Símbolos de diagramas de flujo

1. 1
SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA DIAGRAMACIÓN FLUJOGRAMA
CONECTOR INTERNO
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1
2
DOCUMENTO O INFORME
LÍNEA DE FLUJO DE
COMUNICACIÓN
PUENTE ENTRE LINEAS
DE FLUJO
ARCHIVO
OPERACIÓN
DECISIÓN
CONECTOR EXTERNO

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EXPLICACIÓN DE LA SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN LOS FLUJOGRAMAS
Los símbolos utilizados en los flujogramas tienen por objeto poner en
evidencia el origen, proceso y destino de la información escrita y verbal
componente de un sistema.
1. CONECTOR INTERNO:
CONCEPTO: Representa el orden consecutivo de las actividades en forma
NORMAS PARA SU DIAGRAMACIÓN
2. Documentos
Original
0
1
2
CONCEPTO:
Copias
Se utiliza para identificar
originando o recepcionando
cualquier tipo de documento
en cada sistema (cheque, factura, parte
diario, listado. Etc). d entro del símbolo se identifica el nombre del
documento.
Además debe mostrarse el número de copias de cada documento.

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NORMAS PARA SU DIAGGRAMACIÓN
La numeración en la parte inferior derecha indica el número de copias
emitidas (original 1 y copias 2,3,4).
Las copias deben distribuirse, archivarse o destruirse según sea el
procedimiento que utilice la empresa.
 Todo documento ingresado: flujograma permanece con él, hasta su
distribución o archivo.
La identificación del documento debe ser la misma que utiliza la empresa.
1. LINEA DE FLUJO O COMUNICACIÓN:
CONCEPTO: La línea de flujo o comunicación representa la conexión o el
movimiento del flujo a través de operaciones o de documentos. La flecha
indica el sentido del proceso y concatenación de una acción con otra.
Normalmente, en el flujo se dibuja de arribar hacía abajo y de izquierda a
derecha.

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2. PUENTE ENTRE LINEAS DE FLUJO
CONCEPTO: Representa el cruce de dos líneas de comunicación o de flujo.
La media luna señala un puente que no interrumpe la línea principal del
flujo.
NORMAS DE PARA SU DIAGRAMACIÓN
La línea que corta y que se grafica superpuesta a otra representa que se ha
trazado en una segunda instancia debido a que existió una operación
previa.
Normalmente se utiliza
este símbolo para la distribución y archivo de
documentos o para graficar la visión panorámica.
3. ARCHIVO

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CONCEPTO:
Presenta las funciones de archivo de información bajo
control directo de la misma unidad en la cual se está representando los
procedimientos
de la empresa.
Se emplea para representar el
almacenamiento de información bajo diversas situaciones: temporal,
permanente o destrucción.
NORMAS PARA SU DIAGRAMACIÓN
En el símbolo se indica la naturaleza del archivo (alfabético, numérico o
cronológico). Dentro del símbolo se escribe letras o números
Las letras indican la situación del archivo, “T”: tiempo real y “X” para la
destrucción o permanente.
Los tipos de archivo utilizados son:

Archivo permanente: mantienen documento en forma permanente, de
uso eventual de consulta

Archivo temporal: almacenan documentos en forma transitoria para su
posterior consulta o procesamiento.

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
Archivo a destruirse: Indica la destrucción de un documento, cuando
su uso no es necesario
6. OPERACIÓN
CONCEPTO: Cualquier acción prevista en el procedimiento, representa el
paso en la ejecución de un procedimiento.
Se caracteriza porque se
desarrolla en un mismo momento y generalmente se refiere a los procesos
de un documento o registro.
7. DECISIÓN
CONCEPTO: Se utiliza este símbolo cuando la operación graficada en el
flujograma está sujeta a ciertas alternativas que pueden presentarse antes
de continuar el procedimiento. La decisión (definición de cómo se ha de
seguir) dependerá del resultado de una prueba, una comparación o la
existencia de alguna condición. Se trata de situaciones de “si” o “no”. La
respuesta a la alternativa es registrada en el símbolo y la bifurcación nace
en dos ángulos del mismo.

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NORMAS PARA DIAGRAMACIÓN:
La bifurcación o pasos adicionales se grafica al lado derecho donde
normalmente se presenta las operaciones usuales de la empresa.
En los casos en que un punto particular de un proceso pueda originar
varias decisiones debe graficarse los signos correspondientes en hilera y en
cada uno anotarse la numeración respectiva.
Para lograr uniformidad es conveniente que en el lado derecho esté el “no”
y al lado inferior el “si” de la alternativa.
8. CONECTOR EXTERNO:
CONCEPTO:
Relaciona dos partes del flujograma entre sub sistemas.
Sirve para referenciar la información que ingresa o sale del flujograma.
NORMAS PARA SU DIAGRAMACIÓN:
Se dibuja este conector mediante una línea horizontal de ingreso o salida,
la flecha indica cualquiera de estas dos disposiciones.

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Cuando
ingresa información, se gráfica al margen izquierdo del
flujograma.
Cuando se desee representar salida de información, se debe mencionar el
lugar donde continúa el gráfico en el mismo y otro flujograma.
Inicio y final del proceso
Decisión
Operación función
realizada
Digitación
información
Líneas de flujo de
información
de
Operación de control de
verificación
X
Archivo para destruir
Documento que entra al
proceso
Condición de tiempo
(dentro de él se escribe el
tiempo dado)
Documento fuente de
referencia que no se
desplaza
dentro
del
diagrama
Indica la continuación del
flujo en
un proceso
diferente
al graficado
(dentro de él se escribe el
proceso al cual se remite)
Archivo permanente
HC
Archivo historia clínica
Y
T
Archivo temporal
Indica interrupción y
reinicio del flujograma

9. 9
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS BÁSICO
PROCEDIMIENTOS: PERMISOS Y LICENCIAS
Flujograma
(descripción de las actividades
INICIO
1.
Permiso
superior
a día
Solic. permiso
Constancia
El funcionamiento entrega
“solicitud de permiso a su jefe
inmediato para su aprobación
Si el permiso es inferior a
Tramita aprobación
del jefe inmediato
Solic. permiso
Tramita
información del
jefe inmediato
3. Cuando la solicitud es por 2 o 3
Solicitud permiso
Archivar
en la
carpeta
noved.
Constancia
Adjuntar
días el funcionario solicitante
4. Diligencia formato original y copia
5. Los jefes inmediato y de unidad
evalúan, aprueban,
6. El funcionario hace efectivo el permiso
7. Funcionario trae constancia de la
causal de permiso para lo cual dispone
de cinco (5)días hábiles después del
inicio del mismo
Oficio legalz
Secretaría elabora
Para su división
administrativa
8.
Oficio Leal
Solic. permiso
Constancia
9.
Secretaría Envía
La secretaría de la división
elabora un oficio de legalización
dirigida a la división administrativa
seccional, al cual anexa el original del
documento que respalda la causal y el
original de la solicitud de permiso.
Copia del permiso y copia de su
legalización se archiva en la carpeta
de novedades de la división.
Solicitud permiso
Archiva
novedades
FIN
10. Permisos superiores a 3 días se tramitan
ante la división de administración y
desarrollo del recurso humano informando
de su solicitud y concesión a l a división
administrativa de la seccional

10. INICIO
10
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS BÁSICOS
PROCEDIMIENTO : CONTROL DE HORARIO DE ASISTENCIA
INICIO
Libros de
asistencia
1.
Libros de asisten
Previo visto bueno del jefe inmediato, la
secretaría de cada división o de unidad da
apertura a los libros debidamente foliados
Libros de asisten
Apertura de
libros foliados
2. El jefe de la unidad o de la división a la cual esta
adscrito el funcionario
la apertura de los
libros de control de asistencia. Representados con
su firma.
Oficialización
apertura de libros
3. El jefe de la unidad o de la división ejerce o
delega el control de dichos libros.
Control de asistencia
4.
El funcionario registra su asistencia teniendo
en cuenta el horario establecido para entrada,
almuerzo y salida de la jornada diaria,
registrando las observaciones en caso de
permiso o citas médicas.
Registro
de
asistencia y observa.
5.
El jefe de la unidad o de la división o sus
delegados deben trazar una doble línea
horizontal debajo del nombre del último
funcionario que se haya registrado hasta
pasados máximo quince (15) minutos de la
hora de entrada.
6.
El jefe de unidad supervisa periódicamente los
libros de control de asistencia y exige
seguimiento estadístico sobre los retardos y
las ausencias para aplicar correctivos,
sanciones disciplinarias correspondientes
Supervisión
Libros
FIN
de
Se debe exigir constancia del cumplimiento de las
citas medicas.

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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDMIENTOS BÁSICOS
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIÓN DE NÓMINA
Flujograma
Descripción de las actividades
INICIO
1.
Tesorería avisa que la nómina esta
lista
2.
Mensajero lleva los números y
reclama la nómina en tesorería
3.
TESORERÍA
AVISA
QUE
LA
NÓMINA
ESTÁ LISTA
Mensajero entrega la nómina a la
secretaría de la jefat. De Unidad
auxiliar administrativo grado 6 – 7).
MENSAJERO RECOGE
LA NOMINA
Mensajero entrega
a secretaria unidad
NOMINA
Nómina
SECRETARIA
DE
UNIDAD
COMUNICA A LOS FUNCIONARIOS
FUNCIONARIOS FIRMAN
Soportes
Soportes
4. Secretaria de la unidad comunica a
los funcionarios de llegada de la
nómina
5. Los funcionarios firman la nómina
6. Secretaria de la unidad recibe de las
secretarías de las divisiones, las
certificaciones de las novedades del mes con
los soportes correspondientes.
Novedades de
las divisiones
7.
SECRETARÍA DE UNIDAD CERTIFICA LA NÓMINA
JEFE DE UNIDAD REVISA Y FIRMA LA NÓMINA
CERTIFICADA
MENSAJERO LLEVA LA NÓMINA A TESORERÍA
FIN
8.
9.
La secretaria de la unidad certifica la
nómina transcribiendo al respaldo de la
última hoja del listado original y copia,
la información consolidada en toda la
unidad.
La jefe de la unidad revisa y firma
certificación de la nómina.
El mensajero lleva la nómina firmada a
tesorería antes de los cinco primeros
días hábiles del mes.

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