Este documento describe los diferentes tipos de inventarios físicos y una metodología recomendada para realizarlos. Existen dos tipos de inventarios: puntuales que se hacen una vez al año y permanentes que se realizan a lo largo del año en cantidades pequeñas. Un buen inventario físico debe dividirse en tres fases: actividades preliminares, conteo físico y verificación del conteo. El inventario permite actualizar el sistema de kardex y conciliar los saldos físicos con los contables.

1. LECTURA 3:
INVENTARIOS FISICOS
Este es un ensayo elaborado en Enero de 2009, basado en diferentes publicaciones de
logísticas y contables y únicamente se realizó con fines pedagógicos.
Debido a que aun en los mejores sistemas existen discrepancias entre lo que
existe físicamente y lo que el kardex o el sistema computarizado indica, es
necesario efectuar inventarios físicos a fin de comparar ambas cantidades. Estos
son de dos tipos: puntuales y permanentes. Los inventarios puntuales, los más
tradicionales, se efectúan generalmente una vez por año y usualmente es
necesario restringir el movimiento de materiales durante ese proceso. Se efectúa
un conteo ítem por ítem y se compara contra lo que anuncia el kardex. Las
diferencias son cuidadosamente anotadas y sometidas a un análisis posterior.
Los inventarios continuos, llamados también cíclicos o permanentes, se efectúan a
lo largo del año sobre cantidades pequeñas de producto. Este tipo de inventario
permite repartir la carga de trabajo de manera mas uniforme, no causa tantas
interrupciones a las actividades del almacén y permite disponer de información
mas precisa sobre las existencias.
EL CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS
El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar en
forma confiable que las existencias físicas existentes en Almacén sean iguales a
las del Sistema de Kárdex Físico o computarizado, lo cual permitirá:
1) Una adecuada planeación para la reposición de stocks, evitando su
sobrestock.
2) El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
3) La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los
estados financieros.

2. La responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias,
normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de
sus saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto
directo que tiene sobre el Balance General y los Resultados del año.
Obviamente la responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia de
Administración y Finanzas.
El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario
físico, que según las condiciones de las existencias y de los
almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una
acción integral y con una metodología que asegure su éxito final.
METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO:
Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre,
una buena metodología de inventario físico debe estar
dividida en tres fases importantes claramente definidas.
A continuación describimos gráficamente un tipo de
metodología entre las muchas que puedan existir
dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento,
su codificación y su control contable.

3. INVENTARIO FISICO DE
EXISTENCIAS
 Ordenamiento previo del stock.
 Codificación del stock por ubicación.
I. FASE DE  Verificación física de la ubicación del
ACTIVIDADES stock, de acuerdo a su codificación.
PRE-LIMINARES  Emisión y colocación de Tarjetas de
Conteo Físico.
 Verificación de colocación de las
Tarjetas de Inventario.
 Corte Documentario
 Ordenamiento de stock de difícil conteo.
I I. FASE
 Primer conteo físico “al barrer”
DE CONTEO • Se llenan Tarjetas de Inventario No.
FÍSICO 1
 Segundo conteo físico “al barrer”, por
personal diferente al primer conteo.
• Se llenan Tarjetas de Inventario No.
I I I. FASE DE
VERIFICACIÓN
DE CONTEO
FÍSICO.  Comparación de las tarjetas de inventario
Tarjetas de Inventario No. 1 VS
Tarjetas de Inventario No. 2
 Comparación con el Sistema de Kárdex
Tarjetas de Conteo Físico VS. Sistema
de Kárdex
 Actualización del Sistema de Kárdex al
conteo físico.

4. CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES
La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues,
debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta
fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación
de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de
costeo utilizado por la Empresa.
VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FÍSICO
Un Inventario Físico realizado con una buena metodología
tendrá siempre un valor agregado de:
• Tener las existencias totalmente ordenadas y
almacenadas en el lugar elegido por la Empresa.
• Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y
codificadas, respecto a un Sistema de Código de Ubicación del Almacén.
• Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del
inventario.
• Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las
autoridades tributarias.
• Contar con el Sistema de Kárdex de Almacén totalmente actualizado,
respecto a:
√ Código de ubicación.
√ Código de producto.
√ Saldos correctos.

5. INCIDENCIA TRIBUTARIA
Este Control es también necesario al momento de preparar la información para el
Fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un tratamiento
tributario, tanto para el Impuesto a las Ventas como para el Impuesto a la
Renta. Vale decir, que un inventario físico de existencias realizado con una
metodología coherente y que tenga el sustento competente, evitará sanciones por
presunción de ingresos omitidos.
ACTUALIZACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS
Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de existencias, los
inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave para el buen
funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la
Gerencia de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logística y
Administración, debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere
conveniente.
ACTIVIDAD INDEPENDIENTE:
1. Describa el proceso de la toma física de los inventarios que se realiza en su
empresa y compárelo con la metodología aquí expuesta:
- Respuesta:
El inventario en la empresa se realiza de la siguiente forma: se tiene un formato el
cual se llena con la fecha, el nombre del elemento, la cantidad y en que parte está
ubicado. También se maneja un formato donde se llena la salida de cualquier
elemento del almacén fecha y cantidad así mismo lo que ingresa al almacén, esto
es para tener un mejor manejo tanto del almacén y tener buen inventario y aparte
evitar inconvenientes.
Comparación:
Pienso que el inventario que se maneja en mi empresa es bueno organizado y
además sigue los pasos que nos da la lectura, además pienso que es muy buena
ya que si no tuviéramos inventario o no lo tuviéramos bien nos permite
informarnos cómo hacerlo.