1. Escuela de Negocios RAS/BID – Del 2 de Junio al 22 de Setiembre de 2011 Curso de Logística de la Distribución Internacional de Mercaderías ADMINISTRACION DE STOCKS ¿Qué es? Es un servicio adicional al almacenaje de mercadería, que se le brinda al cliente, a efectos de que los mismos tengan control y conocimiento de la existencia de los productos que tienen en el depósito, así como de las salidas de éstas. ¿Quiénes utilizan el servicio? Si bien lo utilizan algunos clientes de plaza, la mayoría de los clientes son del exterior, debido a que no tienen filiales o representantes y solicitan que nosotros manejemos sus movimientos de mercadería, obviamente con instrucciones de entradas y salidas que nos envían.

2. Escuela de Negocios RAS/BID – Del 2 de Junio al 22 de Setiembre de 2011 Curso de Logística de la Distribución Internacional de Mercaderías Diferencias entre stock aduanero y stock administrativo . Toda la mercadería que ingresa a depósito debe ser declarada ante la Dirección Nacional de Aduanas a través de un sistema informático especial que tenemos, el cual impacta en el sistema Lucía, que es el sistema informático Aduanero. Lo que se declara ante Aduanas es la cantidad de bultos que ingresa, tal cual viene declarada en el documento de embarque, sea B/L, AWB, DUA o MS, dando una descripción genérica de la mercadería que viene, como puede ser electrodomésticos, repuestos, etc.

3. Escuela de Negocios RAS/BID – Del 2 de Junio al 22 de Setiembre de 2011 Curso de Logística de la Distribución Internacional de Mercaderías En el caso de la Administración de Stocks, el mismo se puede llevar en diferentes sistemas informáticos, y la diferencia es que el mismo se lleva en detalle de la mercadería ingresada, detallando códigos, nombre del producto, unidades por cajas, unidades, bultos, peso, etc. Esta información no es transmitida a Aduana, sino que es una información que se maneja entre el cliente y el depósito. Los datos a contemplar para administrar la mercadería, depende de los requisitos de cada cliente.

4. Escuela de Negocios RAS/BID – Del 2 de Junio al 22 de Setiembre de 2011 Curso de Logística de la Distribución Internacional de Mercaderías Requisitos básicos para el ingreso de mercadería que lleva Administración de stocks. El ideal para llevar una buena Administración de Stocks es poder contar, previo al ingreso de mercadería al depósito, ya sea de la apertura de contenedor o vaciado de camión, con Copia de B/L – AWB, DUA, etc. para saber la cantidad y tipo de bultos y descripción de la mercadería a ingresar. Copia del Packing List, que contenga la máxima información posible.

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8. Escuela de Negocios RAS/BID – Del 2 de Junio al 22 de Setiembre de 2011 Curso de Logística de la Distribución Internacional de Mercaderías En caso que no exista un packing list, y la mercadería esté detallada en la factura comercial, puede ser una copia de la misma, a la cual le pueden ocultar los valores, ya que no es un dato que se maneje en el depósito. Si no existe un documento con toda esta información el cliente debe proveer un detalle elaborado por él con la misma. La importancia de contar con esta información previo al ingreso de la mercadería es poder controlar la misma al momento de bajarla y así tener claro los diferentes tipos de productos que vienen, para poder almacenarlos ordenados y además que en caso que exista alguna discrepancia hay que informarle al cliente exactamente que producto le faltó o cual le vino de más.

9. Escuela de Negocios RAS/BID – Del 2 de Junio al 22 de Setiembre de 2011 Curso de Logística de la Distribución Internacional de Mercaderías La otra ventaja es evitar el manipuleo de mercadería. Una vez que la mercadería es bajada y almacenada, hay que evitar manipularla varias veces, ya que se corren riesgos de roturas tanto sea de mercadería como de embalaje. En caso de no contar con documentación alguna, en depósito, al ingresar físicamente la mercadería se hace un detalle, llamado Romaneo, de la mercadería, tal cual se hace con el resto de la mercadería que se ingresa, pero al tratarse de un cliente al cual se le administra el stock se le pide al Verificador que el registro no sea sólo de cantidad de bultos, sino que sea en detalle, de acuerdo a los requisitos de cada cliente. Una vez recibida por la Administración de stocks esa información, se procesa y se envía al cliente para que de su aceptación si la mercadería ingresada es la correcta o no. En caso que el cliente tenga discrepancias con el detalle que le enviemos, y haya que recontrolar físicamente la mercadería, estamos ante el riesgo que conlleva remover físicamente la misma.

10. Escuela de Negocios RAS/BID – Del 2 de Junio al 22 de Setiembre de 2011 Curso de Logística de la Distribución Internacional de Mercaderías Ventajas de llevar una Administración de Stocks. La mayoría de los clientes que utilizan el Puerto Libre como Centro de Distribución de sus mercaderías, utilizan el Sistema de Administración de Stocks, ya que la principal ventaja del Puerto Libre es poder fraccionar y agrupar diferentes ingresos de mercadería, lo que se asocia al “picking” y eso requiere manejar tanto física como documentariamente la información de toda la mercadería que tiene el cliente almacenada. Los clientes, principalmente aquellos del exterior, manejan sus stocks o bien asociados a sus facturas, órdenes de compra o contenedores, pero no manejan los movimientos aduaneros y de eso se encarga la Administración de Stocks.

11. Escuela de Negocios RAS/BID – Del 2 de Junio al 22 de Setiembre de 2011 Curso de Logística de la Distribución Internacional de Mercaderías Por ejemplo, un cliente maneja, como en el caso del B/L y packing list que vimos anteriormente productos informáticos y tiene ingresados varios contenedores, en los cuales ha ingresado diferentes productos, algunos que se repiten en todos los contenedores. La mercadería en este caso es declarada ante la DNA en cajas. El cliente vende por unidades a sus compradores, pero en cajas cerradas, y solicita que se le entregue a sus clientes utilizando el criterio FIFO, ya sea por posibles fechas de vencimiento o constantes cambios de modelos, por lo que nosotros debemos procesar la orden de salida del cliente, tomando la mercadería que nos indican y tomando de nuestros registros toda la información relativa al ingreso de la misma para indicar al depósito de dónde deben tomar la mercadería, así como producto, cantidad de unidades por cajas y cajas a separar.

12. Escuela de Negocios RAS/BID – Del 2 de Junio al 22 de Setiembre de 2011 Curso de Logística de la Distribución Internacional de Mercaderías En otros casos los clientes ingresan su mercadería en cajas, y no venden cajas completas, sino que hacen picking de unidades de varios productos. En este caso para poder hacer este tipo de operativa en forma física, hay que hacerla también aduaneramente, ya que por ejemplo un cliente tiene en stock, una caja que trae 1000 lapiceras, una caja que trae 1000 gomas y una caja que trae 1000 cuadernos. Ante aduana esto estaba declarado como 3 cajas, pero como el cliente solicitó una salida por 300 lapiceras, 300 gomas y 300 cuadernos, hay que primero ordenar hacer un fraccionamiento físico y aduanero a 3000 unidades y luego, como con esas 900 unidades de los diferentes productos que deben salir, no pueden ir sueltas, se armó una caja, por lo que hay que hacer un agrupamiento aduanero a un bulto para que lo que sale físicamente coincida con el la cantidad que se declare ante Aduana para su salida. Todos esos procesos de solicitudes tanto físicos como informáticos son manejados y controlados por la Administración de Stocks

13. Escuela de Negocios RAS/BID – Del 2 de Junio al 22 de Setiembre de 2011 Curso de Logística de la Distribución Internacional de Mercaderías Control Actualmente estamos instalando un Sistema de Administración nuevo, a través del cual los clientes tienen acceso a sus stocks y movimientos en nuestro depósito en forma on line. Más allá de esto, periódicamente se hace un control físico e informático, tanto en el Sistema de Administración de Stocks como en el Sistema Aduanero, de la mercadería que el cliente debe tener en depósito, a los efectos de tener la mercadería controlada.