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Este documento presenta información sobre el sistema automatizado de ventas, el portafolio de servicios, la comunicación empresarial, las relaciones públicas y las normas internas y externas de una organización. Explica que el sistema automatizado de ventas permite administrar información de clientes, proveedores y ventas. También describe las funciones de la comunicación empresarial y las relaciones públicas para establecer vínculos con públicos internos y externos y mejorar la imagen de la organización. Por último, define las normas internas que rigen el funcionamiento interno y las
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- 1. El SAV (SistemaAutomatizado de Ventas) de hoy. Portafolio de Servicios de la Organización Comunicación Empresarial Relaciones Públicas Normas internas y externas de la Organización Presentado Por: Luz Maribel Mojica Silva Sena Sede Administrativa Gestión Del Talento Humano 626899-69522 Bogotá Mayo 2014
- 2. Tabla de Contenido TABLADE ILUSTRACIONES INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVO GENERAL 2.1 Objetivos Específicos: 3. EL SAV (SISTEMA AUTOMATIZADO DE VENTAS) DE HOY 3.1 Administración de Contacto: 3.2 -SAV Y CRM Móvil: 3.3 -Factores de éxito para SAV 4. PORTAFOLIO DE SERVICIOS DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 -Partes: 5. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL. 5.1 - Funciones de la Comunicación Empresarial 5.2 - Clasificación de la Comunicación Empresarial 5.3 - Conducto regular 6. RELACIONES PÚBLICAS 6.1 - Actitudes y Formación de la Opinión Pública 6.2 - Clases de Público 6.3 - Funciones de las Relaciones Públicas 6.4- Comunicaciones en las Relaciones Públicas 7. NORMAS INTERNAS Y EXTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN CIBERGRAFIA
- 3. INTRODUCCIÓN La finalidad deeste trabajo es conocer la importancia que tiene el sistema automatizado de ventas, el portafolio de servicios, la comunicación, empresarial, las relaciones públicas, y a que se refieren las normas internas y externas de una organización en el ámbito laboral y de empresa.
- 4. 2. OBJETIVO GENERAL Recopilary analizar la información teniendo en cuenta la importancia de tener en la organización sistemas, normas y buenas relaciones publicas para el desarrollo laboral y la conveniencia de toda organización. 2.1 Objetivos Específicos: •Definir el sistema automatizado de ventas •Analizar la importancia de las relaciones publicas en la organización •Reconocer que toda empresa debe guiarse mediante unas normas internas y externas para su funcionamiento.
- 5. 3. EL SAV(SISTEMA AUTOMATIZADO DE VENTAS) DE HOY Esta herramienta nos permite guardar, usar y emitir información sobre, los proveedores, clientes, vendedores, ventas, compras, artículos, deudas, pagos, y cobros, también podemos imprimir facturas, pedidos, presupuestos, información estadística entre otros beneficios., de la organización. 3.1 Administración de Contacto: Un sistema de información (SI) no necesariamente debe estar basado en el uso de ordenadores, existe así este o no mecanizado. 3.2 -SAV Y CRM Móvil: Debido al cambio tecnológico que se presenta en la actualidad la telefonía móvil hace parte importante de la comodidad de las personas por esta razón aumenta su uso de manera rápida, adicional constituye oportunidades de negocio y se ha hecho una necesidad para las empresas. Estos aparatos electrónicos cada vez son más avanzados brindando alternativas como el GPS, los mensajes cortos, y una serie de servicios benéficos para la comunicación. La combinación de esta tecnología con el CRM posibilita la adecuación y automatización de una estrategia personalizada de servicios contenidos en la filosofía del CRM, que combinan y asimilan los beneficios del entorno wed y los dispositivos móviles. 3.3 -Factores de éxito para SAV •Que el producto o servicio satisfaga una necesidad •La calidad y el precio deben ser adecuados •Ofrecer un valor agregado para el cliente •Buscar ser líder en el mercado •Comprar a precios competitivos •Hacer las cosas mejor •Detectar las fuentes de obtención de recursos •Estar en una buena ubicación •Ofrecer un producto y/o servicio innovador, creativo
- 6. 4. PORTAFOLIO DESERVICIOS DE LA ORGANIZACIÓN Un portafolio deservicios es un documento en el cual se relaciona información básica, precisa y concisa de una organización, mediante este portafolio la organización da a conocer los productos y/o servicios, cosa o elementos que ofrecen a sus clientes, el portafolio permite mostrar una buena imagen corporativa esto permite gestionar la reputación de la empresa. No se debe olvidar dar los datos de contacto a los clientes como el teléfono, la dirección, el correo electrónico, cuentas de facebook, twiter etc. 4.1 -Partes: •Misión, Visión, Objetivos •Productos, Servicios, Garantías •Socios, Proveedores •Respaldo, clientes, datos de contacto.
- 7. 5. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL. Otambién corporativa, es un vínculo entre la organización y su público, que pueden ser clientes, externos o internos, empleados, accionistas, agrupaciones empresariales, o público en general, esta se puede dar directa o por medio de relaciones públicas, publicidad, boletines de noticias, videos, gestión con los medios de comunicación, eventos, entre otros medios como los tecnológicos. En una comunicación empresarial se deben tener aspectos importantes en cuenta como una cultura empresarial solida, una identidad corporativa consistente, una filosofía solvente, un autentico sentido de la ciudadanía corporativa, una adecuada relación profesional con la prensa, comprensión de la herramientas de comunicación y las nuevas tecnologías y un sofisticado uso de los instrumentos globales, de comunicación. 5.1 - Funciones de la Comunicación Empresarial Las funciones según Manuel Dasi Martínez –Vilanova (1996) •De información: información sobre la función que una persona debe cumplir para realizar su cargo. •De explicación: todo el personal debe entender y conocer las razones de las órdenes que se les dan, así como las decisiones que se toman dentro de la organización. •De interrogación: hacer preguntas de aclaración, dialogo entre las partes. •De información: conocimiento de los objetivos de la organización. •De la influencia: creación de un ambiente adecuado para que el trabajador se sienta a gusto y se encamine a cumplir sus metas. •De la integración: resultado de una buena comunicación. •Función corporativa: la comunicación contribuye a fijar la identidad y personalidad corporativa. •Función operativa: permite compartir conocimientos técnicos para mejorar el desempeño del cargo. •Función cultural: enseña al trabajador a vivir en la empresa con normas y valores. •Función estratégica: programación de acciones y estrategias de comunicación para el planteamiento como para el desarrollo aplicación y evaluación de las tareas.
- 8. 5.2 - Clasificaciónde la Comunicación Empresarial Según varios autores como Gago Escalante (2006), Manuel Dasi (1996), Bayón (2002) entre otros la comunicación se puede clasificar de varias maneras como: •Según la forma de expresión: verbal, no verbal. •Según la forma de utilización del lenguaje: oral o escrito. •Según el canal que se utiliza: formal, informal. •Según el ámbito de actuación: externa o interna, horizontal, ascendente o descendente según el nivel jerárquico que corresponda. 5.3 - Conducto regular En toda organización debe haber un conducto regular para expresar decidir o informar algún la decisión o petición, esto se hace mediante un sistema jerárquico, se deben evitar los chismes o comunicar nuestras decisiones o peticiones a quienes no debemos esto evita los chismes y los malos entendidos, como en toda organización hay un reglamento que cumplir lo mismo sucede cuando nos comunicamos y expresamos nuestras opiniones y deseos, se debe saber a quién dirigirse según el orden jerárquico que se maneja en la empresa, normalmente se comunica a la persona encargada del personal y esta a su vez a sus jefes para tomar decisiones o permisos. La comunicación así como es una herramienta necesaria para comunicarnos y expresarnos también hay que saberla utilizar.
- 9. 6. RELACIONES PÚBLICAS Conjuntode acciones de comunicación estratégica cuyo fin es fortalecer los vínculos con los distintos públicos, para lograr fidelización y apoyo, las relaciones públicas implementan técnicas de negociación, marketing y publicidad para reforzar su desempeño en el entorno social logrando una buena imagen de la compañía para la obtención de mejores dividendos. Las relaciones públicas abarcan toda clase de público tanto interno como externo y público mixto. 6.1 - Actitudes y Formación de la Opinión Pública Es un concepto que toma el público en favor o en contra de alguna cuestión. Las personas opinan y emiten juicios de alguna cuestión o situación. En la opinión pública se integran ideas, creencias, o características sociales de un conjunto de personas. Las actitudes se dividen en tres componentes: cognoscitivas (lo que una persona conoce y cree del objeto) afectivas (como siente la persona hacia el objeto o persona) conductista (como espera la persona comportarse con esa persona u objeto)
- 10. 6.2 - Clasesde Público El público es un conjunto de personas relacionadas entre sí por intereses y afinidades compartidas. Se pueden determinar tres tipos de públicos: •Interno: como los empleados, directivos, accionistas, mayoristas etc. •Externo: es aquel que no tiene relación con la organización directamente. Como las autoridades gubernamentales, entidades económicas, competidores, etc. •Mixto: es el intermedio entre el interno y el externo, entre estos están: •Mixto semi- interno: como los clientes que pueden ser familiares de los integrantes de la empresa proveedores y distribuidores. •Mixto semi-externo: se incluyen los clientes ocasionales, sindicatos, bancos, en donde operan los accionistas.
- 11. 6.3 - Funcionesde las Relaciones Públicas Es importante que toda organización maneje las relaciones públicas como una parte esencial en el proceso de la comunicación con los clientes internos y externos mediante esta puede reflejar la buena imagen corporativa que se quiere mostrar, por tal razón las relaciones públicas tienen una serie de funciones que se deben implementar para lograr dicho objetivo. •realización y ejecución de un programa de relaciones públicas con los diferentes públicos, tanto a corto, mediano y largo plazo. •Seguimiento de las publicaciones empresariales. •Revisión de todos los documentos destinados al exterior, para comprobar si, de alguna manera, se refieren a las relaciones públicas de la empresa. •Realización y aprobación de todas las noticias, artículos, fotografías, etc. que se entregan a los medios de comunicación. •Preparación de declaraciones y discursos de los dirigentes de la empresa. •Iniciar las relaciones con la comunidad en la que se afincan las sedes de la empresa, colaborando con los periódicos locales, organizaciones cívicas y sociales, escuelas, etc. •Trabajar con la dirección y los consultores legales de la empresa en cuestiones de relación con los órganos de gobierno, incluyendo personalmente al presidente de la empresa. •Ayudar con el área de marketing en la preparación y ejecución de programas dirigidos a mejorar las relaciones con los intermediarios y red de ventas. •Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias. •Investigación de la opinión pública sus actitudes y expectativas. •Tomar medidas para prevenir, descubrir y eliminar cualquier malentendido. •Promulgar las buenas relaciones entre el personal y los públicos internos y externos de la empresa. •Proyectar la imagen e identidad corporativa •Participar en reuniones directivas. •Conocer y clasificar los diversos públicos de la entidad. •Asesorar y aconsejar a los departamentos de personal en cuestiones de relaciones con los empleados.
- 12. 6.4- Comunicaciones enlas Relaciones Públicas Las comunicaciones en las relaciones públicas son una herramienta básica para el crecimiento de la empresa, estas aplicadas a los negocios y dirigidas a un público objetivo o target por medio de la televisión, la radio, los periódicos, las revistas, el internet etc. Incrementan la visibilidad y la credibilidad de la empresa. Las relaciones públicas buscan contar historias a través de un tercero alguien a quien no se le ha pagado por hablar bien de la empresa o producto esto hace que se a más creíble.
- 13. 7. NORMAS INTERNASY EXTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN Las normas internas de una organización son aquellas postuladas por su propio consejo administrativo y que son otorgadas para su funcionamiento interno y la regulación de los distintos departamentos o áreas que conformen la misma, estableciendo las funciones de cada persona que pertenezca a la organización. Las normas externas son aquellas que obligan a la organización a actuar dentro de las leyes estipuladas por el estado. Estas las encontramos en el código sustantivo del trabajo y en la constitución política.
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