El documento presenta un proyecto para diseñar un directorio virtual de proveedores de servicios y suministros para la gestión documental en Bogotá. El directorio busca ser una guía para organizaciones que necesiten contratar servicios como organización, almacenamiento, custodia, microfilmación o digitalización de documentos o adquirir suministros para su conservación. Actualmente no existe una herramienta que permita acceder de forma ágil a la información de los proveedores. El directorio virtual se pondrá a disposición en la web para consulta de usuarios.

1. PUNTOARCHIV
DIRECTORIO VIRTUAL ESPECIALIZADO EN PROVEEDORES DE
SERVICIOS Y SUMINISTROS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN
BOGOTÁ
JAIME ENRIQUE GONZALEZ ROPERO

2. PUNTOARCHIV
Con el desarrollo de este
proyecto el equipo de
investigación pretende
diseñar un directorio
virtual especializado en
proveedores de servicios y
suministros para la gestión
documental en Bogotá.

3. NECESIDAD
El directorio virtual es una guía para
aquellas organizaciones o personas que
necesiten contratar servicios como la
organización, almacenamiento,
custodia, microfilmación,
digitalización y/o adquirir elementos y
suministros para la conservación de los
documentos. Lo anterior, teniendo en
cuenta las medidas para la
conservación documental, la
legislación vigente y los sistemas de
control y calidad contemplados para la
gestión documental. Lo antes
mencionado, en razón a que en la
actualidad no existe una herramienta o
guía que sirva y permita a las empresas
de todos los sectores de Bogotá
acceder de una manera ágil y efectiva a
la información de los proveedores que
ofrecen estos suministros o servicios.

4. ANTECEDENTES
Es sumamente importante resaltar y
hacer énfasis en la forma de su
organización, almacenamiento,
custodia, conservación, mobiliario y en
las unidades de conservación
empleadas para los documentos de
archivos administrativos y
especializados que se han venido
manejando y utilizando en el archivo
de gestión como en el central debido a
que en este aspecto hay grandes
falencias en cuanto a calidad y
funcionalidad se refiere. Esto trae
como consecuencia el deterioro
continuo de los documentos y la
perdida notoria de información,
durante el tiempo de su vigencia y
posteriormente en su permanencia en
el archivo central.

5. OBJETIVOS
Identificar los proveedores que
prestan servicios de
organización, almacenamiento,
custodia, microfilmación,
digitalización, suministro de
unidades de información y
mobiliario para la gestión
documental en Bogotá.

6. Divulgar y dar a conocer
el directorio virtual
como una herramienta
de soluciones
empresariales en cuanto
a gestión documental.

7. Poner a disposición en
el ámbito Web el
directorio virtual para
la consulta de los
diferentes usuarios,
personas naturales,
empresas públicas y
privadas.

8. SERVICIOS DEL DIRECTORIO VIRTUAL
Los proveedores que se
encontrarán en el directorio
Virtual, han sido seleccionados,
para ofrecer los diferentes
productos y servicios en la
administración de sistemas de
información y documentación que
deben estar acordes a las
necesidades de las organizaciones
en cuanto a la conservación de los
documentos, sus productos son:
 Custodia de archivos activos e
inactivos
 Insumos
 Digitalización