1. Universidad Modular Abierta.
Facultad Ciencias
Económicas.
Análisis de Sistemas
Administrativos.
Metodología de
Simplificación de Procesos
Administrativos
2. ¿Qué es la metodología de
Simplificación Administrativa?
• Es un proceso a través del cual se
busca eliminar exigencias y
formalidades que se consideran
innecesarias en los procedimientos
administrativos que realiza la
ciudadanía. La Metodología de
Simplificación Administrativa brinda
pautas a las entidades públicas
para la simplificación o eliminación
procedimientos que son
innecesarios o irrelevantes para la
ciudadanía, utilizando un modelo
estandarizado.
3. Etapas de la metodología de
S.A.
• De acuerdo a la Metodología de
Simplificación Administrativa, el proceso
de simplificación se desarrolla en cuatro
etapas básicas:
– Etapa Preparatoria
– Etapa de Diagnóstico
– Etapa de Rediseño
– Etapa de Implementación
– Monitoreo y evaluación
– Mejora continua y sostenibilidad
4. Etapas de la metodología de
S.A.
Etapa Objetivo
Etapa preparatoria Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su
alcance.
Etapa de diagnostico Contar con una visión integral de la
problemática del procedimiento y abordar la
estrategia de simplificación con un enfoque
integral.
Etapa de rediseño Simplificar el procedimiento lo más posible, con
la menor cantidad de pasos, recursos y
requisitos, pero manteniendo la seguridad y
control necesario, de tal manera que cumpla
con los objetivos para el que fue creado y
dentro del marco legal aplicable.
Etapa de
implementación
Poner en marcha la propuesta diseñada en la
etapa
previa.
5. Etapas de la metodología de
S.A.
P r e p a r a t o r i a
R e d i s e ñ o
D i a g n ó s t i c o
I m p l e m e n t a c i ó n
M e j o r a c o n t i n u a
M o n i t o r e o
E v a l u a c i ó n
S o s t e n i m i e n t o
6. Etapa preparatoria
Objetivo: Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su
alcance
Fases Resultados
1. Identificación y conformación
del equipo de trabajo
Se cuenta con un equipo responsable, preparado para
llevar
adelante el proceso.
2. Sensibilización de la entidad Se cuenta con una entidad consciente de la importancia
del
proceso.
3. Identificación y priorización
de los procedimientos a
simplificar
Se cuenta con una lista de procedimientos
identificados y priorizados, para proceder a
simplificarlos.
4. Identificación de los
Actores Involucrados
Se ha identificado a los actores relacionados
directamente con los procedimientos a simplificar, a
efectos de conocer quiénes pueden ser aliados o no
del proceso.
5. Elaboración del Plan de
Trabajo del Proceso de
Simplificación.
Se cuenta con un plan de trabajo que contiene el
detalle de las actividades a realizar, los responsables,
los tiempos estimados y los recursos necesarios.
7. Etapa preparatoria
1. Identificación y conformación del equipo de
trabajo
• Comité de Dirección del Proceso de Simplificación Es el equipo directivo. Constituye la
instancia política responsable de la puesta en marcha del proceso de simplificación y de
supervisar y facilitar la labor del Equipo de Mejora Continua.
• Equipo de Mejora Continua (EMC) Es el equipo operativo. Está encargado de planificar y
gestionar
el proceso de simplificación administrativa.
• Considerar que:
– Se requiere de: un equipo básico (especialista en procesos, especialista legal y especialista en
costos) y representantes del área donde se llevará a cabo la simplificación (responsable del
procedimiento).
– Si la entidad es grande o el procedimiento es complejo, se debe ampliar este equipo con
especialistas de
apoyo. Algunos especialistas de apoyo, podrán ser temporales, según el procedimiento que se va
a abordar.
9. Etapa preparatoria
2. Sensibilización de la entidad
• El líder del EMC debe encargarse de que todos los
miembros del equipo, así como los responsables del
proceso, se encuentren sensibilizados con el objetivo del
proceso de simplificación. Con este fin, se deben llevar a
cabo talleres de sensibilización y talleres de capacitación
que permitan la participación de todos los involucrados.
• Es importante hacer comprender que la simplificación
administrativa libera tiempos valiosos a los funcionarios
para realizar otras tareas y/o actividades que mejoran sus
capacidades técnicas y profesionales y sus competencias
personales.
10. Etapa preparatoria
3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar
• Aquellos que no generen valor para el interés público y la
sociedad así como para la ciudadanía.
• Aquellos que no estén alineados con los ejes contemplados en sus
Planes de Desarrollo Concertado y Planes Estratégicos
Institucionales.
• Aquellos que no cuenten con un marco jurídico.
• Aquellos que no hayan sido utilizados en un período igual o mayor
a un
año.
11. Etapa preparatoria
3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar
• Entre los procedimientos que no han sido eliminados, se procede
a priorizar aquellos con los que se iniciará la simplificación
administrativa.
¿Qué procedimientos priorizar?
– Aquellos que presentan una alta frecuencia de uso en comparación
con los demás procedimientos de la entidad.
– Aquellos solicitados por población considerada de alta prioridad para el
Estado
en razón a su vulnerabilidad y/o para la Entidad en razón a su misión.
– Aquellos que tienen un efecto significativo en una o varias áreas de
actividad económica.
12. Etapa preparatoria
3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar
– Aquellos que sean más costosos para los ciudadanos, derivados del
pago de derechos, de los documentos que se tengan que presentar y
de otros costos asociados a su gestión.
– Aquellos con respecto a los cuales la ciudadanía presenta el mayor
número de
quejas.
– Aquellos procedimientos que van a generar desarrollo económico
para tu Provincia o Distrito.
– Es importante elegir bien el primer procedimiento pues la
simplificación de éste puede implicar el inicio más o menos
favorable de un proyecto de reforma y modernización más
ambicioso y los primeros pasos influenciarán positiva o
negativamente en los siguientes.
14. Etapa preparatoria
4. Identificación de los Actores Involucrados
Una vez seleccionado el o los procedimientos a
simplificar, es importante identificar los actores
involucrados. Éstos, son aquellas personas u
organizaciones relacionadas con los procedimientos,
cuyos intereses pueden verse
afectados como resultado de la ejecución del
proceso de simplificación administrativa; pueden ser
externos (usuarios) o internos (personal de la
municipalidad).
15. Etapa preparatoria
5. Elaboración del Plan de Trabajo del Proceso de
Simplificación.
• Definir qué actividades se llevarán a cabo en cada
etapa del proceso.
• Establecer el plazo en que debe ser desarrollado el proceso
de
simplificación tomando en cuenta las actividades antes
señaladas.
• Identificar los recursos con los que se cuenta para realizar
estas actividades: recursos humanos, financieros,
tecnológicos.
• Identificar las restricciones, desafíos y logros esperados
sobre los que se deberá trabajar.
• Hacer los ajustes necesarios y redactar el documento final
del Plan
de Trabajo del Proceso de Simplificación.
16. Etapa de diagnostico
Objetivo: Contar con una visión integral de la problemática del
procedimiento
y abordar la estrategia de simplificación con un enfoque integral
Fases Resultados
1. Caracterización del
procedimiento y herramientas a
utilizar
Se cuenta con una descripción detallada del procedimiento a simplificar.
2. Diagnóstico legal Se ha identificado cuál es el conjunto de normas que rigen el
procedimiento actual y analizado cuáles deben modificarse o
derogarse .
3. Diagnóstico de equipamiento e
infraestructura
Se cuenta con información detallada sobre la infraestructura, TIC y
equipamiento
utilizado para llevar a cabo el procedimiento.
4. Diagnóstico de costos Se cuenta con información sobre costos directos identificables y costos
directos no identificables del procedimiento.
5. Mapeo de las capacidades de los
recursos humanos
Se ha identificado las capacidades del personal involucrado con el
procedimiento para poder aprovechar sus habilidades en el proceso de
simplificación.
6. Presentación de resultados al Comité de
Dirección del Proceso de Simplificación
Se cuenta con el respaldo del Comité Directivo para iniciar la simplificación.
17. Etapa de diagnostico
• Recorrido físico de inicio a fin del procedimiento.
– Se identifica el punto de partida o inicio del procedimiento y
se hace un “recorrido” alo largo de lasactividades que éste
implica hasta su culminación.
– Eneste “recorrido”, seobservarán las actividades realizadas por
los usuarios, el personal, así como los documentos que
reciben, utilizan, o generan, y con ello se va construyendo
el recorrido preliminar del procedimiento.
– Entreviste a los funcionarios.
– Pida copia de expedientes finalizados.
– Revise el ROF, MOF, TUPA y el MAPRO.
– Pida Ordenanzas Municipales o Directivas que
normen los procedimientos compilados en el TUPA.
22. Etapa de rediseño
• Objetivo: Simplificar el procedimiento lo
más posible, con la menor cantidad de
pasos, recursos y requisitos, pero
manteniendo la seguridad y control
necesario, de tal manera que cumpla
con los objetivos para el que fue creado.
23. Etapa de rediseño
Fases Resultados
Análisis del Procedimiento Se ha analizado el procedimiento y detectado qué actividades son
innecesarias.
Rediseño Se cuenta con el esbozo del nuevo procedimiento.
Modificación o Elaboración del
Marco Normativo que regule el
Procedimiento Rediseñado
Se cuenta con una norma legal que documente el
procedimiento rediseñado.
Propuesta de Acondicionamiento de la
Infraestructura y el Equipamiento
Se cuenta con una propuesta de acondicionamiento de la
infraestructura y del equipamiento que ayude a la
simplificación del procedimiento.
Propuesta de Rediseño de Costos Se cuenta con el costeo del nuevo procedimiento.
Propuesta de Fortalecimiento de
Capacidades
Se cuenta con un plan de capacitación para que los
administradores del proceso adquieran mayores y/o nuevos
conocimientos y habilidades necesarios para operar el nuevo
procedimiento.
Presentación al Comité de Dirección
del Proyecto de Simplificación
Se cuenta con la aprobación y retroalimentación del Comité
Directivo de la propuesta de simplificación.
Elaboración de la Propuesta Final Se cuenta con la nueva propuesta elaborada
24. Etapa de rediseño
Mejorar señalización en el local
municipal
Crear procedimientos on - line
Capacitar al personal que brinda orientación
al
ciudadano
Crear ventanilla para trámites mas
frecuentes Eliminar orden de pago
25. Etapa de rediseño
Mayor frecuencia de distribución de
expedientes desde mesa de partes
Implementar sistema de trámite
documentario
Remitir expedientes directamente al
área especializada
Actualizar Instrumentos de gestión (ROF-
MOF) Eliminar fedateos innecesarios
26. Etapa de rediseño
Entregar copia de recibo de pago y no derivar al
administrado a la fotocopiadora.
Derivar el expediente directamente al
especialista
que evalúa
Eliminar actividades que no agregan valor
Notificar al administrado por medios
electrónicos, mensaje de texto o teléfono
Actualizar requisitos en los folletos
Gestionar convenios con RENIEC y SUNARP
para verificar información
27. Etapa de rediseño
Crear interfaz web para contacto con los
administrados (chat virtual)
Facilitar el acceso a la información de
requisitos en
la pág. Web.
Agilizar comunicación entre
áreas Eliminar copias
innecesarias
Diseñar formatos
amigables Unificar
28. Etapa de implementación
Objetivo: Poner en marcha la
propuesta diseñada en la etapa
previa.
Fases Resultados
Capacitación y Sensibilización
de
las Áreas Involucradas
Se cuenta con un equipo capacitado y
sensibilizado al
procedimiento rediseñado.
Aprobación del Marco
Normativo del Proceso
Rediseñado
Se cuenta con el marco normativo necesario
para la implementación del procedimiento
rediseñado.
Adecuación de Ambientes Se cuenta con un ambiente adecuado para
la implementación del procedimiento
rediseñado.
Difusión Masiva de la
Reforma Emprendida
Se cuenta con un público informado acerca del
nuevo procedimiento.
