1. El Plan Operativo
18-01-2013
„POA re-loaded“
„ ... Se hace camino al andar ...“ (A. Machado)
Serie: Workshop-papers

2. ¿Por qué estamos aquí?
• El taller del 7 de enero quedo „corto“
• Quieren profundizar el tema de planificación
• Necesitan más información para elaborar el POA
• Hay muchas preguntas por contestar

3. Hoy hablaremos de „Planes
operativos anuales“ (POA)
• PLAN OPERATIVO
o Qué es y para qué sirve
o Qué y cómo hacer para
que sirva a lograr la
visión de WEM
• Crear formato
orientador para la
elaboración de planes
operativos
• Elaborar POA en
equipo (ejercicios)
 Darles orientación para
la elaboración de sus
Planes operativos +
identificar temas a
abordar

4. ¿Cómo haremos?
•
El protagonismo está en
ustedes
•
•
Taller de 9:00 am a 4:00 pm
Trabajaremos las partes del
POA a través de EJERCICIOS
•
Habrá recesos siempre que lo
necesiten
•
Yo daré ciertos insumos
„teóricos“
•
Tiempo para el almuerzo será de
1 hora
•
Los confrontaré - no me lo
tomen a mal
•
Habra una retroalimentación al
final del taller
•
El tema de „indicadores“ se
abordará, pero igual se
requiere otra sesión especial
•
Todo lo que hagamos
conjuntamente se
documentará.

5. Qué quedo del 1er taller
• Planificación es un proceso que orienta y
estructura un accionar futuro
• Ese accionar está orientado a lograr un objetivo
o una meta definida
• Para la acción se necesitan recursos
• La estrategia está condicionada al contexto
en el que se trabaja – el marco de referencia
• Los „supuestos“ hay que considerarlos en la
planificación - siempre
• La planificación NO se hace solo
• Las actividades no requieren indicadores
• ...

6. Plan Operativo
 Hablamos de Planificación operativa , cuando el
periodo de planificación es a corto plazo y se
definen:
• Metas
• Actividades
• Responsables
• Recursos requeridos
• Plazos

7. Plan Operativo
 Hablamos de Planificación operativa , cuando el
periodo de planificación es a corto plazo y se
Interpreten aquí „Metas“ como
definen:
una caja grande de cartón en la
• Metas
que metemos palabras como
„objetivos“, „retos“, „hitos“,
• Actividades
„resultados“, „metas“ ...
• Responsables
Se trata de visualizar
• Recursos requeridos
„Qué quiero o tengo
• Plazos
que lograr en el periodo
de vigencia del POA“.

8. „Aterrizando
la estrategia
a la realidad
del día a día“

9. ... aterrizar
•
•
•
•
•
Asignación de tareas
Designación de responsabilidades
Establecimiento de plazos
Asignación de recursos
...
Y no olvidar que lo que se quiere hacer
contribuye a lograr un objetivo ...
... y ese objetivo tiene que ver con un
cambio
(algo tiene que haber cambiado
tras la intervención!!!)

10. El cambio que vamos
buscando tiene que ver ...
• con una Visión futura que tenemos como WEM de la
sociedad que nos rodea (cambio social)
• con cambios en actitudes, creencias de las personas
con las que trabajamos (cambios personales)
• con un proceso de cambio que
promovemos, facilitamos y que es un resultado
esperado tras nuestra contribución / intervención
• con un compromiso personal
• ...

11. ... Reto del PO
... relacionar OBJETIVOS (= lo que se pretende lograr)
con ESTRATEGIAS (= los caminos para lograrlo) y
ACCIONES (= poner en práctica las estrategias) de
manera eficaz y eficiente.
Estrategias
Acciones
Objetivos

12. Nos podemos orientar por “Preguntas clave”
¿Que se quiere cambiar?
Planificación
estratégica
(Visión, Misión, Valores
Objetivos de desarrollo,
Ejes estratégicos …)
Toma de
decisión y
acción
Ciclo de un
Proyecto
Objetivos
concretos e
indicadores
“útiles”
Informe
Implementacíon
de actividades
¿De que manera informar?
¿Cómo lograrlo?
Plan
Operativo
Monitoreo y
Evaluación
¿Cómo observar los cambios?

13. Para elaborar el POA
necesitamos ...
INFORMACIÓN
Y
ORIENTACIÓN

14. Ejercicio 1:
Elaborar una matriz de Plan operativo:
(dos grupos)
Se pueden basar en la experiencia que ya tienen
Objetivo: Identificar elementos
• ...
tiempo 15 minutos

15. El PO debe responder a las
siguientes preguntas
Qué, Cómo, Cuándo,
Dónde, Quién, Con qué
Cómo se va a ejecutar el proyecto /
Cuándo se desarrollarán las actividades /
Dónde estará localizado /
Quiénes estarán involucrados /
Qué recursos se utilizarán

18. Ejemplo de matriz:
Estrategia del proyecto
Indicadores
Medios de
verificación
Supuestos
Objetivo global
Objetivo del proyecto
• Situación de inicio
• Efectos
directos e
impacto
Actividades
• Fecha de inicio y final
• Responsable
• no olvidarse de actividades de monitoreo y
evaluación; y de sistematización (lecciones por
aprender)
• Cada actividad tiene o genera resultados
Recursos & Cronograma

19. Su propuesta de intervención anual
(POA) es „la estratégia de
intervención“
 ¿Qué hipótesis hay de trasfondo que la orienta y
sostiene?
 ¿Cual es el proceso de cambio que impulsa?
 Niveles a las que tiene que responder la estrategia:
- eficacia
- eficiencia
- sostenibilidad
- Mision y Vision de WEM y sus valores
¿Es la más adecuada?

20. Selección de „proyectos“
• Vamos a trabajar dos POA real de un/a compañero/a:
POA 1. considerando un proyecto comunitario
POA 2. considerando una campaña
• TODOS/AS ustedes están involucrados/as en más de un
„proyecto“ (tareas/ intervenciones).
• El POA debe responder a todas esas tareas que deberán
realizar en el transcurso del 2013.
 Reto del POA : integrar los diferentes proyectos de forma que
reconcilien los objetivos y expectativas con los recursos
disponibles

21. ¿Quién quiere trabajar de forma
grupal su POA?
POA 1. considerando un proyecto comunitario
Grupo 1 :
POA 2. considerando una campaña
Grupo 2 :

22. Ejercicio 2:
Identificar los diferentes „proyectos“ a considerar en
el POA
• ...
En lo general, ustedes tienen más de una
tarea asignada, no?
tiempo 15 minutos

23. Ejercicio 3:
Identificar los objetivos por „proyecto“ a considerar en el POA
Proyecto 1:
Objetivo 1:
Proyecto 2:
Objetivo 2:
Proyecto ...:
Objetivo ...:
Si les falta información
o requieren orientación,
BUSQUENLA!!!
...
estamos en una situación real!
tiempo 30 minutos (2 x 15´)

24. Preguntas permanentes
¿Qué informaciones tenemos?
¿ Qué información necesitamos?
¿ Qué orientaciones tenemos?
¿ Qué orientaciones necesitamos?

25. Objetivo del proyecto
Consideren lo siguiente:
I.
Aspecto operativo:
 Los OBJETIVOS deben de ser claros y
 se deben de poder lograr en el tiempo estipulado POA.
 Los Objetivos deben de indicar un „CAMBIO“ en los
„beneficiarios“
II.
Aspecto institucional: Responda a la pregunta
¿Qué tienen que ver los objetivos que defino/ o que se
definen con la Vision y Mision de WEM?

27. Ejercicio 4:
Identificar las actividades por „proyecto“ a considerar en el POA
Proyecto 1:
Objetivo 1:
Actividades 1: ...
Proyecto 2:
Objetivo 2:
Actividades 2: ...
Proyecto ...:
Objetivo ...:
Actividades ...: ...
tiempo 30 minutos (2 x 15´)
Las
actividades
no son un fin
en sí.

28. Tipología de actividades
• Actividades definidas, dispuestas por „otros“
• Actividades directamente identificadas con el
objetivo
• Actividades complementarias que apoyan a lograr
la meta prevista (transferencia, ampliación,
organización y administración, monitoreo,
evaluación, sistematización, (auto)capacitación ...)
mejorando el desempeño de la intervención y
dandole sostenibilidad
Y toda
acción tiene
resultados

29. Tendemos a
Tipología de actividades
olvidarnos
Actividades definidas, dispuestas por „otros“
de estas!!
•
• Actividades directamente identificadas con el
objetivo
• Actividades complementarias que apoyan a lograr
la meta prevista (transferencia, ampliación,
organización y administración, monitoreo,
evaluación, sistematización, (auto)capacitación ...)
mejorando el desempeño de la intervención y
dandole sostenibilidad

30. Los resultados esperados de
nuestras actividades ...
... se basan en una hipótesis de intervención:
„Hago esto y esto para lograr esto y lo otro“
Y en qué se basa la hipótesis?
en supuestos
El proyecto no controla esos „supuestos“
OJO: No todos los supuestos que se llegan a identificar hay
que considerar – pero los que se consideran hay que
„monitorearlos“

31. Ejercicio 5:
Identifiquen los supuestos centrales que no podemos controlar
como proyecto pero que tienden a tener consecuencias,
efectos, incidencias, repercusión sobre el desarrollo del
proyecto / intervención (amenazas y debilidades)
Proyecto 1: formulan
Supuestos
Objetivo 1:
condiciones básicas del
Actividades
entorno del proyecto y de 1: ...
Proyecto 2: depende la
las cuales
Objetivo 2:
ejecución del proyecto.
Actividades 2: ...
Son factores externos al
Proyecto ...: proyecto. El
control del
Objetivo factores
cambio de estos...:
Actividades ...: ...
puede afectar el proyecto
de manera positiva y
negativa. HAY 30 minutos (10´ + 20´)
tiempo que
monitorearlos!

32. Los Indicadores como
elementos de „control“
• Indican „cambio“ y son claros y concretos
• Los vamos a definir solamente a nivel de „objetivos“
• Por „proyecto“ no vamos a definir más de tres
indicadores.
 Los indicadores „indican“ si estamos logrando lo que
nos habíamos propuesto (no son el fin en sí!!)
NO SON EL CAMBIO - son puntos de referencia

33. Indicadores:
Criterios básicos de calidad...
Los indicadores deben
- tener estrecha relación con objetivos y actividades (atribución)
- ser eficientes (esfuerzo razonable para levantar datos)
- referirse al y ser levantable durante el periodo del proyecto
- expresar ¿Qué? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Cuándo? y ¿Cuánto?

34. Ejercicio 6:
Definan INDICADORES a nivel de objetivo(s) de los
proyectos / intervenciones previstas
Proyecto 1:
Objetivo 1:
Actividades 1: ...
Resultados esperados ...
Proyecto 2: ...
tiempo 30 minutos (10´ + 20´)

35. Como asegurar el buen
desarrollo del proyecto?
Monitoreo y evaluación

36. Nuestra influencia tiene límites…
Impacto
Recursos, actividades, pr
oductos
Efectos
directos
Nuevos conocimientos,
capacidades,
habilidades, recursos...
Cambios en el
comportamiento,
uso de los
productos
Esfera de
control
¿Qué se hizo?
Adaptación de Mapeo de Alcances
Esfera de
responsabilidad
¿Qué pasó?
Cambios en las
condiciones de
vida,
cambios sociales,
políticos ,
económicos,
culturales
Esfera de interés
¿Qué cambió?

37. Ejercicio 7: Revisar el POA
•
•
•
•
•
•
•
•
•
¿Hemos identificados todas las tareas que se nos han asignado?
¿Tenemos claro el objetivo de nuestra intervención?
¿En los proyectos se define un proceso de cambio?
¿La estrategia de intervención es coherente (objetivo-acciones)?
¿Consideramos acciones que nos ayuden a „vigilar“ y orientar el
proceso de cambio hay su meta?
¿De qué forma consideamos la sostenibilidad de nuetra
intervención?
¿Nuestra estrategia de intervención es eficiente (costo-beneficio) –
hubiese alternativas?
¿Tengo claro mis responsabilidades y mi carga de trabajo para el
periodo de vigencia del POA?
¿Qué contribución concreta dan mis intervenciones
a lograr la Vision de WEM?
tiempo 45 minutos (15´ + 30´)

38. Recursos

39. Ejercicio 8:
Definan recursos requeridos por actividades previstas.
 Tiempo
 Materiales
 Presupuesto
 Personal
tiempo 45 minutos (15´ + 30´)

40. Cronograma

41. Ejemplo de cronograma
Actividad /
Acción
Inicio
Final
1. ...
o tiempo
requerido
Lugar
Responsable
Mes / trimestres / ...

42. Esta es la historia de cuatro personas
llamadas TODOS, ALGUIEN,
CUALQUIERA y NADIE.
Había que llevar a cabo una tarea importante y TODOS
estaban seguros de que ALGUIEN lo haría.
CUALQUIERA lo podría haber hecho, pero
NADIE lo quiso hacer.
ALGUIEN se enojo porque era tarea de TODOS.
Y TODOS pensó que CUALQUIERA lo podría hacer.
Pero NADIE pudo darse cuenta que
TODOS no lo haría.
Finalmente, ALGUIEN culpo a TODOS
de que NADIE hiciera lo que CUALQUIERA pudiera haber
hecho.

43. Ejercicio 9:
Identifiquen por actividad prevista las personas
responsables y el apoyo de personal requerido.
Orientación:
 Yo soy responsable de ...
 Yo NO soy responsable de ...
 Yo necesito el apoyo de ...

44. Ronda de Preguntas

45. Retroalimentación
ANIMO
CONTENIDO

46. ¡Gracias!
Próximo actividad:
25 de enero 2013
Tema:
revisar y discutir los POA