Centros de Documentación e Información. Características.

1. Por: María de la S. Crespí Jaume

2. Un Centro de Información y Documentación es un lugar en el cual se
almacenan, conservan y difunden documentos de diferente índole,
comerciales, históricos y otros, previo examen y evaluación
minuciosa de las fuentes primarias y secundarias de información
técnica y científica.

3. Nacieron como respuesta a la explosión documental de contenido científicotécnico, como secciones de bibliotecas especializadas y más tarde se
independizaron como organismos. (Calatrava y otros)
La Biblioteca y museo de Alejandría (siglo III), y la Casa de la Sabiduría de
Bagdad (Edad de Oro del islam), están consideradas los centros de
documentación más importantes de la Historia.

4. • «Recopilar información de todo lo investigado sobre un área temática en
particular y bien definida. Analizar y evaluar la información investigada o
recopilada.
• Condensar y almacenar la información recopilada en ficheros, hoja de
datos y revisiones.
• Transmitir la información obtenida a los usuarios interesados por medio
de servicios de alerta, publicaciones y respondiendo a consultas.»
(Calatrava y otros)
• «Estructurar, mantener y operar una red de relaciones y comunicaciones
a nivel nacional e internacional para aprovechar las colecciones que hay
en todo el mundo y proporcionar al usuario la documentación que ser
requiere en el grado conveniente para el caso.» (Bernales, E.)

5. División de Biblioteca: se encarga de todas las colecciones del Centro de
Documentación
(adquisiciones,
catalogación,
almacenamiento,
conservación).
División de Documentación: es la encargada de procesar las
informaciones recopiladas o por propia iniciativa, previendo los
requisitos nacionales o a largo plazo de documentación e información
científica y técnica.
División de publicación: permite agrupar, editar y reproducir por
impresión, fotocopia, duplicación u otros procedimientos, cualquier
número de copias que serán facilitadas a los científicos o divulgadas a
través del país y cambiadas con centros extranjeros de documentación.

7. «Consiste en escoger entre los documentos que se producen
mundialmente (publicado o inédito), aquellos que cubran el campo
definido por el Centro, Servicio o Sistema Documental y que por su
utilidad merezcan registrarse en el fondo». (Bernales, E.)

8. «Comprende el conjunto de operaciones realizadas por el documentalista con el
fin de transformar las informaciones contenidas en los documentos. Esta
transformación y tratamiento de los documentos se fundamenta en una serie
de procedimientos de elaboración documental que sirven para identificar un
documento y su contenido de los otros existentes en la colección documental y
de este modo permitir la búsqueda de la información seleccionada.» (Bernales,
E.)

9. Es el conjunto de operaciones que tienden a representar el contenido de un
documento de una forma distinta a la original. Provoca la elaboración de un
documento secundario. Las operaciones de análisis las dividiremos en cuatro
grupos: descripción bibliográfica, catalogación, indización y resumen. (Bernales,
E.)

10. Una vez analizados los documentos con el fin de disponer de la
información contenida en ellos, éstos se organizan en la memoria
documental a partir de la cual se llevarán a cabo los procedimientos
de búsqueda o recuperación de la información elaborada. (Bernales, E.)

11. Son los procedimientos y métodos para llevar a cabo la difusión
general o específica de documentos, pertenecen a la última fase de
la cadena documental y también a la que más concretamente
responde al interés del utilizador. Difundir la información es
responder a las preocupaciones informativas del utilizador.
(Bernales, E.)

12. Consiste en la distribución global de la información a un conjunto de
personas interesadas. Se efectúa en diversas formas que requieren un
tratamiento sencillo, bastante económico y en cierto modo superficial
debido a que está basada en una simple distribución de la información
recopilada: revistas, boletines de sumarios, ficheros tradicionales,
préstamos, archivos de Dossier, impresos de difusión, otros (Bernales, E.)

13. Es la distribución de la información profundamente tratada y
elaborada por el sistema: nombres de autores, título del documento
o su traducción, datos bibliográficos del documento y su lugar de
edición, un resumen corto o largo, palabras claves que caracterizan
el contenido del documento. Se difunden mediante: boletines de
resúmenes, boletines bibliográficos, boletines de índices y
búsquedas bibliográficas retrospectivas. (Bernales, E.)

14. Distribución parcial de la información preparada para cada necesidad
de un usuario o grupos de usuarios. Consiste en el método de difundir
periódicamente las referencias bibliográficas a los usuarios que
previamente definieron su perfil de interés. Por perfil documental
entenderemos el conjunto de palabras claves que describen las
necesidades documentales de un utilizador.

15. • Nacionales: suelen depender de organismos estatales y ser especialistas
técnico-científicos.
• Internacionales: Grandes centros documentales que trabajan en
campos definidos, intentando unificar la documentación que se genera
universalmente en este campo. Están automatizadas y financiadas por
organismos oficiales. Proporcionan listas de referencia pero no
documentos originales.
• Especializados: Trabajan a escala nacional en campos muy concretos.
Proporcionan documentos pertinentes y servicios de calidad casi
exclusivamente a técnicos y científicos. Sus productos suelen estar a la
venta a precios no siempre asequibles.
• Servicios de documentación: Sin existencia autónoma, dependen de
organismos públicos y privados. Poseen un excelente conocimiento de
sus usuarios, así como de sus necesidades. Proporcionan documentos
originales y desarrollan funciones de formación documental (tema
periodístico y medios de comunicación). (Tomado de Calatrava y otros)

16. Calatrave y otros. (2010). «Las bibliotecas especializadas, centros de documentación y
bibliotecas escolares» [en línea]. http://www.slideshare.net/acalatra/las-bibliotecas-especializadascentros-de-documentacin-y-bibliotecas-escolares [Consulta: 10 de Octubre del 2013]
Bernales,
Emilio.
(s/f)
«Los
centros
de
documentación»
[en
línea]. hcentroamerica.fcs.ucr.ac.cr<www.hcentroamerica.fcs.ucr.ac.cr/Contenidos/hca/…/ebern.
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Luventicus
“La
biblioteca
de
Alejandria.
Pasado
y
presente”
[en
línea
]. luventicus.org<http://www.luventicus.org/articulos/02Tr001/index.html> [Consulta 10 de
Octubre del 2013]
Wikipedia.
“Casa
de
la
Sabiduría”
[en
línea]. wikipedia.org<http://es.wikipedia.org/wiki/Casa_de_la_sabidur%C3%Ada> [Consulta: 10
de Octubre del 2013]