El documento describe los sistemas y procesos de reservaciones de un hotel, incluyendo carpetas cronológicas para correspondencia de huéspedes, hojas de control de reservaciones, un rack cronológico para organizar reservaciones por fecha de llegada, reportes nocturnos de recepción a reservaciones, formas impresas para confirmaciones y cambios, y mensajes modelo para comunicaciones automatizadas con clientes.

2. Departamento de
reservaciones
ARCHIVO CRONOLÓGICO DE RESERVACIONES
Tener carpetas por cada día del año para la
correspondencia del huésped; así como,
cancelaciones, reservaciones, cambios,
depósito…

3.  HOJA DE CONTROL DE RESERVACIONES
D/H 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50

4. Libreta que contiene
todos los días del año
ENTRADAS SALIDAS

5. RACK CRONOLÓGICO DE RESERVACIONES
 Aquí se colocan, ordenadas por día de llegada, las
reservaciones escritas previamente en tirillas y colocadas en
charolillas.

6. Reporte Nocturno de Recepción a
Reservaciones
Para lograr un control efectivo, diario
se debe comunicar:
 Entradas sin reservación.
 Salidas anticipadas.
 Salidas pendientes.
 Reservaciones cuyo titular
no se presentó.
 Usadas por el personal.
 Cuartos en reparación.

7. FORMAS IMPRESAS
 Confirmación de habitaciones.
 Solicitud de extensión.
 Cambios de reservación.
 Reservaciones canceladas.
 Recibo de depósito.
 Solicitud de reembolsos.
 Reporte fechas cerradas y abiertas.
 Pronóstico semanal y mensual de ocupación.
 Reporte asistencia de personal.
 Pago de comisiones.

8. FORMAS IMPRESAS

9. MENSAJES MODELO PARA COMUNICACIONES
 Son mensajes que el cliente recibe en
forma automática vía internet y
hacen más eficiente el trabajo.
 Para información general.
 Para negar espacio.
 Para colocar en lista de espera.
 Para solicitar el depósito respectivo.
 Para confirmar reservación.
 Para cancelar habitación por falta de
depósito.
 Para sugerir hoteles cuando no hay
espacio.