Este documento presenta una metodología para la mejora del proceso de software que consta de varios pasos: examinar las necesidades y objetivos de la organización, iniciar el proceso de mejora, preparar y conducir una evaluación del proceso, analizar los resultados para derivar planes de acción, implementar las mejoras, confirmar las mejoras logradas, y monitorear continuamente el rendimiento. El éxito depende de factores como el compromiso de la administración, la cultura organizacional, la comunicación, y la capacitación del personal.

1. Guía para su uso en procesos de mejoras Luis M. Bertel P. Luis F. Grisales B. Erik M. Giraldo G.

2. METODOLOGIA PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE SOFTWARE

3. Introducción Objetivos Empresariales -> Mejora en la satisfacción del cliente y aumentar la competitividad interna Objetivos Empresariales en entidades que dependen del software -> Aumentar la calidad del Software, disminuir costos de desarrollo y mantenimiento, menor tiempo de salida al mercado y aumentar el porcentaje de predicción y control sobre los procesos de producción de software.

4. El objetivo principal de esta parte del framework es: Brindar una guía para la utilización de “Software process assesments” como parte de un ciclo continuo de mejoras de procesos de software.

5. Implicaciones Inversión, planeación, personal dedicado y administración del tiempo Esfuerzo del grupo Entendimiento del estado actual y a donde se quiere llegar El cambio es continuo, no de un solo intento Debe ser generado a partir de la conciencia y de refuerzos constantes

6. Metodología

7. Esta metodologia cuenta con los siguientes pasos: Examinar la necesidades de la organizacio y metas del negocio Inicio del proceso de mejora Preparar y conducir la evaluacion del proceso Analizar las salidas de la evaluacion y derivar plan de acciones Implementar las mejoras Comfirmar las mejoras Sostener las mejoras ganadas Monitorizar el rendimiento

8. Examinar las metas y objetivos de la organización El proceso normalmente empieza desde los reconocimientos de los objetivos y necesidades de la organnizacion que pueden derivar de: Formular una vision a largo puedenlazo Analizar los objetivos empresariales Algunos externos: Rebajando en el mercado compartido Analisis de mercado Retroalimentacion de los clientes Cambios competitivos en el mercado Requerimientos para cumplir estandares especificos Nuevos requerimientos de la sociedad El paso final de esta etapa es la definicion de las prioridades en el proceso de mejora.

9. El resultado es: Documento ejecutivo que explica de forma clara la necesidad de un programa de mejora de procesos incluyendo necesidades financieras y materiales.

10. INICIO DEL PROCESO DE MEJORAS Este debe de ser tratado como un proyecto(planeado y manejado acorde estos Este este debe de ser creado al inicio y debe de ser usado para monitorizar este proceso. El plan debe de tener la historia y el estado actual del proceso. Las metas de la mejora se derivan de las necesidades de la organización y las metas del negocio provenientes de los principales requerimientos para el plan. El plan debe de tener un alcance tanto a nivel organizacional como del proceso a ser mejorado. Debe de tener todos los pasos del proceso de mejora. Roles claves claramente identificados, recursos adecuados identificados, puntos de revisión establecidos, todos los riesgos asociados con el plan estén identificados y documentados en el plan.

11. PROCESO DE EVALUACION 1. Entradas de la evaluacion : las entradas de la evaluacion son el proposito, alcance, restricciones y resposabilidades 2. En el proceso de evaluacion hay 3 roles que hay que identificar: el patrocinador, el dueño y el asesor calificado, las responsabilidades de cada uno son: Patrocinador Asegurar que las entradas sean adecuadas Verifica que el asesor tenga toda la informacion importante

12. Asesor calificado encargado de ver que el proceso de evaluacion tiene concordancia con el estándar Dueño(owner) Asegura de que el asesor pueda acceder a todas las instancias del proceso Toma propiedad de las salidas de la evaluacion

13. La evaluacion nos da la informacion de la capacidad del proceso actual La evaluacion es una parte del proceso de mejora Alcance de la evaluacion: Describe los Limites tanto a nivel organizacional como de proceso La evaluacion debe de llegar a un resultado representativo El alcance debe de tener las suposiciones y espectativas sobre las fortalezas y debilidades El alcance debe de estar en terminos de procesos operados y entendidos por la organización Deben de identificarse y justificarse los procesos a ser evaluados, la unidad organizacional(de los procesos) y sus caracteristicas, el producto o servicio y sus caracteristicas

14. Restricciones de la evaluacion: El patrocinador podria restringir los procesos a ser evaluados, las personas a ser entrevistadas, y como la informacion debe de ser usada, todas estas restricciones deben de ir en el documento de restricciones de la evaluacion. El documento de restricciones debe de tener como la informacion y los resultados son usados

15. Conduciendo el proceso de evaluacion: Se evaluan las entradas y las salidas de esta evaluacion son: Perfil del proceso:calificacion del proceso y nivel de capacidad Registro de la evaluacion: informacion pertinente para la revision de los resultados Los registros de la evaluacion pueden ser guardados con los resultados, para ayuda y revisones futuras de la concordancia de esta evaluacion con el standar internacional

16. Analizar las salidas de la evaluacion y derivar planes de accion: Especificamente la informacion de nivel de capacidad, la clasificacion de practica generica y clasifcacion de practica basica es analizada para: Identificar areas para mejora Poner mejoras cualitativas del proceso de software, y objetivos de mejora cuantitativos Derivar un plan de accion para el proceso de mejora y integrarlo con un plan programado de proceso de mejora

17. IDENTIFICAR Y PRIORIZAR LAS AREAS DE MEJORA Las areas a mejorar debe de ser identificadas y priorizadas por una serie de factores: Las salidas de la evaluacion, las cuales muestran las fortalezas y debididades. Necesidades de la organizacion, las cuales muestran las metas de mejora generales, para ser logradas a traves del programa de mejora

19. ANALIZAR LOS RESULTADOS DE LA EVALUACION Los resultados de la evaluacion nos dan las fortaleza y debilides del proceso y los puntos de mejora. Los procesos categorizados con mayor nivel de capacidad son fortalezas de la organizacion y pueden ser tomados como buenas practicas. Las debilidades son partes de procesos o procesos con clasificacion baja de capacidad y se puede decir que estos no usan las practicas base

20. ANALISIS DE LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Y DE LA EFECTIVIDAD DE LAS MEDIDAS Los procesos y sus relaciones deben de ser analizados para determinar cuales de estos afectan directamente con las metas de mejora, y asi derivar una lista de prioridades Las empresas que han implementado procesos de mejora tienen buenas medidas, donde estas estan relacionas con las nesecidades el la empresa y las acciones de mejora, es bueno mirar las medidas para ver en realidad que se debe mejorar

21. ANALIZAR LOS RIESGOS DE QUE LAS METAS NO SE CONSIGAN Y QUE LAS ACCIONES DE MEJORA FALLEN Las consecuencias de la no consecucion de las metas debe de ser analizadas, esto nos puede dar priorizaciones de mejoras en las areas. Es necesario analizar el riesgo de que las acciones de mejora fallen, esto para soportar la definicion de las prioridades de mejora, estos riesgos pueden estar dados por: Restricciones de calendario Barreras culturales o psicologicas, posiblemente derivadas de experiencias anteriores Cuestiones organizacionales previniendo el exito de las acciones de mejora

22. DEFINIR METAS Y OBJETIVOS DE MEJORA ESPECIFICOS Los objetivos pueden ser cuantificados por areas, por lo regular se llevan a cabo una serie de actividades para lograr que estos sean mesurable, acordes con las necesidades de la organizacion y alcanzables, los pasos son: Definir metas cualitativas para cada area de mejora Idealizar metricas adecuadas para medir estas metas. Poner valores apropiados a los objetivos para estas metricas, teniendo en cuenta los riesgos

23. DERIVAR UN PLAN DE ACCION Acciones de mejora se pueden desarrollas y estas debe de lograr las metas del proceso y los objetivos cuantificados definidos, los procesos pueden interactuar, soportar otros o inclusive chocar, hay que analizar esos comportamientos, tener cuidado en la eleccion de procesos que soporten los otros. para lograr esto la empresa deberia: Evaluar varios esenarios hasta llegar a una lista de acciones que cumplan con las necesidades de la organización. Definir un punto de exito para cada accion y como se va a medir el progreso. Identificar las responsabilidades de las acciones. Evaluar las primeras estimaciones de costos y beneficios, de calendario y riesgos para cada accion propuesta.

24. IMPLEMENTAR LAS MEJORAS La implementacion del plan de accion puede ser simple o complejo dependiendo del contenido de este y de las caracteristicas de la organización, para la implementacion se realizan 4 actividades: Seleccionar el enfoque operacional para la implementacion Plan detallado de implementacion Implementacion de acciones de mejora Monitorizar el proyecto de mejora de proceso

25. ENFOQUE DE OPERACION PARA IMPLEMENTACION Donde hallan alternativas de elegir enfoque de operacion, se debe evaluar y elegir el mas adecuado, factores para determinar el enfoque son costo, tiempo y riesgos.

26. PLAN DETALLADO DE IMPLEMENTACION El plan debe de tener: Objetivos del proyecto de mejora de proceso Descripcion del enfoque de implementacion La organizacion y responsabilidades El calendario y los recursos Manejo de riesgos, incluyendo evaluacion, monitorizacion y mitigacion Monitorizar politicas Especificar criterio de exito, incluyendo metas de proceso y objetvos de mejora

27. IMPLEMENTACION DE LAS ACCIONES DE MEJORA Es importante tener en cuenta los factores humanos y culturales los cuales pueden ser: Soporte y liderazgo que la administracion brinda. Establecer compromiso para lograr las metas y los objetivos. Fomentar la comunicacion abierta y grupos de trabajo. Entrenamiento y capacitacion requerida.

28. MONITORIZANDO EL PROYECTO DE MEJORA DE PROCESO El proyecto de mejora de proceso debe de ser monitorizado con el plan de proyecto de mejora de proceso en orden de: Asegurar el progeso de tareas planeado, si no iniciar las correcciones respectivas. Chequear que el logro de las metas planeadas y objetivos son acordes con las necesidades de la organización. Recoger datos de esfuerzo y recursos gastados, para mejorar las estimaciones futuras. Evaluar el impacto de las acciones de mejora sobre la clasificacion del nivel de capacidad del proceso de software

29. CONFIRMAR LAS MEJORAS Cuando el proyecto de mejora de proceso se complete se deberia constatar: Que las metas y los objetivos hallan sido alcanzados y que los beneficios esperados hallan sido entregados. Confirmar la cultura organizacional deseada halla sido establecida. Reevaluar los riesgos asociados con los procesos mejorados Reevaluar los costos y beneficios

30. Objetivos de mejora Se puede evaluar el logro de estos por medio de una evaluacion. Cultura organizacional Los efectos de la mejora en la cultura organizacional deben de ser revisados y establecidos, y verificar que estos no tengan efectos negativos Reevaluar los riesgos Se deben de reevaluar los riesgos para mirar que estos permanecen en un estado aceptable y determinar las acciones requeridas si no estan en este estado.

31. SOSTENER LAS MEJORAS GANADAS Despues de que las mejoras son confirmadas, el proceso de software se debe de sostener un un nuevo nivel de rendimiento, esto requiere administracion y monitoreo de toda la institucion. Si el proceso de mejora fue manejado en un area o proyecto, este puede ser implementado en todas las areas o proyectos donde sea aplicable, esta implementacion debe de ser debidamente planeada y se deben de considerar algunos puntos en la planeacion:

32. Que va ha ser afectado Metodos para comunicar los cambios y los beneficios esperados(los cambios deben de estar documentados y aprobados) Capacitacion y entrenamiento necesario Cuando los cambios afectan diferentes areas, tener en cuenta las necesidades del negocio Metodos para asegurar que los cambios se hagan Metodos para asegurar que los cambios dan en rendimiento esperado.

33. MONITOREO DEL RENDIMIENTO El rendimiento siempre debe de ser monitorizado, y tener mejoras de procesos debe de ser continuo.

34. MONITOREAR EL RENDIMIENTO DEL PROCESO DE SOFTWARE El proceso de software se debe de monitorizar. Las medidas de eficiencia y conformidad deben de ser adecuadas con las necesidades y las metas de la organizacion, los riesgos y los productos deben de ser monitorizados para que al momento de ver riesgos muy altos tomar acciones al respecto

35. REVISAR EL PROGRAMA DE MEJORA DE PROCESO El programa de mejora de proceso debe de ser revisa regularmente para asegurar que: El programa de mejora de proceso y los proyectos individuales de mejora con sus metas y objetivos apuntan a las necesidades de la organización. Los proyectos de mejora inician despues de que los proyectos anteriores estan completos. Mejora continua se vuelve una caracteristica de la organizacion, actitudes y comportamiento

36. La evaluacion del proceso es importante para la mejora continua, en caso de las siguientes circunstancias: Cuando una meta a largo plazo es logras mas altos niveles de capacidad. Cuando las necesidades en la organizacion indican lograr un nivel mas alto de capacidad.

37. CUESTIONES CULTURALES La mejora del proceso de software debe de ser soportada por el liderazgo, la comunicacion y la motivacion, para que las acciones de mejoras sean exitosas se deben de conocer las cuestiones culturales a todo nivel, la mayoria de problemas frecuentemente ocurren debido a los factores culturales, por eso para las acciones de mejora un factor importante es la cuestion cultural.

38. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACION Y LIDERAZGO El exito de la aplicacion de este estandar requiere compromiso y liderazgo de la administracion. El bajo compromiso en los mandos medios puede ser un riesgo en el exito del proyeto de mejora de proceso. Una estrategia de mitigacion de riesgos es la de que la alta gerencia este conciente del costo y el impacto que la evaluacion y las acciones de mejora van a tener en los procesos que son aplicados.

39. VALORES, ACTITUDES Y COMPORTAMIENTOS Para mejorar de proceso del software se requieren valores, actitudes y comportamientos como: Enfocar la atencion el la satisfaccion tanto interna como externa del consumidor. Establecer sistemas de reconocimiento, para la satisfaccion de los empleados. Demostrar el compromiso de la gerencia, liderazgo comunicando los proposito y las metas. Poner la mejora de proceso como una parte del trabajo de todos y ayudar a que todos entiendan como las actividades de cada uno beneficia a una meta comun del equipo.

40. COMUNICACION Y GRUPOS DE TRABAJO Es necesario al analizar los resultados de la evaluacion mirar si hay barreras causadas por la falta de comunicacion y de trabajo en grupo. Comunicacion y trabajo en grupo requiere confianza y habilidades. Es importante considerar entrenamiento para mejorar la calidad y efectividad de la habilidad de los grupos de trabajo. En la parte de la evaluacion, es importante construir confianza, haciendo entender al personal que esto no se hace con el fin de juzgarlos y que se va a guardar confidencialidad en la informacion recolectada.

41. ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION Un programa de entrenamiento y capacitacion es fundamental para crear entornos donde se pueda ejecutar procesos de mejora, la efectividad de este debe de ser regularmente evaluada , el resultado de esta evaluacion nos dice que tan pertiente y adecuado fue el programa.

42. Management Todo el potencial de la mejora de proceso de software puede ser realizada cuando se aplica y coordina con un marco de trabajo estructurado, esto requiere que sea organizado, planeado y medido, y todas la actividades de mejora de proceso esten sujetas a revision de la administracion.

43. Responsabilidades Senior management Administracion del programa de mejora de proceso Administracion del proyecto de mejora de proceso Responsabilidades de los dueños de procesos Cada proceso deberia de tener un dueño el cual es responsable de toda la actividad de mejora Mejora de proceso de softwara busca incrementa las satisfaccion externa del consumidor como interna del Personal, se debe de comar en cuenta sus puntos de vista. Conciencia sobre la mejora de proceso y comunicacion colaborativa son requeridas en todos lo niveles de la organizacion

44. Roles de la unidad organizacional Los procesos y las practicas dentro de una unidad organizacional son objetivos de la mejora de proceso de software. El personal de la unidad organizaciones seran afectados por los cambios, por ello deben de estar envueltos En las actividades de mejora, sus opiniones y puntos de vista deberian ser considerados en la planeacion de las mejoras y ellos pueden dar una retroalimentacion util sobre los resultados.

45. Responsabilidades en las unidades organzaciones envueltas en la mejora de proceso de software incluyen: Recolectar las mediciones de las practicas/procesos de la unidad organizacional Implementar las acciones de mejora sobre los procesos de la unidad organizacional Monitorizar el progreso de las acciones de mejora