El documento habla sobre la gestión de proyectos de TI. Según estudios, menos del 40% de los proyectos de TI alcanzan sus objetivos comerciales un año después y sólo el 16% son exitosos. Las causas más comunes de fracaso son la gestión ineficiente y el sobredimensionamiento del alcance. Para evitar el fracaso, es importante enfocarse en las 4P's de la gestión de proyectos: personal, producto, proceso y proyecto.

1. Colegio de Ingenieros del Perú
Consejo Departamental de Lima
Capitulo de Ingeniería Industrial y de Sistemas

2. Definiciones
Antecedentes
Porque el fracaso de los proyectos de TI
Como evitar el fracaso de los proyectos
de TI
Las cuatros P’s de la Gestión de
Proyectos
Recomendaciones para una gestión
exitosa de proyectos de TI

4. Es un esfuerzo temporal que se lleva a
cabo para crear un producto, servicio o
resultado único1.
1(fuente: PMBOK 2004)

5. Un proyecto de TI es aquel esfuerzo
temporal realizado para resolver las
necesidades de tecnologías de
información y comunicación de las
organizaciones; obteniendo para ello un
determinado producto, servicio o
resultado único

6. Gestión son todas las actividades y
tareas ejecutadas por una o más
personas con el propósito de planificar y
controlar las actividades de otros para
alcanzar un objetivo o completar una
actividad que no puede ser realizada
por otros actuando
independientemente

8. Tipo 1: Los proyectos son
completados a tiempo y en
costo, con todas las
funcionalidades
especificadas inicialmente.
Tipo 2: El proyecto es
completado, pero los costos
fueron altos, exceso en el
plazo y las especificaciones
inicialmente definidas,
fueron cambiadas en su
gran mayoría.
Tipo 3: El proyecto es
cancelado durante una de
las etapa del ciclo de Fuente: www.standishgroup.com
desarrollo.

9. Fuente: “Critical Succes Factors in Software Projects”
Reel, J.S. IEEE Software mayo de 1999

11. Fuente: Standish Group

12. Fuente: CHAOS 2009 de Standish Group

14. Según estudios realizados por Standish
Group en USA y la Universidad de Oxford
en el Reino Unido, sólo el 16% de los
proyectos TIC son exitosos .Si el análisis se
restringe sólo a proyectos de desarrollo
de software esta cifra baja al 1%.
Dicho estudio aplica tanto al sector
privado como público que mantienen
tasas de éxito equivalentes.

15. El 70% de lo proyectos no alcanzan las
metas de plazos, costos y calidad
(Gartner)
El 50% de los proyectos de TI exceden su
presupuesto (Gartner)
En general, el 66% de los proyectos de TI
fracasan, el 52% se cancela, el 82% se
entrega fuera del plazo (CHAOS)
Menos del 40% alcanzan sus objetivos
comerciales un año después (KPMG)

16. De acuerdo a estas cifras Ud. tendrá un
68% de probabilidad de fracaso para este
año 2009 al embarcarse en un nuevo
proyecto de TI.
Adicionalmente, los estudios muestran que
50% de las compañías aun manejan la
entrega bajo presupuesto como el único
criterio de éxito de sus proyectos y
solamente un 25% de las compañías utilizan
el criterio del ROI o el valor agregado al
negocio.

17. Gestión ineficiente de los proyectos de TI,
representa la fuente más común de
fracasos en los proyectos de TI (43%).
El “sobredimensionamiento” del alcance.
Otra de las causas del fracaso de los
proyectos de TI (21%).
Los altos directivos no comprenden
adecuadamente los temas que
conciernen a la TI (26%).
De acuerdo con el reporte elaborado por la Unidad de Inteligencia de la publicación The Economist
titulado Coming to grips with IT risk, basado en una encuesta realizada a 145 altos ejecutivos de
empresas alrededor del mundo (2006). El 54% de las compañías encuestadas para el presente reporte
genera ingresos anuales de menos de US$500m; 28%, entre US$500m y US$5,000m; y 18%, más de
US$5,000m

20. Los puntos siguientes pueden aportar a una
mejor planificación e implementación y
pueden ayudar a salvar su próximo proyecto:
› Priorizar y establecer la carga de trabajo
› Alinear los roles y las cargas de trabajo
› Identificar y aplicar medidas
› Comunicarse de forma constante con el negocio
› Cumplir con normas internas y externas

21. Focalice su estrategia:
Consolidación de demanda - La
total comprensión de las demandas
en TI es el paso fundamental para
priorizar la carga de trabajo de TI.
Gestión de portafolio - El enfoque en
la gestión de portafolio permite
administrar el portafolio de TI y
comparar elementos del mismo tipo.

22. Ejecución del proyecto - Permite
visualizar los proyectos con problemas
en cualquier momento y tomar las
decisiones necesarias para corregirlos.
Gestión de recursos - La capacidad
de analizar y comparar conjuntos de
habilidades, competencias, disponibi-
lidad y utilización de recursos.

23. Xcel Energy es la cuarta mayor compañía de
electricidad y gas natural de los Estados Unidos.
Para reducir los costos y mejorar el rendimiento
corporativo, Xcel Energy determinó que
necesitaba una mejor alineación de los proyectos
de TI y las iniciativas estratégicas de negocios, y
rápidamente llegó a estos resultados
impresionantes:
Ahorro de 8 millones de dólares al cancelar
proyectos no esenciales
Reasignación de 10 millones de dólares a
projectos de mayor valor
Aumento del gasto estratégico de 37 a 57% dos
años después de la implementación inicial

24. La compañía que creó el sitio web líder de clasificados
de automóviles e información al consumidor buscaba
una solución enfocada en el proceso que se
correspondiese con sus metas de gobierno corporativo.
Con esta solución, la empresa:
Redujo los proyectos en déficit o corriendo riesgo del 50
al 14%
Centralizó todos los planes de proyectos y mejoró la
visibilidad de las asignaciones de recursos
Permitió que la gestión de TI evaluase el trabajo fuera
del proyecto que el departamento realiza
Solucionó conflictos de recursos y prioridades

25. Hace cuatro años, Birlasoft, una compañía de
tercerización global para desarrollo de software se
preguntaba como alcanzar las mejores prácticas
con Six Sigma y CMM de nivel 5 sin visibilidad de
cómo administraba los procesos. La
implementación de una estructura estándar para
procesos de flujo de trabajo en Birlasoft brindó
resultados impresionantes:
Mejoró su balance al reducir los excesos de costo
de los proyectos, lo que resultó en un ahorro de 2
millones de dólares hasta el momento
Redujo los costos de gestión de proyecto en 67%
Aumentó la transparencia del cliente para el
proyecto

26. PAETEC Communications, una de las empresas de
telecomunicaciones que más se expande en los
Estados Unidos, logró conseguir visibilidad y control
total de sus actividades de TI. La automatización
de los procesos de negocios mejoraron el flujo de
trabajo por toda la empresa:
Redujo el tiempo de manipulación de pedidos de
TI en 50%
Redujo los costos de TI a aproximadamente la
mitad del promedio en la industria

28. Personal
› El factor humano
Producto
› Objetivos y el ámbito del producto
Proceso
› Estructura de apoyo para la planeación
Proyecto
› Administración de la complejidad

29. ¿Cuáles son las características deseables
de un líder de proyecto?
› Motivador
› Organizado
› Innovador
› Solucionador de problemas
¿Cómo creamos un equipo de alto
rendimiento?
› Confianza entre los miembros del equipo.
› Distribución de habilidades de acuerdo al
problema.
› Los inconformistas deben ser excluidos

30. Identificar claramente las
especificaciones del producto
Gestión de los cambios del producto
Estimación del esfuerzo
Conocimiento del negocio
Procesos críticos del negocio

31. Objetivo
Estimación de tiempos y costos
Hitos del proyecto
Desgloce de la estructura del proyecto

33. Plan Estratégico Portafolio de Proyectos
Visión
PR11
Programa
1
PR12
Misión Selección
y PR11
Priorizació Programa
n 2
Objetivo PR12
(Proyecto
s
s) PR11
Programa
3
Estrategi PR12
as

34. Ciclo de vida del Proyecto
Evaluación de detalle
Análisis Fecha de implementación
Diseño
Construcción
Plan del Proyecto
Pruebas - Calidad
Linea base del
Entrenamiento
Implementación
Ejecución y Control
Cierre
Inicio y Planificación Reporte de estado, seguimiento, gestión de riesgos,
Evaluación, cierre y
(Plan del Proyecto) problemas y
lecciones aprendidas
cambios, escalamiento, etc.
Ciclo de vida de la Gerencia del Proyecto

35. Planificación Cierre
•Acta de inicio del •Informes de
proyecto avance
•Plan del proyecto •Informe de cierre
•Riesgos y
Problemas
•Cambios
Ejecución y
Inicio
Control

36. Fije una meta clara: Al planear un
proyecto se empieza con el resultado
final - la meta - y luego se trabaja hacia
atrás a partir de ella.
Precise los objetivos: Ayudan a
identificar quién debe estar en el grupo
del proyecto y contribuyen a crear una
sensación de propiedad entre los
miembros del grupo

37. Establezca puntos de control,
actividades, relaciones y estimaciones
de tiempo: Fije los eventos y las
actividades para ayudar a que los
miembros del proyecto supervisen los
progresos del proyecto y para
motivarlos.
Ilustre gráficamente el programa de
trabajo (gantt, flujogramas).

38. Capacite a las personas,individualmente
y como equipo
Refuerce el compromiso y el entusiasmo
del personal: Asegúrese de que su
proyecto o equipo de trabajo no es visto
simplemente “como otro trabajo”, sino
como un desafío
Informe a las personas relacionadas con
el proyecto

39. Estimule al personal estableciendo
acuerdos: Manejar los conflictos
Aumente el poder: tanto el suyo como el
de los demás. puede lograrse un mayor
nivel de compromiso y participación
Atrévase a acercarse con creatividad a los
problemas: Estrategias para alentar la
creatividad: sensibilidad, la fluidez en las
ideas, la originalidad y mayor flexibilidad.

40. Gracias