Políticas de Organización

Políticas de Organización
Cómo organizar la Compañía
para cumplir los objetivos con
eficacia, eficiencia y efectividad.

Introducción
 Organización:

Conjunto de funciones y actividades que se
agrupan y relacionan entre sí de la forma
más eficaz y eficiente posible para
satisfacer los objetivos de la misma.

 Principios generales de organización
 Principios para juzgar la eficiencia de la
Compañía
 Los diez mandamientos para la buena
organización
 Recapitulación
 Conclusiones
 Cierre

Principios generales de
organización

Principios generales de organización

1. Principio de los objetivos de orden
organizativo:

Los objetivos de la Empresa son de la
mayor importancia en el proceso de
determinación de su estructura.


2. Principio de la unidad de objetivos:

La Empresa en su conjunto y cada parte de
la misma deben contribuir al logro de los
objetivos.


3. Principio de la primacía de los objetivos de
la Empresa:

La organización puede verse condenada al
fracaso cuando individuos o grupos
importantes dentro de ella anteponen sus
intereses personales por encima de los de
la Compañía.


4. Principio jerárquico:

Es requisito fundamental una cadena de
autoridad, directa de superior a
subordinado, a través de toda la
organización.


5. Principio de la unidad de mando:

Cada individuo dentro de la organización
debe tener un solo superior inmediato y
directo.


6. Principio de canales de supervisión
definidos:

Las diversas unidades de la Empresa deben
estar interconectadas por canales de
supervisión claramente definidos, de modo
que la actividad de cada una pueda ser
supervisada por una sola unidad del nivel
de organización inmediatamente superior.


7. Principio de los niveles de organización:

Debe mantenerse al mínimo el número de
niveles de autoridad dentro de la Empresa.


8. Principio de las funciones:

Las funciones son las entidades principales
en torno a las cuales un gerente arma una
estructura efectiva de la organización.


9. Principio de la sencillez:

Deben incorporarse a la Empresa sólo
aquellas funciones que sean absolutamente
necesarias, que se relacionen con las
restantes de manera simple y directa y
estén acompañadas por la expresión
inequívoca de la autoridad y
responsabilidad de las personas encargadas
de ejecutarlas.


10. Principio de la similitud funcional:

Los deberes deben ser agrupados y
asignados de acuerdo con sus similitudes
funcionales.


11. Principio de los límites de supervisión:

Hay un límite en cuanto al número de
personas que un solo individuo puede
administrar con eficacia.


12. Principio de delegación :

La autoridad debe delegarse en el mayor
grado posible, compatible con el control
necesario, a fin de que la coordinación y la
toma de decisiones puedan realizarse lo
más cerca posible del punto de actividad.


13. Principio de definición :

Deberes, autoridad, responsabilidad y
relaciones de todos los integrantes de la
Empresa son aspectos que deben ser clara
y cabalmente definidos, preferentemente
por escrito.


14. Principio de la paridad de autoridad y
responsabilidad :

La autoridad y la responsabilidad deben
marchar parejas. No se puede imponer una
responsabilidad a una persona sin
facultarla al mismo tiempo para ejercer la
autoridad correspondiente.


15. Principio de fijación de la responsabilidad :

Para cualquier período dado, el individuo
rendirá el máximo cuando se ha fijado en
él la responsabilidad para cumplir una
tarea definida.


16. Principio de la asignación integral :

La responsabilidad y autoridad relativa a
cada actividad necesaria para la marcha
eficiente de una organización debe ser
adjudicada expresamente a alguien.


17. Principio de la responsabilidad última :

La responsabilidad de una autoridad
superior por los actos de sus subordinados
es absoluta.
El proceso de delegación no exime al
ejecutivo que la efectúa de la
responsabilidad, autoridad y rendición de
cuenta inherentes a su cargo.


18. Principio de la responsabilidad residual :

Existen ciertas responsabilidades básicas
en todo cargo de dirección ejecutiva que no
se pueden delegar; “residen” en el cargo.


19. Principio de los “contactos cruzados”:
Los gerentes de cualquier nivel de la
organización pueden establecer contactos con
otros gerentes, tomar decisiones, acordar planes o
decidir actuar en colaboración sobre cualquier
asunto en el ámbito de sus facultades y
responsabilidades, siempre que:
a) El contacto se realice con conocimiento y
consentimiento de los superiores inmediatos.
b) Antes de llevar a la práctica la acción
resuelta, sea ésta aprobada por los superiores
inmediatos.


20. Principio de excepción :

El gerente de cada nivel debe tomar todas
las decisiones dentro de la esfera de su
autoridad, y solamente cuando se trate de
decidir acerca de asuntos que escapan a su
competencia (en razón de limitaciones de
autoridad) se debe recurrir a su superior.


21. Principio de crecimiento de las relaciones
dentro de la organización :

A medida que se agrega más personal a la
estructura de la Empresa, la cantidad de
relaciones dentro de ella aumenta en una
relación muy superior al número de
personas entrantes.


22. Principio de la asignación de cargos :

Para maximizar la eficacia de una
organización es necesario cuidar la
asignación de los cargos; debe
seleccionarse cada individuo y colocarlo de
manera tal que los requisitos del puesto y
la preparación del candidato presenten la
mejor combinación posible.


23. Principio de la organización informal de
grupos :

En el seno de la mayoría de las estructuras
empresarias existen grupos organizados, no
formalizados, que gravitan en las
operaciones de toda la organización.


24. Principio del equilibrio de la organización :

El desarrollo de las diversas funciones y
unidades organizativas debe adecuarse de
la manera más viable que sea posible a su
importancia relativa.


25. Principio de continuidad :

Una de las obligaciones de la gerencia
consiste en encargarse de mantener la
continuidad efectiva de las operaciones de
la organización.


26. Principio de la organización dinámica :

El proceso organizativo debe tener en
cuenta los cambios en la
institución, cualesquiera que ellos sean;
metas, esferas de acción, contenido o
personal.

Principios para juzgar la
eficiencia de la Compañía

Principios para juzgar la eficiencia
de la Compañía
 Falta de acción
 Demora en la Acción
 Errores
 Baja calidad del esfuerzo
 Insuficiencia del esfuerzo
 Derroche de esfuerzo
 Exceso de esfuerzo
 Calidad desproporcionada al esfuerzo

de la Compañía
 Falta de acción:
Es un defecto serio de administración que
ocurre cuando un empleado omite cumplir
con alguna parte de la responsabilidad
inherente a su cargo, a menudo
continuamente, o cuando deja por un
tiempo de cumplir totalmente con su
responsabilidad.

de la Compañía
 Demora en la Acción:
Este serio defecto difiere sólo en entidad
del de falta total de acción, pero es tal vez
el más común.
Es sumamente fácil convencernos de que
no debemos tomar resoluciones
apresuradas.
La demora en actuar puede resultar
contagiosa y convertirse en característica
de toda una empresa.

de la Compañía
 Errores:

La comisión de errores en el trabajo es a
menudo defecto del personal más que de
organización; sin embargo, los actos
erróneos pueden reconocer su causa en el
exceso de trabajo, que obligue a tomar
decisiones apresuradas.
(continúa)

de la Compañía
 Errores: (continuación)

Las acciones equivocadas imputables a
incompetencia pueden ser resultado de
haberse descrito adecuadamente un puesto
de trabajo y luego haber designado a un
individuo incompetente.

de la Compañía
 Baja calidad del esfuerzo:

Es difícil determinar si la administración
despliega un nivel razonable de
competencia, y su baja calidad puede ser
su defecto más común.

Esto sugiere naturalmente un bajo nivel de
competencia en el personal.
(continúa)

de la Compañía
 Baja calidad del esfuerzo: (continuación)

No obstante, puede provenir de una
supervisión inadecuada imputable a la
propia organización.

Este defecto de calidad puede reflejar
asimismo la asignación de deberes tan
variados que demandan una desmedida
diversidad de talento.

de la Compañía
 Insuficiencia del esfuerzo:

El trabajo que realiza un empleado puede
ser de calidad aceptable, pero
cuantitativamente insuficiente.

Es éste un defecto común entre el personal.

Su causa más obvia es la mala definición
de la responsabilidad.
(continúa)

de la Compañía
 Insuficiencia del esfuerzo: (continuación)
También puede deberse a demasiadas
etapas de delegación: una tan grande
distribución de la responsabilidad que la
función de supervisión resulta excesiva en
relación con el trabajo productivo.

Al igual que otros muchos
defectos, también podría tener su origen en
una supervisión indolente.

de la Compañía
 Derroche de esfuerzo:
Ocurre cuando no se ha definido claramente
las funciones de un puesto, de manera que
un empleado trata de hacer trabajo que otro
está haciendo o debería hacer.
También puede darse el mismo caso cuando
la supervisión no restringe la actividad de
quienes tratan de invadir jurisdicciones
ajenas.

de la Compañía
 Exceso de esfuerzo:

El más conocido de los defectos de
administración es el de no saber idear la
manera más simple de hacer las cosas.

Cuando se tiene que actuar en común, la
cantidad del esfuerzo suele ser dispendiosa
y el derroche de talento proporcionalmente
grande.
(continúa)

de la Compañía
 Exceso de esfuerzo: (continuación)

Como esto suele ocurrir en los altos niveles
jerárquicos, nos hallamos frente al
derroche estéril de los mejores talentos de
la empresa.

La superposición de responsabilidades
adolece de parecido defecto.
(continúa)

de la Compañía
 Exceso de esfuerzo: (continuación)
Otra causa del exceso de esfuerzo es la no
comprensión de las responsabilidades
coordinadas.
Cuando la actividad de un departamento
depende de la de otro, la economía del
esfuerzo se resiente, salvo que ambos
departamentos comprendan sus recíprocos
problemas y necesidades y busquen una
pronta armonización cuando se produce
algún tropiezo en las relaciones.

de la Compañía
 Calidad desproporcionada al esfuerzo:
La empresa debe estar dispuesta a
recompensar el esfuerzo en proporción a su
calidad; si la calidad sobra, la
remuneración será excesiva.
Es un error confiar un puesto a un hombre
cuyas aptitudes exceden a las exigencias
del puesto.

Los 10 mandamientos para la
buena organización de la
Compañía

Los 10 mandamientos para la buena
organización de la Compañía
1. Asignar a cada ejecutivo responsabilidades
definidas e inequívocas.

2. La responsabilidad debe estar siempre
respaldada por la correspondiente
autoridad.

3. No variar la esfera de responsabilidades de
un cargo o puesto sin una cabal
comprensión de la incidencia de la medida
en todas las personas afectadas.

4. Ningún ejecutivo ni empleado, que ocupe
un solo cargo en la organización, debe
estar sujeto a recibir órdenes provenientes
de más de una fuente.

5. No impartir jamás órdenes a un empleado
pasando por encima del supervisor
inmediato del mismo.

6. No llamar la atención a un subordinado en
presencia de terceros.

7. No considerar demasiado trivial para su
pronto y atento diligenciamiento ninguna
disputa o diferencia entre ejecutivos o
empleados sobre cuestiones de autoridad o
responsabilidad.

8. Recabar la aprobación del jefe inmediato
superior al directamente a cargo del agente
afectado para toda promoción, cambio de
remuneración, cambio de función o medida
disciplinaria.

9. No exigir ni esperar que un ejecutivo o
empleado sea al mismo tiempo ayudante y
crítico de otro.

10. Disponer lo necesario para que el ejecutivo
cuyo trabajo esté sujeto sistemáticamente a
inspección tenga acceso a la ayuda y a los
medios necesarios, dentro de lo
posible, que habiliten a mantener un
control independiente sobre la calidad del
trabajo.

Recapitulación
La función gerencial es compleja, por
cuanto trata con seres humanos, con las
incertidumbres del futuro y con las
condiciones cambiantes en el mercado y en
el medio circundante.
No es una actividad precisa; no ha sido
reducida a ciencia. Pero sí han surgido
algunos principios básicos que se han
venido perfeccionando.

Recapitulación

Estos principios de organización ofrecen
pautas generales, pero su utilidad depende
de cuán juiciosamente los comprenda y
aplique el gerente.

Conclusiones
La observancia de los principios de
organización expuestos aquí no garantizan
el éxito de una gestión; pero será muy
difícil lograr el éxito o, al
menos, maximizar las potencialidades de la
organización, si se desdeñan.

Fuente de información

American Management Association


Fin de presentación

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