Reconocimiento de las formulas y funciones más importantes de excel

EXCEL BÁSICO
Edwin Gerardo Núñez Pimentel
Grupo 30107
Corporación unificada nacional CUN
OFIMÁTICA - EXCEL

HOJA DE CÁLCULO EXCEL
FÓRMULAS
•UNA FÓRMULA INTRODUCIDA EN UNA CELDA PUEDE ESTAR
COMPUESTA DE CUALQUIERA DE LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:
–Operadores como el signo (+) para la suma, o el signo (*) para la
multiplicación, o el signo (/) para la división, o el signo (-) para la resta o el
signo (^) para la potencia.
–Referencias de celdas (incluyendo celdas de rangos con nombre)
–Valores o cadenas
–Funciones de hoja de cálculo (como SUMA o PROMEDIO)
•UNA FÓRMULA PUEDE ESTAR FORMADA POR 1024 CARACTERES.
DESPUÉS DE INTRODUCIR UNA FÓRMULA EN UNA CELDA, ÉSTA
PRESENTA EL RESULTADO DE LA FÓRMULA QUE APARECE EN LA
BARRA DE FÓRMULAS CUANDO LA CELDA ESTÁ ACTIVA.

REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS
LA REFERENCIA DE CELDA TIENE CUATRO ESTILOS:
• RELATIVA. LA REFERENCIA ES TOTALMENTE RELATIVA. CUANDO SE COPIA LA
FÓRMULA, LA REFERENCIA DE LA CELDA SE AJUSTA A SU NUEVA COLOCACIÓN. POR
EJEMPLO, A1.
• ABSOLUTA. LA REFERENCIA ES TOTALMENTE ABSOLUTA. CUANDO SE COPIA LA
FÓRMULA, LA REFERENCIA DE LA CELDA NO CAMBIA. POR EJEMPLO $A$1.
• FILA ABSOLUTA. LA REFERENCIA ES PARCIALMENTE ABSOLUTA. CUANDO SE
COPIA LA FÓRMULA, LA PARTE DE LA COLUMNA SE AJUSTA, PERO LA PARTE DE LA
FILA NO CAMBIA. POR EJEMPLO: A$1.
• COLUMNA ABSOLUTA. LA REFERENCIA ES PARCIALMENTE ABSOLUTA. CUANDO
SE COPIA LA FÓRMULA, LA PARTE DE LA FILA SE AJUSTA, PERO LA PARTE DE LA
COLUMNA NO CAMBIA. POR EJEMPLO: $A1.
TODAS LAS REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS SON RELATIVAS POR DEFECTO.
PARA CAMBIAR UNA REFERENCIA BASTA CON AÑADIR EL SIGNO DEL DÓLAR ($)
MANUALMENTE.

EJEMPLO DE REFERENCIAS NO RELATIVAS

REFERENCIAR OTRAS HOJAS O LIBROS DE CÁLCULO
•LAS REFERENCIAS A CELDAS Y RANGOS NO DEBEN ENCONTRARSE
NECESARIAMENTE EN LA MISMA HOJA DE LA FÓRMULA. PARA REFERIRSE
A UNA CELDA DE UNA HOJA DE CÁLCULO DIFERENTE HAY QUE COLOCAR,
ANTES DE LA REFERENCIA DE LA CELDA, EL NOMBRE DE LA HOJA
SEGUIDA POR UN SIGNO DE EXCLAMACIÓN.
=HOJA2!A1+1
•TAMBIÉN ES POSIBLE CREAR FÓRMULAS DE VÍNCULO PARA REFERIRSE A
UNA CELDA DE UN LIBRO DE TRABAJO DIFERENTE. PARA ELLO HAY QUE
ANOTAR, ANTES DE LA REFERENCIA DE LA CELDA, EL NOMBRE DEL LIBRO
(ENTRE CORCHETES), EL NOMBRE DE LA HOJA DE CÁLCULO Y EL SIGNO
DE EXCLAMACIÓN.
=[LIBRO1]HOJA1!A1+1
OFIMÁTICA - EXCEL PARTE 2

REFERENCIAR OTRAS HOJAS O LIBROS DE CÁLCULO
•SI EL LIBRO DE TRABAJO INCLUYE EN LA REFERENCIA UNO O MÁS
ESPACIOS, ES NECESARIO ENCERRARLO (Y EL NOMBRE DE LA HOJA)
ENTRE APÓSTROFOS. POR EJEMPLO:
=´[BASE DE DATOS.XLS]HOJA8´!A1+1
•SI EL LIBRO DE TRABAJO ESTÁ CERRADO, ES NECESARIO AÑADIR LA
RUTA DE ACCESO A LA REFERENCIA DEL LIBRO DE TRABAJO. HE AQUÍ
UN EJEMPLO:
=´C:MIS DOCUMENTOS[BASE DE DATOS.XLS]HOJA8´!A1+1

EL USO DE NOMBRES
•SE PUEDEN NOMBRAR CELDAS, RANGOS, FILAS, COLUMNAS,
GRÁFICOS Y OTROS OBJETOS. UNA VENTAJA ÚNICA QUE PROPORCIONA
EXCEL ES LA DE PODER ASIGNAR NOMBRES A VALORES O FÓRMULAS
QUE NI SIQUIERA APARECEN EN LAS CELDAS DE LA HOJA DE CÁLCULO.
NOMBRAR CELDAS Y RANGOS
•SE PUEDEN CREAR NOMBRES PARA LAS CELDAS O LOS RANGOS
MEDIANTE INSERTAR NOMBRE DEFINIR (O PRESIONANDO CONTROL-F3).
•SE PUEDE ELEGIR INSERTAR NOMBRE CREAR PARA LA CREACIÓN DE
NOMBRES AUTOMÁTICAMENTE PARA CELDAS O RANGOS BASADOS EN
TÍTULOS DE FILAS O COLUMNAS DE UNA HOJA DE CÁLCULO.

NOMBRAR CELDAS Y RANGOS
• POR EJEMPLO EN LA SIGUIENTE FIGURA, B2:E2 TIENEN DESIGNADO EL
NOMBRE NORTE, B3:E3 SE DENOMINA SUR, Y ASÍ SUCESIVAMENTE.
VERTICALMENTE, B2:B5 TIENE DESIGNADO EL NOMBRE DE TRIM-1, C2:C5 EL
DE TRIM-2, ETC.

APLICAR NOMBRES A REFERENCIAS EXISTENTES
• SI SE CREA UN NUEVO NOMBRE PARA UNA CELDA O RANGO, EXCEL NO USA
AUTOMÁTICAMENTE EL NOMBRE EN LUGAR DE LAS REFERENCIAS EXISTENTES EN
LAS FÓRMULAS. POR EJEMPLO, SUPONIENDO QUE EXISTE LA SIGUIENTE FÓRMULA
EN LA CELDA F10:
=A1-A2
SI SE DEFINE EL NOMBRE INGRESOS PARA LA CELDA A1 Y GASTOS PARA LA CELDA
A2, EXCEL NO CAMBIARÁ AUTOMÁTICAMENTE LA FÓRMULA A =INGRESOS-GASTOS.
SIN EMBARGO, ES BASTANTE FÁCIL REEMPLAZAR LAS REFERENCIAS A CELDAS O
RANGOS POR SUS CORRESPONDIENTES NOMBRES. PRIMERO HAY QUE
SELECCIONAR EL RANGO QUE SE QUIERE MODIFICAR. DESPUÉS SE ELIGE EL
COMANDO INSERTAR, NOMBRE, APLICAR. EN EL CUADRO DE DIÁLOGO APLICAR
NOMBRES HAY QUE SELECCIONAR LOS NOMBRES QUE SE QUIEREN APLICAR Y
DESPUÉS HACER CLIC EN EL BOTÓN ACEPTAR. EXCEL REEMPLAZA LAS
REFERENCIAS DEL RANGO CON LOS NOMBRES EN LAS CELDAS SELECCIONADAS.

INTERSECCIÓN DE NOMBRES
• EXCEL POSEE UN OPERADOR ESPECIAL DENOMINADO OPERADOR DE
INTERSECCIÓN QUE APARECE CUANDO ESTÁ TRABAJANDO CON RANGOS. ESTE
OPERADOR ES EL OPERADOR ESPACIO. AL USAR NOMBRES CON EL OPERADOR
INTERSECCIÓN SE FACILITA LA CREACIÓN DE FÓRMULAS SIGNIFICATIVAS. POR
EJEMPLO LA SIGUIENTE FÓRMULA
=TRIM-2 SUR
DEVOLVERÁ EL RESULTADO 180 (O INTERSECCIÓN DEL RANGO TRIM-2 Y EL RANGO
SUR.
PARA OBTENER EL TOTAL DE LA REGIÓN OESTE, SE PUEDE USAR LA FUNCIÓN:
=SUMA(OESTE)

DESIGNAR NOMBRES PARA COLUMNAS Y FILAS
•CON EXCEL TAMBIÉN SE PUEDEN DESIGNAR NOMBRES PARA FILAS Y
COLUMNAS COMPLETAS. EN EL EJEMPLO ANTERIOR, SE HA ASIGNADO EL
NOMBRE TRIM-1 AL RANGO B2:B5. DE FORMA ALTERNATIVA, SE PUEDE
DESIGNAR EL NOMBRE TRIM-1 A TODA LA COLUMNA B, TRIM-2 A TODA LA
COLUMNA C, ETC...
ÁMBITO DE LOS NOMBRES
•NORMALMENTE, UNA CELDA O RANGO DENOMINADO TIENE UN ÁMBITO A NIVEL
DE UN LIBRO DE CÁLCULO; EN OTRAS PALABRAS, SE PUEDE USAR EL NOMBRE
EN CUALQUIER HOJA DE CÁLCULO DE UN LIBRO.
•LOS NOMBRES QUE TIENEN UN ÁMBITO DE HOJA DE CÁLCULO SE PODRÁN USAR
SÓLO EN LA HOJA DONDE FUERON DEFINIDOS; DE HECHO, UN NOMBRE DE
ESTE TIPO NO SERÁ VISIBLE EN EL CUADRO DE NOMBRES DE UNA HOJA EN LA
QUE NO ESTÉ DEFINIDO. TAMPOCO SE ENCONTRARÁ EL NOMBRE AL NIVEL DE
UNA HOJA DE CÁLCULO EN EL CUADRO DE DIÁLOGO DEFINIR NOMBRE DE
CUALQUIER HOJA EN LA QUE NO ESTÉ DEFINIDO.

ÁMBITO DE LOS NOMBRES
•PARA CREAR UN NOMBRE A NIVEL DE UNA HOJA DE CÁLCULO, SE DEBE DEFINIR
EL MISMO PRECEDIDO POR EL NOMBRE DE LA HOJA, POR EJEMPLO:
=HOJA1!VENTAS
NOMBRAR CONSTANTES
ESTO SE HACE CON LA OPCIÓN INSERTAR DEFINIR NOMBRE.

NOMBRAR FÓRMULAS
• ADEMÁS DE NOMBRAR CELDAS, RANGOS Y CONSTANTES TAMBIÉN SE PUEDE
INTRODUCIR UNA FÓRMULA DIRECTAMENTE EN LA CASILLA SE REFIERE A: DEL CUADRO
DE DIÁLOGO DEFINIR NOMBRE PARA CREAR EL NOMBRE DE LA FÓRMULA.
ESTO SE HACE CON LA OPCIÓN INSERTAR DEFINIR NOMBRE.

FUNCIONES
•LAS FUNCIONES DE UNA HOJA DE CÁLCULO PERMITEN REALIZAR CÁLCULOS
U OPERACIONES QUE, DE OTRA FORMA, SERÍAN IMPOSIBLES DE REALIZAR.
•LA FORMA MÁS SENCILLA DE LOCALIZAR LA FUNCIÓN DESEADA ES UTILIZAR
EL CUADRO DE DIÁLOGO PEGAR FUNCIÓN. EL ACCESO A DICHO CUADRO DE
DIÁLOGO SE EFECTÚA HACIENDO CLIC EN EL BOTÓN DE PEGAR FUNCIÓN DE
LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR (O SELECCIONANDO INSERTAR,
PEGAR FUNCION).
Se da clic sobre el botón fx, o se
utiliza la opción Insert  Function.
En la caja de diálogo, se
selecciona la función que
quiero aplicar. Fíjese que
están organizadas en
categorías.

FUNCIONES

FUNCIONES
Ejemplo:
Para sumar una serie de datos...
Puede usar la fórmula:
=d1+d2+d3+d4+d5, o
Puede usar la función:
=SUM(d1:d5).

EJEMPLOS DE FUNCIONES:
=PROMEDIO(NÚMERO1; NÚMERO2, ...)
=SUMA(NÚMERO1; NÚMERO2; ...)
=SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERDADERO;
VALOR_SI_FALSO)
=CONTAR.SI(A1:A3;"<>SUSPENSO")

FUNCIONES EN EXCEL
Hay funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y
hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y
referencia y de información.
siguen las siguientes reglas:
 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes
espacios antes o después de cada paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
 Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
 Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

EJEMPLOS DE FUNCIONES:
=SUMA.SI(RANGO; CRITERIO; RANGO_SUMA)

CATEGORÍAS DE FUNCIONES
•FINANCIERAS
•FECHA Y HORA
•MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
•ESTADÍSTICAS
•BÚSQUEDA Y REFERENCIA
•BASES DE DATOS
•TEXTO
•LÓGICAS
•INFORMACIÓN

COPIAR FÓRMULAS Y FUNCIONES
El “fill handle”aparece en la parte inferior derecha de la celda activa.
Al poner el cursor sobre el “fill handle”, éste se convierte en una cruz
color negro.
Al dar clic y arrastrar se copia el contenido de la celda hacia la
dirección trazada.
FILL HANDLE
EXCEL BÁSICO

COPIAR FÓRMULAS Y FUNCIONES (CONT.)
Fíjese que al copiar fórmulas o funciones, las referencias de celda o
datos van cambiando.
Si usted está copiando un valor que debe mantenerse fijo, tiene que
convertirlo a lo que se conoce como Referencia absoluta, ésta se
plantea así: $C$4.
EXCEL BÁSICO

RELATIVA/ABSOLUTA
EXCEL BÁSICO
Relativa Absoluta

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