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disponibilidad de inventario. En el 2012 el mercado se ha contraído y lasexpectativas de continuar creciendo se han estanc...
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MEDIOS DE COMUNICACIÓN BASADOS EN TECNOLOGIAExistentesFunción       EfectividadCorreo        El nivel de correos que trans...
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Guia 4 plan de comunicación

  1. 1. Actividad 2. GrupalPLAN DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL DESARROLLADO PARAINTCOMEX COLOMBIA Valores Contaste expansión por Latinoamérica y el Caribe Portafolio diversificado Líder en el mercado de mayoristas de tecnología Innovación constante de las marcas Llegar a sitios recónditos a nivel nacional Fuerza de ventas dedicada al buen servicioDefinición de objetivos del diagnostico diferente al plan estratégico de comunicaciónorganizacional Identificar la interpretación en los empleados del propósito general de la compañía. Entender los medios de divulgación utilizados en la organización hacia los empleados Identificar cual es el origen de los mensajes enviados a los colaboradores de la compañía Identificar si existe aprobación de los mensajes entregados en la organización Identificar la eficiencia de los objetivos parametrizados por la corporación hacia la filial y su eficaz desarrollo obtenido por medio de la comunicación local Verificar si el presupuestos de 2013 puede incluir implementación de la comunicación Analizar el aporte que puede hacerse a la corporación con la planeación estratégica de la comunicación
  2. 2. Hallazgos encontrados situación enfermiza o saludable Después de realizar el levantamiento de información, encontramos: Diagnostico Posibles estrategias del diagnostico Los empleados mas aun quienes reciben Es importante entender el sentir actual la información y parámetros de la de los miembros por área de la administración gerencial, a pesar de no organización y exponer por cada estar de acuerdo con las decisiones departamento las decisiones tomados, presentadas, se someten a estas medidas junto con los objetivos que se buscan y de manera impositiva y no generan compararlo con la situación actual. Es controversia de los posibles importante generar reuniones inconvenientes o malos resultados que participativas. esto pueda ocasionar. La organización presenta signos Las imposiciones con las políticas en la arraigados de individualismo, ya que organización han generado que los cada persona cumple sus funciones como grupos se solidaricen para aceptar y medida para conservar su cargo y afrontar los cambios, lo cual nos permite mantener sus responsabilidades obtener como recurso la unión de las cumplidas, es decir por su propio personas y llevándolas a construir una prestigio y reconocimiento. No se cultura organizacional. Es importante evidencia el propósito como profetizar con la misión, visión, valores organización que respalde la necesidad y estrategia de la organización a cada del funcionario en la ejecución de los grupo y su participación en el logro de labores. Sin embargo cada departamento estos puntos. ha logrado solidarizarse como área y crear metas conciliadas como equipo apoyándose mutuamente para lograrlas en un periodo determinado.
  3. 3. Es importante involucrar a la gerenciaIdentificamos que la gerencia general no general en ausencia actual de la culturadifunde los cambios o decisiones a nivel organizacional. Las decisiones tomadasgeneral y la información llega por por este cargo deben ser oficializados enrumores o canales informales, dando una acta de comité y este mismo debe serinadecuada interpretación del mensaje replicado a toda la organización para iniciar su vigencia.Determinamos que existe confusión en Cada empleado debe tener claridad de lolos empleados con respecto al propósito que requiere la empresa y porque haceestablecido como organización. parte de ella. Es importante una reunión con cada gerente de área y cada uno de los integrantes de su grupo.Identificamos que no existe un plan de La identidad corporativa, los objetivoscomunicación implementado en la de cada año, los cambios del mercadoorganización. deben ser de conocimiento de cada miembro de la organización.No están establecidos los medios de La intranet maneja información de todastrasmisión de mensajes desde la las filiales por lo que no es eficiente paracomunicación descendente la comunicación de la oficina de Colombia. Aquí debemos incluir nuevas tecnología de la información, que ofrezcan la oportunidad a toda la compañía para resolver inquietudes.ESTRATEGIA ACTUAL DEL NEGOCIO:Después de un crecimiento acelerado, en el 2011 la compañía estaba dedicadaexclusivamente a incrementar las ventas por la oferta del portafolio. Se posiciono enel mercado con agresivas promociones y mejorando la cobertura de clientes dediferentes segmentos, entre ellos grandes superficies. Su estrategia comercial estabadirigida al cumplimiento del presupuesto de ventas, con buenas ofertas y
  4. 4. disponibilidad de inventario. En el 2012 el mercado se ha contraído y lasexpectativas de continuar creciendo se han estancadoMARKETING COMUNICACIÓNEl Marketing esta dirigido a la No existe actualmente un proceso degeneración de incentivos para motivar comunicación implementado. La intranetlos clientes a realizar compras de las es una herramienta corporativa en la cualdiferentes marcas. se publican los eventos, actividades y novedades de las oficinas de todos los países.MATRIZ DE VERIFICACIÓN DE OBJETIVOS La misión de Intcomex es distribuir productos de tecnología de alto volumen, accesorios, artículos de consumo y ofrecer servicios de logística por toda Latinoamérica y el Caribe. Nuestros clientes incluirán minoristas y distribuidores de los canales de distribución tradicional o no tradicional Estamos comprometidos con el éxito de nuestros clientes y de nuestros socios de negocios ofreciéndoles una amplia red de operaciones locales enMisión países en Latinoamérica; así como selección de productos y servicios de logística. Nos guiamos por las necesidades de nuestros clientes para la selección de productos y servicios ofrecidos y proveemos operaciones eficientes con una ejecución precisa para apoyar su crecimiento y éxito Ser la primera opción entre los distribuidores de tecnología para Latinoamérica y el caribe, con presencia local expandida, crecimiento enVisión ventas, diversidad de marcas, con productos de alta rotación, logrando posicionamiento con nuestras marcas exclusivas y llegar a atender cien mil clientes Contaste expansión por Latinoamérica y el CaribeValores Corp. Portafolio diversificado Líder en el mercado de mayoristas de tecnología
  5. 5. Innovación constante de las marcas Llegar a sitios recónditos a nivel nacional Fuerza de ventas dedicada al buen servicioDir. Objetivos Objetivos Estratégicos del plan de comunicaciónEstrateg Estratégicos de la organizaciónIntcomex Crecer las ventas en el Motivar a los empleados para difundir la buenaColombia 100% en el 2015 reputación de la organización otorgando un buen servicio a los clientes y manejando un lenguaje cordial en todas las áreas, posicionándola en el mercado como un proveedor de confianza, solidez y buenas ofertas. Lograr rentabilidad Comunicar a todas las áreas este propósito general bruta del 10% de la compañía e identificar conjuntamente cual es su papel para lograr este objetivo. Disminuir los gastos Formular al equipo la importancia de aumentar las de la estructura ventas para lograr el objetivo, buscando generar invirtiendo el 6% de la sentido de pertenencia, pro-actividad, iniciativa y rentabilidad de la motivación de los empleados, logrando esfuerzos de compañía todo el equipo hacia un mismo fin Disminuir los días de Comunicar periódicamente los ingresos de producto inventario, haciendo y el inventario que esta envejeciendo sin presentar mas eficiente la rotación a los departamentos involucrados en la rotación venta, como son: comercial, cartera, despachos y compras, para que se haga una labor conjunta de rotación de la misma. Disminuir los días de Establecer el proceso de recaudo de cartera a 30 recaudo de cartera días y comunicar al departamento comercial sobre manejando un la importancia de establecer negociaciones con promedio de 30 días créditos no superiores a ese período de tiempo.
  6. 6. Adjunto en Excel matriz de mando formulando nuevos objetivos y accionesvinculados a la estrategia organizacional y las estrategias desarrolladas en el plan decomunicación de acuerdo al diagnostico realizado. Objetivo Audiencia a impactar Estrategia del objetivo Tactica de la estrategia Indicador de gestion Medios a utilizar Herramientas Proveedor necesariasSembrar en los empleados Motivacion que Direccion general Mejorar en un término de 6 • Crear un comité de comunicación que * Analizar si los resultados en ventas y * PC de cada colaborador * Codigo de acceso al * Incomex Colombialos conduzca a difundir la buena reputación Jefes de Area meses, la fluidez de la dentifique un medio de difusion de facil numero de clientes atendidos a sido * Correo electronico sistema. * Help Hunterde la organización otorgando un buen subordinados comunicación interna acceso y participativo para todos los incremental en los ultimos 6 meses corporativo *Perfil para solicitud de * Papeleriaservicio a los clientes y manejando un organizacional en un 90%, a fin miembros de la organizacion, considerando *Realizar la medicion en los tiempo de * Reportes del sistema reporte de ventas * Departamento de sistemaslenguaje cordial en todas las áreas, de lograr la interacción en como alternativas un blog de inquietudes o respuesta de los requerimientos * Profesional de la * Recursos humanosposicionándola en el mercado como un tiempos razonables entre los de publicaciones. realizados de un departamento a otro comunicación * Impreson digitalproveedor de confianza, solidez y buenas departamentos, generando cuando este depende en su totalidad de * Documentos formales * Resmas de papelofertas. mayor eficiencia y eficacia en gestion local personalizados * Archivador todos los procesos y *Realizar una encuesta semestral acerca redundando en satisfacción para de la cultura organizacional y su posicion los clientes internos y externos en ella. de la compañía.Comunicar a todas las áreas el propósito Todos los miembros de la Consolidar los equipos y • Establecer una campaña interna, con la * Realizar una nueva encuestra acerca * Persona que realiza la * Temporal que * Adeccogeneral de la compañía e identificar organización encaminar sus esfuerzos en la colaboración del diseño y la publicidad, de la interpretacion del mensaje encuesta suministre persona para * Departamento deconjuntamente cual es su papel para lograr consecución de la visión y los creando un personaje emblemático que entregado por el comunicador y el * La intranet realizar encuestas a 120 mercadeoeste objetivo objetivos organizacionales empiece a generar una campaña de proposito generar de la organización. * Carteleras en la cafeteria miembros de la * Mercadeo Regional trazados, principalmente en expectativa y logre comunicar la * identificar el nivel de aceptacion al *Periódico ó Boletín interno organización términos de crecimiento en importancia del rol de cada colaborador y cambio y a las nuevas medidas de semanal * Tiempo del ventas, posicionamiento, su proceso comunicativo con periodicidad comunicacion por parte de los miembros * Material elaborado como Diseñador Grafico rentabilidad, cobertura y semanal. de la organizacion videos y presentaciones eficiencia en el desempeño de • Crear de una insignia sobresaliente * Medir el numero de postulaciones su cargo mensualmente, en el cual la alta dirección realizadas durante el ultimo trismestre generando una mencion por un aporte comparado con las vacantes en el mismo positivo hacia el proposito general de la periodo organizacion • Abir campañas de postulacion interna para los cargos que se generan en la organizacion, prevalece el funcionario ante el agente externo • Establecer como fondos de pantalla la historia, misión y visión de la compañía en una presentación de diseño y simplicidad que le de recordación a todos los funcionarios sobre su identidad y camino aFormular al equipo la importancia de * Departamento comercial Generar mayor sentido de • Planear un evento académico interno, en * Hacer preguntas esporadicas en sitios *Actividad realizada en un * Restaurante campestre * Restaurante enaumentar las ventas para lograr el objetivo, * Departamento de credito y pertenencia y compromiso por el cual se comuniquen la misión, visión y de descanso de la oficina, como la espacio abierto. con capacidad para 100 alrededores de Bogota. *buscando generar sentido de pertenencia, cartera parte de los colaboradores, a objetivos organizacionales a todos los cafeteria acerca de la imagen *Grupos de debates y personas y disponibildad administracion ed. Cll 71pro-actividad, iniciativa y motivación de los * Departamento logistica través de información veraz, colaboradores y por cada area, con corporativa de la organización conversación personal de jornada sabado de 8 a * Recepcion intcomexempleados, logrando esfuerzos de todo el * Departamento de Mercadeo completa y oportuna por parte material impreso, dando la relevancia, * Cuantificar las ideas expuestas por las * Una hora de labores por 12equipo hacia un mismo fin de sus directivos en un término acentuando su importancia y generando areas y cuales han sido implementadas o empleado para el cambio de * Auditorio Piso 1 de 3 meses, medible en compromiso • se encuentran es este proceso. rol Edificio cll 71 términos de clima Definir objetivos semanales de trabajo a * indagar el conocimiento en las * Reuniones formales e * reserva de sala de organizacional. cada equipo, publicando en carteleras funciones de las personas que han sido informales juntas visibles encaminadas a los procesos de involucradas con dependincias diferentes comunicación, generando incentivos para a las que naturalmente pertenecen colaboradores que proporcionen ideas de mejoramiento y las áreas que interactúen con mayor asertividad y entusiasmo considerandose asi en un eslabon para la efectividad de las metasComunicar periódicamente los ingresos de * Direccion general Lograr a través de la Revisar con periodos semanales el * PC de cada colaborador * Codigo de acceso al * Incomex Colombiaproducto y el inventario que esta * Departamento comercial comunicación constante y inventario informado y las unidades * Correo electronico sistema. * bonos Sodexhoenvejeciendo sin presentar rotación a los * Departamento de credito y oportuna, de la mano de un plan vendidas. Revisar la efectividad de esta corporativo *Perfil para solicitud dedepartamentos involucrados en la venta, cartera de incentivos bien ejecucion si se ha planteado una * Reportes del sistema reporte de ventas y decomo son: comercial, cartera, despachos y * Departamento logistica fundamentado y focalizados rotacion superior al 50% * Profesional de la inventarioscompras, para que se haga una labor * Departamento de Mercadeo hacia las áreas que intervienen comunicaciónconjunta de rotación de la misma. * Departamento de Compras en la venta, el esfuerzo adicional * Bonificacion por lograr la rotación de productos e inventarios.Establecer el proceso de recaudo de cartera Generar mayor liquidez en la Incentivar a la fuerza de ventas, a través de Revisar las transacciones realizadas en * PC de cada colaborador * Codigo de acceso al * Incomex Colombiaa 30 días y comunicar al departamento compañía, a través de un una tabla de comisiones extra, por ventas los clientes que pagan de contado * Correo electronico sistema. * bonos Sodexhocomercial sobre la importancia de establecer proceso de recaudo de cartera que recauden cartera en 15 y 30 días. De comparado con los clientes que manejan corporativo *Perfil para solicitud denegociaciones con créditos no superiores a máximo de 15 días y una esta forma, se esforzarán por cerrar credito. Posiblemente en cifra los * Reportes del sistema reporte de ventasese período de tiempo. estrategia de comunicación que negociaciones efectivas con tiempos de terminos de credito presenten un numero * Profesional de la * Recursos humanos consciencie al equipo sobre la pago inferiores. superior, pero si este objetivo se esta comunicación * Impreson digital importancia y como redunda en trabajando el numero de transacciones en *blog informativo de la compañía. clientes de contado debe ser superior premios * Bonificacion
  7. 7. MEDIOS DE COMUNICACIÓN BASADOS EN TECNOLOGIAExistentesFunción EfectividadCorreo El nivel de correos que transitan por la compañía hacen de este recurso unelectrónico elemento de difícil fluidez, para evitar los embotellamientos en las diferentes aprobaciones requieren frecuentes revisiones durante el día tomando tiempos que podrían generar productividad en otras actividadesIntranet Es un recurso que esta disponible para toda la organización y donde tiene acceso 3500 empleados, las actividades que se incluyes con lanzamientos de producto, convenciones, tips de salud y contrataciones, sin embargo no es participativo y la información al ser general se convierte en consulta solo para los vinculados al mensaje más no como una herramienta interactiva.Chat La herramienta que usan para comunicación interna online es el comunicator, esta conectada con todos los países pero el mayor uso se da internamente, se utiliza para conseguir respuestas inmediatas, sin tener bloqueos por reuniones que no le permitan atender una llamada o consulta que requiera respuesta inmediata. Sin embargo, se considera que mas del 50% de su uso, esta destinando en Colombia a la comunicación informal y poco productiva lo cual desvirtúa la calidad de la herramienta.MEDIOS CLAVES PARA LA CONSECUCION DEL ÉXITO COMUNICATIVODoc. Formales: Entrega de documentos que consignen, Misión, Visión, Valores, invitaciones, presentacionesCartelera Elemento por definir si se manejará a través de interactivos desdeinformativa computador vía anuncios ó si se admitirá manejar papel para hacerlo más participativo.Periódico Disponible impreso únicamente en caso de colaboradores que no cuenteVirtuaL/ con acceso a computador.
  8. 8. NewsletteCorreo Medio masivo de invitación, convocatoria e informaciónelectrónicoGrupo de Debate No se puede perder el contacto personal, importancia de mantenerlo y permitir el debate de los temas que aquejan a todos los colaboradores y sus directivos.Video / Video preparado para las audiencias con información relevante y deVideoconferencia acceso, utilizar videoconferencias para unir a todas las ciudades y/ Vodcast: hacerles partícipes de temas centralizados en Bogotá y Vodcast.Presentaciones Presentación preparada en todos los sentidos para explicar herramientas, objetivos, etc. Formatos flash y/o powerpointBlog Blog profesional que permita múltiples aportes de todas las audiencias.Redes Sociales Únicamente twitter y facebook, a través de mensajes que debaten temas generales de crecimiento en los sentidos requeridos, sin mecionar bajo ninguna circunstancia temas puntuales de la compañía.Podcast Aprovechar herramienta innovadora que permita mantener episodios narrados.Wiki: Integrar a los diferentes actores de los diferentes procesos a través de un mismo editor, que convierta todas las ideas en colaborativasAdjunto en Excel plan de medios y cronograma de implementación

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