Este documento describe las 5 etapas del flujo de trabajo para lograr la productividad personal: capturar, procesar, organizar, revisar y hacer. Explica cómo capturar ideas y tareas en un sistema externo, procesar los elementos para tomar decisiones sobre su seguimiento, organizarlos en listas y proyectos, revisar periódicamente el sistema, y ejecutar el trabajo según surja o de forma predefinida.

1. 1
PRODUCTIVIDAD PERSONAL
5 ETAPAS DEL FLUJO
DE TRABAJO

2. 2
CAPTURAR
Productividad personal: Recopilación
Vaciar la mente
y tener la seguridad
de que no se nos escapa nada
Productividad: Capturar

3. 3
¿Qué es lo primero que hago
cada vez que “me llega” una nueva
tarea o idea?
Productividad personal: RecopilaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Capturar

4. 4
Productividad personal: RecopilaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Capturar
CÓMO CAPTURAR
 Todo lo que esté en tu cabeza: ¿Qué
tienes en tu mente?
Captura en el momento pero no
proceses ni hagas. No pienses demasiado.
Simplemente anótalo
Recomendado: mantener abierta siempre
la aplicación de captura
Menor número posible de bandejas de
entrada
Vaciarlas periódicamente

5. 5
Productividad personal: RecopilaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Capturar
MENTE EXTENDIDA
Que todos los frentes estén en tu sistema, no en tu cabeza
1. Fiable
2. Externa
3. Actualizada
 ¡Atención!:
«Cortar» y «pegar»

6. 6
¿DEBERES?/
¿QUERERES?
Utiliza las listas de
referencia para capturar
y recopilar todos tus
frentes abiertos
Productividad personal: RecopilaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Capturar

7. 7
PROCESAR
Productividad personal: Procesamiento y organización
Tomar decisiones
sobre cada cosa que haya llamado nuestra atención
y dejar las cosas claras
Productividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesar y Organizar

8. 8Productividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesar y Organizar
 Procesar no es hacer. Supone dedicar
unos minutos a cada “cosa” para definir
exactamente de qué se trata y cuál es el
siguiente paso: de la «materia prima» a la
«elaborada»…
 “Elegir o no elegir, esa es la cuestión”
 Procesar las cosas una a una
 Uno o dos momentos al día para reunirte
contigo mismo

9. 9
“Cosas” que hacer,
asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta
semana?
NO
TIRAR
INCUBAR
ARCHIVAR
Productividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesar y Organizar
…FILTRAR
LO QUE NO VAS A HACER
ESTA SEMANA…
TOMAR DECISIONES PARA…

10. 10
“Cosas” que hacer,
asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta
semana?
SÍ
¿Te llevará menos de
dos minutos?
SÍ NO
HACER DELEGAR DIFERIR
Productividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesar y Organizar
…ELEGIR
AQUELLO SOBRE
LO QUE TE VAS
A CENTRAR…
TOMAR
DECISIONES
PARA…

11. 11
“Cosas” que hacer,
asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta
semana?
SÍ
NO
¿Te llevará menos de
dos minutos?
SÍ NO
HACER DELEGAR DIFERIR
TIRAR
INCUBAR
ARCHIVAR
Productividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesar y Organizar
6 TIPOS
DE DECISIONES

12. 12
PROCESAR… Y
ORGANIZAR
Productividad personal: Procesamiento y organización
Antes de hacer,
aclarar…
y clasificar
Productividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesar y Organizar

13. 13
“Cosas” que hacer,
asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta
semana?
NO
Papelera
SI… NO REQUIERE ACCIÓN/ NO ME SIRVE…
Ejemplo: Email sobre nuevo
producto bancario
Productividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesamiento y organización

14. 14
“Cosas” que hacer,
asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta
semana?
NO
Papelera
“Incubadora”
• «Próximas semanas»
• «Algún día/ Tal vez»
Ejemplo: Artículo
recomendado por Álvaro
NO SI… NO REQUIERE ACCIÓN/ QUIZÁS ME SIRVA…
Productividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesamiento y organización

15. 15
“Cosas” que hacer,
asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta
semana?
NO
Papelera
“Incubadora”
• «Próximas semanas»
• «Algún día/ Tal vez»
Archivo
(cuando haga
falta)
Ejemplo: Publicidad sobre
oferta de móviles
NSI… NO REQUIERE ACCIÓN/ QUIZÁS ME SIRVA…
Productividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesamiento y organización

16. 16Productividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesamiento y organización
 El cerebro es un «yonki»
adicto a tachar
 Nos sentimos atraídos por
el «índice de tachabilidad»
 No podemos hacer cosas o
ideas, solo acciones
¡¡¡ ATENCIÓN !!!
¿CÓMO DEFINIR NUESTRAS ACCIONES
CON UN LENGUAJE PRODUCTIVO?

17. 17
“Cosas” que hacer,
asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta
semana?
¿Cuál es la acción
siguiente?
SÍ
¿Te llevará menos de
dos minutos?
SÍ
Hacerlo
Productividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesamiento y organización
SI…
REQUIERE
ACCIÓN/
MENOS DE 2
MINUTOS…
Ejemplo: Hacer una reserva para comer en
el restaurante Donostiarra
Siguiente
ACTIVIDAD FÍSICA
NECESARIA, VISIBLE y
EJECUTABLE DE UNA VEZ
par a que la situación de
algo avance, con un verbo
descriptivo

18. 18
“Cosas” que hacer,
asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta
semana?
¿Cuál es la acción
siguiente?
SÍ
¿Te llevará menos de
dos minutos?
SÍ NO
Hacerlo Delegarlo
A la espera (de
que lo hagan)
SI… REQUIERE
ACCIÓN/ MÁS
DE 2
MINUTOS/
CADUCA Y LO
PUEDE HACER
OTRO…
Ejemplo: Isabel me enviará el resumen
mensual

19. 19
“Cosas” que hacer,
asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta
semana?
¿Cuál es la acción
siguiente?
SÍ
¿Te llevará menos de
dos minutos?
SÍ NO
Hacerlo Delegarlo Diferirlo
Agenda (fecha
para hacerlo)
SI… REQUIERE
ACCIÓN/ MÁS
DE 2
MINUTOS/
CADUCA CON
FECHA …
Ejemplo: Reunión de grupo de
trabajo del proyecto “X” el 25/3

20. 20
“Cosas” que hacer,
asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta
semana?
¿Cuál es la acción
siguiente?
SÍ
¿Te llevará menos de
dos minutos?
SÍ NO
Hacerlo Delegarlo Diferirlo
Próximas acciones
(en cuanto pueda)
Ejemplo: Preparar la reunión
con el cliente X
SI… REQUIERE
ACCIÓN/ MÁS
DE 2
MINUTOS/
CADUCA SIN
FECHA …

21. 21
Viaje a USA organizado
“Cosas” que hacer,
asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción?
¿Cuál es la acción
siguiente?
SÍ, varias
¿Te llevará menos de
dos minutos?
SÍ NO
Hacerlo Delegarlo Diferirlo
Lista de
Proyectos
Proyecto de
varios pasos
A la espera (de
que lo hagan)
Agenda (fecha
para hacerlo)
Próximas acciones
(en cuanto pueda)
SI… REQUIERE
ACCIÓN/
PERO ES UN
RESULTADO
QUE
REQUIERE
MÁS DE UNA
ACCIÓN…

22. 22
“Cosas” que hacer,
asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Cuál es la acción
siguiente?
SÍ
NO
¿Te llevará menos de
dos minutos?
SÍ NO
Hacerlo Delegarlo Diferirlo
Papelera
“Incubadora”
(Seguimiento)
Archivo
(cuando haga
falta)
Lista de
proyectos
Proyecto de
varios pasos
A la espera (de
que lo hagan)
Agenda (fecha
para hacerlo)
Próximas acciones
(en cuanto pueda)
« Diagrama
de flujo de trabajo »
¿Requiere acción?,
¿Es acción o proyecto?

23. 23Productividad personal: Procesamiento y organización
Productividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Recopilación
1. PAPELERA
2. INCUBADORA
3. ARCHIVO DE CONSULTA O REFERENCIA
4. LISTA A LA ESPERA
5. AGENDA
6. LISTA DE PRÓXIMAS ACCIONES
7. LISTA DE PROYECTOS…
8. LISTA DE MATERIAL DE APOYO A PROYECTOS
9. LISTA DE CONTROL/ RUTINAS
ORGANIZAR: 7 HERRAMIENTAS + 2
Productividad: Procesar y Organizar

24. 24
PARA ELEGIR ACCIONES: CONTEXTOS
Productividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesar y Organizar
Lugar: #oficina, #casa, #recados,
#cualquiera
Herramienta: #teléfono, #ordenador,
#mail, #conectado, #desconectado
Persona: @Persona1, @Persona2, etc.

25. 25
PARA ELEGIR ACCIONES: SUBCONTEXTOS
Productividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Procesar y Organizar
Tiempo: Mucho, poco…
Energía: Alta, baja…
Combinaciones:
• Mucho tiempo y energía, Poco tiempo y energía…
• #Enfoque, #Rápidas, #Zombies

26. 26Productividad personal: Mantenimiento del sistemaProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Revisar
REVISAR
Consultar tu
sistema para
decidir qué
debes hacer

27. 27Productividad personal: Mantenimiento del sistemaProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Revisar
1. A diario: procesar
bandejas entrada y
revisar agenda y
próximas acciones
2. Semanal: todas las
listas
3. Cuando necesites
REVISAR PARA MANTENER Y OPTAR

28. 28
1. Compromisos de la agenda
2. Evaluar las acciones por
criterios (contexto, tiempo y
energía)
Productividad personal: Mantenimiento del sistemaProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Revisar
REVISIÓN DIARIA

29. 29
1. Captura y procesa lo pendiente
2. Revisa y piensa en tu agenda
3. Revisa y actualiza tu(s) lista(s)
de proyectos (al menos una acción)
4. Actualiza tus listas de próximas
acciones y «próximas
semanas»
5. Revisa tu lista «A la espera»
Productividad personal: Mantenimiento del sistemaProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Revisar
REVISIÓN SEMANAL

30. 30
HACER
Productividad personal: Ejecución
La expresión de
la productividad:
En cada
momento
lo más adecuado
Productividad personal: Mantenimiento del sistemaProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Hacer

31. 31
FORMAS DE TRABAJAR
Productividad personal: Ejecución
Según surge
Productividad personal: Mantenimiento del sistemaProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Ejecución
Trabajo predefinido
Definir el trabajo

32. 32
FORMAS DE TRABAJAR: SEGÚN SURGE
Productividad personal: EjecuciónProductividad personal: Mantenimiento del sistemaProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Ejecución
Intentar evitar interrupciones
Aprender a gestionarlas:
1. “Espera un segundo”
2. Capturar qué estabas
haciendo exactamente
3. Mandarlo a la bandeja de
entrada
Evaluar

33. 33
FORMAS DE TRABAJAR: DEFINIR EL TRABAJO
Productividad personal: EjecuciónProductividad personal: Mantenimiento del sistemaProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Ejecución
Es “procesar” y “organizar”
Es lo que mayor retorno
produce

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FORMAS DE TRABAJAR: TRABAJO PREDEFINIDO
Productividad personal: EjecuciónProductividad personal: Mantenimiento del sistemaProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Ejecución
Agenda
Próximas acciones por
criterios

35. 35Productividad personal: EjecuciónProductividad personal: Mantenimiento del sistemaProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: Procesamiento y organizaciónProductividad personal: RecopilaciónProductividad: Hacer
UN EJEMPLO DE DÍA DE TRABAJO CON GTD
1. Procesar las bandejas de entrada
para tener las listas actualizadas.
2. Echar un vistazo a la lista “a la
espera” y enviar recordatorios
necesarios.
3. Según contexto y energía, tiempo
para trabajar en proyectos más
importantes. No hay recetas (2-3
bloques de trabajo pesado y 2-3
de no pesado (intensidad)
4. Descansos de 5 minutos entre
bloque y bloque
5. Revisión rápida de todo el
sistema