El documento describe las funciones y responsabilidades de un supervisor de recepción en un hotel. Un supervisor debe verificar la bitácora, realizar un briefing con el personal, y revisar el registro y las condiciones de la recepción. También debe tener buenas habilidades de comunicación y resolución de problemas. La bitácora es un registro importante de los eventos que ocurren durante cada turno.

1. TEMA I: BITÁCORA DE
RECEPCIÓN, BRIEFING Y
REGISTRO DEL PERSONAL
DE RECEPCIÓN.
Mtro. Misael Hernandez Vicente
Coronaviru Style

2. Supervisor de
Recepción = Jefe
de Recepción.
Estimados estudiantes, ya
hemos avanzado en los
semestres anteriores en
relación a los procesos de
reserva y recepción en un
hotel.
El presente material de
estudio tiene por objetivo es
que aclares tu perspectiva en
cuanto a las funciones que
realiza un supervisor (jefe) de
recepción.

3. ¿En qué consiste
el trabajo del
Supervisor de
recepción?
La supervisión es una actividad
basada en técnicas especializadas que
tiene como fin utilizar
proporcionadamente los factores que
hacen posible la ejecución de los
procesos de trabajo: el recurso
humano, la materia prima, los
equipos, la maquinaria, las
herramientas, el dinero, y demás
elementos que ya sea de forma directa
o no intervienen en la producción de
bienes, servicios y productos
realizados para la satisfacción de un
mercado que cada día exige más.

4. Un supervisor de
recepción debe ser
hábil y diestro en:
Verificar la bitácora de recepción.
Realizar el briefingcon el personal de la
recepción.
Verificar el registro del personal de la
recepción.
Verificar las condiciones físicas de las
instalaciones y el mobiliario de la
recepción.
Revisar el funcionamiento del equipo de
operación de la recepción.
Confirmar la disponibilidad de las
habitaciones del establecimiento.

5. El Supervisor
de recepción
El Supervisor de recepción
debe tener una excelente
capacidad de comunicación,
experiencia, habilidad para
resolver problemas y mediar
con conflictos.
Debe ser una persona
simpática, con excelente
sentido del humor, y, en lo
posible, dominar otro idioma
que de preferencia será el
idioma.
Y donde trabaja…

6. La recepción
En la hotelería normalmente se trabaja
las 24 horas.
Esto se debe a que el establecimiento
debe estar dispuesto a recibir gente a
cualquier hora o a responder a las
necesidades de los huéspedes en
cualquier momento.
En términos normales, en un
establecimiento de alojamiento que
brinde el servicio de recepción por 24
horas, se presentan 3 turnos de 8 horas
cada uno.

7. La recepción
Se requieren tres personas para
ocupar cada uno de estos turnos y
evidentemente una persona más para
que pueda cubrir en los días libres.
Siendo así al inicio de cada turno
cada recepcionista ingresa con
responsabilidades similares al
anterior y debe comenzar
enterándose de todas las novedades
que han existido desde que salió de
su anterior turno, así como recibir la
caja cuadrada y todo en orden.

8. El Supervisor
de recepción
verificará
Que cada vez que se renueva un turno, los
recepcionistas que inician deberán repasar los
últimos sucesos registrados y posteriormente,
deberán realizar una entrada; indicando que
leyeron y entendieron los últimos sucesos
registrados; y a su vez harán un breve resumen
del estado en que encontraron la recepción (
caja completa, orden y aseo del área de trabajo,
movimiento de huéspedes, tours y actividades
que se estén gestando en ese momento; así
como la ubicación de elementos operativos
importantes, cómo vehículos, choferes , etc.

9. La Bitácora
Una vez realizada la entrada, junto a la última
línea registrada, firmará el responsable de
turno.
Este instrumento será revisado diariamente por
el encargado de recepción, quién sí así lo
considera dará parte a de lo registrado a la
gerencia general.
De igual forma si la gerencia general así lo
requiriera, podrá solicitar la bitácora en
cualquier momento para revisar o registro de
sucesos.
Todas las entradas deberán tener la firma y / o
sello del encargado de recepción, quien dará fe
de lo ahí registrado.

10. La Bitácora
La Bitácora de recepción es un
cuaderno en donde se anotan
todas las novedades que
ocurren durante un turno.
Este sencillo instrumento es
muy importante para llevar a
cabo los empates de servicio y
mantener una adecuada
comunicación acerca de los
pendientes que existen.

11. Este libro no tiene caducidad y se
recomienda que cada vez que se termine
archivarlo ya que en casos de malos
entendidos o de comunicación cruzada, se
convierte en la prueba de descargo.
A la entrega del turno se debe hacer
mucho énfasis en todas las novedades que
pudieron existir durante su turno, todos
los pendientes, solicitudes internas o de
huéspedes, llegadas y salidas, cambios en
las políticas, cualquier detalle aunque
mínimo podría afectar la gestión del nuevo
turno si no es conocido.

12. La Bitácora
Fecha y hora de registro
Tipo de Acontecimiento
ID de usuario
ID de turno
Número de habitación
Tipo de cuenta
Número de cuenta
Nombre/Comentarios
Tipo (corrección o ajuste)
Importe
Ajuste
Totales
Observaciones

13. Bitacora de Recepción.
Folio: 8906
Bitácora de recepción
Fecha Hora Reporte
(Tipo de suceso)
Descripción del
suceso
No. de
habitación
Huésped Pendientes
Estado de la recepción al iniciar el turno de trabajo:
Nombre del recepcionista: Firma: Turno:

14. Actividad
Enlista los elementos que crees
que no pueden faltar en el diseño
y creación de una bitácora de
Recepción.
Utilizando Word o Excel intenta
Diseñar y Crear tu propio
formato de Bitácora para un
Hotel.
Una vez terminado, te quiero
pedir que imagines y realices el
llenado de la misma (llenado de
Bitácora), creando 10 situaciones
ficticias, incluyendo algunas de
las quejas más comunes que
vimos en la asignatura de lengua
inglesa.

15. Criterios para Evaluación.
Criterio Cumple con todos
los elementos
solicitados
15%
Cumple con la mayoría
de los elementos
solicitados
10%
Cumple con algunos de
los elementos y
presenta errores
5%
Total obtenido
Redactaste clara y concisamente el reporte 3 2.5 1.25
Redactaste clara y concisamente la descripción del
suceso; de manera que, cualquier persona ajena a
recepción pueda entender de qué se trata.
5 3 1.5
Redactaste claramente los pendientes del turno; de
manera que el siguiente turno pueda llevarlos a cabo
sin malentendidos
3 2.5 1.25
Escribiste tus oraciones sin faltas de ortografía 2 1 0.50
Llenaste cada uno de los rubros del formato
claramente.
2 1 0.50