Este documento presenta una introducción a las relaciones públicas. Explica que los públicos internos son parte de la organización e incluyen empleados, accionistas y proveedores, mientras que los públicos externos no forman parte de la organización e incluyen clientes, medios y gobierno. También describe las herramientas de comunicación interna como reuniones, boletines internos y círculos de calidad, y las herramientas de comunicación externa como cartas a accionistas, encuentros regionales y encuestas.

1. INTRODUCCIÓN A LAS RRPP
Gabriela Hernández
C.I 25293655
M-716

2. PUBLICO INTERNO
 ¿Qué es?
Los públicos internos son aquellos que son tomados,
por el departamento de relaciones públicas o por la
gerencia, como parte de la organización.
 ¿Quién puede ser?
Esto sin duda incluye a los empleados de todos los
sectores y rangos, pero muchas veces también incluye
a los proveedores de las empresas, a sus accionistas,
a su comunidad, etc.
 Ejemplo
Los accionistas; los directivos; los funcionarios; los
empleados; etc.

3. PUBLICO EXTERNO
 ¿Qué es?
Los Públicos Externos de una organización son numerosísimos,
pero, no debe perderse de vista que alguno de ellos interesan
más que otros a la empresa o institución en cuestión. Sólo unas
cuantas de ese gran espectro social surgirán los clientes o nos
servirán para difundir la imagen que pretendemos proyectar de
la organización de que se trata.
 ¿Quién puede ser?
Son todos aquellos grupos sociales que tienen un determinado
interés que vincula a sus miembros entre sí y que no forman
parte del organigrama de la organización de que se trata.
 Ejemplo
Cliente, proveedores, prensa, comunidad, gobierno, medio
educativo

4. COMUNICACIÓN INTERNA
 ¿Qué es?
La comunicación interna es la comunicación dirigida al
cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta
a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su
equipo humano y retener a los mejores en un entorno
empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
 Herramientas
 Reuniones informativas
Es uno de los instrumentos de los que dispone la
organización para comunicarse directamente con sus
públicos internos. Siempre serán realizadas por personal
responsable y se concretan para mejorar la interacción
personal y establecer elementos dinamizadores. Deberán
estar convenientemente planificadas, secuenciadas y
estructuradas con la estrategia de comunicación interna.

5. • Revista o periódico interno
Los objetivos son crear una identidad organizativa, conocer
las inquietudes de los miembros de la organización,
establecer canales fluidos de comunicación entre todos los
miembros e informar a los empleados. Para ello, la
estructura abarca informaciones de contenido social
(actividades culturales y deportivas, anuncios de personal,
crónicas sobre empleados), informaciones de la
organización (sobre el sector económico en el que se
encuadra, noticias financieras o de producción) y
contenidos relacionados con los empleados (relaciones con
el trabajo, promociones, beneficios económicos o sociales).

6. • Revista de prensa
Instrumento cuya función es abarcar al conjunto de
miembros de la organización, por lo que su sentido es
transversal. Es un elemento que muestra informaciones
aparecidas en los medios de comunicación referidas a la
organización o sobre aspectos que inciden directamente
sobre ella. Su frecuencia depende del volumen de
información que surja en los medios y no es necesaria una
presentación de calidad.
• Círculos de calidad
Consiste en un pequeño grupo de personas (de cuatro a
ocho, aproximadamente) que se reúnen periódicamente de
manera voluntaria para discutir y analizar el funcionamiento
de la organización. Propone determinadas soluciones a los
directivos y, posteriormente, hace un seguimiento
cuantitativo y cualitativo tras su aplicación.

7. • Tablones de anuncios
Instrumento que se puede utilizar en todos los sentidos de la
comunicación y aportan facilidad de ejecución y la
flexibilidad de su contenido y la complementariedad con
otros instrumentos.
El contenido puede abarcar:
— Informaciones legales obligatorias establecidas por la ley:
horarios, días festivos, servicio médico, información sobre las
retribuciones, seguridad e higiene en el trabajo.
— Informaciones referentes a la organización tales como
resultados, acontecimientos del sector de actividad de la
institución, campañas de sensibilización (antitabaco,
prevención del cáncer, etc.).
— Informaciones sociales de la organización y de relaciones
entre los trabajadores, tales como excursiones conjuntas,
encuentros deportivos, reuniones sociales, etc.

8. • Buzón de sugerencias
Instrumento de comunicación ascendente que tiene como
objetivo que los empleados puedan expresar sus opiniones
o sugerencias —que no quejas o reclamaciones— sobre
diversos aspectos:
— Técnicos, tales como métodos de trabajo, mejoras
organizativas, sustitución de materiales, tiempos de
producción, mejora de la productividad.
— Humanos, referidos a seguridad e higiene en el trabajo,
turnos de vacaciones, mejoras sociales, condiciones en el
trabajo.
— Administrativos entre los que se encuentran nóminas,
servicios en la organización, normas administrativas.
• . Circulares
Son el conjunto de mensajes que se dirigen a un
determinado sector de la organización o a su globalidad. Se
utiliza un sistema que irradie a todos los miembros de la
organización y se refiere a determinadas temáticas de
índole organizativa

9. • Entrevista
La entrevista es un contacto que se establece entre dos
personas de la organización para tener una relación
bidireccional. Se distingue diferentes tipos de entrevista:
a) Según la iniciativa de los participantes
b) Según los diversos mensajes que se pueden transmitir
• Visita o jornadas de puertas abiertas
Este tipo de comunicación puede ser de dos tipos: internas o
externas. Externas se refiere a aquellas personas que no
tienen relación directa con la organización; las internas
incluyen a los empleados y a sus familiares, así como a
proveedores, clientes u otros públicos directamente
relacionados con la organización.

10. • Intranet
Ambegaonkar define a una intranet como «una pequeña
Internet, con la gestión de la información y herramientas
de acceso del Worl Wide Web juntos en una organización.
Se puede elegir conectar la intranet a Internet, o se puede
decidir mantener la intranet local y no conectarla jamás a
Internet» (1997).
• Videoconferencia
La posibilidad de conectar a dos o más personas que
están separadas geográficamente supone un gran avance
para las organizaciones, sobre todo si esa conexión
supone un intercambio de información en vídeo y audio.
Así, surgieron las videoconferencias como instrumento
que permitía conectar visualmente a personas que
estaban separadas por una distancia considerable.

11. EJEMPLOS
 En la actualidad, se tiene en cuenta que muchas de
las herramientas mencionadas pueden ser
electrónicas, ahorrando costos. Por
ejemplo, un blog puede servir para que los
directivos informen novedades sobre el negocio,
pero también recibir comentarios o reclamos de los
empleados. O una red social puede servir para
crear conocimientos en forma colectiva entre jefes
y subordinados, o bien para compartir información
entre pares.

12. COMUNICACIÓN EXTERNA
o ¿Qué es?
Es el conjunto de actividades generadoras de
mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la
relación con los diferentes públicos objetivo del
negocio, así como a proyectar una imagen favorable
de la compañía o promover actividades, productos y
servicios

13. HERRAMIENTAS
 Carta del presidente a los accionistas:
Se utiliza cuando éstos compran acciones de la
empresa. El presidente debe enviarles una carta de
bienvenida acompañada del último informe anual, así
como los dividendos por acciones obtenidos en el
último año y una referencia a la evolución accionarial
de la compañía. En algunas empresas también se
envía una carta del presidente a los accionistas
cuando dejan la empresa, con la finalidad de conocer
los motivos que les han llevado a vender sus
acciones.

14.  Encuentros regionales con accionistas:
El contacto directo con los accionistas se producirá a
través de encuentros. Muchas empresas no suelen estar
concentradas en una zona, por ello cuando hay una
reunión general de accionistas muchos pequeños
accionistas no pueden acudir. Por eso las empresas
ponen en marcha los encuentros regionales. Se elige una
zona donde haya una gran acumulación de esos
accionistas. Haremos un mínimo de cuatro encuentros
regionales, eligiendo la ciudad donde haya mayor
concentración de inversores.
 Información telemática
Desde una simple línea de teléfono gratuita de atención al
accionista, hasta la utilización de una página interactiva,
todos son medios necesarios para mantener informados a
los accionistas y mejorar esa relación. Prácticamente
todas las empresas que cotizan en Bolsa tienen en su
página web un apartado dedicado a los accionistas.

15.  Encuestas
Se debe disponer de una información suficiente que nos
permita conocer cual es el perfil medio del accionista y
conocer sus actitudes, sus expectativas, etc. El método
más eficaz y económico son las encuestas: con ellas
obtenemos la opinión del accionista y tenemos información
sobre las herramientas que utilizamos para entrar en
contacto con él y saber lo que necesita y los que no (cuáles
de las cosas que recibe le parecen interesantes y cuales
no). En definitiva es un sondeo permanente para reciclar
nuestra relación con él.
 Publicaciones. El informe anual
En su soporte papel o bien en soporte electrónico (cada
vez más, aunque también es más caro). Hay una serie de
herramientas reguladas por la ley que van a ser obligatorias
en cuanto a las publicaciones. Los objetivos de estas
herramientas son conseguir una transparencia en la gestión
cara al Estado y al mercado

16. EJEMPLOS
 Un ejemplo de una empresa que lleva una buena
comunicacion externa podria se Coca-Cola, la cual
tiene un nombre reconocido a nivel mundial,
gracias a la imagen que presenta, a sus
colaboradores y empleados se les nota un gran
sentimiento de permanencia, y a los que no lo son
desearian tener una oportunidad para ingresar a
esta organizacion. Coca-Cola a demostrado ser
una empresa que se preocupa por sus
trabajadores, y esto habla muy bien de la empresa.