Este documento presenta la propuesta de implementar un sistema ERP en YS International S.A. para facilitar sus procesos operativos y de toma de decisiones. Se analizan los módulos de un ERP y los factores clave para una implementación exitosa como la capacitación del personal, migración de datos y monitoreo continuo. También se propone subcontratar el transporte y envío de productos para enfocarse en mejoras tecnológicas. La implementación de un ERP integraría la información de la empresa para una gestión más eficiente.

1. Maestría Ejecutiva en Dirección Empresarial Universidad Santa María La Antigua Tecnologías y Sistemas de Información para la Toma de Decisiones Administrativas Profesor : Justiniano Montenegro Grupo: Ortega Dayra Real Lizeth Singh Vianeth Yunsan Norberto

2. YS International S.A. Se funda en 1990 y nace como una alternativa local, de los suplidores de equipo de ingeniería en el ramo de los aires acondicionados y ventilación. Objetivos específicos Busca llenar espacios requeridos por los contratistas y dueños, de un suplidor que tuviera la experiencia técnica, confiabilidad y el respaldo de los fabricantes.

3. YS International S.A.

4. Análisis FODA

5. Relaciones entre Áreas Funcionales

6. La empresa y su entorno Clientes: 1. Marketing en línea. 2. Ventas en línea 3. Productos sobre Pedidos 4.Servicios a Clientes Proveedores Adquisiciones Administración de la cadena de abastecimiento. Socios de Negocio: Diseño Conjunto. Contratación externa. Fábricas: Producción justo a tiempo. Reabastecimiento continuo del inventario. Planeación de la Producción.

7. Excelencia Estratégica Estrategia Personal Clientes Procesos Agilidad Organizacional Ventaja en la Cadena de Valor Excelencia Estratégica

8. Propuestas

9. Reporte Gerencial de Propuestas Outsourcing en el transporte y envío de los equipos y repuestos. Implementación a Corto Plazo Implementación a Largo Plazo Sistema ERP : Software modular, integral y adaptable que trabajará directamente en todos los procesos relacionados con las compras.

10. Establecimiento del Comité de Proyecto Comité de estudio para la implementación del proyect o Ingeniero Secretaria Contratación de un Ingeniero en Sistemas para la implementación del Proyecto. Objetivo: Implementar un software que nos permita facilitar el proceso de la generación y facturación de las ordenes de compras de nuestros clientes. Pedido del Cliente Proceso de Producción

11. Arquitectura de Información Pedido del Cliente Orden de Venta Proceso de Producción Control de Inventario Coordinación Planificación de la Distribución del Producto Cobranza Movimiento Contables FINANZAS CONTABILIDAD PLANIFICACION Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN RECURSOS HUMANOS COSTOS VENTAS MARKETING Aplicaciones funcionales del Negocio Clientes PLATAFORMA INFORMÁTICA Hardware Software Información de Datos Comunicaciones

12. Porque un ERP? ERP Los datos se ingresan una vez . Datos Centralizados. Consistentes Disponibilidad de Información Datos Confiables Los procesos de compras interactúan entre sí.

13. Migración del Sistema Actual al ERP

14. Sistema Actual

15. Sistema por Implementar

16. DEMO DE ERP

17. Módulos de un ERP Cada modulo esta totalmente integrado, para gestionar de forma eficiente, inteligente y en línea todas las operaciones de la empresa: 1. Ventas 2. Facturación 3. Inventarios 4. Manejo de bodegas 5. Cuenta Corriente 6. Compras 7. Producción 8. Contabilidad Además por si fuera poco, cuenta con 3 módulos totalmente integrados al sistema; Inteligencia de Negocios (BI), Gestión de Relación con el Cliente (CRM) y Punto de Venta (POS).

18. Factores de Factibilidad del ERP La implantación de un ERP (sistema de información para la planificación integrada de recursos de la empresa) es el sueño y también la pesadilla de muchos directivos. La verdad es que suena tan convincente la idea de suprimir: 1. Excesiva diversidad de sistemas. 2. Evitar los esfuerzos duplicados en la alimentación de diversas aplicaciones 3.Desprenderse de la confusión que crean los datos procedentes de diversas fuentes que en tantas ocasiones no son concordantes. La decisión de implantar un sistema integrado de gestión parece en tales circunstancias natural e incuestionable.

19. Implementación del ERP: Capacitación y Entrenamiento En la implementación de un ERP surgen una cantidad de variables que pueden contribuir al éxito o al fracaso, que en general no son tenidas en cuenta por la gerencia: 1. Comunicación Interna: los procesos de cambios suelen generar dudas, temores y ansiedades en los empleados. Lo ideal es que se produzcan informes frecuentes la evolución del proyecto y que se habiliten varios canales para que el personal haga llegar sus dudas. Asimismo, la dirección debe establecer claramente el alcance del proyecto y transmitirlo a toda la empresa. Para ello, en primer lugar, debe quedar claro cuáles son los procesos que NO están incluidos en el proyecto, y cómo quedarán integrados con el ERP (cuáles serán las interfases). Si la Gerencia no define el alcance o no lo transmite en forma adecuada a toda la empresa, se podrán generar falsas expectativas y retrasos en la implementación.

20. Implementación del ERP: Capacitación y Entrenamiento Migración de los Datos: En una etapa avanzada del proyecto, deberá realizarse la migración desde el viejo sistema hacia ERP. En general, se determina que un viernes se concluirá el trabajo con la vieja modalidad y el lunes siguiente se comenzará a aplicar el nuevo sistema. Por este motivo, el traspaso de la información debe hacerse en ese fin de semana. La etapa de migración de datos es una tarea ardua y de máximo detalle, que requiere de tiempo y definiciones acertadas: hay información contable, de producción, de logística, que irá variando hasta el último minuto. Es cierto que hay un cúmulo de datos que no son "de último momento" y que se pueden comenzar a migrar antes (por ejemplo, información histórica sobre distintos sectores). Sin embargo, aún en estos casos suelen surgir modificaciones o cuestiones urgentes. Para evitar problemas, es aconsejable nombrar a un responsable de los datos de cada área, que asegure que la información se encuentre disponible en tiempo y forma cuando el avance del proyecto así lo requiera.

21. Implementación del ERP: Capacitación y Entrenamiento Recopilación de la información: Luego comienza la etapa de análisis y recopilación de información sobre los procesos. Esta no debería llevar más que el 30 por ciento del tiempo total de la implementación. Sin embargo, muchas veces el proceso se paraliza por realizar un excesivo análisis de cada definición que no necesariamente agrega valor a la solución final y que dificulta la toma de decisiones. Para evitar esta situación, lo ideal es presentar los problemas de una forma simple y resumida, suficiente como para que los involucrados comprendan lo que se está decidiendo. También es muy útil determinar previamente cuál será el tiempo máximo para decidir. En caso de que sea necesario, se podrán realizar ajustes más adelante.

22. Implementación del ERP: Capacitación y Entrenamiento Planificación del ciclo de vida de la aplicación. En general, la implementación del ERP recorre cuatro etapas diferentes: 1) El proceso de desarrollo e implementación; 2) El inicio de las operaciones con el nuevo sistema; 3) El proceso de estabilización, depurando errores iniciales y afianzando las habilidades del personal en la operación de los procesos definidos; 4) El desarrollo de todo el potencial de la herramienta tecnológica. Muchas empresas, tras desarrollar las dos primeras etapas, piensan que el proceso ha concluido. Entonces, retiran al personal interno de apoyo y dejan de actualizar el sistema. Aunque el consultor atienda y pueda resolver muchas de las situaciones posteriores a la implementación, se debe asignar personal interno con conocimiento de la realidad de la empresa y del producto de software. Para sacar el máximo provecho a la herramienta, a medida que el sistema se estabiliza, este personal debería estar en condiciones de señalar aspectos a mejorar. La experiencia enseña que, para alcanzar los resultados esperados usualmente se requiere de un considerable período de tiempo, que excede largamente el período de puesta en marcha de la tecnología. Saltear etapas crea sólo la ilusión de velocidad pero suele no producir resultados satisfactorios.

23. Implementación del ERP: Capacitación y Entrenamiento Sabemos que el mundo de los negocios cambia a velocidades cada vez mayores: fusiones, adquisiciones, nuevos productos, nuevos servicios, nuevos requerimientos legales y fiscales, etc. En este contexto, los sistemas de información (y particularmente los ERPs) deben tener la flexibilidad necesaria para adaptarse rápida y eficientemente a todos esos cambios. La empresa deberá evaluar, con mucha atención, quién tomará la responsabilidad y cómo se llevará a cabo el mantenimiento evolutivo del ERP. Puede ser una empresa de consultoría, la propia empresa - con recursos internos-, o incluso adoptar una solución intermedia

24. Medición del Éxito del ERP

25. Costo del ERP

26. ERP Estrategia de Negocio Infraestructura Tecnológica Proveedores Clientes Desarrollo de Productos RRHH Logística Producción Servicio al Cliente Ventas Gestión de Productos Finanzas Gestión Empresarial ERP

27. 2.Subcontratación Servicios de Transporte y Carga

28. Selección de la Empresa de Outsourcing

29. Selección de la Empresa de Outsourcing

30. Selección de la Empresa de Outsourcing

31. Contrato *Empresa de Outsourcing* Transporte desde el embarcadero hasta el donde se encuentre el cliente.

32. Evaluación de la Implementación de los Sistemas

33. Resistencia al Cambio Tarea Tecnología Persona Estructura Tecnología-Tarea Persona-Tarea Estructura- Tecnología Persona-Estructura Actualmente

34. Hoja de Requerimiento Hoja de Trabajo para Priorizar Requerimientos

35. Gráficas de Prioridades de Proyectos

36. Estrategias para Manejar Proyectos mediante Control de Riesgo

37. Cartera de Proyecto de Sistemas Nivel de Riesgo del Proyecto Beneficios potenciales para la compañía Altos Altos Bajos Bajos ERP Outsourcing de Transporte y Carga . Examinar Cautelosamente Identificar y Desarrollar 1 2

38. Conclusiones La implementación del ERP nos permitirá contar información precisa, confiable y en el momento preciso. El ERP nos facilitará todos los procesos involucrados des de el momento en que el cliente hace el pedido hasta la facturación. 3. En la implementación de un ERP surgen una cantidad de variables que pueden contribuir al éxito o al fracaso, que en general no son tenidas en cuenta por la gerencia como lo son: comunicación interna, migración de datos, recopilación de la información, planificación del ciclo de vida de la aplicación.

39. Conclusiones La subcontratación para el transporte de los equipos y repuestos le permitirá enfocarse en las mejoras y en las implementaciones que se le deben hacer a la empresa. El ERP no finaliza con su implementación existe un proceso evolutivo que debe ser monitoreado por una persona idónea ya que se estará en continúas mejoras debido a la tecnología

40. Recomendaciones Establecer la estructura organizacional de la empresa dentro de su página. Buscar la Certificación Internacional como por ejemplo ISO 9001. Debido al alto riesgo que conlleva la implementación de Sistemas ERP es bueno con personal idóneo que permita obtener del sistema mayores beneficios.

41. Recomendaciones Los sistemas de información (y particularmente los ERPs) deben tener la flexibilidad necesaria para adaptarse rápida y eficientemente a todos los cambios tecnológicos. Establecer con el contratista su respectivo contrato. La empresa puede considerar a largo plazo la posibilidad para ofrecerles el mantenimiento a sus clientes. Buscar mecanismo que le permita mantener más contacto con su clientes.

42. GRACIAS……..