Este documento presenta la Ley General de Archivos de Colombia y establece definiciones clave como "archivo" y "documento". También discute los requisitos para la organización y almacenamiento de documentos de archivo, incluidas las características deseables de las carpetas de archivo y los criterios para su organización física. Finalmente, resume las ventajas y desventajas del uso de carpetas de yute o propalcote para almacenar documentos de archivo.

3. LEY 594 DE 2000
(julio 14)
por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen
los siguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.

4. NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de
archivo con soporte en papel.
Características de calidad”, las carpetas tienen como función
almacenar los folios sueltos de cualquier formato. Éstas son las
unidades que están en contacto directo y permanente con la
documentación. Debido a esto el diseño de las carpetas debe ser
acorde con el volumen y el formato de los documentos.
 Al perforar los documentos puede perderse información si éstos
no cuentan con el suficiente margen, cuando se almacenan
demasiados documentos se crean deformaciones y el uso de
material metálico causa abrasiones y manchas de oxidación.

5. ACUERDO 42 DE 2002
(Octubre 31)
Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la
conformación de los expedientes, los tipos documentales se
ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será
el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha
más reciente se encontrará al final de la misma

7. VENTAJAS DE LAS AZ VENTAJAS DE LAS CARPETAS
YUTE O PROPALCOTE
 Tiene mas capacidad para
archivar documentos
 Su pasta dura protege los
documentos que están
expuestos a ser manipulados
frecuentemente
 Permiten una fácil consulta en
el archivo de gestión
 Por ser legajadores o carpetas
sin químicos permiten la
conservación del documento
 Permiten llevar un orden de
acuerdo a las especificaciones
que exige la ley
 Ocupan un espacio optimo
para los stand o archivadores
 Es un recurso económico para
la entidad.

8. DESVENTAJAS DE LAS AZ DESVENTAJAS DE LAS
CARPETAS YUTE O
PROPALCOTE
 El material de las A-Z no
permite que el documento
se conserve por bastante
tiempo.
 Las A-Z es un recurso
costoso para la entidad
 Ocupan un amplio espacio
en un stand
 no permiten una fácil
consulta en oficinas donde
se revisa continuamente el
documento
 Estas carpetas no se
conservan en cualquier
muebles, solo es estanterías
adecuadas para las mismas