSONAS USUARIAS
X
ASAMBLEA DE SOCIOS
X

A N Á LI S I S DA FO
3 3 p e r s o n a s ( t r a b a j a d o r a s , v o l u n t a r i a s , u s u a r i a s y s o c i a s )
R E V I S I Ó N D E L A M I S I Ó N , V I S I Ó N Y V A L O R E S
G r u p o f o c a l f o r m a d o p o r l a A s a m b l e a d e S o c i o s
DE FI N I CI ÓN D E LA S LÍ N E A S Y OBJE TI VOS E S TRA TÉ GI CO S
3 3 p e r s o n a s ( t r a b a j a d o r a s , v o l u n t a r i a s , u s u a r i a s y s o c i a s )
REFI N A DO Y DI SEÑ O ÚLTI MO DEL P LA N ESTRA TÉGI CO
P r o c e s o d e I n f o r m a c i ó n y G e s t i ó n y J u n t a D i r e c t i v a
A P ROBA CI ÓN DE L P LA N E S TRA TÉ GI CO
A s a m b l e a G e n e r a l d e S o c i o s
METODOLOGÍA DE TRABAJO (2)

RESULTADOS ALCANZADOS/NO ALCANZADOS – ideas clave asociadas
RESULTADO FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO
( + ) HERRAMIENTA ESTRATÉGICA Y DE
GESTIÓN ÚTIL
EN EL DISEÑO:
Participación respetuosa, integradora y horizontal (*)y
multidisciplinar:
•ninguna estrategia fue concebida por equipos directivos al
margen de los grupos de trabajo
• todas las ideas tuvieron el mismo peso, se diluyeron los
orígenes de las ideas
•las personas participaron en los grupos (líneas estratégicas)
que ellos querían
EN LA IMPLEMENTACIÓN:
El despliegue del plan estratégico y los planes de gestión
(sus PDCAs) es con la participación de todos los agentes
(personas trabajadoras, usuarias y voluntarias y socias).
(+) 70% DE LAS LÍNEAS ESTRATÉGICAS
CON GRADOS DE CONSECUCIÓN MUY
ALTOS

(+)LAS LÍNEAS ESTRATÉGICAS INTERNAS (PERSONAS Y
GESTIÓN) CON DOTACIÓN DE RECURSOS Y POCO
DEPENDIENTES DEL ENTORNO ALCANZAN UN
PORCENTAJE DE EJECUCIÓN EN TORNO AL 80%
(-)LAS LÍNEAS ESTRATÉGICAS DEPENDIENTES DEL
ENTORNO (INTERVENCIÓN , LÍNEA ASOCIATIVA Y
COMUNICACIÓN EXTERNA) Y/O NECESITADAS DE UNA
ASIGNACIÓN DE RECURSOS ALCANZAN UN
PORCENTAJE DE EJECUCIÓN EN TORNO AL 50%
Mejorar la identificación:
•ponderación de los riesgos del entorno
•medir los recursos disponibles

(+) “GRANDES TRABAJOS” QUE REQUIEREN UN
IMPULSO TRACTOR DE MUCHAS PERSONAS HAN
SIDO LLEVADOS A CABO DE FORMA MUY EXITOSA
Y EN PLAZOS DE TIEMPO ACEPTABLES
•PLAN ESTRATÉGICO
•MODELO DE INTERVENCIÓN
•PLAN INDIVIDUALIZADO
•MAPA DE PROCESOS
•PLAN DE EUSKALDUNIZACIÓN
•TRABAJO COMUNITARIO
Buena identificación de los momentos de
participación (especialmente en las 2 fases de
diseño)
Dedicación de tiempo y recursos a esos momentos
de participación (*)ya que ahorra mucho tiempo a
la hora de la implementación

(-) NO INTEGRACIÓN PLENA DE TODOS LOS
AGENTES (PRINCIPALMENTE LAS PERSONAS USUARIAS Y
VOLUNTARIAS) EN TODO EL PROCESO
Diferenciar espacios de participación en función de
los contextos de cada persona y grupo (acceso a la
información, lenguaje, porcentaje de personas, etc.)

Gestión de procesos
2005 Se elaboró el primer mapa de procesos
2011 Se reviso el mapa y se elaboró el segundo mapa de procesos. Nueva actualización del mapa en 2012
( experiencia concreta 2)

2011
•Presentación Mapa de Procesos a todas las personas de la Asociación
•Configuración de los Equipos de Procesos
34 personas
en equipos de procesos en 2011
29 personas
en equipos de procesos en 2012
•Planificación de Calendario de trabajo de Procesos para 2011 y 2012. Objetivos de trabajo, tiempos y
plazos.
•Creación de la estructura de procesos en el lotus para organizar la documentación de los procesos que se
están trabajando.
•Acompañamiento continuo a los equipos de procesos

L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6
3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 7 8 9 10 11 12 13
10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 14 15 16 17 18 19 20
17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 21 22 23 24 25 26 27
24 25 26 27 28 29 30 28 28 29 30 31
31
1 2 3 1 1 2 3 4 5
4 5 6 7 8 9 10 2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12
11 12 13 14 15 16 17 9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19
18 19 20 21 22 23 24 16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26
25 26 27 28 29 30 23 24 25 26 27 28 29 27 28 29 30
30 31
1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4
4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11
11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18
18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25
25 26 27 28 29 30 31 29 30 31 26 27 28 29 30
1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4
3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 5 6 7 8 9 10 11
10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18
17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25
24 25 26 27 28 29 30 28 29 30 26 27 28 29 30 31
31
Reuniones trabajo Equipos de Procesos Operativos 2011
ENERO/URTARRILA FEBRERO/OTSAILA MARZO/MARTXOA
ABRIL/ APIRILA MAYO/MAIATZA JUNIO/EKAINA
UZTAILA/ JULIO AGOSTO/ABUZTUA SEPTIEMBRE/IRAILA
OCTUBRE/URRIA NOVIEMBRE/AZAROA ABENDUA/DICIEMBRE
1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6
3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 7 8 9 10 11 12 13
10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 14 15 16 17 18 19 20
17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 21 22 23 24 25 26 27
24 25 26 27 28 29 30 28 28 29 30 31
31
1 2 3 1 1 2 3 4 5
4 5 6 7 8 9 10 2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12
11 12 13 14 15 16 17 9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19
18 19 20 21 22 23 24 16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26
25 26 27 28 29 30 23 24 25 26 27 28 29 27 28 29 30
30 31
1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4
4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11
11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18
18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25
25 26 27 28 29 30 31 29 30 31 26 27 28 29 30
1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4
3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 5 6 7 8 9 10 11
10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18
17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25
24 25 26 27 28 29 30 28 29 30 26 27 28 29 30 31
31
ENERO/URTARRILA FEBRERO/OTSAILA MARZO/MARTXOA
Reuniones trabajo_ Equipos de Procesos Estratégicos/Soporte 2011
OCTUBRE/URRIA NOVIEMBRE/AZAROA ABENDUA/DICIEMBRE
ABRIL/ APIRILA MAYO/MAIATZA JUNIO/EKAINA
UZTAILA/ JULIO AGOSTO/ABUZTUA SEPTIEMBRE/IRAILA
5 reuniones x4, 5 horas = 22,5 horas
5 reuniones x4, 5 horas= 22,5 horas
5 reuiones x4, 5 horas = 22,5 horas
Total reuniones: 50 reuniones y 225 horas
Acogida y diagnóstico
Relaciones con la comunidad
Demanda y captación
Acompañamiento social Instrucciones 6 reuniones x4, 5 horas = 27 horas
Plan individualizado Instrucciones 8 reuniones x4, 5 horas= 36 horas
Prestación de los servicios Instrucciones
prestación de los
Salida 5 reuiones x4, 5 horas= 22,5 horas
Comercialización Productos Bizitegi
Gestión de Compras y contrataciones 6 reuniones - 13 horas
Tecnologías de la información 5 reuniones - 10 horas
Instalaciones, equipos y gestión de residuos 8 reuniones - 17 horas
Gestión de Personas 8 reuniones - 20,5 horas
Liderazgo 1,5 reunión- 4,5 horas
Alianzas 1,5 reunión- 4,5 horas
Total reuniones: 30 reuniones y 69,5 horas
Total: 294,5 horas y 80 reuniones

2012
•Presentar y socializar el trabajo realizado por los equipos de
procesos a las personas de la organización.
•Cómo vamos a seguir desarrollando el despliegue del trabajo
de los procesos
•Taller de Evaluaciones y Planificaciones

•2011.- Porcentaje de procesos definidos: 20/23=86%
Resultados
•Estamos definiendo nuestra metodología de trabajo, nuestra
metodología de intervención.
•Criterios comunes. Hablamos el mismo lenguaje
•La hemos definido entre todas las personas de la organización.
Más fácil la implicación e identificación con el proyecto.
•Las personas lo viven como algo suyo.
•Optimizamos los procedimientos
•Más fácil el despliegue y la implantación en la Asociación
•Satisfacción de las personas con el trabajo que se está
realizando…
•Dificultades Programa Sin Hogar

Satisfacción Grupos de Interés
Conocer la evolución del grado de satisfacción de nuestros grupos de
interés (personas usuarias, personas trabajadoras, voluntarias y en
prácticas/ becas, entidades financiadoras y la sociedad) respecto a la
Asociación a través de un adecuado proceso de medición de la
satisfacción de manera que aporte información a los procesos
permitiendo detectar áreas de mejora y poder llevar a cabo planes de
acción.
PROCESO DE GESTIÓN SATISFACCIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS

Satisfacción de personas trabajadoras
Encuesta de satisfacción
0%
20%
40%
60%
80%
100%
2009 2010 2011
80%
93% 99%
Índice de participación
2009 2010 2011
Nº de
Personas susceptibles
de realizar la encuesta
61 81 75
Encuestas de
satisfacción
realizadas
49 75 74
2010
Han participado 10 personas
2011
Han participado 11 personas
Objetivo: Análisis de resultados y
propuestas de mejora.
Grupo focal
MEJORAS para 2012
*Revisión del Acuerdo de turnos/ nocturnidad
*Protocolo que mida cómo de eficaces y rápidos
somos ante la resolución de problemas, propuestas.
*Plan de reconocimiento. Presentación y aprobación.
*Encuentro de responsables. Cultura de
reconocimiento.
*Revisar Protocolo de sistema de comunicación
*Sistema participativo en el desarrollo del trabajo.
Planificación
*Revisión sistema de responsabilidades
*Visibilizar lo que se está haciendo en PRL.
*Revisión proceso de formación. Nuevo Plan de
Formación 2012-2014
Buzón de
sugerencias
2011
3 quejas, 1 sugerencia;
2012, 2 quejas

PUNTOS FUERTES Y PROPUESTAS DE
MEJORA
Canal de
recogida
Realizada por el
Programa
A valorar en el
Proceso
Responsable Referido a: Respuesta
4.6. Formación
29El plan de formación positivo, pero la
no realización de cursos fuera, no
permite conocer realidades
interesantes de otras asociaciones .
Sensación de burbuja.
Encuesta DrogodependenciasProceso
Gestión de
personas/
Formación
Proceso de
Formación
Formación A tener en cuenta en la
elaboración y
desarrollo del próximo
plan de Formación
2013-2014.
30Quizás se echa de menos más
formación en lo específico de cada
puesto de trabajo.
Encuesta Drogodependencias
31Consensuar las formaciones por
programas.
Encuesta Sin Hogar

Asambleas en el Centro de Día Uribarri
Orden del día:
- Banco de Alimentos. Plantearlo como actividad de Centro el 30 de Noviembre a la mañana.
Esperamos a tener más información.
- Ocio. NO hay, es fiesta.
- Deporte.
- Invisibles. Éste jueves hay convocatoria, salen de aquí a las 9:30.
- Calidad: Semana europea de calidad. Este año será sobre la participación y Bizitegi va a
presentar una ponencia en la jornada que habrá el 13 de Noviembre(martes..). Desde el
programa participarán en un grupo de trabajo una persona trabajadora otra del centro y
una voluntaria. El 16 de Octubre (Martes) se quedará para empezar a trabajar. Proponer si
alguien quiere.
- 16 Octubre: reunión “pobreza”, Maite y Aitor van a trabajar éste día Martes a la tarde en
Uribarri. Cambio de Asamblea el miércoles a la tarde.
- Auzolan. Esta tarde hay reunión, uno de los temas es la Korrika. Animar a que participen en las
reuniones.
- Horarios salida y entrada en actividades.
- Concentración Beste bi en torres de Izozaki mañana miércoles a las 11:00h.
 Quejas y Sugerencias
 Resultados de Satisfacción
Satisfacción de personas usuarias

Quejas y Sugerencias de personas usuarias
Centro de Día de Uribarri
24. Una persona sugiere que pongamos una piscina en el patio (21/06/11).
Respuesta: El equipo no lo ve adecuado.
33. Una persona usuaria propone o sugiere que se den clases de informática en el Centro
(11/10/11).
Respuesta: El equipo comenta que de momento esto no es posible porque la
programación anual ya está realizada, y que lo que se potencia desde el Centro es el
aprendizaje de informática en cursos fuera de Bizitegi por la importancia de crear
relaciones y vínculos fuera de la organización.
Número de sugerencias recogidas en 2011: 38
Siempre se analizan y se dan respuesta al 100% de las sugerencias y quejas (sea respuesta
favorable o no favorable).
36 respuestas de 38 tienen respuesta favorable. Mejoras derivadas de las sugerencias y quejas
recogidas. 36 mejoras de 38 = 95% resultado positivo (variedad en los desayunos, móviles
apagados, balón de futbol para la actividad de ocio y deporte, realizar salidas para hacer en
Semana Santa ( a Lekeitio y al Serantes), arreglar sillas del hall, charla de VIH en el taller de salud,
etc).
2 respuestas de 38 tienen una respuesta no favorable= 5% resultado no favorable

Consiste en un panel con sobres individuales colocado sobre la pared (cada sobre
corresponde a una persona del Centro), en el que cada persona en un momento concreto
introduce un “gracias” o “eskerrik asko” agradeciendo a un compañero un gesto bonito,
etc… que haya tenido con él.
Cariñograma
o
maitasungrama
ha sido fruto de una
sugerencia expuesta
por una persona
usuaria del Centro de
Día de Uribarri.
Quejas y Sugerencias de personas usuarias
Centro de Día de Uribarri

Bizitegi Experiencias de participación comunitaria

Dificultades:
Bizitegi
Solidaridad Persona como valor único
Profesionalidad Voluntariado
Responsabilidad
Participación
PERSONA USUARIA Pasividad, Pocas Habilidades Sociales, Dificultades para
acceder a la información, Poca capacidad crítica,
Dependencia de ayudas sociales, …
PROFESIONAL Lentitud, Desconocimiento, Desmotivación,
Asistencialismo-Paternalismo,…
ENTIDAD/INSTITUCION
PÚBLICA
Lentitud, Búsqueda de eficiencia, Políticas sociales
centradas en el empleo,
SOCIEDAD Exclusión, Estigma, Ausencia de estructuras/procesos
participativos, “Crisis” del Stma. Público de Protección
Social, Pérdida de redes informales de apoyo…
Experiencias de participación comunitaria

Bizitegi
Responsabilidad
Participación
Beneficios:
PERSONAL Activación, Autonomía, Empoderamiento, Aumento de
red social, Actitudinales (de sujeto paciente-pasivo a
agentes de cambio personal y social),…
ORGANIZACIONAL Cohesión, Vinculación, Ajuste a las necesidades reales,
COMUNITARIO Diversidad, Empoderamiento, Aumento implicación en
movimientos sociales, Aumento de la capacidad de
influencia y mayor consideración de poderes públicos,
Refuerzo de Sociedad Civil

Bizitegi
Responsabilidad
Participación
Resultados:
(*)Instrumento Técnico común de Valoración de la Exclusión Social. Gobierno Vasco (2011)
(D5)
Disponibilidad de relaciones, vínculos afectivos y recepción de apoyo social para la
convivencia personal y familiar de redes primarias y secundarias.:
Aumento de apoyo social percibido.
(D8)
Relaciones convivenciales en otros contextos de convivencia en los que transcurre parte
de la vida cotidiana.
Aumento de espacios/contextos convivenciales aparte del institucional.
(D10)
Educación – Formación – Información – Capacitación.
Mejora en la calidad/cantidad de información sobre la realidad social que
le rodea.
(D11)
Dinamismos vitales.
Mejora en la autoestima y motivación.
(D19)
Disponibilidad de relaciones sociales y ejercicio de la participación social.
Aumento de red social informal.

Bizitegi Experiencias de participación comunitaria
Resultados:
Responsabilidad
Participación
Aumento del nº de personas usuarias que desarrollan actividades
formativo-lúdicas en recursos comunitarios.
Aumento del número/tipo de recursos comunitarios utilizados para el
desarrollo de actividades de los centros de día.
Aumento de nº/variedad de interacciones con personas del entorno
comunitario.
Aumento del número de actividades dinamizadas por personas usuarias en
contextos comunitarios.
Aumento actividades llevadas a cabo en red/colaboración en la
comunidad.
Aumento de voluntarios en Bizitegi del barrio, cuyo contacto se ha
generado por actividades comunitarias.
…

Bizitegi
Responsabilidad
Participación
Retos:
En Bizitegi apostamos por desarrollar nuevas vías que permitan que,
desde nuestros centros, las personas desarrollen actividades
solidarias con la comunidad y se impliquen en la realidad que les
rodea para intentar cambiarla.
OBJETIVOS:
· Favorecer el desarrollo personal.
· Desarrollar un sentimiento de utilidad social.
MEDIOS:
El empleo remunerado: la más clara y la más impulsada desde las
políticas de acción social. Tanto que ha llegado a ser considerada
como ¿la única?

IDEAS CLAVE para la gestión participativa EFICIENTE
TALLER_ Conclusiones
•Liderazgo compartido- Gestión del liderazgo
compartido
•Satisfacción de las personas trabajadoras
•Satisfacción de las personas usuarias
•Satisfacción entidades financiadoras
•Mejora en el trabajo en equipo- respuestas
compartidas
•Dar o asignar a cada grupo un tema donde
la decisión se lleva adelante
•Cercanía entre personas
•Tener claro qué significa la participación
•Darse su tiempo porque es un trabajo
costoso
•Implicar a todas las personas
•Tener a una persona que controle todo el
tema de los procesos e impulsar las acciones
y que se revisen
•Informar (contar) y conocer (preguntar) a
las personas
•Sinceridad
•Metodologías creativas
•Informar y conocer. Sinceridad
•Experiencias pequeñas, sencillas, pero
grupales
•Hay distintas fases que se tienen combinar
de forma equilibrada
•Elegir bien el grupo. Confianza
•Informar y conocer. Sinceridad
•Creación de foros y talleres. Sensibilización
sobre los beneficios de la participación
•Planificación real
•Participación por coherencia con los
objetivos/ valores
•Participación de forma natural, aunque
ordenada y se necesitan medios
•Responder a las aportaciones de la gente
•Cercanía entre las personas. Ilusión
•Implicación
•Elegir bien los grupos de trabajo
•Necesario metodologías creativas
•Buscar un equilibrio en la participación

IDEAS CLAVE para la gestión participativa EFICIENTE ( cont)
•Sistematizar (Planificación real)
•Planificar
•Formación de las personas de la organización
•Foros, talleres y otros para sensibilizar sobre la
importancia de la participación
•Dedicar tiempo, ordenar, método,…
•Forma natural
•Por coherencia
•Sentirla, creerla, trabajada
•Proceso de liderazgo participativo
•Canales de comunicación
•Indicadores- Metodología
•Cultivar esto en la organización
•Flexibilidad
•Acciones grupales pequeñas y sencillas
•Niveles: Estar informado, opinar o ser
consultado, hacer propuestas, decidir, actuar (
no progresivas) y combinarlas muy bien en cada
proceso.
•Clave decidir el equipo y el equipo sepa la
tarea
•Comunicación, confianza y apoyo mutuo
•Participación comunitaria
•Las propias personas usuarias participan en
los procesos
•Participación como cultura, valor,
interiorizada
•La participación también necesita una
sistematización
•La participación no solo como espíritu sino
también se necesitan herramientas,
indicadores, sistemas, una gestión de la
misma.
•Apuesta clara de la organización por la
participación
•Cultivarlo constantemente
•Que esté impregnada toda la organización

BENEFICIOS de la gestión participativa
•Sentimiento de pertenencia
•Compromiso
•Consecución de objetivos de las líneas
estratégicas
•Mejora en la gestión de las personas
trabajadoras
•Se puede innovar-mayor creatividad
•Aumenta el nivel de implicación personal
•Mejora de la autoestima
•Todas las personas se sientan que forman parte
de algo
•Abogar por un modelo que se ajusta a las
necesidades de las personas que forman la
entidad
•Implicándonos en nuestra vida, seamos
profesionales o personas usuarias. Coger las
riendas de “nuestra vida”.
•Eficacia
•Eficiencia
•Mayor implicación
•Desarrollo personal tanto en la organización
como fuera de ella
•Aportar valor a la organización
•Aumenta la implicación de las personas
•Estar informado
•Mayor compromiso
•Empoderamiento
•Aprendizaje
•Inclusión
•Acercamiento (Organización personas)
•Errores se solucionan antes
•Más motivada
•Sentido de pertenencia
•Más autonomía
•Más red social
•Ajuste a las necesidades reales
•Si se cree en ella es fácil aplicarla
•Implementación de las cosas más sencilla

DIFICULTADES de la gestión participativa
•Tiene que haber confianza
•Resistencia al cambio
•Dificultades metodológicas
•Respetar la toma de decisiones-asumir
•Tienen que estar claras las tareas y funciones
•Hay que gestionar bien el tiempo
•Necesidad de una estructura organizativa eficiente
•Reticencias al cambio
•Creer que es un proceso largo y con resultados a largo plazo
•La falta de implicación de las personas
•Llegar a un consenso común con el que se identifique toda la entidad
•La positividad de las personas usuarias para participar.
•No hablar el mismo lenguaje entre profesionales y personas usuarias.
•Tiempo
•Esfuerzo
•Falta de motivación
•Falta de información
•Desconfianza
•Pasivas, acríticas, dependencias sociales, paternalismo, lentitud, …

Eskerrik asko
Muchas gracias

2012 Modelo eficiente de gestion participativo. Bizitegi

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