Este documento presenta una introducción a la gestión de proyectos mediante redes de actividades. Explica los conceptos básicos de redes de actividades, incluyendo elementos, análisis CPM y PERT, cálculo de la ruta crítica y holguras, control de proyectos y cierre del proyecto. El objetivo general es definir el camino crítico y controlar las actividades planificadas de un proyecto para su correcta ejecución.

2. CONTENIDO
6.1. Redes de actividades. (Elementos de una
Red, con nodos y flechas.
6.2. Análisis de redes de actividades. CPM PERT.
6.3. Cálculos de la ruta crítica con holguras.
6.4. Probabilidad de cumplimiento de la
programación de un proyecto.
6.5. Control de proyectos (gráfica de avance y
gráfica de rendimiento).
6.6. Cierre del Proyecto (Informe y
retroalimentación).

3. DEFINICIÓN
Una red de actividades o proyecto es un conjunto de actividades
interrelacionadas entre sí, cada una con una duración y unos recursos
necesarios para llevarla a cabo.
OBJETIVO
Definir el camino crítico respecto a las actividades planificadas de un
proyecto.
PROBLEMA
El descontrol de eventos, secuencias, interrelaciones, tiempos y costos de las
actividades planificadas de un proyecto.
REDES DE ACTIVIDADES

4. ELEMENTOS DE UNA RED
Se llama evento al momento de iniciación o terminación de una actividad.
Se determina en un tiempo variable entre el más temprano y el más tardío
posible, de iniciación o de terminación.
El evento inicial se llama i y el evento final se denomina j. El evento final
de una actividad será el evento inicial de la actividad siguiente.
Las flechas indican el camino a seguir, pueden ser horizontales,
verticales, ascendentes, descendentes curvas, rectas, quebradas.
En los casos en que haya necesidad de indicar que una actividad tiene una
interrelación o continuación con otra se dibujará entre ambas una línea
punteada, llamada liga, que tiene una duración de cero. La liga puede
representar en algunas ocasiones un tiempo de espera para poder iniciar la
actividad siguiente.

5. CONSIDERACIONES
Para aplicar CPM o PERT se requiere conocer la lista de actividades
que incluye un proyecto.
Se considera que el proyecto está terminado cuando todas las
actividades han sido completadas.
Para cada actividad, puede existir un conjunto de actividades
predecesoras que deben ser completadas antes de que comience la
nueva actividad.
Se construye una malla o red del proyecto para graficar las relaciones
de precedencia entre las actividades.
En dicha representación gráfica, cada actividad es representada como
un arco y cada nodo (etapa) ilustra la culminación de una o varias
actividades.

6. CONSIDERACIONES
Al construir la red, debe evitarse lo siguiente:
1. Dos actividades que parten de un mismo evento y llegan a un
mismo evento. Esto produce confusión de tiempo y de
continuidad. Debe abrirse el evento inicial o el evento final en dos
eventos y unirlos con una liga.
1. Partir una actividad de una parte intermedia de otra actividad.
Toda actividad debe empezar invariablemente en un evento y
terminar en otro. Cuando se presenta este caso, a la actividad base
o inicial se le divide en eventos basándose en porcentajes y se
derivan de ellos las actividades secundadas.
1. Dejar eventos sueltos al terminar la red. Todos ellos deben
relacionarse con el evento inicial o con el evento final.

7. ANÁLISIS DE REDES DE ACTIVIDADES CPM
La técnica CPM se desarrolló con el objeto de contar con una herramienta eficaz
para la planeación, programación, ejecución y control de cualquier proyecto,
comprende procedimientos para medir y registrar el avance real del proyecto e
identificar el retraso que se tiene respecto al tiempo estimado con el fin de tomar
acciones remediadoras para cumplir con el programa establecido.
Pasos para la Implantación del CPM:
• Definir el proyecto en término de
actividades y eventos.
• Construir un diagrama de redes,
mostrando las relaciones entre ellos.
• Desarrollar una cotización del tiempo
de cada actividad.
• Calcular el tiempo para cada camino
en la red.
• Asignar recursos para garantizar el
logro óptimo de lo objetivos.

8. ANÁLISIS DE REDES DE ACTIVIDADES PERT
Es un sistema de análisis de la red de tiempo y eventos en la que se identifican las
diversas etapas de un programa o proyecto, adjudicándosele un tiempo a cada una
de ellas. Estos acontecimientos o etapas se colocan en una red que muestra las
relaciones de cada uno de ellos con los demás.
Cada círculo representa un evento: un plan de apoyo cuya finalización puede
medirse en un momento determinado.
Los círculos se enumeran en el orden en que ocurren los eventos.
Cada flecha representa una actividad, el elemento de un programa que consume
tiempo o el esfuerzo que se debe realizar entre los eventos.
El tiempo de actividad,
representado por los números
junto a las flechas, es el tiempo
transcurrido para completar
un evento.

9. ANÁLISIS DE REDES DE ACTIVIDADES PERT
El tiempo de espera (te) y la varianza (σ2) de cada actividad es determinada por:

10. CÁLCULO DE RUTA CRÍTICA CON HOLGURA
La aplicación del PERT-CPM deberá proporcionar un programa,
especificando las fechas de inicio y terminación de cada actividad. El
diagrama de flechas constituye el primer paso hacía esa meta. Debido a la
interacción de las diferentes actividades, la determinación de los tiempos de
inicio y terminación, requiere de cálculos especiales. Estos cálculos se
realizan directamente en el diagrama de flechas usando aritmética simple.
El resultado final es clasificar las actividades de los proyectos como críticas y
no críticas.
Se dice que una actividad es crítica si una demora en su comienzo causará
una demora en la fecha de terminación del proyecto completo. Una
actividad no crítica es tal que entre su tiempo de comienzo de inicio más
próximo y de terminación más tardío (como lo permita el proyecto) es más
grande que su duración real. En este caso, se dice que la actividad no crítica
tiene un tiempo de holgura.

11. CÁLCULO DE RUTA CRÍTICA CON HOLGURA
Los cálculos de la ruta crítica incluyen dos fases.
La primera fase se llama "cálculos hacía adelante", donde los
cálculos comienzan desde el nodo de inicio y se mueven al nodo de
terminación. En cada nodo se calcula un número que representa el
tiempo de ocurrencia más próximo del evento correspondiente. Estos
números se colocan sobre la flecha de la actividad (al inicio y final).
En la Segunda fase llamada "cálculos hacia atrás", comienzan los
cálculos desde el nodo de terminación y se mueven hacia el nodo de
inicio. El número calculado en cada nodo (colocados debajo de la
flecha de cada actividad) representa el tiempo de ocurrencia más
tardío del evento correspondiente.
El parámetro Holgura permite a los gestores del proyecto dirigir su
atención principal hacia las tareas de acuerdo con su mayor o menor
carácter crítico e influir o variar un amplio porcentaje de la ejecución
del proyecto, sin afectar a la duración final del proyecto

12. PROBABILIDAD DE CUMPLIMIENTO DE LA
PROGRAMACIÓN DE UN PROYECTO
Para calcular las probabilidades debemos saber cómo se comportan los tiempos.
Utilizando conceptos estadísticos, se afirma que estos tiempos se comportan
según una función normal de distribución:
Cuando el estadístico Z tiene un valor igual a 0, la probabilidad de cumplir los
plazos es del 50%,; cuando Z>0, la probabilidad de cumplir los plazos es superior
al 50%; y cuando Z<0, la probabilidad de cumplir los plazos es menor del 50%.
Si la probabilidad es inferior al 25% la aceptación del plazo temporal fijado
supone mucho riesgo, una probabilidad del 50% significa que es fácil terminar
en la fecha programada y, por último, probabilidades superiores al 60%
muestran la utilización de excesivos recursos en esa fase del proyecto.
Ts es el tiempo objetivo, es decir aquel
tiempo en el que pretendemos llegar a un
acontecimiento determinado.

13. CONTROL DE PROYECTOS
El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo
que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los
contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.
El control dentro de un proyecto se encarga de determinar con precisión
tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al
proyecto total.
Las formas efectivas de control consisten en utilizar gráficas que permitan
vigilar visualmente el desarrollo de las actividades. Ejemplos:
Gráfica de Avance
Gráfica de Rendimiento

14. CONTROL DE PROYECTOS (GRÁFICA DE AVANCE)
La Gráfica de Avance contiene, además de la red, una franja en la parte inferior que muestra el
porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo.
Las ordenadas
que se encuentran
en las divisiones
de tiempo marcan
la programación
para cada
actividad, para
cada proceso y
para todo el
proyecto.

15. CONTROL DE PROYECTOS (GRÁFICA DE RENDIMIENTO)
La gráfica de rendimiento sirve para observar el ritmo o velocidad de trabajo al mismo
tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo.
En la ordenada se
muestra una escala
con porcentajes y
en la abscisa los
días de duración
del proyecto más la
tolerancia
calculada.
Esta gráfica señala la meta final que se encuentra
sobre el renglón del 100% de eficiencia y la
coordenada del tiempo final del proyecto.

16. CIERRE DEL PROYECTO (INFORME Y RETROALIMENTACIÓN)
El cierre del proyecto es la culminación del proceso y el momento de hacer
balance del mismo. Durante el cierre se advierte lo bien o mal que se ha
terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos previstos.
Para poder cerrar un proyecto, es necesario que realmente se haya finalizado
el mismo, desde el punto de vista técnico, administrativo y contable,
procediendo al análisis de resultados y a capitular el curso de los hechos para
hacerse una idea clara de los objetivos cumplidos, de los que no se han
alcanzado, y de la utilidad futura en otros proyectos, del trabajo realizado.
Incluye:
Informe Económico.
Informe de situación final.

17. CIERRE DEL PROYECTO (INFORME Y RETROALIMENTACIÓN)
Informe Económico:
Resume los datos contables más significativos del proyecto sin entrar en detalles
(de eso se encarga el balance detallado de ingresos y gastos).
Informe de Situación Final:
Descripción general, en lenguaje no técnico, del ciclo de vida del proyecto,
desde la adjudicación hasta el cierre contable.
Debe contener:
Datos básicos del proyecto (nombre, responsable, duración, presupuesto,
etc.).
Descripción general de los hechos más significativos del mismo
(modificaciones, dificultades, medidas para resolverlas, relaciones con terceras
partes, posibles acciones futuras).
Cualquier otra información de interés.

18. CIERRE DEL PROYECTO (INFORME Y RETROALIMENTACIÓN)
Retroalimentación
La facturación de cualquier proyecto es obligatoria:
1) Si tenemos cliente para un proyecto que va a
generar beneficios se factura.
2) Incluso si el proyecto es para mejorar la
propia empresa (departamentos) se factura.
Esto se debe hacer por dos motivos:
En primer lugar por el efecto de organización y control.
En segundo lugar, por la detección de abusos (facturación
interna controlada).