Este documento presenta información sobre la gestión de inventarios y almacenes. Se divide en 5 unidades que cubren temas como políticas de nivel de servicio, análisis ABC de inventario, gestión de riesgos de suministro, codificación de productos y recuento de inventario. El objetivo general es analizar y mejorar los procesos y sistemas de gestión de inventarios.

2. Objetivos de formación
Al finalizar esta unidad, podremos:




Unidad 2
Operaciones
de Almacén
e Inventario
Unidad 1
Introducción
Unidad 3
Gestión y
Previsión del
Inventario
Unidad 4
Planificación
del Inventario
Unidad 5
Planificación
y Sistemas
de Almacén
Analizar, sugerir y aplicar políticas apropiadas de nivel de servicios
 Categorizar inventario utilizando el análisis ABC
Describir principales caractéristicas y opciones en el manejo del stock
Definir bases para aplicar un sistema de codificación del stock
eficaz
Revisar operaciones de gestión de inventario y formular plan de
acción para mejorarla
 Determinar principales indicadores de rendimiento y métodos de
información
 Preparar plan de contigencia

3. Nivel de servicio – el hueco entre servicio
total y servicio aceptable económicamente
•Investigar y analizar prácticas habituales de
servicio en el sector del mercado
•Estimar el coste de mantener niveles de
servicio normales y de ganar más por una
oferta de servicio mejor que el normal
•Estimar el coste de los negocios que pueden
perderse si no se cumple con los pedidos
•Hablar y acordar con los clientes un tiempo de
respuesta sostenible

4. Definiciones de nivel de servicio
•Porcentaje de requerimientos/ pedidos
satisfechos a la primera
•Porcentaje de artículos con requerimientos/
pedidos satisfechos a la primera
•Porcentaje de veces que los requerimientos
se tienen en stock
•Porcentaje de periodos de reposición
satisfechos
•El cumplimiento con el nivel de servicio tiene
relación directa con el stock de seguridad
M11:U4:4.2-1M11:U4:4.2-1

5. Punto de Acción 4.2-1
Definir el nivel de servicio
¿Qué definición de nivel de servicio para artículos
comprados en stock utiliza su empresa (o una que conozca
bien)?
¿Se aplica una misma definición a todos los artículos
en stock? Si no es así, ¿por qué no?
¿Quién eligió esa determinada definición, y por qué
se eligió?
¿Piensa que podría ser mejor para la empresa
cualquiera de las otras definiciones que menciona
la Documentación? ¿Por qué o por qué no?

6. 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0 25 75 125 175
Stock seguridad
Nivel
servicio
Incremento nivel de servicio resultante del
incremento stock de seguridad
Nivel
pedido
Stock
segur.
Nivel
servicio
Incremento
stock
seguridad
Incremento
nivel servicio
500 0 50% - -
525 25 70% 25 25%
575 75 85% 50 15%
625 125 95% 50 10%
675 175 100% 50 5%

7. 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0 25 75 125 175
Stock seguridad
Nivel
servicio
Stock seguridad vs. nivel servicio

8. Técnicas de categorización de
inventarios
Es esencial tener una herramienta
poderosa para optimizar el servicio de
pedidos y los niveles de stock; y para
priorizar la gestión del tiempo, elaborar
planes de contingencia y calcular
requerimientos de cobertura de seguros

9. La técnica clasifica el
inventario en tres categorías
y permite determinar
fácilmente niveles
mínimos/máximos de
inventario individual

10. Cálculo del valor de uso medio de los
artículos de compra
Art. nro Uso medio
por semana
X valor unitario
((precio)
= Valor uso medio
por semana
1 3 $ 2,5 $ 7,5
2 2,5 $ 1 $ 2,5
3 20 $ 5 $ 100
4 175 $ 2 $ 350
5 1 $ 10 $ 10
6 15 $ 2 $ 30

11. Art.
nro.
Valor
uso
semanal
Orden
valor
total
Valor de
uso
acumulat.
Porcentaje
del valor de
uso total
Porcentaje
acumulat.
del valor
de uso
total
Clasificación
ABC
4 $ 350 1 $ 350 70 % 70 % A
3 $ 100 2 $ 450 20 % 90 % B
6 $ 30 3 $ 480 6 % 96 % C
5 $ 10 4 $ 490 2 % 98 % C
1 $ 7.5 5 $ 497.5 1.5 % 99.5 % C
2 $ 2.5 6 $ 500 0.5 % 100 % C
Ordenación y clasificación ABC de
los artículos de compra

12. Regla 80/20 de Pareto
Vilfredo Pareto
100%
80%
Gasto annual
acumulativo
en Compras
20% 100%
Nro. de artículos comprados

13. A
Los artículos de clase “A” cubren el 60-
70% del gasto total de compras de la
empresa, aunque son “significativamente
pocos” y sólo constituyen el 10-15% del
número total de artículos en stock. Son
artículos críticos que hay que controlar
Los valiosos artículos de categoría “A” se revisan con
frecuencia porque cuentan con los niveles más bajos de
cobertura de inventario por su alto valor individual

14. C Los artículos de clase “C” son los
muchos artículos “triviales” que
constituyen el 10-15% del gasto
de compras de la empresa, pero
más del 60-70% del número total
de artículos en stock. Mayores
cantidades de entrega reducen
costes administrativos. A menudo
el control de inventario se limita
a sistemas de cestos.

15. C
A
B Los artículos de clase “B”
están entre los “A” y los “C”,
tanto en términos de niveles
de inventario como de
esfuerzo/ sistemas de gestión
utilizados. Generalmente
constituyen el 20-30% tanto
de gasto como de artículos en
stock.

16. Incorporar riesgos de suministro (1)
•Retraso en la producción de los proveedores
•
Daños o pérdidas en tránsito
•Aumento repentino de precio o fluctuaciones
adversas de las divisas
Los riesgos de suministro incluyen:
•Retrasos logísticos
•
Tiempo de rectificación de defectos en la
calidad del proveedor

17. Incorporar riesgos de suministro (2)
•Paros en la producción
•
Interrupción de operaciones clave como I + D
•Pérdida de clientes o acuerdos de asociación/
sociedades por falta de formalidad
El impacto en los negocios de la empresa incluye:
•Pérdida de ventas y retrasos en los pagos
•
Retrasos en la ejecución de proyectos y pagos
de penalización

18. Modelo de Posición del Aprovisionamiento: gestión de stock
Riesgo/
impacto
suministro
80% artículos = 20% valor 20% artículos = 80% valor
M
A
D
B
Cuello de botella
Rutinarios
Críticos
De palanca
Gasto
B
A
C
• Stock de seguridad muy bajo
• Intervalo de revisión corto
• Alto grado de gestión y control
• Stock de seguridad bajo
• Intervalo de revisión muy corto
• Alto grado de gestión y control
• Stock de seguridad alto
• Intervalo de revisión muy largo
• El menor grado de gestión y
control
• Stock de seguridad muy alto
• Intervalo de revisión corto
• Alto grado de gestión y control

19. Riesgo
impacto/
suministro
80% artículos = 20% valor 20% artículos = 80% valor
M
A
D
B
Gasto
B
A
C
Stock de
seguridad
Grado de
gestión y
control
Intervalo
de revisión
Cuello de botella
Rutinarios
Críticos
De palanca
Modelo de Posición del Aprovisionamiento: visualización

20. ¿Por qué preocuparse de trazabilidad
y reducción de variedad?
Reduce complejidad de producción y costes de
almacenaje, administración y manejo innecesarios
Permite identificar artículos para la retirada de
productos
Satisfacer requerimientos de fuente de
componentes y envejecimiento, tales como
productos en condiciones de vuelo y de seguridad
Facilita detección y reducción de discrepancias en
el inventario

21. 1. Elegir un código de identificación de producto
jerárquico sofisticado suficientemente potente, e
implementar la codificación homogénea en toda la
empresa
2. Obtener una copia o extracto de base de datos con
la listas agregadas de materias primas para todos
los productos que produzca la empresa clasificados
según el código de identificación de stock anterior
3. Ordenar dicha lista por artículos según las
categorías “A”, “B” o “C”

22. 4. Iniciar una investigación detallada con los
componentes y artículos de categoría “C” cuyos
códigos comparten la(s) misma(s) cifra(s) o letra(s)
final(es), pero que vienen de diversos proveedores o
tienen diferentes descripciones
5. Para una muestra, averiguar por qué se han utilizado
o elegido componentes o proveedores distintos
6. Para una muestra de artículos que compartan los dos
últimos dígitos, averiguar si los artículos deben ser
diferentes, o si puede elegirse un único componente

23. Código Descripción Acabado Proveedor Coste
unitario
Clase
010010 8mm x 25mm, 180
enroscadura
Negro
anodizado
ABK SA,
París
0,90 C
010020 8mm x 30mm, 180
enroscadura
No especificado Glock,
Estambul
0,40 C
010025 8mm x 25mm, 360
enroscadura
No especificado Glock,
Estambul
0,50 C
010030 9mm x 25mm, -
cierre a presión
Negro
anodizado
Richner,
Berlín
1,90 A
010032 8mm x 23mm, 180
enroscadura
No especificado Glock
Estambul
0,35 C
010040 8mm x 20mm, 180
enroscadura
Negro
anodizado
ABK, París 0,80 C
Cierres para tapa de caja metálica:
Ejemplo de reducción de variedades
4.4-1
Punto de Acción
Considerar la serie de componentes que compra una empresa para producir
cierres para tapa de cajas metálicas, según muestra la tabla a continuación :

24. Todas los componentes « C » parecen tener mucho en común
Preguntas a hacer:
¿Por qué algunos cierres tienen que ser anodizados?
¿Los ve el cliente?
¿Es realmente preciso utilizar tantas longitudes
diferentes, o puede estandarizarse la producción a un
cierre de 8mm y longitud de entre 20mm y 30mm?
Si estandarizáramos todos los cierres anodizados, ¿nos
rebajaría el proveedor el precio unitario para un volumen
mayor? ¿Puede proporcionar cierres anodizados el
proveedor de Estambul?
4.4-1 (Cont.)
Punto de Acción

25. Informes financieros, p.ej., cuentas final de año
Seguridad y evitación de fraudes
Indicador del uso eficaz del espacio
Garantizar que decisiones de reposición de
inventario se basan en datos precisos sobre stock
Es necesario inventariar stocks para:

26. Revisión periódica
Recuento de todos los artículos al mismo tiempo
(generalmente una vez al año). Se segregan las
entregas y se “congelan” las entradas contables
durante el recuento de stock.
Revisión continua o por ciclos
Recuento de una muestra de un cierto número de
artículos de cada categoría cada día. Sólo se
“congelan” los movimientos y las entradas contables
de esos artículos durante el recuento. Se cuentan
más a menudo los artículos de clase A que los de
clase C.

27. Al diseñar un sistema de codificación de
inventario o producto, el código debería :
• Ser lo más breve posible
• Hacer relación sólo a un componente o producto
• Apto para diferenciar artículos de stock según las
necesidades
• Ser aceptable para todos los usuarios del código
• Tener en cuenta la legislación pertinente, las normas de
la industria, etc.
Dos tipos básicos de sistemas:
• Sistemas secuenciales simples
• Sistemas de codificación estructurada

28. Simple designación
Ampliable
Precisa índice
Breve
Ventajas
Desventajas
No simplifica la
reducción de variedad
Más difícil de recordar
Precisa índice
Fácil cometer errores

29. SISTEMAS DE CODIFICACIÓN
ESTRUCTURADA
VENTAJAS DESVENTAJAS
• Facilitan la reducción de
variedad
• Permiten comprensión universal
• Fáciles de usar
• Índice incorporado
• No existen códigos duplicados
• Es fácil detectar errores
• De difícil diseño o adaptación
• Vida limitada
• Códigos más largos

30. Método universal de clasificación
para componentes mecanizados en
dos mitades. Los cinco primeros
dígitos indican las formas del
componente, los otros cuatro
indican sus otras características

31. Dígito Uso
1. Clase
2. Forma básica
3. Mecanizado rotatorio
4. Mecanizado superficies llanas
5. Mecanizado adicional
6. Tamaño
7. Tipo de material utilizado
8. Perfil del material utilizado
9. Exactitud tolerancia requerida
Estructura de clasificación: Otras opciones:
• Standard Industrial
Classification (SIC)
• Standard International
Trade Classification
(SITC)
• Harmonised System
(HS)
• United Nations Common
Coding System (UNCCS)
• Específico de la empresa

32. Punto de Acción 4.5-1
El sistema de codificación de las existencias en nuestra
empresa
Considerar el sistema de codificación de inventario que
utiliza actualmente su empresa. Valorar las ventajas y
desventajas del sistema, en relación a la revisión de
opciones que se acaba e emprender. A continuación, indicar
qué aspectos del sistema deberían mantenerse y cuáles
deberían cambiarse.
Aspectos a mantener:
Aspectos a cambiar:

33. Medidas de inventario actualizadas y precisas en todas
las ubicaciones, movimientos de inventario, tipo y
cantidad de espacio disponible, y especificaciones para
productos que requieran un mantenimiento especial.
Una estrategia empresarial global que muestre los
objetivos de la empresa y cómo alcanzarlos.
Conocimiento de los requerimientos y preocupaciones de
nuestros clientes y la actuación y límites de nuestros
proveedores y procesos de producción.
Una metodología que nos ayude a establecer como
prioritarias las acciones que se realicen para mejorar el
funcionamiento de nuestros inventarios.
Elaborar un Plan de Gestión de Inventario
Qué se precisa:

34. 1. Verificar la calidad de nuestros registros
2. Determinar los ratios de inventario y compararlos con
los de las empresas de la competencia
3. Analizar la composición de nuestro inventario por
cobertura de antigüedad y demanda
4. Investigar utilización del espacio y eficacia de diseño
5. Examinar el seguimiento de los procesos de almacenaje,
equipamiento y personal
6. Examinar componentes de « Coste unidad almacenada »
7. Considerar el ámbito de la reducción de variedad
Cómo empezar a medir el rendimiento del
inventario
Siete pasos hacia una evaluación inicial:

35. • ¿Hay que actualizar las medidas?
• ¿Es precisa la información que tenemos?
Medidas :
Verificar los informes de recuento de stock y
los informes de discrepancia WIP de
proveedores y producción

36. • Porcentaje total de errores de recuento notados en
cada categoría
• ¿Cuántas veces en un periodo no se puede cumplir los
pedidos? ¿Por qué razones?
• ¿Cuántas veces hubo discrepancias entre las facturas y
las cantidades que de hecho se entregaron, planificación
MRP, disponibilidad WIP y de stock físico? ¿Por qué?
Realizar un análisis A-B-C de los diferentes
artículos de inventario en las hojas de control de
inventario
4
4
4

37. • Comparar el valor de inventario a final de año como
consta en los libros de cuentas anuales - con los
valores de inventario que proporcionan otras empresas
• Calcular los ratios de facturación-volumen anual del
inventario para ventas y compras
En compras = Coste de compras
Valor medio inventario
En ventas = Ingresos por ventas
Valor medio inventario

38. • ¿Cuántas semanas o meses de suministro de cada
artículo se mantienen en inventario (cobertura demanda)
• ¿Cuál es la antigüedad media de cada artículo?
Analizar la composición del inventario de la empresa
mediante categorías ABC
Para artículos no críticos de clase “B”
y “C” en inventario debería minimizarse
la cobertura y reducir la posibilidad de
que el stock se quede anticuado.

39. % cobert. demanda
Average age
Stock
cero
1 a 10
días
11 a
30 días
31 a 60
días
> 60 días
Categoría A 1% 40% 30% 20% 9%
Antigüedad media 5% 5% 30% 50% 10%
Categoría B 5% 10% 5% 50% 30%
Antigüedad media 5% 5% 10% 80%
Categoría C 10% 60% 20% 7% 3%
Antigüedad media 70% 20% 10%
0%
0% 0%

40. • El uso del espacio es la comparación entre el uso real
volumétrico y la capacidad del diseño del almacén
• La eficiencia del espacio es la comparación entre el
uso volumétrico real y la capacidad efectiva.
(Generalmente, la capacidad efectiva es menor que la
capacidad del diseño por el espacio inútil de cierre de
puertas o de tuberías)
Uso volumétrico real = espacio usado por el
inventario almacenado
NB: Atención a productos con almacenaje especial
Investigar la eficiencia en la disposición de almacenaje

41. Pérdida de espacio
planificado, ej: oficinas
Capacidad
del diseño
Capacidad
efectiva
Pérdida de espacio evitable,
p.ej., por equipamiento
inadecuado
Uso
volumétrico
real
Uso del espacio
= Uso real
Capacidad diseño
Eficiencia del espacio
= Uso real
Capacidad real

42. • Plazo de entrega desde el pedido a la entrega
• Momento de recepción hasta despacho
• Cómo se informa a clientes internos y externos
sobre momento de entrega o retrasos
• Qué porcentaje de entregas se realiza a tiempo y por
completo
Examinar el rendimiento de procesos, equipamiento y
empleados. Observar especialmente :
Evaluar la relevancia de los procesos existentes.
Empezar con una hoja de papel que sólo muestre el
movimiento de productos. Añadir únicamente los
procesos absolutamente necesarios y que añadan valor.

43. • Empezar con los componentes de coste más caro
• Considerar los “activadores” de los costes generales
• Distribuir los costes por unidad para cada unidad
• Calcular el coste por unidad para cada categoría
• Hacer lo mismo para el producto en tránsito, en
camiones, centros de distribución o en consignación
• ¿Cómo podrían reducirse los costes o erradicarse los
activadores? ¿El resultado cambiará nuestra política?
Examinar los componentes en base al “coste por unidad”
almacenada (tratada en la Unidad 5) y cómo mejorar.

44. ¿Hay un sistema de codificación de componentes/
productos lógico homogéneo, jerárquico y que funciona?
Examinar la variedad de componentes similares que se
pide para funciones similares en productos diversos.
¿Cuántas categorías de componentes pueden ser
candidatas a un ejercicio de reducción de variedad?
Dirigirse a los departamentos de Producción y Diseño
para agendar conversaciones sobre reducir la variedad
Considerar el ámbito para la reducción de variedad de
componentes comprados y almacenados.
acero

45. Medidas de inventario actualizadas y precisas en todas las
ubicaciones, movimientos de inventario, tipo y cantidad de
espacio disponible, y especificaciones para productos que
requieran un mantenimiento especial.
Una estrategia empresarial global que muestre los objetivos
de la empresa y cómo alcanzarlos.
Conocimiento de los requerimientos y preocupaciones de
nuestros clientes y la actuación y límites de nuestros
proveedores y procesos de producción.
Una metodología simple que nos ayude a establecer como
prioritarias las acciones que se realicen para mejorar el
funcionamiento de nuestros inventarios.
Establecer prioridades
Será necesario tener:

46. Primero
• ¿Hay medidas que deberían tomarse para evitar
perder un cliente?
• Planear cambios que mejoren el flujo de efectivo de
la empresa o reduzcan los requerimientos del capital
Segundo
• Considerar los objetivos y las ventajas a largo plazo
• Clasificar los proyectos asociados con la consecución
de objetivos según el tiempo de ejecución, las
ventajas y el periodo estimado de reembolso