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CÓMO IMPLEMENTAR UN ERP DE MANERA EXITOSA

                            SUMMIT ADUANAL 2012
                               CIUDAD DE MÉXICO
                                      ABRIL 2012



                             Axentit Business Consulting
¿Qué es un ERP?
¿Qué es un ERP?

•   Un ERP es un software de gestión integral que integra todas las facetas del
    negocio, incluyendo planeación, manufactura, ventas y finanzas.

•   La ventaja de estas soluciones es que la información sólo se introduce una vez
    y, con ello, ya está disponible para todos.

•   Por ejemplo, cuando compras introduce una factura, la información estará
    disponible para contabilidad, control presupuestario y las gerencias.
Principales Características de un ERP
   Base de datos centralizada: todo el sistema comparte una única base de
   datos.

   Ingresos de datos unificado: la información completa se introduce una sola
   vez en el sistema, para que de esta forma quede disponible para el resto de
   la organización.

   Sistema modular: Los ERP están compuestos de diferentes módulos
   (facturación, contabilidad, recursos humanos, ventas, etc.) que interactúan
   entre sí.

   Son adaptables: Debido a que la complejidad de las empresas debemos
   considerar a un ERP como el punto de partida aplicando las modificaciones,
   personalización que sean necesarias para reflejar las necesidades reales de
   la empresa
Beneficios del ERP
Razones para implementar un ERP




   COMPETITIVIDAD     INTEGRACIÓN   CONTROL
Razones para implementar un ERP

   Competitividad
      Implementado EXITOSAS de un ERP nos permite optimizar nuestra gestión,
      reducir costos e incrementar la productividad.

   Control
      De igual forma se logra la integración y organización de los datos para que en
      forma accesible se apoye la toma de decisiones.

   Integración
       Se asegura la integraciones entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas
       aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente
       con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar
       y distribuir productos.
Como saber si estoy listo para un ERP
Como saber si estoy listo para un ERP


  1. Crecimiento rápido e incontrolado: ¿Está su organización creciendo a un
  ritmo muy rápido? Su organización ha abierto recientemente varias unidades
  operativas / oficinas en varias ubicaciones. Hay un aumento significativo de
  los volúmenes de producción, procesos y/o la fuerza de trabajo.

  2. Falta de información suficiente y precisa sobre el rendimiento de su
  empresa: usted se enfrenta a problemas en la captura de datos exactos o si
  está recibiendo datos no coincidentes sobre los indicadores de rendimiento de
  su empresa.

  3. Desfase constante entre los inventarios y gestión de la producción: Hay una
  falta de coordinación entre el procesamiento de pedidos de ventas y gestión
  de inventario de su organización.

  4. La duplicación de esfuerzos: Por ejemplo el departamento de finanzas y
  recursos humanos almacenan y mantienen detalles de los empleados por
  separado.
Como saber si estoy listo para un ERP


  5. La información correcta no es accesible en el momento adecuado: no pueden
  acceder a datos precisos sobre el stock de inventario, a fin de mes las cifras de
  ventas, los pedidos en tránsito, etc.

  6. Poca o ninguna capacidad para prever y planificar: la visión y la planificación
  estratégica de su organización se basa en estimaciones o tienes dudas sobre la
  certeza de los datos.

  7. Su sistema actual se está volviendo obsoleto: El sistema empresarial
  existente en la organización ya no es eficiente o está afectando negativamente
  el crecimiento de la organización.

  Si has respondido Sí, a más de dos de estas preguntas, es posible que sea el
  momento de evaluar la implementación de un ERP o remplazar el existente.
7 Factores de éxito

 1. Capacitación efectiva y eficiente.

 2. Que el consultor entienda al negocio.

 3. Crear una estructura contable, lógica y analítica lo más simple posible.

 4. Hacer equipo con el área de TI.

 5. Rediseño de los proceso de negocio, alineado al ERP (mejores prácticas).

 6. Pruebas del sistema

 7. Check list detallado antes de salir a producción.
7 Factores de Riesgo
1. Falta de compromiso de los líderes de proyecto.

2. Definición errónea de las necesidades de la empresa.

3. Resistencia al cambio, sabotaje pasivo.

4. Pobre entendimiento entre las necesidades del cliente y la funcionalidad del software.

5. Capacitación inadecuada o inoportuna.

6. Falsas expectativas en tiempos de liberación.

7. Exceso de desarrollo para completar la función del ERP.
¿Estoy Listo para iniciar?
Consideraciones para la
implementación de un ERP - Antes
 Articular las metas del negocio con el nuevo ERP

 Involucrar a todos los participantes del proceso, especialmente a las
 gerencias.

 Registrar los procesos de negocio actuales. Problemas, ventajas
 competitivas y limitaciones.

 Cuáles de esos procesos pueden mejorarse

 Definir los procesos prioritarios conforme a las metas establecidas

 Nombrar un responsable del proceso
Consideraciones para la
implementación de un ERP - Antes
 Buscar y seleccionar posibles aplicaciones y proveedores que cubran con sus
 necesidades

 Crear un RFP (Request for Proposal), documento de requerimiento de
 proyecto y entregarlo a los proveedores seleccionados.

 Realizar un proceso de selección para ver presentaciones de productos,
 evaluándolas de acuerdo a las metas establecidas.

 Evalúe al proveedor, conozca referencias de ellos, tanto con clientes, como
 con el distribuidor del producto. Este debe generar confianza, tener
 presencia, denotar estabilidad, experiencia probada y conocimiento de
 industria.
Definición del Equipo de Trabajo

    Director del Proyecto
    Líder del Proyecto
    Usuario Clave
    Usuario Final
Consideraciones para la
implementación de un ERP
 Tener un cronograma detallado con las actividades a realizar, fechas de
 inicio y fin estimadas y los responsables de la ejecución.
 Establecer los entregables de cada una de las etapas de implementación.

 Definir los procesos de autorización y liberación de los entregables.

 Nombrar un Líder de Proyecto interno, que tenga suficiente tiempo, que le
 sea otorgada la autoridad para tomar decisiones y lograr acuerdos entre el
 proveedor y las gerencias.

 Nombrar un Líder de la Administración del Cambio y junto con el proveedor
 definir la estrategia de implementación.

 Nombrar los responsables de la depuración de datos de cada una de las
 áreas. Catálogos Maestros del Sistema.
Consideraciones para la
implementación de un ERP
 Tener una metodología adecuada, al menos seguir los siguientes asuntos:
Consideraciones para la
implementación de un ERP
 Definir un esqueleto contable robusto y analítico que permita la generación
 de Estados Financieros esperados.

 Establecer un programa de pruebas con las que se dará la validación del
 sistema y el diseño establecido.

 Determinar la matriz de responsabilidades y seguridad de acuerdo a los
 perfiles de los puestos y no de las personas.

 Establecer el procedimiento de desarrollo, pruebas y liberación de las
 aplicaciones ad-hoc realizadas para la empresa.

 Determinar el programa de capacitación y las personas que asistirán, así
 como el mecanismo para asegurar la transmisión de conocimiento.

 Determinar la estrategia de salida en producción.
Sobre los desarrollos adicionales

   Cuando si

      Cuando son para crear funcionalidad adicional propia del negocio y que
      lo hacen diferente a su competencia.
      Cuando ayudan a hacer eficientes los procesos
      Cuando mejoran el desempeño de las personas


   Cuando no

      Cuando hay alternativas para hacerlo de otro modo, pero que la
      resistencia de usuario lo demanda.
      Cuando la funcionalidad del ERP no alcanza a cubrir el 85% de las
      funciones del negocio, mejor buscar otra alternativa.
      Cuando la necesidad nace de una mala práctica de negocio que se
      quiere conservar
Tips de la Implementación

  Asegurarse que los Ids de los registros maestros estén de acuerdo a
  las necesidades de información de la empresa y no sean un
  problema de captura.

  Dar incentivos a todos los participantes del proyecto por alcanzar el
  objetivo.

  Siempre hay alguien que no quiere hacer las cosas, identifícalo, lo
  más pronto posible y sepáralo del proceso o sustitúyelo.
Consideraciones para la
implementación de un ERP - Después
 Definir responsables de acompañar a las áreas durante las primeras
 semanas, para seguir empujando el uso y disminuir los errores.

 Tener un mesa de soporte lista para el inicio de la operación.

 Monitorear durante las primeras dos semanas los resultados del día para
 detectar fallas y poder atacarlas de inmediato.

 Capacitar, capturar, capacitar, capturar,….

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Cómo Implementar un ERP de Manera Exitosa

  • 1. CÓMO IMPLEMENTAR UN ERP DE MANERA EXITOSA SUMMIT ADUANAL 2012 CIUDAD DE MÉXICO ABRIL 2012 Axentit Business Consulting
  • 3. ¿Qué es un ERP? • Un ERP es un software de gestión integral que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación, manufactura, ventas y finanzas. • La ventaja de estas soluciones es que la información sólo se introduce una vez y, con ello, ya está disponible para todos. • Por ejemplo, cuando compras introduce una factura, la información estará disponible para contabilidad, control presupuestario y las gerencias.
  • 4. Principales Características de un ERP Base de datos centralizada: todo el sistema comparte una única base de datos. Ingresos de datos unificado: la información completa se introduce una sola vez en el sistema, para que de esta forma quede disponible para el resto de la organización. Sistema modular: Los ERP están compuestos de diferentes módulos (facturación, contabilidad, recursos humanos, ventas, etc.) que interactúan entre sí. Son adaptables: Debido a que la complejidad de las empresas debemos considerar a un ERP como el punto de partida aplicando las modificaciones, personalización que sean necesarias para reflejar las necesidades reales de la empresa
  • 6. Razones para implementar un ERP COMPETITIVIDAD INTEGRACIÓN CONTROL
  • 7. Razones para implementar un ERP Competitividad Implementado EXITOSAS de un ERP nos permite optimizar nuestra gestión, reducir costos e incrementar la productividad. Control De igual forma se logra la integración y organización de los datos para que en forma accesible se apoye la toma de decisiones. Integración Se asegura la integraciones entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir productos.
  • 8. Como saber si estoy listo para un ERP
  • 9. Como saber si estoy listo para un ERP 1. Crecimiento rápido e incontrolado: ¿Está su organización creciendo a un ritmo muy rápido? Su organización ha abierto recientemente varias unidades operativas / oficinas en varias ubicaciones. Hay un aumento significativo de los volúmenes de producción, procesos y/o la fuerza de trabajo. 2. Falta de información suficiente y precisa sobre el rendimiento de su empresa: usted se enfrenta a problemas en la captura de datos exactos o si está recibiendo datos no coincidentes sobre los indicadores de rendimiento de su empresa. 3. Desfase constante entre los inventarios y gestión de la producción: Hay una falta de coordinación entre el procesamiento de pedidos de ventas y gestión de inventario de su organización. 4. La duplicación de esfuerzos: Por ejemplo el departamento de finanzas y recursos humanos almacenan y mantienen detalles de los empleados por separado.
  • 10. Como saber si estoy listo para un ERP 5. La información correcta no es accesible en el momento adecuado: no pueden acceder a datos precisos sobre el stock de inventario, a fin de mes las cifras de ventas, los pedidos en tránsito, etc. 6. Poca o ninguna capacidad para prever y planificar: la visión y la planificación estratégica de su organización se basa en estimaciones o tienes dudas sobre la certeza de los datos. 7. Su sistema actual se está volviendo obsoleto: El sistema empresarial existente en la organización ya no es eficiente o está afectando negativamente el crecimiento de la organización. Si has respondido Sí, a más de dos de estas preguntas, es posible que sea el momento de evaluar la implementación de un ERP o remplazar el existente.
  • 11. 7 Factores de éxito 1. Capacitación efectiva y eficiente. 2. Que el consultor entienda al negocio. 3. Crear una estructura contable, lógica y analítica lo más simple posible. 4. Hacer equipo con el área de TI. 5. Rediseño de los proceso de negocio, alineado al ERP (mejores prácticas). 6. Pruebas del sistema 7. Check list detallado antes de salir a producción.
  • 12. 7 Factores de Riesgo 1. Falta de compromiso de los líderes de proyecto. 2. Definición errónea de las necesidades de la empresa. 3. Resistencia al cambio, sabotaje pasivo. 4. Pobre entendimiento entre las necesidades del cliente y la funcionalidad del software. 5. Capacitación inadecuada o inoportuna. 6. Falsas expectativas en tiempos de liberación. 7. Exceso de desarrollo para completar la función del ERP.
  • 13. ¿Estoy Listo para iniciar?
  • 14. Consideraciones para la implementación de un ERP - Antes Articular las metas del negocio con el nuevo ERP Involucrar a todos los participantes del proceso, especialmente a las gerencias. Registrar los procesos de negocio actuales. Problemas, ventajas competitivas y limitaciones. Cuáles de esos procesos pueden mejorarse Definir los procesos prioritarios conforme a las metas establecidas Nombrar un responsable del proceso
  • 15. Consideraciones para la implementación de un ERP - Antes Buscar y seleccionar posibles aplicaciones y proveedores que cubran con sus necesidades Crear un RFP (Request for Proposal), documento de requerimiento de proyecto y entregarlo a los proveedores seleccionados. Realizar un proceso de selección para ver presentaciones de productos, evaluándolas de acuerdo a las metas establecidas. Evalúe al proveedor, conozca referencias de ellos, tanto con clientes, como con el distribuidor del producto. Este debe generar confianza, tener presencia, denotar estabilidad, experiencia probada y conocimiento de industria.
  • 16. Definición del Equipo de Trabajo  Director del Proyecto  Líder del Proyecto  Usuario Clave  Usuario Final
  • 17. Consideraciones para la implementación de un ERP Tener un cronograma detallado con las actividades a realizar, fechas de inicio y fin estimadas y los responsables de la ejecución. Establecer los entregables de cada una de las etapas de implementación. Definir los procesos de autorización y liberación de los entregables. Nombrar un Líder de Proyecto interno, que tenga suficiente tiempo, que le sea otorgada la autoridad para tomar decisiones y lograr acuerdos entre el proveedor y las gerencias. Nombrar un Líder de la Administración del Cambio y junto con el proveedor definir la estrategia de implementación. Nombrar los responsables de la depuración de datos de cada una de las áreas. Catálogos Maestros del Sistema.
  • 18. Consideraciones para la implementación de un ERP Tener una metodología adecuada, al menos seguir los siguientes asuntos:
  • 19. Consideraciones para la implementación de un ERP Definir un esqueleto contable robusto y analítico que permita la generación de Estados Financieros esperados. Establecer un programa de pruebas con las que se dará la validación del sistema y el diseño establecido. Determinar la matriz de responsabilidades y seguridad de acuerdo a los perfiles de los puestos y no de las personas. Establecer el procedimiento de desarrollo, pruebas y liberación de las aplicaciones ad-hoc realizadas para la empresa. Determinar el programa de capacitación y las personas que asistirán, así como el mecanismo para asegurar la transmisión de conocimiento. Determinar la estrategia de salida en producción.
  • 20. Sobre los desarrollos adicionales Cuando si Cuando son para crear funcionalidad adicional propia del negocio y que lo hacen diferente a su competencia. Cuando ayudan a hacer eficientes los procesos Cuando mejoran el desempeño de las personas Cuando no Cuando hay alternativas para hacerlo de otro modo, pero que la resistencia de usuario lo demanda. Cuando la funcionalidad del ERP no alcanza a cubrir el 85% de las funciones del negocio, mejor buscar otra alternativa. Cuando la necesidad nace de una mala práctica de negocio que se quiere conservar
  • 21. Tips de la Implementación Asegurarse que los Ids de los registros maestros estén de acuerdo a las necesidades de información de la empresa y no sean un problema de captura. Dar incentivos a todos los participantes del proyecto por alcanzar el objetivo. Siempre hay alguien que no quiere hacer las cosas, identifícalo, lo más pronto posible y sepáralo del proceso o sustitúyelo.
  • 22. Consideraciones para la implementación de un ERP - Después Definir responsables de acompañar a las áreas durante las primeras semanas, para seguir empujando el uso y disminuir los errores. Tener un mesa de soporte lista para el inicio de la operación. Monitorear durante las primeras dos semanas los resultados del día para detectar fallas y poder atacarlas de inmediato. Capacitar, capturar, capacitar, capturar,….