2. METODOS DE CONTROL DE OBRA
¿QUÉ ES EL CONTROL DE OBRAS?
El control de obras es la actividad
que comprende la administración
de los recursos humanos,
financieros y materiales para
cumplir con los objetivos y
resultados establecidos en los
proyectos. El propósito principal es
llevar un seguimiento para
asegurarse que todos los procesos
y actividades necesarias para
llevar a cabo el proyecto se
realicen correctamente.
3. El control de obras incluye dentro de sus
funciones:
• la planificación,
• gestión de costos y cronogramas,
• gestión de riesgos,
• progreso del valor ganado,
• seguimiento de actividades y
• la previsión del proyecto.
Se trata de un proceso repetitivo y constante
para medir el estado de los proyectos y
pronosticar resultados probables en función
de mediciones realistas enfocadas hacía
mejorar el desempeño y los resultados.
4. Las fases en las que interviene el control de obra son las siguientes:
Planificación de proyectos:
El control de obras inicia su trabajo desde la planificación, uno de los pasos más
importantes en el que se involucran los directores de proyectos para planear
todos los pasos que se requieren para concluir el proyecto con éxito. Puede
involucrar planeación de fases, cronogramas, estructuras de desglose de trabajo
o estimaciones de costos.
La planificación de proyectos es la estructura que brinda soporte a todo el
desarrollo de una obra, mientras brinda una guía de trabajo para todos los
involucrados. Allí se encontrarán las estrategias de trabajo y los objetivos que
deben cumplirse.
5. Presupuesto:
El proceso del presupuesto es una de las actividades esenciales para calcular los costos
con precisión y comprender la realidad del presupuesto necesario para lograr desarrollar
el proyecto en el tiempo estimado.
Al dividir los presupuestos en fases, se obtiene un modelo presupuestal muy útil para
que los gerentes y miembros del equipo, puedan hacer un adecuado control y
seguimiento a lo largo del proyecto, logren establecer y corregir las desviaciones y
puedan tener conocimiento del flujo de efectivo requerido con la debida anticipación.
6. Gestión de riesgos:
El control de obras proporciona a los
proyectos, un enfoque meticuloso para
gestionar los riesgos. Se logra a partir de un
diagnóstico de los riesgos involucrados, para
asimismo crear medidas preventivas o
correctivas que eviten la ocurrencia de
eventos indeseables o mitiguen las
consecuencias de que estos se presenten
durante el desarrollo de la obra.
Así mismo, mediante el control de obras se realiza un monitoreo continuo de los posibles
riesgos y se desarrollan planes de contingencia para actuar en caso de presentarse
situaciones de emergencia, que sirvan para mitigar cualquier inconveniente. De esta
manera, se protege la integridad del proyecto y la del personal que lo ejecuta.
7. Gestión de cambio:
En muchas ocasiones, los proyectos se pueden desviar de sus estimaciones
originales, debido a una gran variedad de factores que no se tienen en cuenta a la
hora de realizar la planeación del proyecto. La gestión de cambio es la fase en la que
se rastrean los cambios o desviaciones, se determina su impacto para el proyecto y
se establecen las acciones correspondientes, tendientes a que el proyecto sufra el
menor impacto posible.
Mediante el control de obras se monitorean en tiempo real los cambios o
desviaciones presentadas, se evalúa su impacto en el proyecto y se presentan ante
los directivos o dueños del proyecto, las acciones requeridas para que no se afecten
los objetivos del proyecto.
8. Pronóstico:
Al aumentar la precisión de las estimaciones completas realizadas dentro del control de obras,
se tiene información valiosa que permite detectar de manera oportuna desviaciones en el tiempo
o en los costos, lo cual a su vez hace posible pronosticar de manera acertada la tendencia del
plazo o costos finales del proyecto.
El pronóstico sirve como comparación de los costos reales y comprometidos que permitan a los
controladores de obra, extrapolar un diagnóstico utilizando una combinación de fórmulas y
métodos de pronóstico estándar. Las actualizaciones regulares y oportunas permiten una
respuesta más inmediata y una acción correctiva cuando el proyecto comienza a desviarse.
Gestión de rendimiento:
Durante el proceso de control de obras se emplean indicadores de rendimiento para monitorear
cada una de las actividades que se ejecutan y en general las tendencias en los resultados del
proyecto. De acuerdo con lo informado por un análisis de PWC, una firma de consultoría, las
obras y proyectos que usan la información de una gestión de rendimiento tienen una tasa de éxito
del 68%, en comparación con una tasa de éxito del 7% para los proyectos que no aprovechan
esta información.
9. Administración de proyecto:
Una parte importante del control de obras, lo constituyen las actividades administrativas,
que ayudan a llevar con orden y control todos los demás procesos que hacen parte
del control de obras y en general del proyecto. Dentro de las actividades importantes a
adelantar se debe establecer un adecuado plan de comunicaciones y colaboración colectiva,
la organización de las reuniones periódicas, el levantamiento de las actas de las reuniones,
la divulgación y seguimiento de las lecciones aprendidas y en general la definición de la
interacción de los diferentes grupos de trabajo y flujo de información, entregables, informes,
etc.
10. El control de obras actúa como “un as bajo la manga”, ya que se ha demostrado
que el rendimiento del proyecto mejora significativamente cuando se implementa un
sistema de control. En caso contrario, al no desarrollar un control de obras, los
proyectos se pueden exponer a los siguientes problemas:
•Una gestión caótica
•Objetivos poco claros
•Perdida de recursos
•Planificación poco realista
•Altos riesgos
•Entregables de proyectos de baja calidad
•Proyectos que superan el presupuesto
•Entregas fuera de tiempo
En conclusión, mediante el control de obras se monitorean y analizan los posibles
escenarios que se presentan a lo largo de la ejecución del proyecto, para brindar
soluciones y recomendaciones que hagan posible cumplir los objetivos planeados y
obtener resultados en el tiempo y con el presupuesto estimado.
