Este documento presenta los cambios realizados en el sistema de facturación computarizada de una empresa, incluyendo nuevos formatos de facturas que cumplen con normas tributarias y presentan mejor la información, cambios en la contabilización de documentos, y la digitalización de soportes de cuentas por cobrar para mejorar la eficiencia.

1. Sistema de Facturación Computarizada FECHA: 03 de Junio 2014

2. 1. Presentación del Sistema de Facturación Computarizada
2. Imagen de los Nuevos Formatos Vs los Antiguos
3. ¿Qué Otros Cambios realizamos?
a. De información General
b. De Cumplimiento de las Normas Tributarias
c. De Presentación de la Información Financiera
d. De Presentación de la Información Legal
e. De Imagen Corporativa
4. Cambios en Contabilización
5. Digitalización de los Soportes de Cuentas por Cobrar
Sistema de Facturación Computarizada
Contenido
2

3. En cumplimiento a los planes de acción proyectados por
el área financiero en el año 2014, queremos presentar los
resultados del primer proyecto que consiste en la
sistematización de la Facturación, Documentos de Cobro
y Notas Fiscales, primer proyecto de este año que
adelantamos desde el mes de Marzo y que empezaremos
a operar el primer día del mes de Junio
¿En qué consiste la modalidad Facturación
Computarizada?
«Esta modalidad permite la emisión de Facturas o Notas
Fiscales a través del sistema informático desarrollado o
adquirido por el propio contribuyente, es decir, el vendedor
del bien o servicio.»
Presentación del Sistema de
Facturación Computarizada
3Sistema de Facturación Computarizada

4. Imagen de los Nuevos Formatos Vs los Antiguos

5. Factura de Venta

6. Carta de
Reembolso

7. Nota Crédito

8. Nota Débito

9. Nota Crédito Documento de
Cobro
Sistema de Facturación Computarizada

10. ¿Qué Otros Cambios
realizamos?

11. De información General
Distribución de la Factura:
 Información General de la
Empresa: Actualizamos Dirección
de la Sede de Bogotá, Teléfono,
Fax, corregimos Dirección de la
sede de Medellín, eliminamos
Apartado Aéreo, Incluimos Pagina
Web, Distribuimos el espacio
 Información General del Cliente
Sistema de Facturación Computarizada

12. De información General
 Descripción de la venta: Nuestro Formato antiguo tenia capacidad solo para 24
caracteres, aumentamos la capacidad a 2048 caracteres, con el fin de ubicar la
descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados de forma
clara y precisa sobretodo en las contrataciones con el Sector Público
Sistema de Facturación Computarizada

13. De Cumplimiento de las Normas
Tributarias
 Exposición de los Valores de
la Operación: Para el
cumplimiento de las normas
tributarias incluimos los
siguientes campos: subtotal,
discriminación del IVA pagado,
base del IVA y el valor total de la
operación, con el fin de que esta
información no este ubicada en
el comentario, sino como campo
para el cumplimiento de la
norma
 Información de las calidades tributarias de AIA: Actualizamos la resolución de
Grandes Contribuyentes modificada en el año 2014, y ubicamos esta información, junto a
la de Autorretenedores, Régimen Común y Retenedores de IVA en la parte inferior
Sistema de Facturación Computarizada

14. De presentación de la información
financiera Información Financiera: Creamos los campos de Amortización y Retención de Garantía,
con el fin de que el cliente conozca cuanto es el valor final a pagar, además el campo de
Valor en Letras, Forma de Pago y Páguese a, así el cliente desde la factura tiene claridad
en el valor a pagar, en el tiempo que debe tardarse en efectuar el pago y la cuenta
bancaria. Esta información es primordial para el control de las cuentas por cobrar y su
eficiente recaudo.

15. De presentación de la información
Legal
 Información Legal: La factura actual se protege de cualquier pleito jurídico, con el
comentario «La presente factura de venta se asimila…» además con el comentario «Esta
Factura causará intereses moratorios…» El interés moratorio opera una vez vencidos los
plazos contractualmente pactados, así AIA podrá justificar el cobro de los intereses por
mora a la máxima tasa legal permitida.
Sistema de Facturación Computarizada

16. De Imagen Corporativa
 La nueva imagen de la factura, cumple con la proyección que AIA quiere darle a sus
clientes, incluimos el primer logo en la ubicación de la factura antigua, pero
actualizado; en la parte central, tenemos sutilmente el logo con el slogan en marca de
agua, mucho mas grande, que se ubicará detrás del comentario, lo que le da un
toque moderno y permite patentizar ante el cliente que en AIA «Construimos por
Naturaleza»
 La factura será inicialmente impresa en blanco y negro, pero los logos internamente
están a color, esto si AIA decide imprimir a color, no habrá necesidad de realizar
ningún cambio adicional.
 El espacio esta distribuido, para que nuestra información no este saturada y sea de
fácil lectura.
 Será impresa en tamaño carta, si es impresa en PDF deberá escogerse el tamaño
del papel LETTER

17. Cambios en la Contabilización

18. Cambios en la Contabilización
18
 Tipos de Documentos y Numeración
Código Descripción Numeración Inicial
12 FACTURA DE VENTA BOGOTA 20000
15 DOCUMENTO DE COBRO BOGOTÁ Continúa el Consecutivo
17 NOTA CREDITO BOGOTA 273
38 NOTA DEBITO VENTA BOGOTA Continúa el Consecutivo
47 NC DOCUMENTO DE COBRO BOGOTÁ Inicia en 100
Código Descripción Numeración Inicial
11 FACTURA DE VENTA MEDELLIN 10000
14 DOCUMENTO DE COBRO MEDELLIN Continúa el Consecutivo
16 NOTA CREDITO MEDELLIN 3040
37 NOTA DEBITO VENTA MEDELLIN Continúa el Consecutivo
46 NC DOCUMENTO DE COBRO MEDELLIN Inicia en 100
72 FACTURA DE VENTA POR MANDATO Continúa el Consecutivo
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19. Cambios en la Contabilización
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 Forma de Pago
 Descripción (Comentario Largo): Escribir el comentario en el segundo renglón (Cuenta
con 2024 caracteres, por tanto escribir suficientemente la descripción del bien o del
Servicio Prestado)
 Retención de Garantía: Ejemplo desde PSL
 Amortización del Anticipo: Ejemplo desde PSL
 Páguese a: Ejemplo desde PSL
Código Descripción Días
1CONTADO 1
7PAGO 7 DIAS 7
8PAGO A 8 DIAS 8
10PAGO A 10 DIAS 10
15PAGO A 15 DIAS 15
20PAGO A 20 DIAS 20
31PAGO A 30 DIAS 30
32PAGO A 31 DIAS 31
45PAGO A 45 DIAS 45
Código Descripción Días
49PAGO A 49 DIAS 49
50PAGO A 50 DIAS 50
52PAGO A 52 DIAS 52
60PAGO A 60 DIAS 60
77PAGO A 77 DIAS 77
108PAGO A 108 DIAS 108
138PAGO A 138 DIAS 138
169PAGO A 169 DIAS 169
199PAGO A 199 DIAS 199
Sistema de Facturación Computarizada

20. Digitalización de los Soportes de Cuentas por
Cobrar

21. Digitalización de los Soportes de
Cuentas por Cobrar
El Dpto. Financiero, quiso apostarle al proceso de digitalización de los documentos de
cuentas por cobrar, proceso primordial para la consulta de los documentos, oportunidad
en la información a brindar, soporte de cobro al cliente, disminución en el tiempo de
búsqueda de los documentos para el CAD y el Dpto. Financiero, entre otros propósitos,
sobretodo, eficiencia, efectividad y eficacia en el servicio que prestamos
¿Qué digitalizaremos?
Se deberá digitalizar todos los documentos Fact, DC, ND, NC, incluso facturas y NC no
contables.
Se deberá digitalizar la factura radicada donde el cliente.
Las conciliaciones del cliente que realicemos en adelante y los soportes que tengamos de
las antiguas, deberán adjuntarse igualmente, correos de aceptación de la deuda, esto con
el fin de evitar que en adelante no se circularice nuevamente montos ya conciliados y
ajustados; Adjuntaremos reclamos, solicitud del cambio de la factura, todo lo que
consideremos necesario soportar.
Para esto nos instalarán el PDF para combinar, agregar y reemplazar documentos, ya que
todo documento soporte de una factura, permanece en una sola ruta
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22. Responsable:
Aux. de Tesorería
Recibe la solicitud
de Factura o Vales
de Costos
Se imprime en
PDF solicitud y/o
Vales de Costos
Responsable:
Aux. de Tesorería
Se imprime
Soporte de Factura
Responsable:
Aux. de Tesorería
Se contabiliza la
factura y se libera
Responsable:
Aux. y Analista de
Tesorería
Radicación de Factura
Se entrega al
Responsable de la
Radicación
Responsable:
Aux. de Tesorería
El cliente firma y
sella el Recibido
Responsable:
Mensajero Obra
Responsable:
Quien reciba el
radicado
Adjunta factura(s)
radicada
digitalmente al
archivo inicial
Al soporte de Factura y en
PDF, se guarda así,
Fecha de Exp. Nro. Fact y
Cliente
Ejm: 20140530 66488
CONSORCIO FERROCOL
AIA DIGITAL
H:OFICINAADMINISTRATIVA Y
FINANCIERATESORERIACUENTAS POR
COBRARCIUDADAÑOLOTE XUNIDAD DE NEGOCIO
Flujo de
Proceso

23. FIN DE LA PRESENTACIÓN
Muchas gracias por su atención 