Con frecuencia, la evaluación es un paso que la empresa usuaria acorta y para el cuál no se prepara adecuadamente, pero es uno de los más críticos. Para encontrar la solución óptima, y tomar una decisión confiable, debe considerar la mayor cantidad de opciones posibles. Con tantas soluciones disponibles, para el comprador de software es una tentación considerar solamente a los líderes de la industria o las primeras opciones que aparecen en los esfuerzos de búsqueda. Este atajo a menudo resulta en la pérdida de la solución ideal.

1. Tips para la selección de software ERP para una
empresa
Las aguasdelmarERPsonampliasyvastas.Navegarlasnoesfácil.Lagran
cantidad de vendedores de software que apuntan al mercado medio,
tratan de deslumbrar a sus posibles clientes con demostraciones
espectaculares y promesas tentadoras de navegación tranquila en el mar
de la implementación

2. Con frecuencia, la evaluación es un paso que la empresa usuaria
acorta y paraelcuálnosepreparaadecuadamente,peroesunodelos
más críticos. Para encontrar la solución óptima, y tomar una decisión
confiable, debe considerar la mayor cantidad de opciones posibles.
Con tantas soluciones disponibles, para el comprador de software es
una tentación considerar solamente a los líderes de la industria o las
primeras opciones que aparecen en los esfuerzos de búsqueda. Este
atajo a menudo resulta en la pérdida de la solución ideal.
Un buen proceso de evaluación y selección de software, minimizalos
riesgos de un proyecto fallido. Hemos recogido laexperienciademás
de 3.200 evaluaciones entregadas por EvaluandoERP y poco más de
900 procesos de evaluación y selección que se convirtieron en
proyectos. Con estos materiales queremos ayudar a tomar mejores
decisiones.
Además de leer este artículo, Si está buscando software ERP o debe
hacerlo en un futuro cercano, hemos organizado el ​Tips para la
selección de software ERP para una empresa Webinario que le
ayudará para llevar adelante el proyecto.
1. Un proceso formal es el
camino más económico y el
que da mejores resultados.
● Diseñe la
documentación que será
necesaria para contar con el
apoyo de los posibles
proveedores.
● Documente cuálesserán
los criterios por los que
evaluará y calificará a los
proveedores.
● Haga un plan de trabajo y coloque fechas estimadas.
● Arme el equipo de colaboradores que trabajarán en el
proyecto de evaluación y selección.
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3. ● Revise el artículo ​¿Está preparada su empresa para un ERP?
2. Escribir y consensuar los problemas o brechas de negocios
que la empresa planea resolver.
● Generalmente los problemas de negocios a resolver son
brechas entre la situación actual y la deseada para alcanzar
objetivos empresariales.
● Consensuar estas brechas, además de servir para la
evaluación de un ​software ERP​, sirve para sensibilizar a las
gerencias sobre las necesidades de negocios de la compañía.
3. Escribir qué procesos resolverán esos problemas de
negocios.
● Esto es una consecuencia del paso anterior.
4. Escribir y consensuar cuál será la funcionalidad necesaria
para soportar tales procesos de negocios.
● Este es el máximo detalle al que se llega y es útil para luego
puntuar y costearacadaunolosproductos​ERP​queofrecerán
los vendedores.
5. Evalúe si su organización cuenta con los recursos necesarios
y suficientes para una implementación.
● Llegado el momento de la implementación, será necesario
contar con las personas que más conocen de la empresa de
manera poder implementar el softwareconlamenorcantidad
de dificultades.
● Será necesario reemplazar a esas personas por otras o re
asignar tareas para que el trabajo del día a día no se resienta.
6. Defina cuál es el presupuesto disponible y establezca cuál
será el necesario.
● Esta definición parece ser una pregunta del tipo ¿Quién está
primero el huevo o la gallina?
● Sin embargo, a diferencia de la pregunta anterior que puede
generar infinitas y bizantinas discusiones, la definición del
presupuesto es más fácil.
● Recomendamos leer ​Cuánto invertir, comparando proyectos.
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4. Ver video​¿Cuál es la inversión ideal?​]
7. Haga una lista larga de posibles proveedores e invítelos a
responder una serie de preguntas para que usted pueda
recabar información sobre ellos.
● Al documento que se distribuye entre las empresas
vendedoras se los conoce como ​RFI ​(​Request For
Information​)
● Es un primer filtro. Una especie de pasa/ no pasa.
● Las respuestas de los proveedores al ​RFI​, deberían contener
datos de la empresa proveedora, del implementador, de
clientes, de experiencia enelrubrooindustriadesucompañía
y si es posible que el proyecto que el proveedor planteará se
encuentre en el rango de presupuesto que usted definió.
8. Evalúe y compare la información dada por los proveedores.
Utilice un primer filtro para dejar en carrera entre 4 y 6
proveedores.
● Las respuestas alRFIleayudaránahacerunprimerfiltroypre
seleccionar un grupo de compañías con las cuáles
profundizará el trabajo.
9. Distribuya documentación específica del proyecto entre
esos 4 a 6 proveedores, con preguntas y tareas específicas.
Utilice un método de evaluación y puntuación objetivo para
calificar las propuestas de los proveedores. Siga su plan formal
de trabajo.
● Este documento se conoce como ​RFP (Request for Proposal)​.
Las respuestas de los proveedoresal​RFP​seránlabaseparala
preparación de la demostración y comparación de propuestas.
Si usted siguió un orden como el que le proponemos, cuando reciba
las respuestas de los proveedores, podrá hacer un ránking ordenado
deacuerdoíndicesopuntajes,conindependenciadelasapreciaciones
subjetivas que puede tener.
En el Webinario ​Tips para la selección de software ERP para una
empresa Webinario complementaremos este artículo con más
información.
División Consultoría Evaluando ERP
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