El presupuesto base cero es una metodología que reevalúa todos los programas y gastos de una organización cada año. Requiere que cada gerente justifique en detalle el presupuesto solicitado mediante el análisis costo-beneficio de "paquetes de decisión" que describen actividades específicas. El proceso identifica eficiencias y alternativas para lograr resultados con los recursos disponibles.

1. PRESUPUESTO BASE CERO
Concepto
El presupuesto base cero es una metodología de planeación y
presupuesto que trata de reevaluar cada año todos los programas y
gastos de una organización.
Proporciona información detallada sobre los recursos económicos que
se necesitan para lograr los resultados deseados, destacando la
duplicidad de esfuerzos.
El proceso de elaboración del presupuesto base cero consiste en
identificar paquetes de Decisión y clasificarlos según su orden de
importancia, mediante un análisis de costo beneficio.
Importancia
El Presupuesto Base Cero tiene gran importancia porque en su
elaboración:
• Se establecen programas,
• se fijan metas y objetivos,
• se toman decisiones relativas a la política básica de la
organización,
• se analizan en detalle las distintas actividades que se deben
llevar a cabo para implantar un programa,
• se seleccionan las alternativas que permitan obtener los
resultados deseados, y
• se hace un estudio comparativo de sus beneficios y costos
correspondientes.
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2. Características
♣ Enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas
en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reducción
del año anterior.
♣ Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal,
puede simplificar los procedimientos presupuestales, ayuda para
evaluar y asignar los recursos financieros de manera eficiente y
eficaz.
♣ El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto
solicitado totalmente y en detalle, comprobar porqué se debe
gastar, ayuda a la toma de decisiones, y a la asignación de
recursos.
♣ Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar,
evaluar y comunicar sus actividades y alternativas a los niveles
superiores.
♣ Cada gerente debe preparar un “paquete de decisión” de cada
actividad u operación, el cual debe incluir un análisis de costos,
propósitos, alternativas, evaluación de resultados, consecuencias
de la no adopción del paquete y beneficios obtenidos.
♣ Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar
a cabo para instrumentar los programas, se selecciona la opción
que permite obtener los resultados deseados.
♣ Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las
diferentes alternativas existentes, para cumplir con las
actividades.
♣ Este método se puede adaptar a cualquier organización, tanto
para la industria como para el gobierno.
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3. Objetivos
♦ Es un método de presupuestario que trata de revaluar cada año
todos los programas y gastos de una organización. En este
método deben ser justificados todos los gastos para cada nuevo
periodo y por cada unidad de organización.
♦ Responde a las siguientes preguntas: ¿POR QUÉ DEBE
GASTARSE? LA MEJOR ELEGIDA ES LA MEJOR?
♦ Consiste en identificar actividades organizacionales y clasificarlos
mediante análisis y evaluación del costo beneficio.
♦ En consecuencia, este método puede ser aplicado a toda
actividad, función u operación donde sea posible determinar la
relación COSTO-BENEFICIO.
Ventajas
♣ Favorece la eficiente ubicación de fondos, con base en
necesidades y beneficios para la organización.
♣ Evita que los costos salgan de control.
♣ Permite a la administración encontrar caminos COSTO-
EFECTIVO para mejorar sus operaciones.
♣ Incrementa la motivación del personal al brindarle mayor iniciativa
y responsabilidad en la toma de decisiones.
♣ Incrementa la comunicación y la coordinación dentro de la
organización.
♣ Identifica y elimina operaciones innecesarias.
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4. ♣ Destierra la práctica bastante usual de inflar los presupuestos
pensando que luego serán recortados, cubriendo así a los
administrativos.
Desventajas
♣ Existe cierta dificultad para identificar unidades y paquetes de
decisión, es un trabajo arduo y exhaustivo, que requiere mucho
tiempo.
♣ Se requiere justificar cada detalle relativo a costos y gastos.
♣ Se necesita capacitar a los administradores. El presupuesto base
cero debe ser entendido por los administradores.
♣ Dificultad en determinar quién hará la clasificación, a qué nivel de
la organización será jerarquizado cada uno de los paquetes y, qué
métodos y procedimientos se utilizarán.
♣ Implica utilizar análisis, imaginación y creatividad para programar,
defender y fundamentar las acciones a realiza en cada unidad de
la organización.
Paquetes de decisión
Es un documento que identifica y describe una función o una actividad
específica en tal forma que la dirección pueda evaluarlo y clasificarlo en
comparación con otras actividades que compitan por los mismos
recursos.
Requiere de un análisis detallado de las funciones incluyendo
alternativas, tendencias de costos, y recomendaciones que indiquen la
intensidad y efectividad del trabajo para decidir sobre su aprobación o
rechazo.
Los paquetes de decisión se evaluarán y clasificarán en orden de
importancia mediante un análisis sistemático.
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5. Clasificación de paquetes de decisión
Los paquetes de decisión se pueden clasificar en dos grupos:
1. De eliminación mutua.- Aquellos que presentan diversas
alternativas para realizar la misma actividad, eligiéndose la mejor,
excluyendo los paquetes restantes.
2. De incremento.- Son aquellos que presentan diferentes niveles de
actividad o costo. Finalidad: Identificar y presentar los paquetes de
decisión en orden de importancia y beneficios para ayudar en la
evaluación y determinación de los niveles presupuestales.
Quién los prepara: Todos los gerentes que preparan paquetes de
decisión o realizan la clasificación de paquetes de decisión.
A quiénes se presentan: Según lo especifiquen los niveles superiores de
la gerencia.
Diferencia entre el presupuesto base cero y el
presupuesto tradicio nal
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6. CASO PRÁCTICO
Ejemplo de Presupuesto Base Cero
PAQUETE PARA INCREMENTAR VENTAS DE COMPUTADORAS Y ACCESORIOS.
Metas:
♦ Ventas nacionales.
♦ Anuncios y promoción.
♦ Servicios de mercadotecnia.
Definición del programa:
♦ Lograr una operación de ventas nacionales en un plazo de un
año de tal manera que los clientes reciban servicios satisfactorios
y las ganancias sobre ventas se aumente un 15%
♦ Promover las ventas de producción mediante publicidad y
propaganda en periódicos y en la televisión cundo la mayoría de
la gente se encuentre en sus hogares por ejemplo a las 15:00
horas y otra opción podría ser la sección amarilla.
♦ Proporcionar a la gerencia investigación de mercados la cual
podrá contener los factores que influyen en la compra de los
productos, opinión del consumidor, como sus ingresos y precios
de bienes similares.
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7. Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios
Beneficios:
♦ Este es el nivel mínimo que se requiere para incrementar los
ingresos por medio de ventas nacionales de computadoras y
accesorios.
Personal:
♦ 4 agentes de ventas regionales (todas las regiones)
♦ 3 agentes de ventas para la zona norte y sur del país
♦ Costo $38,000.00.
PAQUETE PARA INCREMENTAR LAS VENTAS DE COMPUTADORAS Y ACCESORIOS
♦ Consecuencias de la no aprobación:
• La disminución de dos agentes de ventas producirá una
carga de trabajo para los 3 agentes que pueden cubrir en
toda la república.
• La eliminación de un agente de anuncios podrá provocar
que los gerentes de ventas no puedan coordinar toda la
planeación, creación y ejecución de los anuncios
publicitarios.
Paquetes incrementables
♦ Volver a añadir a los dos agentes de ventas con costos de
$4,000.00 recomendado.
♦ Añadir un gerente de anuncios con costos de $2,000.00.
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