El documento proporciona una introducción a los sistemas ERP (Planeación de Recursos Empresariales). Explica que los ERP integran la información de toda la organización para mejorar la eficiencia. También describe los orígenes y evolución de los ERP, las ventajas que proporcionan a las empresas, como una mayor productividad e integración de información, y los pasos clave para una implementación exitosa, como contar con el compromiso de la alta dirección y alinear el ERP con los procesos de la organización.

1. Unidad 03: Los sistemas de información gerencial (SIG) Sesión 04: Planeación de Recursos Empresariales - ERP

2. Objetivos Definir los ERP y explicar su importancia Conocer las ventajas y desventajas de los ERP Identificar los pasos para una implantación exitosa.

3. Contenido Generalidades Orígenes Concepto de ERP Beneficios Importancia Implantación de un ERP ERP en áreas de negocios SAP ERP en Perú Estadísticas TCO Razones por las que fracasan

4. Generalidades Los sistemas ERP estrechan la integración de la información y modernizan los procesos de los negocios, permitiendo una mayor eficiencia y productividad. Con la promesa de enfoques mas flexibles y orientados a procesos, los sistemas ERP fueron diseñados para manejar muchos de estos retos de negocios. Estos incluyen : Administración de la cadena de suministros Inventario y suministros Control financiero Administración del recurso humano Tiempo al mercado mas rápido Mejor administración de relaciones con clientes

5. Orígenes Todo el proceso de ERP ha implicado unos cambios y transformaciones permanentes, que se han alimentado de dos grandes evoluciones: Evolución de los sistemas de Planeación Evolución de las aplicaciones de negocio

6. Evolución de los sistemas de Planeación El proceso de evolución de los sistemas de planeación se sustentan en 4 grandes etapas, que marcaron el proceso de entrada de las ERP, ellos son : WIP: manejar inventarios de proceso de trabajo (WIP), que controlase materia prima e inventario final. MRP, Ciclo cerrado de MRP, MRP II: sistemas integrados de fabricación

7. Evolución de las aplicaciones en el negocio. En la evolución en los niveles gerenciales encontramos 4 etapas que se describen como MIS, IIS, EIS y CIS MIS: El sistema de información MIS no soporta el manejo de decisiones su fundamento se encuentra en el manejo de la información desde un jefe o Directivo que toma todas las decisiones, sin importar o analizar la información de las diferentes áreas y departamentos. IIS: El sistema de información IIS tampoco soportaba el manejo de decisiones, su estructura se basa en la información de las áreas de producción y finanzas, de las cuales el jefe determina directrices a seguir.

8. EIS : Sistema de información ya soporta el manejo de decisiones y lo hace teniendo en cuenta todas las áreas y también involucrando un grupo de asesores, que se compone básicamente de todos los directores de áreas o departamentos para determinar de esta manera, las decisiones a seguir. CIS : Los sistemas de información corporativos son totalmente decisorios y se fundamenta en la información clave de sus áreas o departamentos, que ha sido alimentada con sus históricos y también fundamentada con sistemas estadísticos que obtienen la información mas relevante para la directiva de la organización; adicionalmente el sistema provee la capacidad de comparar y proponer soluciones. Evolución de las aplicaciones en el negocio.

9. Concepto de ERP La planeación de recursos empresariales es una forma de utilizar la información a través de la organización de forma más proactiva – en áreas claves- como la fabricación, compras, administración de inventarios y cadena de suministros, control financiero, administración de recursos humanos, logistica y distribución, ventas, mercadeo y administración de relaciones con clientes. Los ERP están asociados a software que provee aplicaciones de control y contables, administración de la producción y materiales, administración de calidad y mantenimiento de fábricas, distribución de ventas, administración de recursos humanos y administración de proyectos vinculando todos los sectores de la organización.

10. Al igual que la mayoría de tecnologías de la información los ERP proveen herramientas para mejorar el control y la planeación y principalmente la toma de decisiones. Con un sistema integrado vía una interfaz conocida y amigable, las barreras de información entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen. Toda la empresa, sus sistemas y procesos ERP pueden reunirse bajo la misma protección para beneficiar a toda la organización Concepto de ERP

11. Conductores de negocio Los principales factores que dirigen el mercado en orden descendente son: Aumento en la necesidad de modernizar los procesos de los negocios Expansión de las estrategias de globalización por parte de la empresa Generación de acciones organizacionales para una mayor flexibilidad y agilidad Extensión de los procesos de administración de la cadena de suministros Creciente énfasis en un servicio al cliente más eficiente Mayor acceso a la información, requisito cada vez mayor Limitación de la funcionalidad de los sistemas heredados en un ambiente cambiante

12. Beneficios ERP Implementar una solución ERP en la empresa aportará grandes beneficios, como una mayor productividad, información integrada y a tiempo para una mejor toma de decisiones. Sin embargo, la implementación NO ES UNA TAREA FÁCIL e implica usualmente cambiar la forma de trabajo en una organización.

13. ¿Estamos preparados? Hay tres factores principales que determinan si una empresa está lista para utilizar un sistema ERP o no: Necesidad de crecimiento, un factor fundamental; saber que la empresa crece, que sus pedidos aumentan, si existen nuevos proveedores, etc. La necesidad de la información actualizada La urgencia de mantener un nivel competitivo respecto a otro tipo de empresas

14. Importancia de los ERP Estos sistemas tienen la característica de que están interrelacionados entre sí, es decir, son un sistema integral de información que abarca todas las áreas de la organización El software denominado ERP, esta diseñado para modelar y automatizar la mayoría de los procesos básicos de una organización; desde la gestión financiera hasta la producción de insumos, contando que tradicionalmente en una organización existen varios tipos de software o paquetes individuales que realizan diferentes funciones y tareas por separado. Los ERP incluyen buenas prácticas de gestión recogidas por sus desarrolladores a lo largo de los años, en diversas empresas o sectores de empresas.

15. La globalización hace posible que las organizaciones sean operadas en una escala global, con múltiples sitios de fabricación, distribución y socios situados alrededor del mundo, por lo tanto las aplicaciones ERP fueron planeadas para la gestión y la optimización del concepto de la cadena de suministros, estas posibilitan la integración de la tecnología de información (TI) y protocolos de transmisión electrónica de datos (EDI), a través de empresas con un grado de flexibilidad, siendo el potencial de este tipo de sistemas las capacidades de una organización internacional con diferentes unidades de negocio que utilizan diferentes procesos operacionales y de producción Importancia de los ERP

16. Importancia de los ERP Los sistemas ERP son fácilmente configurables a la estructura particular de cada organización, soportando operaciones multiusuario, centralizado o descentralizado. Esta solución ayuda a las organizaciones a integrar toda la información a través de sus módulos interrelacionados entre sí. Para la implantación de un ERP las empresas consultoras se basan en procesos y metodologías probadas.

17. La implementación de un software ERP trae consigo ahorros significativos, pero lo más importante para las organizaciones es medir esos ahorros correctamente, ya que estos paquetes de software ERP por lo general cuestan mucho dinero y no están a la mano de todas las empresas. Casi siempre están dados en altas empresas de desarrollo de software donde se da una licencia de uso, eso independiente del Hardware que necesita el proyecto. Posteriormente siempre hay que tener servicios de consultoría para la instalación, implementación y dudas en su operación. Implantación de un ERP

18. Las empresas deben hacer un estudio detallado antes de tomar una decisión de compra de ERP. Las razones de por qué las empresas consideran implementar una solución ERP están basadas en : información financiera no integrada, estandarización de procesos de producción y la reingeniería de procesos. Una solución ERP es una herramienta en la que su éxito depende del capital humano, de la organización trasmita sus necesidades a los encargados de la implementación y que a su vez exista un compromiso formal de parte de la alta dirección para minimizar posibles fracasos. Implantación de un ERP

19. ERP en el Area de Negocios ERP en los Negocios Finanzas y Contabilidad Manufactura Ventas y Logística Estadística de Venta Facturación por pedido Control de Inventarios Pronósticos de ventas Compras

20. Ventas y Logística Control de Inventarios: integra todos los movimientos transaccionales que tienen relación con consumos, ventas e ingresos, entre otros. Compras: control de las transacciones relacionadas con la adquisición de materias primas y los suministros Facturación por pedido: Integra a las actividades de contabilidad, control de inventarios y control de cobros, lo cual le permitirá administrar sus ventas en forma ágil y segura

21. Estadística de ventas: Una poderosa herramienta de la alta gerencia para simplificar y agilizar la toma de decisiones, brindándole información consistente sobre el negocio de la empresa. Pronóstico de ventas: permite calcular las proyecciones de ventas de forma rápida y confiable, utilizando como fuentes de datos ya sea las transacciones de inventarios o la facturación de ventas realizadas. Ventas y logística

22. Manufactura Administración del producto: permitirá desarrollar los diagramas de flujo de procesos, estándares de producción o estructuras de manufactura para producir un articulo determinado Plan Maestro de Producción : se evalúan todos los pedidos realizados por los clientes de la empresa y los pronósticos de ventas obtenidos según la demanda esperada de los artículos

23. Requerimientos de Materiales: Es un apoyo para la gestión de programación y control de la producción ya que permite ordenar los materiales necesarios en la cantidad adecuada y en el momento correcto. Producción y costos: Le permite a la empresa controlar de una manera más fácil el sistema de manufactura, los registros de producción y las operaciones que se realizan dentro de la empresa Manufactura

24. Manufactura Administración del Mantenimiento: Permite el manejo del trabajo de mantenimiento por medio de ordenes de trabajo y la visualización gráfica de los componentes y partes.

25. Casos ERP SAP – Plataforma Microsoft Coca Cola FEMSA – Buenos Aires Argentina. Pennzoil – Buenos Aires Argentina Essalud – Peru Telefónica Argentina SAP- Plataforma Sun Industrias Metalúrgicas Pescarmona Argentina BAAN Ministerio de Educación

26. SAP - Módulos del sistema : Finanzas

27. SAP - Módulos del sistema : Contabilidad

28. SAP - Módulos del sistema: Recursos Humanos

29. SAP - Módulos del sistema : Logística

30. Ventana SAP Enter Barra de título Barra de menú Entrada de comandos Barra de símbolos Pulsadores Modo o sesión y Mandante

31. Modelo de empresa en SAP R/3 Hospitalaria GD Tumbes Centro Logístico GD Tumbes AFESSALUD Salud Agrario Accid. Trab. EsSalud GD Lima GD Arequipa Aseguradora GD Tumbes Sociedad Mandante División GD Tumbes Aseguradora SAP Almacenes Almacén Central Unidades Operativas Almacén Central GD Tumbes Hospitalaria

32. Flujo Proceso Logístico Serv. Adq. Prog. Pronóstico Planeamiento - Local - Centralizado Ordenes Previsionales Verificación Presupuestal Solicitudes de Pedido Eval. Económ. Eval. Técnica Adjudicación Ofertas Contratos Libro de Pedidos Pedidos Entrada de Mercadería Verificación de Factura Gestión de Stocks SAP R/3 - MM Interface Interface Solicitudes de Pedido Separación de Almacenes Redistribución de stocks

33. Ciclo de Aprovisionamiento R SolPed Aprovisionamiento 7 5 2 8 1 9 3 10 20 30 Pedido 10 20 30 Factura 6 Pedido 10 20 30 ? Determinación de la fuente de aprovisionamiento Determinación de necesidad Gestión de pagos Selección del proveedor Gestión de pedidos Supervisión de pedido Verificación de Facturas Entrada de mercancías / Aceptación de servicios Suministro por Proveedor Contrato 10 20 30 4 Negociación de Contratos Oferta Petición Oferta 10 20 30

34. Relación de ERP’s más conocidos y operando en el Perú: Abacus BAAN Benner BPCS Cincom Computer Associates Datasul Dataworks Dun & Bradstreet Geac Gemco IFS Intentia JBA JD Edwards Lawson Logix Magnus Manugistics Marcam Microsiga Mims Navision Oracle Peoplesoft Populis QAD Ramco Ross SAP SSA Terasoft Visibility Workstar XXI ------------- Chesapeake i2 Logility LPA Optimax Paragon Primera Synquest ERP

35. Clientes Principales en Perú Unidal Perú S.A. Cargill Perú S.A. Castrol del Perú S.A. Fábrica Peruana Eternit S.A. Bebidas La Concordia Lab. Baxter del Perú S.A. Lab. Merck S&D Perú S.C. Lab. Smith K & B Lab. Warnert Lambert Lab. Whitehall Wyeth Lucchetti Perú S.A. Mobil Oil del Perú Panasonic del Perú S.A. Wong Antamina Petróleos del Perú Philip Morris Perú S.A. Pluspetrol Corp. Sucursal del Perú Refinería Cajamarquilla S.A. Refinería La Pampilla Shell del Perú S.A. Unique S.A. Cartellone del Perú S.A. Inversiones Centenario S.A.A. Consorcio Inmobiliario Los Portales LP Holding S.A. Supermercados Santa Isabel Cía Goodyear del Perú S.A. Pérez Companc (YPF)

36. Clientes Principales en Peru Alicorp Rocsa Minera Hostchild Grupo Gloria Inca Kola Drokasa P&G Perú Telefónica Grupo Carsa Nestlé ESSALUD Messer Gas Beiersdorf Sedapal Hogar General Motors Perú Volvo Perú Basf Peruana

37. Clientes Principales en Peru Bellsouth Constructora Sagitario Cosapi Doerun Perú – Refinería de La Oroya y Cobriza Minas de San Ignacio de Morococha Sagitario Southern Peru

38. Clientes Principales en Peru Aceros Arequipa Editora Perú Ministerio de Educación

39. 4,000 2,500 1,100 1,000 850 En millones de Dolares Facturación 1998 ERP

40. 1 4 3 2

41. Posición de Mercado (cont.) Fuente: Gartner Group en publicación de revista Datamation, Marzo de 1999 Arquitectura Tecnológica Funcionalidad PeopleSoft + + - ERP Marcam SCT SSA Baan QAD SAP Oracle J.D. Edwards

42. Posición de Mercado (cont.) Manufactura Contabilidad + + - Fuente: Gartner Group en publicación de revista Datamation, Marzo de 1999 ERP SCT Baan QAD SSA PeopleSoft Oracle SAP J.D. Edwards

43. ESTADISTICA DE TCO DE UN ERP ERP

44. Total Cost of Ownership - TCO JBOPS J.D. Edwards Oracle Baan SAP PeopleSoft millions Source: Meta Group, 4/99 TCO = Cost of Implementation + 2 years of operational costs 6.0 11.2 13.5 15.5 52.5

45. TCO en Porcentaje de la Facturación de la Corporación J.D. Edwards SAP PeopleSoft Oracle Baan Source: Meta Group, 4/99 3.4% 3.0% 2.9% 2.00% 1.7%

46. TCO per “Heads-Down” ERM User JBOPS J.D. Edwards Oracle Baan SAP PeopleSoft millions Source: Meta Group, 4/99 42.0 43.3 47.3 70.6 74.8 TCO DE LOS MODULOS (ENTERPRISE RESOURCE MODULES) VS. EL TOTAL DE LOS EMPLEADOS QUE LOS USAN DIRECTAMENTE

47. Costo Total de la Implantación del Hardware, Software, Personal Adicional Interno y Servicios Profesionales J.D. Edwards Oracle PeopleSoft Baan SAP millones Source: Meta Group, 4/99 4.0 7.2 8.5 9.3 39.2

48. Relación más baja en implantación Software 1: Servicios 1,5 (media Mekano)

49. Errores comunes en la mplantación ERP

50. La Gerencia : Transfiere el PROYECTO al Departamento de Informática y se desentiende de él. No realiza que todos los éxitos conocidos son por el liderazgo fuerte de la parte Empresarial (apoyada por la Informática), no por los de Informática CUANDO FALLAN LAS INICIATIVAS O PROYECTOS PARA IMPLANTAR ERP`s ERP

51. La Gerencia : No entiende que el “AMO” del Proyecto no puede ser el informático ni el asesor, porque al final, el dueño del Proyecto es el dueño de la empresa CUANDO FALLAN LAS INICIATIVAS O PROYECTOS PARA IMPLANTAR ERP`s (cont.): ERP

52. La Gerencia no es capaz de: Construir una estructura organizacional para manejar la empresa en base a procesos Realinear los actuales sistemas de información para que soporten los procesos rediseñados CUANDO FALLAN LAS INICIATIVAS O PROYECTOS PARA IMPLANTAR ERP`s (cont.) ERP

53. “ El RESPONSABLE de los procesos debe ser una Persona: De respeto dentro de la Organización para que pueda imponer sus Decisiones. Que más pueda contribuir con sus conocimientos al desarrollo de procesos y negociar las inevitables soluciones de compromiso a las exigencias empresariales.” RECOMENDACION ERP

54. Un proyecto de implantación de SIE (ERP) se origina a partir de uno de los siguientes elementos o de una mezcla de ellos: Estrategia de negocios, Estrategia de sistemas y/o Estrategia de requerimientos de administración y control de negocios Estrategia del negocio Objetivos y alcance del negocio Decisión ejecutiva Diferenciación competitiva Estrategia de sistemas Año 2000 Actualización informática Cambios radicales a procesos Requerimiento de la operación Control financiero del negocio ERP

55. El ENFOQUE DE NEGOCIOS y las HERRAMIENTAS utilizadas para la implantación, condicionan los resultados a obtener ... ENFOQUE DE NEGOCIOS HERRAMIENTA UTILIZADA RESULTADOS ESPERADOS FUNCIONAL SISTEMAS TRADICIONALES NO HAY CAMBIOS EN EL NEGOCIO FUNCIONAL OTROS SISTEMAS Y/O ERP NO HAY CAMBIOS EN EL NEGOCIO, AUTOMATIZACION, SE DESPERDICIA LA INVERSION PROCESOS DE NEGOCIOS SOLAMENTE SIE (ERP) HAY CAMBIOS EN EL NEGOCIO, NO HAY TOTAL SATISFACCION, SUBOPTIMIZACION DE RESULTADOS PROCESOS DE NEGOCIOS ERP Y REINGENIERIA HAY CAMBIOS EN EL NEGOCIO, HAY TOTAL SATISFACCION, OPTIMIZACION DE RESULTADOS Taller de procesos: Introducción ERP

56. EL ORIGEN UNA VISION DE NEGOCIOS UNA ESTRATEGIA DE NEGOCIOS OBJETIVOS RETADORES Y CLAROS EL PORQUE? POR RAZONES DE NEGOCIOS, NO POR NECESIDADES TECNOLOGICAS PARA CAMBIAR DRAMATICAMENTE LOS PROCESOS DE NEGOCIOS DE LA EMPRESA PARA QUE? LOS NO´s, NUNCA´s? PARA SATISFACER EXPECTATIVAS DE AREAS FUNCION`S PARA AUTOMATIZAR PROCESOS ACTUALES PARA PRODUCIR MEJORA TECNOLOGICA DE LOS SISTEMAS ACTUALES Resultados satisfactorios (eficiencia operativa) son logrables cuando, durante la implantación y la posterior operación de los SIE`s (ERP), se siguieron las siguientes premisas ... Taller de procesos: Introducción ERP

57. LIDERADO POR? ALTA DIRECCION, (Compromiso y dedicación total) EJECUTIVOS LIDERES, (Campeones del cambio, compromiso y dedicación total) IMPLEMENTADO POR? (liderazgo, toma de decisiones, etc.) POR PROCESS OWNERS = GENTE DEL NEGOCIO NO POR GENTE DE I.T. NUNCA CON OPTICA FUNCIONAL ASIGNANDO EQUIPOS ESPECIFICOS DE TRABAJO PARA CADA PROCESO INVOLUCRANDO A? TODA LA ORGANIZACION TRATANDO DE? QUE NO EXISTA NINGUNA INTERFASE CON LOS VIEJOS SISTEMAS Resultados satisfactorios (eficiencia operativa) son logrables cuando, durante la implantación y la posterior operación de los SIE`s (ERP), se siguieron las siguientes premisas ... ERP

58. Elementos clave para el éxito de un proyecto ERP Negocio Recursos técnicos Recursos humanos Transferencia de conocimiento Administración del cambio SIE (ERP) Procesos Liderazgo Empowerment ERP

59. Tipo de proyecto Magnitud del cambio Reingeniería de negocio Rediseño de procesos Reemplazo de sistemas Cambio radical en la operación y administración del negocio siendo un ERP la herramienta de soporte. Ejemplos: outsourcing de algunas funciones, centralización o descentralización, push vs pull (en producción y distribución), implantación de JIT, etc. Ajustes a procesos sobre los modelos de negocio y mejores prácticas de SIE`s (ERP). Ejemplos: eliminación de actividades sin valor agregado, simplificación de procesos, mejores prácticas en los procesos. Adecuación total del ERP a la operación actual del negocio. Cambios en los procesos según el tipo de proyecto: ERP

60. Preguntas de repaso ¿Qué es un ERP? ¿Qué ventajas se tienen en el uso de un ERP? ¿Cómo se efectúa la implantación de un ERP? ¿Qué ERPs operan en el Perú? ¿Cuáles son los errores comunes en su implantación?