El Plan Operativo
18-01-2013
„POA re-loaded“
„ ... Se hace camino al andar ...“ (A. Machado)
Serie: Workshop-papers
¿Por qué estamos aquí?
• El taller del 7 de enero quedo „corto“
• Quieren profundizar el tema de planificación
• Necesitan...
Hoy hablaremos de „Planes
operativos anuales“ (POA)
• PLAN OPERATIVO
o Qué es y para qué sirve
o Qué y cómo hacer para
que...
¿Cómo haremos?
•

El protagonismo está en
ustedes

•

•

Taller de 9:00 am a 4:00 pm

Trabajaremos las partes del
POA a tr...
Qué quedo del 1er taller
• Planificación es un proceso que orienta y
estructura un accionar futuro
• Ese accionar está ori...
Plan Operativo
 Hablamos de Planificación operativa , cuando el
periodo de planificación es a corto plazo y se
definen:
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Plan Operativo
 Hablamos de Planificación operativa , cuando el
periodo de planificación es a corto plazo y se
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„Aterrizando
la estrategia

a la realidad
del día a día“
... aterrizar
•
•
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•

Asignación de tareas
Designación de responsabilidades
Establecimiento de plazos
Asignación de rec...
El cambio que vamos
buscando tiene que ver ...
• con una Visión futura que tenemos como WEM de la
sociedad que nos rodea (...
... Reto del PO
... relacionar OBJETIVOS (= lo que se pretende lograr)
con ESTRATEGIAS (= los caminos para lograrlo) y
ACC...
Nos podemos orientar por “Preguntas clave”

¿Que se quiere cambiar?

Planificación
estratégica
(Visión, Misión, Valores
Ob...
Para elaborar el POA
necesitamos ...
INFORMACIÓN

Y

ORIENTACIÓN
Ejercicio 1:
Elaborar una matriz de Plan operativo:
(dos grupos)
Se pueden basar en la experiencia que ya tienen

Objetivo...
El PO debe responder a las
siguientes preguntas
Qué, Cómo, Cuándo,
Dónde, Quién, Con qué
Cómo se va a ejecutar el proyecto...
Ejemplo de matriz:
Estrategia del proyecto

Indicadores

Medios de
verificación

Supuestos

Objetivo global
Objetivo del p...
Su propuesta de intervención anual
(POA) es „la estratégia de
intervención“
 ¿Qué hipótesis hay de trasfondo que la orien...
Selección de „proyectos“
• Vamos a trabajar dos POA real de un/a compañero/a:

POA 1. considerando un proyecto comunitario...
¿Quién quiere trabajar de forma
grupal su POA?
POA 1. considerando un proyecto comunitario
Grupo 1 :
POA 2. considerando u...
Ejercicio 2:
Identificar los diferentes „proyectos“ a considerar en
el POA
• ...

En lo general, ustedes tienen más de una...
Ejercicio 3:
Identificar los objetivos por „proyecto“ a considerar en el POA

Proyecto 1:
Objetivo 1:
Proyecto 2:
Objetivo...
Preguntas permanentes
¿Qué informaciones tenemos?
¿ Qué información necesitamos?
¿ Qué orientaciones tenemos?

¿ Qué orien...
Objetivo del proyecto
Consideren lo siguiente:

I.

Aspecto operativo:
 Los OBJETIVOS deben de ser claros y
 se deben de...
Ejercicio 4:
Identificar las actividades por „proyecto“ a considerar en el POA
Proyecto 1:
Objetivo 1:
Actividades 1: ...
...
Tipología de actividades
• Actividades definidas, dispuestas por „otros“
• Actividades directamente identificadas con el
o...
Tendemos a
Tipología de actividades

olvidarnos
Actividades definidas, dispuestas por „otros“
de estas!!

•
• Actividades ...
Los resultados esperados de
nuestras actividades ...
... se basan en una hipótesis de intervención:
„Hago esto y esto para...
Ejercicio 5:
Identifiquen los supuestos centrales que no podemos controlar
como proyecto pero que tienden a tener consecue...
Los Indicadores como
elementos de „control“
• Indican „cambio“ y son claros y concretos
• Los vamos a definir solamente a ...
Indicadores:
Criterios básicos de calidad...
Los indicadores deben

- tener estrecha relación con objetivos y actividades ...
Ejercicio 6:
Definan INDICADORES a nivel de objetivo(s) de los
proyectos / intervenciones previstas
Proyecto 1:
Objetivo 1...
Como asegurar el buen
desarrollo del proyecto?
Monitoreo y evaluación
Nuestra influencia tiene límites…
Impacto
Recursos, actividades, pr
oductos

Efectos
directos

Nuevos conocimientos,
capac...
Ejercicio 7: Revisar el POA
•
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¿Hemos identificados todas las tareas que se nos han asignado?
¿Tenemos cla...
Recursos
Ejercicio 8:
Definan recursos requeridos por actividades previstas.

 Tiempo

 Materiales
 Presupuesto
 Personal
tiemp...
Cronograma
Ejemplo de cronograma
Actividad /
Acción

Inicio

Final

1. ...

o tiempo
requerido

Lugar

Responsable

Mes / trimestres ...
Esta es la historia de cuatro personas
llamadas TODOS, ALGUIEN,
CUALQUIERA y NADIE.
Había que llevar a cabo una tarea impo...
Ejercicio 9:
Identifiquen por actividad prevista las personas
responsables y el apoyo de personal requerido.
Orientación:
...
Ronda de Preguntas
Retroalimentación
ANIMO

CONTENIDO
¡Gracias!
Próximo actividad:

25 de enero 2013

Tema:

revisar y discutir los POA
Poa taller ii 18 01-2013
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Poa taller ii 18 01-2013

  1. 1. El Plan Operativo 18-01-2013 „POA re-loaded“ „ ... Se hace camino al andar ...“ (A. Machado) Serie: Workshop-papers
  2. 2. ¿Por qué estamos aquí? • El taller del 7 de enero quedo „corto“ • Quieren profundizar el tema de planificación • Necesitan más información para elaborar el POA • Hay muchas preguntas por contestar
  3. 3. Hoy hablaremos de „Planes operativos anuales“ (POA) • PLAN OPERATIVO o Qué es y para qué sirve o Qué y cómo hacer para que sirva a lograr la visión de WEM • Crear formato orientador para la elaboración de planes operativos • Elaborar POA en equipo (ejercicios)  Darles orientación para la elaboración de sus Planes operativos + identificar temas a abordar
  4. 4. ¿Cómo haremos? • El protagonismo está en ustedes • • Taller de 9:00 am a 4:00 pm Trabajaremos las partes del POA a través de EJERCICIOS • Habrá recesos siempre que lo necesiten • Yo daré ciertos insumos „teóricos“ • Tiempo para el almuerzo será de 1 hora • Los confrontaré - no me lo tomen a mal • Habra una retroalimentación al final del taller • El tema de „indicadores“ se abordará, pero igual se requiere otra sesión especial • Todo lo que hagamos conjuntamente se documentará.
  5. 5. Qué quedo del 1er taller • Planificación es un proceso que orienta y estructura un accionar futuro • Ese accionar está orientado a lograr un objetivo o una meta definida • Para la acción se necesitan recursos • La estrategia está condicionada al contexto en el que se trabaja – el marco de referencia • Los „supuestos“ hay que considerarlos en la planificación - siempre • La planificación NO se hace solo • Las actividades no requieren indicadores • ...
  6. 6. Plan Operativo  Hablamos de Planificación operativa , cuando el periodo de planificación es a corto plazo y se definen: • Metas • Actividades • Responsables • Recursos requeridos • Plazos
  7. 7. Plan Operativo  Hablamos de Planificación operativa , cuando el periodo de planificación es a corto plazo y se Interpreten aquí „Metas“ como definen: una caja grande de cartón en la • Metas que metemos palabras como „objetivos“, „retos“, „hitos“, • Actividades „resultados“, „metas“ ... • Responsables Se trata de visualizar • Recursos requeridos „Qué quiero o tengo • Plazos que lograr en el periodo de vigencia del POA“.
  8. 8. „Aterrizando la estrategia a la realidad del día a día“
  9. 9. ... aterrizar • • • • • Asignación de tareas Designación de responsabilidades Establecimiento de plazos Asignación de recursos ... Y no olvidar que lo que se quiere hacer contribuye a lograr un objetivo ... ... y ese objetivo tiene que ver con un cambio (algo tiene que haber cambiado tras la intervención!!!)
  10. 10. El cambio que vamos buscando tiene que ver ... • con una Visión futura que tenemos como WEM de la sociedad que nos rodea (cambio social) • con cambios en actitudes, creencias de las personas con las que trabajamos (cambios personales) • con un proceso de cambio que promovemos, facilitamos y que es un resultado esperado tras nuestra contribución / intervención • con un compromiso personal • ...
  11. 11. ... Reto del PO ... relacionar OBJETIVOS (= lo que se pretende lograr) con ESTRATEGIAS (= los caminos para lograrlo) y ACCIONES (= poner en práctica las estrategias) de manera eficaz y eficiente. Estrategias Acciones Objetivos
  12. 12. Nos podemos orientar por “Preguntas clave” ¿Que se quiere cambiar? Planificación estratégica (Visión, Misión, Valores Objetivos de desarrollo, Ejes estratégicos …) Toma de decisión y acción Ciclo de un Proyecto Objetivos concretos e indicadores “útiles” Informe Implementacíon de actividades ¿De que manera informar? ¿Cómo lograrlo? Plan Operativo Monitoreo y Evaluación ¿Cómo observar los cambios?
  13. 13. Para elaborar el POA necesitamos ... INFORMACIÓN Y ORIENTACIÓN
  14. 14. Ejercicio 1: Elaborar una matriz de Plan operativo: (dos grupos) Se pueden basar en la experiencia que ya tienen Objetivo: Identificar elementos • ... tiempo 15 minutos
  15. 15. El PO debe responder a las siguientes preguntas Qué, Cómo, Cuándo, Dónde, Quién, Con qué Cómo se va a ejecutar el proyecto / Cuándo se desarrollarán las actividades / Dónde estará localizado / Quiénes estarán involucrados / Qué recursos se utilizarán
  16. 16. Ejemplo de matriz: Estrategia del proyecto Indicadores Medios de verificación Supuestos Objetivo global Objetivo del proyecto • Situación de inicio • Efectos directos e impacto Actividades • Fecha de inicio y final • Responsable • no olvidarse de actividades de monitoreo y evaluación; y de sistematización (lecciones por aprender) • Cada actividad tiene o genera resultados Recursos & Cronograma
  17. 17. Su propuesta de intervención anual (POA) es „la estratégia de intervención“  ¿Qué hipótesis hay de trasfondo que la orienta y sostiene?  ¿Cual es el proceso de cambio que impulsa?  Niveles a las que tiene que responder la estrategia: - eficacia - eficiencia - sostenibilidad - Mision y Vision de WEM y sus valores ¿Es la más adecuada?
  18. 18. Selección de „proyectos“ • Vamos a trabajar dos POA real de un/a compañero/a: POA 1. considerando un proyecto comunitario POA 2. considerando una campaña • TODOS/AS ustedes están involucrados/as en más de un „proyecto“ (tareas/ intervenciones). • El POA debe responder a todas esas tareas que deberán realizar en el transcurso del 2013.  Reto del POA : integrar los diferentes proyectos de forma que reconcilien los objetivos y expectativas con los recursos disponibles
  19. 19. ¿Quién quiere trabajar de forma grupal su POA? POA 1. considerando un proyecto comunitario Grupo 1 : POA 2. considerando una campaña Grupo 2 :
  20. 20. Ejercicio 2: Identificar los diferentes „proyectos“ a considerar en el POA • ... En lo general, ustedes tienen más de una tarea asignada, no? tiempo 15 minutos
  21. 21. Ejercicio 3: Identificar los objetivos por „proyecto“ a considerar en el POA Proyecto 1: Objetivo 1: Proyecto 2: Objetivo 2: Proyecto ...: Objetivo ...: Si les falta información o requieren orientación, BUSQUENLA!!! ... estamos en una situación real! tiempo 30 minutos (2 x 15´)
  22. 22. Preguntas permanentes ¿Qué informaciones tenemos? ¿ Qué información necesitamos? ¿ Qué orientaciones tenemos? ¿ Qué orientaciones necesitamos?
  23. 23. Objetivo del proyecto Consideren lo siguiente: I. Aspecto operativo:  Los OBJETIVOS deben de ser claros y  se deben de poder lograr en el tiempo estipulado POA.  Los Objetivos deben de indicar un „CAMBIO“ en los „beneficiarios“ II. Aspecto institucional: Responda a la pregunta ¿Qué tienen que ver los objetivos que defino/ o que se definen con la Vision y Mision de WEM?
  24. 24. Ejercicio 4: Identificar las actividades por „proyecto“ a considerar en el POA Proyecto 1: Objetivo 1: Actividades 1: ... Proyecto 2: Objetivo 2: Actividades 2: ... Proyecto ...: Objetivo ...: Actividades ...: ... tiempo 30 minutos (2 x 15´) Las actividades no son un fin en sí.
  25. 25. Tipología de actividades • Actividades definidas, dispuestas por „otros“ • Actividades directamente identificadas con el objetivo • Actividades complementarias que apoyan a lograr la meta prevista (transferencia, ampliación, organización y administración, monitoreo, evaluación, sistematización, (auto)capacitación ...) mejorando el desempeño de la intervención y dandole sostenibilidad Y toda acción tiene resultados
  26. 26. Tendemos a Tipología de actividades olvidarnos Actividades definidas, dispuestas por „otros“ de estas!! • • Actividades directamente identificadas con el objetivo • Actividades complementarias que apoyan a lograr la meta prevista (transferencia, ampliación, organización y administración, monitoreo, evaluación, sistematización, (auto)capacitación ...) mejorando el desempeño de la intervención y dandole sostenibilidad
  27. 27. Los resultados esperados de nuestras actividades ... ... se basan en una hipótesis de intervención: „Hago esto y esto para lograr esto y lo otro“ Y en qué se basa la hipótesis? en supuestos El proyecto no controla esos „supuestos“ OJO: No todos los supuestos que se llegan a identificar hay que considerar – pero los que se consideran hay que „monitorearlos“
  28. 28. Ejercicio 5: Identifiquen los supuestos centrales que no podemos controlar como proyecto pero que tienden a tener consecuencias, efectos, incidencias, repercusión sobre el desarrollo del proyecto / intervención (amenazas y debilidades) Proyecto 1: formulan Supuestos Objetivo 1: condiciones básicas del Actividades entorno del proyecto y de 1: ... Proyecto 2: depende la las cuales Objetivo 2: ejecución del proyecto. Actividades 2: ... Son factores externos al Proyecto ...: proyecto. El control del Objetivo factores cambio de estos...: Actividades ...: ... puede afectar el proyecto de manera positiva y negativa. HAY 30 minutos (10´ + 20´) tiempo que monitorearlos!
  29. 29. Los Indicadores como elementos de „control“ • Indican „cambio“ y son claros y concretos • Los vamos a definir solamente a nivel de „objetivos“ • Por „proyecto“ no vamos a definir más de tres indicadores.  Los indicadores „indican“ si estamos logrando lo que nos habíamos propuesto (no son el fin en sí!!) NO SON EL CAMBIO - son puntos de referencia
  30. 30. Indicadores: Criterios básicos de calidad... Los indicadores deben - tener estrecha relación con objetivos y actividades (atribución) - ser eficientes (esfuerzo razonable para levantar datos) - referirse al y ser levantable durante el periodo del proyecto - expresar ¿Qué? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Cuándo? y ¿Cuánto?
  31. 31. Ejercicio 6: Definan INDICADORES a nivel de objetivo(s) de los proyectos / intervenciones previstas Proyecto 1: Objetivo 1: Actividades 1: ... Resultados esperados ... Proyecto 2: ... tiempo 30 minutos (10´ + 20´)
  32. 32. Como asegurar el buen desarrollo del proyecto? Monitoreo y evaluación
  33. 33. Nuestra influencia tiene límites… Impacto Recursos, actividades, pr oductos Efectos directos Nuevos conocimientos, capacidades, habilidades, recursos... Cambios en el comportamiento, uso de los productos Esfera de control ¿Qué se hizo? Adaptación de Mapeo de Alcances Esfera de responsabilidad ¿Qué pasó? Cambios en las condiciones de vida, cambios sociales, políticos , económicos, culturales Esfera de interés ¿Qué cambió?
  34. 34. Ejercicio 7: Revisar el POA • • • • • • • • • ¿Hemos identificados todas las tareas que se nos han asignado? ¿Tenemos claro el objetivo de nuestra intervención? ¿En los proyectos se define un proceso de cambio? ¿La estrategia de intervención es coherente (objetivo-acciones)? ¿Consideramos acciones que nos ayuden a „vigilar“ y orientar el proceso de cambio hay su meta? ¿De qué forma consideamos la sostenibilidad de nuetra intervención? ¿Nuestra estrategia de intervención es eficiente (costo-beneficio) – hubiese alternativas? ¿Tengo claro mis responsabilidades y mi carga de trabajo para el periodo de vigencia del POA? ¿Qué contribución concreta dan mis intervenciones a lograr la Vision de WEM? tiempo 45 minutos (15´ + 30´)
  35. 35. Recursos
  36. 36. Ejercicio 8: Definan recursos requeridos por actividades previstas.  Tiempo  Materiales  Presupuesto  Personal tiempo 45 minutos (15´ + 30´)
  37. 37. Cronograma
  38. 38. Ejemplo de cronograma Actividad / Acción Inicio Final 1. ... o tiempo requerido Lugar Responsable Mes / trimestres / ...
  39. 39. Esta es la historia de cuatro personas llamadas TODOS, ALGUIEN, CUALQUIERA y NADIE. Había que llevar a cabo una tarea importante y TODOS estaban seguros de que ALGUIEN lo haría. CUALQUIERA lo podría haber hecho, pero NADIE lo quiso hacer. ALGUIEN se enojo porque era tarea de TODOS. Y TODOS pensó que CUALQUIERA lo podría hacer. Pero NADIE pudo darse cuenta que TODOS no lo haría. Finalmente, ALGUIEN culpo a TODOS de que NADIE hiciera lo que CUALQUIERA pudiera haber hecho.
  40. 40. Ejercicio 9: Identifiquen por actividad prevista las personas responsables y el apoyo de personal requerido. Orientación:  Yo soy responsable de ...  Yo NO soy responsable de ...  Yo necesito el apoyo de ...
  41. 41. Ronda de Preguntas
  42. 42. Retroalimentación ANIMO CONTENIDO
  43. 43. ¡Gracias! Próximo actividad: 25 de enero 2013 Tema: revisar y discutir los POA

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