Este documento proporciona una guía sobre cómo implementar exitosamente un sistema ERP. Explica que un ERP integra todos los aspectos del negocio en una base de datos centralizada. Luego, destaca 7 factores clave para el éxito de una implementación como capacitación efectiva, entender el negocio, pruebas del sistema y controles antes de la producción. Finalmente, ofrece consideraciones antes, durante y después de la implementación para garantizar que el proyecto se complete según lo planeado.

1. CÓMO IMPLEMENTAR UN ERP DE MANERA EXITOSA
SUMMIT ADUANAL 2012
CIUDAD DE MÉXICO
ABRIL 2012
Axentit Business Consulting

2. ¿Qué es un ERP?

3. ¿Qué es un ERP?
• Un ERP es un software de gestión integral que integra todas las facetas del
negocio, incluyendo planeación, manufactura, ventas y finanzas.
• La ventaja de estas soluciones es que la información sólo se introduce una vez
y, con ello, ya está disponible para todos.
• Por ejemplo, cuando compras introduce una factura, la información estará
disponible para contabilidad, control presupuestario y las gerencias.

4. Principales Características de un ERP
Base de datos centralizada: todo el sistema comparte una única base de
datos.
Ingresos de datos unificado: la información completa se introduce una sola
vez en el sistema, para que de esta forma quede disponible para el resto de
la organización.
Sistema modular: Los ERP están compuestos de diferentes módulos
(facturación, contabilidad, recursos humanos, ventas, etc.) que interactúan
entre sí.
Son adaptables: Debido a que la complejidad de las empresas debemos
considerar a un ERP como el punto de partida aplicando las modificaciones,
personalización que sean necesarias para reflejar las necesidades reales de
la empresa

5. Beneficios del ERP

6. Razones para implementar un ERP
COMPETITIVIDAD INTEGRACIÓN CONTROL

7. Razones para implementar un ERP
Competitividad
Implementado EXITOSAS de un ERP nos permite optimizar nuestra gestión,
reducir costos e incrementar la productividad.
Control
De igual forma se logra la integración y organización de los datos para que en
forma accesible se apoye la toma de decisiones.
Integración
Se asegura la integraciones entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas
aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente
con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar
y distribuir productos.

8. Como saber si estoy listo para un ERP

9. Como saber si estoy listo para un ERP
1. Crecimiento rápido e incontrolado: ¿Está su organización creciendo a un
ritmo muy rápido? Su organización ha abierto recientemente varias unidades
operativas / oficinas en varias ubicaciones. Hay un aumento significativo de
los volúmenes de producción, procesos y/o la fuerza de trabajo.
2. Falta de información suficiente y precisa sobre el rendimiento de su
empresa: usted se enfrenta a problemas en la captura de datos exactos o si
está recibiendo datos no coincidentes sobre los indicadores de rendimiento de
su empresa.
3. Desfase constante entre los inventarios y gestión de la producción: Hay una
falta de coordinación entre el procesamiento de pedidos de ventas y gestión
de inventario de su organización.
4. La duplicación de esfuerzos: Por ejemplo el departamento de finanzas y
recursos humanos almacenan y mantienen detalles de los empleados por
separado.

10. Como saber si estoy listo para un ERP
5. La información correcta no es accesible en el momento adecuado: no pueden
acceder a datos precisos sobre el stock de inventario, a fin de mes las cifras de
ventas, los pedidos en tránsito, etc.
6. Poca o ninguna capacidad para prever y planificar: la visión y la planificación
estratégica de su organización se basa en estimaciones o tienes dudas sobre la
certeza de los datos.
7. Su sistema actual se está volviendo obsoleto: El sistema empresarial
existente en la organización ya no es eficiente o está afectando negativamente
el crecimiento de la organización.
Si has respondido Sí, a más de dos de estas preguntas, es posible que sea el
momento de evaluar la implementación de un ERP o remplazar el existente.

11. 7 Factores de éxito
1. Capacitación efectiva y eficiente.
2. Que el consultor entienda al negocio.
3. Crear una estructura contable, lógica y analítica lo más simple posible.
4. Hacer equipo con el área de TI.
5. Rediseño de los proceso de negocio, alineado al ERP (mejores prácticas).
6. Pruebas del sistema
7. Check list detallado antes de salir a producción.

12. 7 Factores de Riesgo
1. Falta de compromiso de los líderes de proyecto.
2. Definición errónea de las necesidades de la empresa.
3. Resistencia al cambio, sabotaje pasivo.
4. Pobre entendimiento entre las necesidades del cliente y la funcionalidad del software.
5. Capacitación inadecuada o inoportuna.
6. Falsas expectativas en tiempos de liberación.
7. Exceso de desarrollo para completar la función del ERP.

13. ¿Estoy Listo para iniciar?

14. Consideraciones para la
implementación de un ERP - Antes
Articular las metas del negocio con el nuevo ERP
Involucrar a todos los participantes del proceso, especialmente a las
gerencias.
Registrar los procesos de negocio actuales. Problemas, ventajas
competitivas y limitaciones.
Cuáles de esos procesos pueden mejorarse
Definir los procesos prioritarios conforme a las metas establecidas
Nombrar un responsable del proceso

15. Consideraciones para la
implementación de un ERP - Antes
Buscar y seleccionar posibles aplicaciones y proveedores que cubran con sus
necesidades
Crear un RFP (Request for Proposal), documento de requerimiento de
proyecto y entregarlo a los proveedores seleccionados.
Realizar un proceso de selección para ver presentaciones de productos,
evaluándolas de acuerdo a las metas establecidas.
Evalúe al proveedor, conozca referencias de ellos, tanto con clientes, como
con el distribuidor del producto. Este debe generar confianza, tener
presencia, denotar estabilidad, experiencia probada y conocimiento de
industria.

16. Definición del Equipo de Trabajo
 Director del Proyecto
 Líder del Proyecto
 Usuario Clave
 Usuario Final

17. Consideraciones para la
implementación de un ERP
Tener un cronograma detallado con las actividades a realizar, fechas de
inicio y fin estimadas y los responsables de la ejecución.
Establecer los entregables de cada una de las etapas de implementación.
Definir los procesos de autorización y liberación de los entregables.
Nombrar un Líder de Proyecto interno, que tenga suficiente tiempo, que le
sea otorgada la autoridad para tomar decisiones y lograr acuerdos entre el
proveedor y las gerencias.
Nombrar un Líder de la Administración del Cambio y junto con el proveedor
definir la estrategia de implementación.
Nombrar los responsables de la depuración de datos de cada una de las
áreas. Catálogos Maestros del Sistema.

18. Consideraciones para la
implementación de un ERP
Tener una metodología adecuada, al menos seguir los siguientes asuntos:

19. Consideraciones para la
implementación de un ERP
Definir un esqueleto contable robusto y analítico que permita la generación
de Estados Financieros esperados.
Establecer un programa de pruebas con las que se dará la validación del
sistema y el diseño establecido.
Determinar la matriz de responsabilidades y seguridad de acuerdo a los
perfiles de los puestos y no de las personas.
Establecer el procedimiento de desarrollo, pruebas y liberación de las
aplicaciones ad-hoc realizadas para la empresa.
Determinar el programa de capacitación y las personas que asistirán, así
como el mecanismo para asegurar la transmisión de conocimiento.
Determinar la estrategia de salida en producción.

20. Sobre los desarrollos adicionales
Cuando si
Cuando son para crear funcionalidad adicional propia del negocio y que
lo hacen diferente a su competencia.
Cuando ayudan a hacer eficientes los procesos
Cuando mejoran el desempeño de las personas
Cuando no
Cuando hay alternativas para hacerlo de otro modo, pero que la
resistencia de usuario lo demanda.
Cuando la funcionalidad del ERP no alcanza a cubrir el 85% de las
funciones del negocio, mejor buscar otra alternativa.
Cuando la necesidad nace de una mala práctica de negocio que se
quiere conservar

21. Tips de la Implementación
Asegurarse que los Ids de los registros maestros estén de acuerdo a
las necesidades de información de la empresa y no sean un
problema de captura.
Dar incentivos a todos los participantes del proyecto por alcanzar el
objetivo.
Siempre hay alguien que no quiere hacer las cosas, identifícalo, lo
más pronto posible y sepáralo del proceso o sustitúyelo.

22. Consideraciones para la
implementación de un ERP - Después
Definir responsables de acompañar a las áreas durante las primeras
semanas, para seguir empujando el uso y disminuir los errores.
Tener un mesa de soporte lista para el inicio de la operación.
Monitorear durante las primeras dos semanas los resultados del día para
detectar fallas y poder atacarlas de inmediato.
Capacitar, capturar, capacitar, capturar,….