1. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
APRENDICES:
FAJARDO PACHECO PAOLA ANDREA
GARCÍAGÓMEZ LAURAMARÍA
GARZÓN RODRÍGUEZROSAEDITH
GÓMEZ MONTAÑO SANDRAMERCEDES
HERNÁNDEZ ÁLVAREZ ÁNGELALETICIA
LEÓNLOVERAMARÍAALEJANDRA
MARTÍNEZ ESPINOSAIVÁN ORLANDO
MARTÍNEZ ESQUINAS XIMENALUCIA
MONTAÑO MARROQUÍN CONCEPCIÓN
MORENO CHAPARRO ANDREAMAYERLI
NEIRACÁRDENAS MARILY ANDREA
NEIRADELGADO MICHAEL
PRESENTADO A:
JENNY FERNANDACABRAPEREA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
COGUA, CUNDINAMARCA
2013
2. TABLA CONTENIDO
1. Administración de recursos humanos
1.1 Objetivos organizacionales y objetivos individuales
1.2 Políticas de la administración de personal
1.3 Subsistema de recursos humanos
1.4 Política de mantenimiento de RH
1.5 Subsistemas
2. concepto de Documentos
2.1 Tipos
3. Elaboración de Instructivos y formatos
3.1 Tipos y normas técnicas para su elaboración
3.2 Software aplicativo, graficadores y procesador de texto para elaborar
instructivos y formatos.
4. Metodología para actualizar instructivos y formatos.
5. Procesos: concepto, características, objetivos, propósitos,
identificación e interacción.
6. Concepto: Flujograma
6.1. Características
6.2. Tipos.
7. Simbología empleada en los flujogramas
8. Reglas para la elaboración de flujogramas.
9. Normas reglamentarias vigentes para validar los instructivos y
formatos (Revisión, modificación)
9.1 resolución reglamentaria 023 de 2005
9.2 Responsables de preparar y validar la información.
9.2.6 Normas de administracion publica
9.2.7 Requisitos en cuanto a procedimientos.
3. 9.2.8 Requisitos del sistema de gestión de calidad aplicables a la
documentación:
9.3 Requisitos generales del sistema de gestión de calidad:
9.4 Iso de recursos humanos de calidad
10 Procedimientos o formas para la validación de instructivos y formatos,
frente al proceso o procedimiento
4. INTRODUCCION
En este trabajo se hace referencia a la administración de recursos humanos
logrando así una mejor claridad de los conceptos y procedimientos que se llevan a
cabo para elaborar una estructura de talento humano, y por identificar la jerarquía
de la organización.
5. OBJETIVOS
1. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS SISTEMAS Y
SUBSISTEMAS.
Este subsistema se encarga de:
De la política y estructura de remuneraciones
Dela descripción de los puestos de trabajo
De la formación de recursos humanos
PROPISTO DE LA ADMINISTRACION DE PERSONAL
El propósito fundamental de la administración de recursos humanos es
proporcionar a las organizaciones una fuerza laboral eficiente. La administración
de recursos humanos alcanza sus propósitos mediante la satisfacción de sus
objetivos
1.1 OBJETIVOS ORGANIZACIONALES Y OBJETIVOS INDIVIDUALES
Individuales
Salario, beneficios sociales,
seguridad, estabilidad en el
empleo, condiciones de
trabajo desarrollo
profesional.
Utilidades productividad,
calidad, bajos costos,
participación de mercado,
satisfacción del cliente.
Organizacionales
6. DESAFIOS DE LA ADMINISTRACION DE PERSONAL.
OBJETIVOS ARH
Basados en principios éticos y socialmente responsables
OBJETIVOS COORPORTATIVOS
La ARH es solamente un instructivo para que la organización logre sus metas.
Apoya la labor de los directivos.
Cumplimiento de las leyes.
Servicios que presta la organización
relaciones obrero- patronales.
OBJETIVOS FUNCIONALES
Mantener la contribución de los RH en un nivel adecuado a las necesidades de la
empresa.
OBJETIVOS PERSONALES
Para que la fuerza de trabajo se pueda mantener, retener y motivar es necesario
satisfacer las necesidades individuales de sus integrantes.
1.2 POLITICAS DE LA ADMINISTRACION DE PERSONAL
Estas son reglas que se establecen para dirigir funciones y asegurar que estas se
desempeñen desacuerdo con los objetivos deseados.
7. Son orientaciones administrativas para impedir que los empleados desempeñen
funciones que no desean o pongan en peligro el éxito de funciones especificas.
Las políticas de recursos humanos se refieren a la manera como las
organizaciones aspiran a trabajar con sus miembros para alcanzar por medios de
ellos los objetivos organizacionales.
1.3 SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS.
Subsistema de provisión
Subsistema de aplicación
Subsistema de mantenimiento
Subsistema de desarrollo
Subsistema de control
Donde reclutar Rh (fuentes internas o externas), en que condiciones reclutar
(técnicas de reclutamiento)
Criterios de selección de RH y estándares de calidad para la admision, aptitudes
físicas, intelectuales, experiencia y potencial de desarrollo
Como integrar con rapidez y eficacia a los nuevos miembros a la organización.
PROCESO: Investigación y reclutamiento
SUBPROCESO: Selección integración
Como determinar los requisitos básicos de la fuerza laboral (intelectuales, físicos
etc.. ) para el desempeño de las tareas y funciones del conjunto de cargos de la
organización.
8. Criterios de planeación, distribución y traslado interno de RH, que considere la
posición inicial y el plan de carrera.
Criterios de evaluación del desempeño (calidad y adecuación de los RH).
APLICACION
Análisis de descripción de cargos
Planeación y distribución de RH
Plan de carrera
Evaluación de desempeño.
1.4 POLITICA DE MANTENIMIENTO DE RH
o Criterios de remuneración directa, que tenga en cuenta la evaluación del
cargo y los salarios en el mercado del trabajo.
o Criterios de remuneración indirecta, que tenga en cuenta los programas de
beneficio sociales mas adecuados considerando practicas en el mercado
laboral.
o Como mantener un clima laboral adecuado y personal motivado,
participativo y productivo.
o Criterios de higiene y seguridad
PROCESO MANTENIMIENTO
Adm. Salarios
Plan de beneficios sociales
Higiene y seguridad
Relaciones laborales.
9. o Como mantener una base de datos capaz de suministrar información
necesaria para el análisis cuantitativo y cualitativo de la fuerza laboral.
o Criterios para mantener una auditoria permanente a la aplicación y
adecuación de las políticas y los procedimientos.
CONTROL
Base de datos
Sistemas de información
Auditoria RH
1.5 SUBSISTEMAS
SUBSISTEMADEPRONÓSTICO
SUBSISTEMA DE PLANIFICACIÓN
SUBSISTEMA DE PROVISIÓN
SUBSISTEMA DE PROGRAMACIÓN
SUBSISTEMA DE CONTROL
SUBSISTEMA DE COMPENSACIÓN
Estos subsistemas están estrechamente interrelacionados y son
interdependientes, como se observa en la figura. Su interacción hace que
cualquier cambio que se produzca en uno de ellos tenga influencia en los otros, la
cual, a su vez, realimentará nuevas influencias en los demás, y así
sucesivamente.
La concepción de las actividades de la administración de recursos humanos en
términos de sistemas implica en primer lugar la de las fronteras del sistema, que
señala en punto en que da principio al ambiente externo. El entorno constituye un
elemento importante porque la mayor parte de los sistemas son sistemas abiertos.
Un sistema abierto, es aquel que puede ser afectado por el entorno. Las
organizaciones y las personas son influidas por el entorno en que existen y, por
10. tanto, son sistemas abiertos. Asimismo, el departamento de recursos humanos
constituye un sistema abierto, influido y dependiente en gran medida de su
entorno.
2. CONCEPTO DE DOCUMENTO:
Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al
mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que
pruebe o acredita algo". Este sería el Concepto general de documento.
La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión
en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en
imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte
informáticos.
Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho
fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar
o acreditar algo.
Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos
válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada
Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan
atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos
públicos o privados.
Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y
eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás
documentos aunque con algunas salvedades:
En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la
Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.
11. Los documentos pueden clasificarse de muy diversas formas, dependiendo del
punto de vista que se adopte. En la Biblioteca y en función de su contenido, los
principales documentos que podemos encontrar son:
Libros: Publicaciones no periódicas. Su contenido puede ser muy variado y
pueden presentarse en uno o varios volúmenes.
Publicaciones periódicas: Cualquier publicación que aparece por entregas
sucesivas sin limitación previa respecto a su duración y, en general, con una
periodicidad dada. En general se las denomina revistas, pero cuando la
periodicidad es diaria, se les llama diarios.
Documentación de congresos: Acostumbran a presentarse con la denominación
de actas (Proceedings, en inglés) y recogen las aportaciones de la comunidad
técnico-científica sobre un tema específico.
Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido al
control de una institución universitaria en vistas a la obtención de un título o
diploma en esta Institución.
Bibliografías: Describen y clasifican referencias de documentos con el fin de
darlos a conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo intelectual.
Catálogos: Son colecciones de registros bibliográficos de diferentes documentos:
Libros, revistas, vídeos, mapas, etc… Es un instrumento que nos permite
identificar y localizar documentos ya que, a diferencia de las bibliografías, se
caracterizan por indicar la localización del documento original.
Bases de datos: Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma
determinada, que se presenta normalmente en forma legible por ordenador, y se
refieren a una materia concreta, organización o asunto. Permite al investigador
una búsqueda exhaustiva y son de fácil actualización. Actualmente son la mayor
12. fuente de referencias de trabajos científicos (generalmente de revistas) y se han
convertido en las fuentes de información secundarias por excelencia.
Repertorios: Colección o recopilación de obras, datos, preceptos o reglas sobre
una temática determinada.
3. ELABORACIÓN DE INSTRUCTIVO
En Wikiagro un Instructivo es una guía para aprender a hacer un proceso
relacionado con recursos naturales, incluyendo: Agricultura, Pastoreo, Suelos,
conservación del medio ambiente, y Forestación.
un Instructivo describe generalmente procesos que se hacen en una computadora,
usando herramientas como GIS o Excel. Puede tratar desde temas básicos de
como empezar a aprender a usar una herramienta GIS hasta de temas
especializados de procedimientos agronómicos.
Ejemplos:
GGS1-3-Referencias
GGS3-Modulo Servicios
Estructura de un Instructivo:
Instructivo generalmente tiene las siguientes secciones, aunque esta estructura
se puede modificar si hace falta:
Pautas a tener en cuenta cuando se hace un Instructivo
Un Instructivo esta orientado más a la Práctica que hacia la Teoría. Si necesita
hacer referencia a información de soporte teórico, incluya un link al articulo, ya sea
en la explicación misma o bajo 'Artículos relacionados'
13. Un Instructivo usa datos específicos, y en lo posible los Datos de Ejemplo
Estándar, ver abajo
Un Instructivo describe un proceso con un objetivo, deben ser claros y simples,
y proveer la información mínima necesaria para hacer el proceso.
Un Instructivo no debe hablar de las varias posibilidades de una herramienta
determinada, solo explicar la opción que se usa para este proceso. Por ejemplo
si se usa una herramienta de Zoom por recuadro,hace falta explicar las varias
otras opciones para hacer Zoom, es preferible solamente agregar un link a
la referencia de Zoom.
Un Instructivo debe ser corto y granular. En lugar de hacer un Instructivo largo es
preferible dividirlo en varios instructivos mas cortos.
Como se crea un Instructivo?
Un Instructivo es un tipo de Articulo de Wikiagro, así que para crearlo seguir las
instrucciones de Como crear un Articulo. Una vez creado el Articulo aplicarle el
template de Instructivo, ver __Como aplicar un Template a un Articulo
Los textos instructivos tienen la intención de dirigir las acciones del lector; son las
instrucciones que están presentes diariamente en nuestra vida cotidiana, tanto en
la escuela como fuera de ella. El uso mismo de los medios tecnológicos nos exige
seguir instrucciones, obligándonos en ciertos casos al manejo de este tipo de
textos de instrucción. Los textos instructivos tiene el propósito de orientar los
procedimientos en forma detallada, clara y precisa para realizar alguna actividad
ya sea simple o compleja.
Dichos textos guían sobre como accionar algún aparato o sistema como por
ejemplo: manuales de uso de tecnologías, guías de reparación de artefactos, etc.
algunos explican como elaborar algo a partir del seguimiento de instrucciones
utilizando ciertos elementos, dividiéndose el texto en la lista de materiales
requeridos y el procedimiento en sí. Como ejemplo están las recetas de cocina
comer usar un determinado producto (Ej: lámpara), las guías de tejido de
14. vestimenta con determinadas técnicas, manuales de construcción de muebles por
piezas, etc.
¿Qué son los textos instructivos? Los textos instructivos son las instrucciones que
están presentes diariamente en nuestra vida cotidiana, tanto en la escuela como
fuera de ella. El uso mismo de los medios tecnológicos nos exigen seguir
instrucciones permitiéndonos el manejo de este tipo de textos instruccionales. Los
textos instructivos tiene el propósito de orientar los procedimientos en forma
detallada, clara y precisa para realizar alguna actividad ya sea simple o compleja,
según dos características:
Guían sobre como accionar algún aparato o sistema como por ejemplo: los
manuales de uso de materiales tecnológicos, arreglar artefactos, etc. Explican
como elaborar algo a partir de elementos y procesos, dividiéndose en la lista de
elementos o materiales requeridos y el procedimiento en sí, desarrollando las
instrucciones. Por ejemplo: Una receta de cocina, como tejer un suéter, etc.
Una vez creado un Instructivo lo puede categorizar y agregar a su Curso o Portal
Objetivo de Un Instructivo
Presenta brevemente el propósito que se persigue con la aplicación del instructivo
debe ser construido con claridad y conveniencia, que permita a la lector conocer
su contenido a primera vista, sin requerir consultarlo a fondo.
Desarrollo de Un Instructivo
Establece las generalidades, los requerimientos las políticas o las disposiciones
que deben ser tenidas en cuenta para la ejecución de la actividad.
Flujo grama de Un Instructivo
Establece las actividades secuenciales para el desarrollo de un instructivo.
El software SIG está diseñado para controlar la documentación aprobado por el
Sistema Integrado de Gestión SIG, identificando el documento, asegurando que
15. las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles
permanentemente, asegurando que los documentos permanecen legibles y
fácilmente identificables por cualquier usuario interno o externo del sistema y
previniendo el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicándoles una
identificación y disposición adecuada.
Formatos
En informática, el formato de un disco es la forma en que están dispuestos los
datos en él. Hay dos tipos de formatos, el físico y el lógico, por lo general los
usuarios solo manejan el lógico.
Un formato de un archivo es una forma particular de codificar información para ser
almacenamiento. Existen diferentes tipos de formatos para diferentes tipos de
información. Por esto existen formatos de gráficos, formatos de audio, formatos de
animación, formato de documentos, etc.
Tipo de documento Tipo de Formato Explicación
Texto .doc Extensión de Microsoft Word.
Txt: Texto sin formato, no admite gráficos ni imágenes, se puede transportar
posteriormente a cualquier formato.
Lo podemos utilizar en el bloc de notas.
Rtf: Es un tipo de texto con formato, se suele denominar enriquecido y puede
verse con Word pero con la diferencia de .doc es que no acepta macros.
Pdf: Relacionado con los archivos Adobe Acrobat. Estos archivos son los más
extendidos para la difusión de documentos a través de Internet ya que permiten
visualizar los contenidos del trabajo guardado bajo este formato exactamente igual
en cualquier PC del mundo e imprimirse con las mismas características. Para
poder editar o crear estos archivos debemos disponer de Adobe Acrobat (no
16. gratuito) aunque si únicamente necesitamos leer o imprimir esos documentos,
podemos hacer uso de la aplicación gratuita Adobe Acrobat Reader.Hojas de
cálculo .xls Extensión de Microsoft Excel, aunque también es compatible
con Star Officede Sun o KOffice de KDE.
.xlt: Plantilla de Excel pero que se guardan con extensión diferente.
.Csv: Esta extensión es usada en archivos de texto que no se desea que
contengan caracteres del programa generador, como ejemplo un archivo de Excel
que se desea grabar en formato texto para ser usado por otras aplicaciones o
programas. Este tipo de formato es muy útil como "intermediario" entre programas
o archivos de formato desconocido y programas estándar.
Presentaciones .ppt Extensión de Microsoft de Power Point.
Pps: Extensión de Microsoft de Power Point.
.pot Plantilla de Power Point.
Documentos gráficos .jpg Estos archivos contienen fotografías e imágenes
que pueden ser visualizadas con cualquier navegador de Internet o también con
aplicaciones específicas de edición y visualización.
.gif : Estos archivos contienen fotografías o gráficos. Pueden visualizarse con
cualquier navegador de Internet, pero es mucho más conveniente tratar este tipo
de imágenes con programas especiales de fotografía, tanto para visualizarlas
como para retocarlas. Link para descargarse algún programa.
Png: Formato gráfico compatible con todas las aplicaciones para Internet y
navegadores.
.tif o .tiff: Es un archivo de imagen que no posee compresión, pero que es
capaz de manejar texturas para ciertos programas y puede manejar
17. transparencias. Es utilizado en cierta cantidad de juegos para darle una mejor
textura a los gráficos, Este formato de archivo puede verse con casi cualquier
editor gráfico.
True Type Font: Archivo que contiene la información necesaria para que los
programas puedan usar un determinado tipo de letra. Puede haber numerosos
archivos con características distintas para mostrar tipos de letra realmente
originales; estos tipos de letra también se llama "fuentes". En Windows, las
fuentes Ttf: están guardadas dentro del directorio de instalación de Windows, en
una carpeta llamada FONTS. Si la abrimos, veremos numerosos archivos que
llevan esta extensión.
Audio .wav: Los archivos WAV pueden contener cualquier tipo de información
audible y dispone de un rango de calidades muy amplio, aunque suele ocupar
mucho espacio en disco. Para poder oír estos archivos necesitamos una
aplicación que permita su reproducción. Por lo general todos los sistemas
operativos contienen alguna aplicación que posibilita hacerlo. Windows cuenta de
serie con un programa llamado Windows Media Player; simplemente haciendo
doble click sobre el archivo podremos oirlo.
Mid: Se puede reproducir con cualquier reproductor de sonido.
.mp3: Formato para compresión de audio basado en técnicas de compresión
como loss y compress que consiste en eliminar los sonidos que no capta el oído
humano y así se reduce el tamaño del audio.
.ogg: Es un archivo de música más avanzado que el mp3, con alta calidad y
mayor compresión. El WinAmp3 ya reproduce este archivo. Más información en
lapágina oficial sobre OGG .
18. Vídeo .mpg: Muchos de los vídeos que podemos obtener desde Internet o
conseguir en cualquier otro medio de difusión, tienen esta extensión. Para poder
ver la "película" que contiene, por lo general no se precisa ninguna aplicación
especial ya que cualquier sistema operativo dispone de ellas.
Avi: En el pueden visualizarse películas o tomas de vídeo. Existen numerosos
programas que pueden abrir este formato de archivo y prácticamente todos los
sistemas operativos cuentan con un reproductor de archivos de vídeo que nos
permitirán disfrutar su contenido. En Windows podemos usar "Windows Media
Player".
Mov: Este tipo de archivo sólo se puede ver con Quick Time u otros
reproductores como Moopeg, ya que "Windows Media Player" no lo reconoce.
Animación .swf: Archivo de Flash Player Movie. Se genera con aplicaciones
como Macromedia Flasch y puede abrirse fácilmente con los navegadores
Web..zip: Popular formato de archivos comprimidos. Para poder visualizar su
contenido y extraer los archivos que contiene podemos usar el conocido programa
WinZIP.
Arc:Para poder visualizar su contenido se necesita el programa Winrar.
6. CONCEPTO DIAGRAMA DE FLUJO:
El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representación gráfica del
algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como programación, economía,
procesos industriales y psicología cognitiva.
Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que representan los
pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que
conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.
19. A continuación se observará de tres autores diferentes el concepto de Flujograma
o Diagramas de Flujo:
Año 1.997:
Guillermo Gómez Cejas: El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que
expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o
parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o
propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de
las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el
tiempo empleado, etc.
Año 1.993:
Idalberto Chiavenato: El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que
representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la
secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables
de su ejecución.
Año 1.995:
Francisco Gómez Rondón: El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la
representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
6.1 Características:
Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de
término.
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar
presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del
proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, así como las
terceras partes interesadas.
20. Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
Identificar quién lo empleará y cómo.
Establecer el nivel de detalle requerido.
Determinar los límites del proceso a describir.
Características de los Flujogramas según Guillermo Gómez Cejas. Año 1.997:
•Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá
quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser
prácticos.
•Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas
y confusas en su interpretación.
•De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten
observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea
que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar
estos rasgos o detalles principales.
Características de los Flujogramas según Idalberto Chiavenato. Año 1.993:
•Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del
procedimiento.
•Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
•Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente
operará el nuevo procedimiento.
Características de los Flujogramas según Francisco Gómez Rondón. Año 1.995:
21. •De uso, permite facilitar su empleo.
•De destino, permite la correcta identificación de actividades.
•De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.
•De interacción, permite el acercamiento y coordinación.
•De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
•De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.
6.2 TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO
Por su presentación:
De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar
determinados aspectos.
De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión.
Por su formato:
De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y
de izquierda a derecha.
De formato horizontal: En el que la secuencia de operaciones va de izquierda a
derecha en forma descendente.
De formato tabular: También conocido como el formato columna panorámico, en el
que se presenta una sola carta del flujo total de las operaciones, correspondiendo
a cada puesto o unidad de columna.
De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas,
materiales, o bien la secuencia de operaciones donde se realizan.
22. Por su propósito:
De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna
descripción de operaciones.
De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quien o en
donde se realiza y en qué consiste ésta.
De método: Muestra la secuencia de operaciones, las personas que las realiza y la
manera de hacerlas.
Analítico:
Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación
sino también para qué sirven.
De espacio:
Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
Combinados:
Emplean dos o más diagramas de forma integrada.
De ilustraciones y texto:
Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos.
7. SIMBOLOGÍA EMPLEADA EN LOS FLUJOGRAMAS
•Círculo: Procedimiento estandarizado.
•Cuadrado: Proceso de control.
•Línea ininterrumpida: Flujo de información vía formulario o documentación en
soporte de papel escrito.
23. •Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.
•Rectángulo: Formulario o documentación. Se grafica con un doble de ancho que
su altura.
•Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etcétera). Se
grafica con un cuádruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los
formularios.
•Triángulo (base inferior): Archivo definitivo.
•Triángulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio.
•Semi-óvalo: Demora.
•Rombo: División entre opciones.
•Trapezoide: Carga de datos al sistema.
•Elipsoide: Acceso por pantalla.
•Hexágono: Proceso no representado.
•Pentágono: Conector.
•Cruz de Diagonales: Destrucción de Formularios.
24.
25. 8. REGLAS PARAELABORAR UN DIAGRAMADE FLUJO
En un diagrama de flujo se representa de manera gráfica una serie de pasos a
seguir para alcanzar la solución de un problema. Los símbolos presentados,
colocados adecuadamente, permiten crear una estructura gráfica flexible que
ilustra los pasos a seguir para alcanzar el resultado específico.
A continuación se presentan los pasos para la realización de un diagrama de flujo:
1. Todo diagrama debe de tener un inicio y un fin.
26. 8
2. Las líneas utilizadas para indicar la dirección del flujo del diagrama deben ser
rectas, verticales y horizontales.
27. 3. Todas las líneas utilizadas para indicar la dirección del flujo del diagrama deben
estar conectadas. La conexión puede ser a un símbolo que exprese lectura,
proceso, decisión, impresión, conexión o fin de diagrama.
4. El diagrama de flujo debe ser construido de arriba hacia abajo y de izquierda a
derecha
5. La notación utilizada en el diagrama de flujo debe ser independiente del
lenguaje de programación. La solución presentada en el diagrama puede
escribirse posteriormente y fácilmente en diferentes lenguajes de programación.
6. Es conveniente cuando realizamos una tarea compleja poner comentarios que
expresen o ayuden a en tender lo que hicimos.
7. Si el diagrama de flujo requiriera más de una hoja para su construcción,
debemos utilizar los conectores adecuados y enumerar las páginas
convenientemente.
8. No puede llegar más de una línea a un símbolo.
28. 9. NORMAS REGLAMENTARIAS VIGENTES PARA VALIDAR LOS
INSTRUCTIVOS Y FORMATOS (REVISIÓN, MODIFICACIÓN)
9.1 RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 023 DE 2005
Que el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia consagra que el control
fiscal es una función pública, que se ejercerá en forma posterior y selectiva,
conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley, para
vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que
manejen fondos o bienes públicos
ARTÍCULO PRIMERO.- Objetivo: Todos los sujetos de Control de la Contraloría
de Bogotá D.C. deberán hacer entrega de la información contractual de las
vigencias de 2001 a 2005, en archivos planos, de acuerdo con el instructivo
anexo, el cual hará parte integral de la presente resolución.
Que la Resolución Reglamentaria No. 024 de 2004, establece la presentación de
información a la Contraloría de Bogotá D.C., y específicamente lo relacionado con
la información contractual, contemplado en el numeral 11 del artículo 12, los
29. numerales 12 y 13 del artículo 13 y el numeral 4 del artículo 15, los cuales es
necesario modificar para ajustarlos a los nuevos formatos que contemplan el
Sistema de Información Contractual de las Entidades sujetos de control.
Que la Resolución Reglamentaria 032 de 2003 expide el reglamento para la
vigilancia de la Gestión Fiscal en las Curadurías Urbanas, y específicamente el
artículo noveno establece el Anexo No. 2 para rendir semestralmente la
información de contratos suscritos, el cual es necesario modificar para ajustarlo a
los nuevos formatos que contemplan el Sistema de Información Contractual de las
Entidades sujetos de control (el ministro del ambiente y energía la ministra de
salud, el ministro de obras públicas y transportes el ministro de agricultura y
ganadería, y el ministro de economía, industria y comercio).
Que de conformidad con lo previsto en los artículos 268 y 272 de la Carta
Superior, en concordancia con los artículos 109 del Decreto Ley 1421 de 1993 y
32 del Acuerdo 24 de 2001, el Contralor de Bogotá, D.C., está facultado para
prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas de los sujetos pasivos de
vigilancia de competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C.
9.2 ISO DE RECURSOS HUMANOS DE CALIDAD
Este nos habla de que tenemos que verificar los formatos y instructivos, tiene
como objetivo lograr la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus
requisitos y los requisitos legales y reglamentarios aplicables. De este modo, los
productos y servicios que ofrece el sistema tienen que satisfacer de forma
consistente las necesidades de los clientes.
En los párrafos a) y b) “requisitos reglamentarios” se ha cambiado por “requisitos
legales y reglamentarios” para reflejar el intento original de abarcar los
reglamentos y leyes escritas. La palabra “legales” se ha añadido para garantizar
30. que los usuarios comprendan que se deben tener en cuenta las leyes escritas en
la implantación del sistema de gestión de la calidad.
Ley: una ley aprobada por un organismo legislativo como un congreso o un
parlamento.
Reglamento: una regla autorizada (por lo general, dictada por la autoridad
ejecutiva de un gobierno) que tiene fuerza de ley.
El párrafo b) de la nota se ha añadido para clarificar el propósito original de ISO
9001:2000.
Provechar el potencial de las personas integradas en el Sistema de Gestión de la
Calidad:
Fomentar la polivalencia
Fomentar el trabajo en equipo
Proveerlas de la formación necesaria
Promover la actitud positiva
Hacerlas participar en la implantación y seguimiento del SGC.
9.2.1 REQUISITOS GENERALES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD:
Identificación de los distintos procesos necesarios para el Sistema de Gestión de
Calidad y su aplicación en la organización.
Determinar la secuencia e interacción de los procesos, definiendo el alcance de
cada proceso (inicio y final) y las interacciones, lo que es salida de un proceso es
entrada de otro.
31. Asegurarse de la eficacia de las operaciones y de su control, en otras palabras
determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la
operación como el control de los procesos sean eficaces.
Asegurarse de que se dispone de recursos y medios necesarios para apoyar los
procesos y realizar el seguimiento de los mismos.
Medir y analizar los procesos de forma continua, para lo cual se precisa de un
seguimiento, medición y análisis de estos procesos. En ésta etapa hay que
identificar la información y resultados que interesa conocer, como registrarla y el
análisis de la misma.
La información y análisis dará lugar a acciones para rectificar y alcanzar los
resultados planificados, siempre bajo la máxima de mejora continua.
Los procesos que son externos a la organización, es decir contratados a
proveedores externos han de ser controlados, por lo que debemos establecer con
el proveedor los métodos de control a utilizar y realizar el seguimiento como si los
procesos fueran propios.
Por supuesto para gestionar, hacer y controlar el sistema según estos requisitos
generales se precisa de documentación, procedimientos, registros etc.
9.2.2 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
APLICABLES A LA DOCUMENTACIÓN:
Todos estos requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, giran en torno a los
procesos. En el desarrollo de un proceso interviene, Formación, Tecnología,
Infraestructura, Personal y se controla mediante inspecciones visuales y
mediciones. Lo que se pretende es que si mejora cada uno de los procesos de
forma independiente ello implicará la mejora y optimización de todo el conjunto de
32. la organización y con ello mejorará el producto o servicio objeto final de la
organización.
Para lograr estos fines la Organización debe disponer de recursos e información,
obtenidos por estudio, medición, análisis de los resultados de cada proceso y
comparación con los objetivos.
Todo el Sistema de Gestión de Calidad debe estar documentado, por lo que es
preciso de unos requisitos generales en torno a la documentación.
Los requisitos generales que detalla la norma ISO 9001 dedicados a definir la
documentación mínima necesaria se centran en definir todas las actividades de un
modelo claro en documentos, trasladas los resultados de las mediciones y control
a otros documentos llamados registros de calidad, formando así una estructura
documental que permite realizar un seguimiento de todas las tareas, sus
resultados y permite establecer bases para la mejora futura, dado que la
organización está enfocada a un sistema de mejora continua.
La documentación necesaria, independientemente del tipo de soporte que
apliquemos está definida por la norma ISO 9001 en la siguiente relación,
enumerada con criterios mínimos.
Política de Calidad y objetivos de la calidad documentados
Manual de Calidad
Procedimientos documentados tanto exigidos por la norma como los que la
organización decida aplicar e incluir en el sistema de gestión.
Cuantos documentos y registros se estimen necesarios para alcanzar la
planificación, operación y control eficaces de los procesos
Instrucciones de trabajo que se consideren necesarias
Planes de calidad, si se consideran necesarios
33. Si bien la Política de calidad y objetivos de calidad se han expuesto en entradas
del blog independientes, al igual que el manual de calidad, los requisitos en cuanto
a documentos y registros se exponen a continuación.
9.2.3 REQUISITOS EN CUANTO A PROCEDIMIENTOS.
Todo el sistema de gestión de calidad debe estar soportado por lo que
denominamos procedimientos documentados, unos obligatorios y otros se
desarrollaran o no a criterios de la organización.
Cuando la norma menciona "procedimiento documentado" se refiere a que el
procedimiento en cuestión tiene que superar cuatro fases, que sea:
establecido,
documentado,
implementado
mantenido.
Los requisitos en cuanto a procedimientos mínimos que la norma exige son:
Procedimiento para el control de documentos
Procedimiento para el control de los registros de calidad
Procedimiento de planificación y realización de auditorias
Procedimiento de control de productos no conformes
Procedimiento de acciones correctivas
Procedimiento de acciones preventivas
En lo referente a los requisitos generales sobre registros. La norma exige
igualmente una serie de registros mínimos.
Los registros de calidad, servirán para realizar los estudios pertinentes y
establecer bases de actuación, principalmente la información histórica, para
34. futuras mejoras. Como mínimo la norma establece como obligatorios los
siguientes requisitos:
Registros sobre la educación, formación, habilidades y experiencia del
personal Revisión del sistema por la dirección
Evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante
cumplen los requisitos
Resultados de la revisión de los requisitos relacionados con el producto y
de las acciones originadas por la misma.
Resultados de la revisión del diseño y desarrollo de cualquier acción que
sea necesaria
Elementos de entrada para el diseño y desarrollo
Resultados de la validación del diseño y desarrollo de cualquier acción que
sea necesaria
Resultados de la verificación del diseño y desarrollo de cualquier acción
que sea necesaria
Registros de la revisión de los cambios en el diseño y desarrollo y cualquier
acción que sea necesaria
Resultados de las evaluaciones de proveedores y de cualquier acción
necesaria que se derive de las mismas
Los registros requeridos por la organización, para demostrar la validación
de los procesos donde los productos resultantes no pueden verificarse
mediante actividades de seguimiento y medición posteriores
Identificación única del producto
Registros de la pérdida, deterioro o tratamiento inadecuado de los bienes
propiedad del cliente(
La base empleada para la calibración o verificación de equipos de medición
cuando no existen patrones de medición nacionales o o internacionales Validez de
los resultados de las mediciones anteriores cuando no se detecte que el equipo de
medición no está conforme con los requisitos
35. Resultados de la calibración y la verificación del equipo de medición
Resultados de la auditoría interna y de las actividades de seguimiento
Identificación de las personas responsables de la liberación del producto
Naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada
Resultados de las acciones correctivas
Resultados de las acciones preventivas
En cuanto a los requisitos generales relativos a las instrucciones y planes de
calidad, lo deja al arbitrio de la Organización. No establece ningún requisito ni
obligatoriedad, aunque considero que es imprescindible para la Organización
establecer instrucciones de trabajo y por supuesto unos planes anuales de
calidad. Sometiéndose a los mismos requisitos que el exigido a cualquier
procedimiento documentado.
El desarrollo, implantación y mantenimiento de los documentos y registros, está
sujeto a una serie de normas y consideraciones, de obligado cumplimiento.
9.2.4 NORMAS DE ADMINISTRACION PUBLICA
Los formularios e instructivos que forman parte de este manual han sido
preparados para que las jurisdicciones y entidades de la Administración Pública
Nacional formulen sus anteproyectos de presupuesto bajo esquemas
metodológicos uniformes.
A los efectos de proyectar el impacto del Sector Público sobre la
macroeconomía, se prevé dar continuidad a la formulación del Presupuesto
Plurianual, consistente en proyectar tanto el año que se presupuesta como
también los dos años subsiguientes, generándose de esta manera una previsión
36. que ayudará a una mejor toma de decisiones en materia de políticas globales y
sectoriales. De esta manera, la Oficina Nacional de Presupuesto realiza la
comunicación de los techos presupuestarios a las jurisdicciones y entidades para
dicho trienio, a fin de que las mismas programen sus gastos con sujeción a dichos
techos.
La información solicitada se requiere a nivel general de la jurisdicción o entidad y
por cada una de las categorías programáticas.
La información a nivel general, en la mayoría de los casos, surge por
consolidación de la requerida a nivel de las categorías programáticas. Tal es el
caso, por ejemplo, del cuadro de recursos humanos y los cuadros que resumen
los créditos presupuestarios por programas y por inciso. En las categorías
programáticas, por su parte, se solicita información de los elementos que
sustentan la programación, con la finalidad, para quienes tienen que analizar y
aprobar el proyecto de presupuesto, de apreciar los tipos de bienes o servicios a
producir en el ejercicio presupuestario, así como los recursos reales y financieros
necesarios para su materialización. Asimismo, los formularios e instructivos se han
diseñado teniendo presente que la información requerida no sólo pueda ser
producida por la jurisdicción o entidad para el cumplimiento de la formulación del
anteproyecto de presupuesto, sino que a la vez sea útil para su propia gerencia.
Por otra parte, los datos exigidos serán de vital importancia para los órganos
centrales de conducción del sistema presupuestario público, ya que los mismos
podrán, por consolidación o agrupación, realizar los análisis macroeconómicos
que consideren necesarios y, por ende, conocer anticipadamente los efectos del
presupuesto en el resto de la economía. Cabe señalar que los formularios que se
detallan son válidos para obtener información que debe remitirse a la Secretaría
de Hacienda una vez que esté aprobada por la máxima autoridad de la jurisdicción
o entidad. Asimismo, debe puntualizarse que la carga del anteproyecto por parte
de los responsables del mismo, así como las unidades físicas de los gastos en
personal, se efectuará haciendo uso de los respectivos sistemas de información e
37. SIDIF-FOP y e PROA. Finalmente, y con el propósito de garantizar una correcta
formulación del presupuesto, la Subsecretaría de Presupuesto, a través de la
Oficina Nacional de Presupuesto, adiestrará al personal que trabaja en las
unidades de presupuesto de las jurisdicciones y entidades en el uso de las
normas, formularios e instructivos incluidos en el presente documento, a la vez
que prestará, en forma permanente, la asistencia técnica necesaria para la carga
de la información en forma computarizada y aclarará cualquier duda que surja con
motivo de su interpretación y uso
9.2.5 RESPONSABLES DE PREPARAR Y VALIDAR LA INFORMACIÓN.
Son responsables de preparar y validar la información para la consolidación y
posterior rendición de la cuenta los directores, subdirectores, jefes de oficina,
responsables de áreas y demás servidores de la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, D.C., de acuerdo con el siguiente cuadro:
TIPO DE CÓDIGO
NOMBRE RESPONS
INFORME FORMATO
NCIERA PRESUPUESTO
CB-0103 Ejecución presupuestal de Gastos e Inversiones
Responsab
Área Finan
CB-0104 Ejecución reservas vigencia anterior
Responsab
Área Finan
CBN-1001 Programa Anual de Caja ¿ PAC
Responsab
Área Finan
CBN-1002 Cuentas por pagar de la vigencia anterior.
Responsab
Área Finan
CBN-1003 Presupuesto Orientado a Resultados ¿ POR
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
CBN-1094
Notas y Anexos a la Ejecución presupuestal de Gastos e
Inversiones
Responsab
Área Finan
CONTRATACIÓN CB-0201 Archivo Contratación Subdirector
38. Contratos
CB-0202 Archivo Novedades
Subdirector
Contratos
CB-0203 Dependencias facultadas para contratar
Subdirector
Contratos
CB-0204 Información de consorcios y Uniones Temporales
Subdirector
Contratos
RECURSO
HUMANO
CB-0301
Información del Recurso Humano (Relación de
Funcionarios)
Responsab
Área de
Recursos
Humanos
CB-0302 Información del Recurso Humano
Responsab
Área de
Recursos
Humanos
GESTIÓN
CB-0402 Plan de mejoramiento
Jefe Oficina
Control Inte
CB-0404 Indicadores de Gestión
Jefe Oficina
asesora de
Planeación
CB-0405 Relación Peticiones, quejas y reclamos
Subdirector
Calidad de
Dirección d
Servicio al
Ciudadano
CB-0406 Plan estratégico
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
CB-0407 Relación Procesos judiciales
Subdirector
Gestión Jud
CBN-1013
Informe de avance sobre la ejecución del Plan Indicativo de
Gestión
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
CBN-1014 Informe sobre el Plan de Desarrollo.
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
39. CBN-1017
Informe de las acciones derivadas de los controles de
advertencia.
Jefe Oficina
Control Inte
CBN-1090 Informe de Gestión y Resultados.
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
CBN-1099 Informe de Contratación al Culminar la Gestión.
Subdirector
Contratos
CBN -1065 Relación de los Proyectos de Inversión
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
CBN -1066 Informe de Gestión y Resultados
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
MEDIO AMBIENTE CB-0501
Evaluación de la Gestión Ambiental Institucional Nivel
Interno
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
BALANCE SOCIAL
CBN -
1103
Informe Balance Social
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
DÍSTICA INFORMÁTICA
CB-0704 Inventario de Software Ofimática.
Subdirector
Informática
Sistemas
CB-0705 Inventario de Aplicaciones automatizadas en producción.
Subdirector
Informática
Sistemas
CB-0706 Inventario de Aplicaciones automatizadas en desarrollo.
Subdirector
Informática
Sistemas
CB-0707 Inventario de servidores.
Subdirector
Informática
Sistemas
CB-0708 Inventario de computadores personales.
Subdirector
Informática
Sistemas
CB-0709 Inventario de impresoras
Subdirector
Informática
40. Sistemas
CB-0710 Inventario de equipos complementarios.
Subdirector
Informática
Sistemas
CB-0711 Proyectos Vigentes de Inversión tecnología informática
Subdirector
Informática
Sistemas
CB -0712 Seguridad Informática
Subdirector
Informática
Sistemas
CBN-1100 Plan de Informática
Subdirector
Informática
Sistemas
CONTABILIDAD
CB-0901 CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS
Responsab
Área Finan
CB-0902 CGN2005_002_OPERACIONES _ RECÍPROCAS
Responsab
Área Finan
CB-0903 CGN2005NE_003_NOTAS_DE_CARÁCTER_ESPECíFICO
Responsab
Área Finan
CB-0904 CGN2005NG_003_NOTAS_DE_CARÁCTER_GENERAL
Responsab
Área Finan
CBN-1009 Balance general
Responsab
Área Finan
CBN-1010 Estado de Actividad Financiera, Económica y Social
Responsab
Área Finan
CBN-1011 Estado de Cambios en el patrimonio
Responsab
Área Finan
CBN-1015 Informe de austeridad en el gasto.
Responsab
Área
Administrat
CBN-1016 Informes sobre presuntos detrimentos patrimoniales.
Responsab
Área Finan
CBN-1019 Informe de Control Interno contable
Jefe Oficina
Control Inte
41. CBN-1022 Informe ejecutivo anual de Control Interno.
Jefe Oficina
Control Inte
CBN-1024 Plan Anual de Compras.
Director Ge
Corporativa
CBN-1025 Cierre presupuestal de la vigencia.
Responsab
Área Finan
CBN-1026 Inventario Físico.
Responsab
Área
Administrat
(Almacén e
Inventarios
CBN-1092
Certificación de no existencia de obligaciones de deuda,
posesión de inversiones financieras y manejo de recursos
de tesorería.
Responsab
Área Finan
OFICIO REMISORIO
CBN -3000 Oficio Remisorio
Responsab
Consolidar
CBN-3001 Comprobante de Transacción.
Responsab
Consolidar
Parágrafo. Con el envío de la información al encargado de consolidar, el
responsable de prepararla y validarla certifica que la información es legítima, veraz
e íntegra.
Artículo 5º. RESPONSABLES DE CONSOLIDAR Y ENVIAR LA CUENTA. Son
responsables de consolidar y enviar la cuenta en cada uno de los periodos a
través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal -SIVICOF- y en medio físico a la
Contraloría de Bogotá, D.C., los siguientes:
Cuenta Mensual: Subdirector de Contratación.
Cuenta intermedia, anual y al culminar la Gestión: Jefe Oficina de Control Interno.
42. Parágrafo. La Cuenta Intermedia comprende el periodo del 1º de enero al 30 de
junio de la vigencia fiscal en curso, la cuenta anual comprende el periodo del 1º de
enero al 31 de diciembre de la vigencia fiscal inmediatamente anterior.
Artículo 6º. RESPONSABILIDAD DEL SOPORTE TÉCNICO. La Subdirección de
Informática y Sistemas debe definir todos los requerimientos técnicos, apoyar y
monitorear que los responsables de preparar, validar, consolidar y enviar, tengan
instalado y funcionando el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal - SIVICOF de
acuerdo con los perfiles asignados.
10. Validación, revisión y aprobación de los documentos:
El Jefe/a del área responsable, valida los documentos del SG mediante su
revisión y análisis previo a su publicación. El RD garantizara realización de esta
actividad mediante la firma de la versión impresa del documento, la cual la
custodia el RD.
El RD revisa y verifica la conformidad del documento, dejando evidencia mediante
la firma de la versión impresa, posteriormente la remite al Ministro/a, para su firma
y publicación.
La documentación del SG, se encuentra regulada por los requisitos de la 4E03,
Ley 8220 Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites
administrativos. Corresponde a los dueños de los procesos, al RD y al Gestor de
Calidad velar por esos lineamientos.
Este apartado contendrá el nombre, puesto y firma de las autoridades de la
dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso público que corresponda, por medio
del cual se aprueba el contenido del manual de procedimientos. Cabe señalar que
los manuales de procedimientos de las dependencias deberán ser validados por
43. los titulares de las unidades administrativas ejecutoras de los procedimientos y por
los jefes inmediatos superiores hasta el nivel de Secretario. Si se trata de un
manual específico o de un organismo auxiliar la validación del documento será
hasta el titular. También, los manuales deberán ser rubricados por el titular de la
Dirección General de Innovación, Estructura y Organización, a fin de comprobar
que cumplen con los lineamientos técnicos establecidos.
10. Proceso para la administración de recursos humanos
10.1 Definición
La ARH es una función de staff. Los gerentes de ARH asesoran a los gerentes de
toda la organización. Es más, de tiempo, la compañía puede necesitar más o
menos empleados y gerentes. El proceso de la ARH es un procedimiento
permanente que pretende mantener a la organización provista del personal
indicado, en los puestos convenientes, cuando éstos se necesitan.
10.2. Características
Se centra más en la implantación de un plan estratégico, y menos en la
formulación de la estrategia, es decir que los recursos humanos suponen
un medio y no una fuente de para la formulación de las estrategias.
Se busca la adaptación de los recursos humanos a la estrategia y no se
plantea el proceso contrario.
La discrecionalidad de la dirección se ve fuertemente limitada.
Existe una gran necesidad de ajustar la persona de la organización a la
estrategia elegida.
Pero no solo debe darse la integración de la estrategia de los recursos humanos
en la estrategia global de la empresa, sino también considerar que la dirección de
los RRHH, puede ser la responsable de su gestión en el ámbito interno, ya que
ayuda a la difusión y comunicación estratégica de la empresa, garantiza el sentido
44. entre las realizaciones concretas respecto a los objetivos globales y estimula la
puesta en marcha de la estrategia.
10.2.1 Objetivos
10.2.1.1 El objetivo general
El mejoramiento del desempeño y de las aportaciones del personal a la
organización, en el marco de una actividad ética y socialmente responsable. Este
objetivo guía el estudio de la Administración de Recursos Humanos, el cual
describe las acciones que pueden y deben llevar a cabo los administradores de
esta área.
10.2.1.2 Objetivos específicos:
Objetivos Sociales: La contribución de la Administración de Recursos
Humanos a la sociedad se basa en principios éticos y socialmente
responsables. Cuando las organizaciones pierden de vista su relación
fundamental con la sociedad, no sólo faltan gravemente a su compromiso
ético, sino que generan también tendencias que repercuten en su contra en
forma inevitable. Una de sus responsabilidades es el hecho de
brindar fuentes de empleo a la sociedad, donde las personas se puedan
desarrollar y contribuir al crecimiento de la organización.
Objetivos Corporativos: El administrador de Recursos Humanos debe
reconocer que su actividad no es un fin en sí mismo; solamente un
instrumento para que la organización logre sus metas fundamentales. El
departamento de Recursos Humanos existe para servir a la organización
proporcionándole y administrando el personal que apoye a la organización
para cumplir con sus objetivos.
Objetivos Funcionales: Mantener la contribución de los Recursos
Humanos en un nivel adecuado a las necesidades de la compañía es otro
de los objetivos fundamentales de la Administración de Recursos Humanos.
45. Cuando las necesidades de la organización se cubren insuficientemente o
cuando se cubren en exceso, se incurre en dispendio de recursos.
Objetivos Personales: La Administración de Recursos Humanos es un
poderoso medio para permitir a cada integrante lograr sus objetivos
personales en la medida en que son compatibles y coinciden con los de la
organización. Para que la fuerza de trabajo se pueda mantener, retener y
motivar es necesario satisfacer las necesidades individuales de sus
integrantes. De otra manera es posible que la organización empiece a
perderlos o que se reduzcan los niveles de desempeño y satisfacción.
10.2.2 Propósito
El propósito del proceso de administración de recursos humanos es establecer la
forma en que se lleva a cabo el control, seguimiento y verificación del
cumplimiento de los requisitos dispuestos para cada una de las gestiones
administrativas que abarca el servicio, orientados a apoyar el desempeño de los
trabajadores.
10.2.3 Identificación
Los factores clave de la organización deben reflejar su estrategia. Las habilidades,
conocimientos y destrezas que la organización necesita para implementar la
misma, se debería traducir, a nivel individual, en las competencias requeridas para
cada cargo.
10.2.4 Interacción
Es considerado por muchos que la gestión de recursos humanos debe ser
el punto clave para gestionar la interacción entre lo que hay dentro de las
personas, es decir, las actitudes, las necesidades presentes en el ser
humano, intereses, motivación, talento, hábitos, aptitudes, etc., y lo que hay
dentro del trabajo, o sea, la cantidad y calidad de los resultados y la
46. satisfacción que la persona puede conseguir en su trabajo. Para todo ello,
los administradores deben ser capaces de crear un ambiente que
aproveche estos impulsos y cualidades individuales, deben lograr
una comunicación tal, que permita guiar a sus subordinados a lograr
los objetivos, fines y metas tanto individuales como organizacionales.
10.2 Procedimientos para la administración de recursos humanos
10.2.1 Definición
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso, en la cual el
procedimiento pretende mantener a la organización dotada del personal indicado,
en los puestos convenientes, cuando éstos se necesitan.
Pasos sistemáticos que forman una secuencia planeada de eventos o una serie de
pasos cronológicos.
10.2.2 Características
Oficialidad La administración sin necesidad de solicitarlo el dará paso a los
trámites siguientes una vez concluidos los anteriores.
Igualdad Se guardará riguroso orden en la tramitación de los expedientes
según su fecha de inicio.
Celeridad y eficacia Para dar mayor agilidad al procedimiento, se acordará
realizar de una sola vez todos aquellos actos que puedan realizarse juntos.
Responsabilidad Los funcionarios serán responsables de la tramitación de
los expedientes que tuvieran cargo y adoptarán las medidas necesarias
para que no sufran retrasos.
Garantía de los particulares Los interesados podrán alegar antes la
autoridad competente todos los fallos o defectos que se produzcan durante
el procedimiento.
10.2.3 Objetivos
47. 10.2.3.1 Objetivo General
Satisfacer las necesidades individuales, organizacionales y nacionales. Relacionar
los recursos humanos con las necesidades futuras de la empresa, con el fin de
recuperar al máximo la inversión en recursos humanos. Acoplar o ajustar las
habilidades de los empleados a las necesidades de la empresa subrayando el
futuro en vez del presente. Prever la demanda de mano de obra, o cuántos
trabajadores necesitará la empresa en el futuro.
10.2.3.2 Objetivos Específicos
Dar a conocer especificaciones del proceso de la administración de los recursos
humanos, como su concepto, objetivos que persigue, el procedimiento. También
sobre políticas dando su concepto, definición, objetivos, ventajas y desventajas y
políticas de planeación de recursos humanos. Así mismo la clasificación,
características, modelos, importancia, características y alcance de los procesos de
los recursos humanos.
10.2.4 Propósito
Dentro de los propósitos de los Procedimientos se encuentra posibilitar el
desarrollo de nuevas prácticas de gestión y facilitar la implementación del Modelo
de Mejora Continua organizacional, el cual busca dinamizar la gestión, reproducir
y generalizar las mejores prácticas y mejorar continuamente los procesos y
procedimientos organizacionales.
10.2.5 Identificación
La identificación técnica del procedimiento es la obtención de estos resultados,
mediante un procedimiento determinado.
48. 10.2.6 Interacción
Como lugar donde los individuos y los grupos de modifican unos a otros
(escenarios de interacción), las organizaciones no pueden ser explicadas a
través de sus objetivos porque estos emergen de las interacciones, al igual
que las normas internas que las regulan. En ésta concepción se las puede ver
desde un conjunto de conductas individuales y grupales, o desde un rol de
actor social; como instituciones, como cultura y como productos históricos.
