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  1. 1. NOMBRE PROGRAMA / Nombre profesor www.eoi.es Master Executive en Dirección de Empresas del Sector Turístico Gestión TIC Gestión de Proyectos TIC Año de realización: 2013 PROFESOR Mateo Amengual
  2. 2. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Índice de contenidos I. Definición de proyectos TIC II. Ejecución de proyectos TIC III. Referencias
  3. 3. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC OBJETIVO “… definir todas las actividades técnicas y de gestión que nos han de conducir a tener el nuevo sistema construido según las necesidades del negocio y asegurando su adopción por parte de los usuarios …”
  4. 4. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS Se deben considerar dos tipos de metodologías: • Metodología de implementación del nuevo sistema. En general, todas las metodologías de construcción o desarrollo de Sistemas de Información tienen las fases de Toma de requerimientos, Análisis, Diseño, Construcción y Pruebas y Despliegue. No obstante, se deben considerar las particularidades de la tecnología a utilizar y su relación con cada una de las fases. Vamos a considerar dos ejemplos (CRM Siebel y soluciones Oracle) • Metodología de gestión del proyecto. Los procesos y actividades de gestión del proyecto pueden estar basadas en estándares como PMI/PRINCE2, … y considerarán los aspectos de gestión para: Alcance, Calendario, Costes, RRHH, Comunicación, Calidad, Riesgos, Proveedores, …
  5. 5. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS En este documento vamos a revisar un marco conceptual de referencia, en base a dos ejemplos de metodologías de implementación de proyectos TIC, en donde se describirán los procesos que deben ser detallados (definidos, dimensionados y calendarizados) y posteriormente ejecutados. Es de destacar que en cada proyecto se deberán particularizar dichos procesos y, eventualmente, podrá ocurrir que alguno de ellos no sea necesario o su importancia sea pequeña. La definición detallada de los procesos va a requerir que se especifiquen actividades, técnicas, responsables, templates, participantes, etc. En los manuales de referencia de las metodologías (no aparecen descritos en este documento) pueden encontrarse referencias y ejemplos de cómo detallar dichos aspectos y serán motivo de discusión durante el curso.
  6. 6. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Siebel Ejemplo metodología implantación Siebel (Solución CRM paquetizada) – Etapa Plan Etapa de Plan Se desarrollan las estrategias que serán el punto de partida para las fases de implementación. Se identifican los drives de negocio y los objetivos; se definen las soluciones a alto nivel y se construye el roadmap faseado de implementación (ver esquema de la siguiente página).
  7. 7. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Siebel Actividades y resultados de la etapa de Plan Ejemplo metodología implantación Siebel (Solución CRM paquetizada) – Etapa Plan
  8. 8. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Siebel Ejemplo metodología implantación Siebel (Solución CRM paquetizada) – tareas técnicas Etapa de Definición Se organiza el equipo de proyecto y se define el alcance y los mecanismos de control y gestión del proyecto Etapa de Discovery Se definen los requerimientos técnicos y funcionales para dar cobertura a las necesidades de negocio. Se definen las estrategias de pruebas. Etapa de Diseño Se realiza el diseño técnico de la solución y se desarrollan las estrategias de pruebas y formación. Etapa de Configuración Se configura al aplicación y las interfaces externas. Se inician las pruebas funcionales. Etapa de Validación Se realizan pruebas completas del sistema con datos de producción y las pruebas de aceptación con usuarios clave. Etapa de Despliegue Se realiza un piloto de la solución completa con un grupo de usuarios para realizar el despliegue completo posteriormente.
  9. 9. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Siebel Ejemplo metodología implantación Siebel (Solución CRM paquetizada) – Etapa Sustain Etapa de Evolución Se llevan a cabo actividades de mejora continua, transferencia tecnológica y medición de resultados para optimizar la implementación y conseguir una alta satisfacción del cliente.
  10. 10. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Siebel Ejemplo metodología implantación Siebel (Solución CRM paquetizada) – Principales resultados tareas técnicas Principales resultados por etapa
  11. 11. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC METODOLOGÍAS - Siebel Ejemplo metodología implantación Siebel (Solución CRM paquetizada) – Tareas de Project Management Actividades de Gestión del Proyecto Definición de Proyectos TIC
  12. 12. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Siebel. Actividades por etapa. Ejemplo metodología implantación Siebel (Solución CRM paquetizada) – siguiente nivel de detalle por etapa
  13. 13. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Siebel. Faseado de proyectos. Ejemplo metodología implantación Siebel (Solución CRM paquetizada) – Faseado de proyectos
  14. 14. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Oracle Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method) – Considera todas las actividades técnicas de implementación así como las de gestión
  15. 15. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Oracle Fases del proyecto Hay 5 hitos en el ciclo de vida del proyecto definidos en OUM. Sus acrónimos son LO, LA, IOC, SP y SO • LO = Lifecycle Objective (Objetivo del proyecto) • LA = Lifecycle Architecture (Arquitectura del proyecto) • IOC = Initial Operating Capability (Capacidad Operativa Inicial) • SP = System Production (Sistema en Producción) • SO = Sign-off (Aceptación del proyecto) Nota: lo que en la metodología Siebel llamábamos Etapa en la OUM lo llamamos Fase. Es importante destacar que todos los procesos de la metodología se extienden, en mayor o menor medida, a lo largo de todas las fases del proyecto. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method).
  16. 16. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Oracle Fases del proyecto: Los proyectos son desarrollados por fases que son agrupaciones de tareas desarrolladas cronológicamente para reducir riesgos. Cada fase tiene un checkpoint para verificar el cumplimiento de los objetivos del proyecto y medir los criterios de calidad que se están consiguiendo. Notar que se utiliza el término fase en esta metodología de forma diferente al caso Siebel, en donde al mismo concepto se le denominada Etapa. La metodología OUM (Oracle Unified Method) incluye las siguientes fases: Inicio (Inception), Definición (Elaboration), Construcción (Construction), Transición (Transition), Producción (Production) Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  17. 17. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Oracle Inicio (Inception) El principal objetivo de la fase de Inicio del proyecto es alinear a todos los stakeholders con los objetivos del proyecto en todas sus fases del ciclo de vida. La fase de Inicio es clave pues es donde se deben entender y compartir el alcance del esfuerzo a realizar, los requerimientos de negocio a alto nivel y los riesgos más relevantes. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  18. 18. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Oracle Definición (Elaboration) El propósito de la fase de Definición es detallar los requerimientos de negocio, definir los componentes de la solución, mapear los datos en el sistema, elaborar prototipos y definir la arquitectura. Los prototipos son construcciones parciales de la solución que sirven para familiarizar a los usuarios con el aspecto visual de la aplicación (look & feel) y validar los requerimientos (de look & feel y de datos). Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  19. 19. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Oracle Construcción (Construction) El objetivo de esta fase es diseñar técnicamente la solución (modelo de datos, componentes estándar y extensiones) para posteriormente configurar las funcionalidades estándar del paquete, desarrollar y probar aquellas funcionalidades extendidas (custom) no cubiertas por el paquete y construir y probar las integraciones con terceros sistemas. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  20. 20. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Oracle Transición (Transition) El propósito de esta fase es llevar el sistema construido al entorno de producción después de haber pasado las pruebas de aceptación para que esté listo par su operación por parte de los negocios. Durante esta fase, el nuevo sistema debe ser aceptado por la organización que debe prepararse para el nuevo sistema., Si el nuevo sistema sustituye a uno anterior se debe realizar la transición de manera que se asegure la continuidad del negocio. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  21. 21. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Oracle Producción (Production) El objetivo de esta fase es operar el nuevo sistema desarrollado, evaluar su éxito y monitorizar y solucionar posibles problemas. Esto incluye el asegurar la operación del sistema, medir el rendimiento y calidad de la información, atender peticiones de soporte y ayuda/errores/funcionalidades por parte de los usuarios y gestionar las posibles peticiones de cambio debidas a mejora o nuevas funcionalidades para ser planificadas y tenidas en cuenta en próximas versiones de la aplicación/sistema. Resolver e implementar soluciones a posibles errores. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  22. 22. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Procesos del Proyecto de implantación (Project Processes for Continuity) Todas las tareas de OUM están organizadas en procesos que agrupan tareas relacionadas y de misma naturaleza. Estos procesos normalmente existen a lo largo de las diferentes fases del proyecto. Los miembros del equipo de proyecto son asignados a las tareas de estos procesos de acuerdo con su conocimiento y especialización. A continuación se describen estos procesos. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  23. 23. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Requerimientos de Negocio (Business Requirements) En el proceso de Requerimientos de Negocio se definen las necesidades de negocio de la aplicación o sistema. Estos requerimientos son identificados, definidos y priorizados por un equipo mixto de usuarios claves y analistas. El proceso suele iniciarse con un documento que describe el proceso de negocio, su alcance y sus requerimientos de alto nivel. Los requerimientos de negocio pueden cambiar a lo largo del proyecto según el entendimiento que de la solución vayan teniendo los usuarios. Los principales resultados de este proceso son: los objetivos de negocio, la lista de requerimientos funcionales así como la lista de requerimientos no funcionales. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method
  24. 24. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Análisis de Requerimientos (Requirements Analysis) En este proceso, los requerimientos obtenidos en el proceso anterior son analizados y trasladados a un Modelo de Casos de Uso en donde son refinados y definidos con mayor detalle. El modelo de los casos de uso es utilizado por usuarios y analistas para documentar en un formato común los requerimientos que tanto los analistas como los usuarios pueden fácilmente entender y compartir. Los principales resultados de este proceso son el Modelo de Casos de Uso, un prototipo de la interfaz de usuario y una descripción a alto nivel de la arquitectura de componentes software. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method
  25. 25. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Mapping y Configuración (Mapping and Configuration) En este proceso las principales estructuras de datos y valores asociados son definidas y presentadas en un entorno de prototipo. Los requerimientos de negocio son mapeados en la solución estándar. Se realizan una serie de workshops encaminados a alinear el prototipo con los requerimientos de negocio hasta su aprobación. Se definen los gaps entre las funcionalidades estándar del producto y los requerimientos y se documentan los parámetros de setup de la aplicación. Los principales resultados de este proceso son la validación de la configuración estándar, los valores de setup y las desviaciones o gaps no cubiertos por la solución. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  26. 26. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Análisis (Analysis) Durante el proceso de Análisis se identifica el detalle de cobertura de todos los requerimientos: cuáles encajan en el modelo estándar y cuales han de ser extendidos. Así como su traslación al sistema y cómo son cumplidos. Se crea un Modelo de Análisis que facilita una comprensión de detalle de los requerimientos desde una perspectiva técnica. En los procesos de Requerimientos de Negocio y Análisis de requerimientos el énfasis estaba puesto en la funcionalidad del sistema expresado en lenguaje del usuario. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  27. 27. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Análisis (Analysis) (cont) El Modelo de Análisis es considerado como el punto de partida del Modelo de Diseño dado que contiene el análisis de clases que serán detalladas en el Modelo de Diseño. El principal resultado del proceso de Análisis es el Modelo de Análisis revisado que incluye un conjunto de diagramas de clases que implementan los casos de uso. Adicionalmente, nuevas visiones de la arquitectura del software se añaden a la arquitectura inicialmente definida en el proceso de Requerimientos de negocio y posteriormente refinada en el de Análisis de requerimientos. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  28. 28. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Oracle Diseño (Design) En el proceso de Diseño se da forma al sistema para alinearlo con todos los requerimientos funcionales en base a la arquitectura de software definida y refinada en los procesos anteriores. El Diseño es llevado a cabo durante el final de la fase de Análisis y el inicio de las iteraciones de la de Construcción. El resultado principal de este proceso es el Modelo de Diseño que es utilizado en el proceso de Implementación. El resultado principal de este proceso es el Modelo de Diseño que incluye un modelo de objetos que describe el diseño de cómo se realizarán los casos de uso y el diseño de clases identificadas en el Modelo de Análisis. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  29. 29. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Implementación (Implementation) Este proceso es asociado a la construcción de la aplicación final a través de una serie de pasos iterativos. Se construye el código fuente de los componentes, scripts, ejecutables, tablas de BBDD, etc. En este proceso los desarrolladores también llevan a cabo pruebas unitarias del código desarrollado o componentes configurados. El proceso de Implementación es el foco principal de la fase de Construcción pero se comienza en la fase de Inicio con las primeras definiciones de la arquitectura y prototipos posteriores y e extiende a la fase de Transición para corregir posibles errores encontrados durante el proceso de Pruebas. El resultado principal de este proceso es la aplicación preparada para ser probada. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  30. 30. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Pruebas (Testing) El proceso de Pruebas tiene por objeto verificar la calidad del sistema construido así como la cobertura de los requerimientos definidos. Está, por tanto, relacionado con el proceso de gestión de Calidad y con el de Definición de requerimientos de negocio. Incluye también las pruebas de integración de sistemas que suelen ser más bien técnicas. Las actividades de pruebas tienen una responsabilidad compartida entre desarrolladores, usuarios y responsables de calidad. Las pruebas finales tienen por objeto la aceptación del sistema por parte del usuario (UAT – User Acceptance Test) y suelen ser realizadas parcialmente por módulos en función de la complejidad del sistema. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  31. 31. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Oracle Gestión del rendimiento (Performance Management) El objetivo del proceso de Gestión el rendimiento es definir, construir y ejecutar de forma proactiva un enfoque de gestión del rendimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto de forma que el sistema responda a los requerimientos y expectativas del usuario cuando el sistema esté en producción. La Gestión del rendimiento considera, entre otras, las actividades de realización de pruebas de rendimiento (stress tests) o a la optimización del sistema (tunning de BBDD, de código o de ejecución de procesos en un servidor de aplicaciones). El proceso de Gestión del rendimiento está relacionado con el de Arquitectura técnica. Del primero pueden sacarse conclusiones que afecten al segundo y viceversa. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  32. 32. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Arquitectura Técnica (Technical Architecture) El objetivo del proceso de Arquitectura Técnica es diseñar una arquitectura técnica para el sistema de información para dar soporte y permitir la implementación de la Visión de negocio. Las tareas en el proceso de Arquitectura Técnica identifican y documentan los requerimientos relacionados con el despliegue y mantenimiento de la aplicación y de la infraestructura tecnológica necesaria para el proyecto. Se encarga asimismo de establecer y ejecutar los procesos y procedimientos necesarios para implementar, monitorizar y mantener los diferentes entornos tecnológicos del proyecto (por ejemplo, los entornos de desarrollo, integración, aceptación y producción). Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  33. 33. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Adquisición y Conversión de datos (Data Acquisition and Conversion) El objetivo del proceso de Adquisición y Conversión de datos es crear los componentes (pequeños programas o scripts) necesarios para extraer, transformar, transportar y cargar los datos fuente de los sistemas antiguos (legacy systems) en el nuevo sistema de acuerdo con sus requerimientos. Lo datos que serán convertidos deben ser definidos explícitamente junto con sus fuentes origen así como las transformaciones lógicas o de formato que puedan requerir. Estos datos pueden ser necesarios para las pruebas del sistema, para la formación, para la aceptación del sistema así como para su puesta en producción. En algunas ocasiones puede ser conveniente realizar conversiones en etapas tempranas del proyecto para proporcionar una visión lo más realista posible de la viabilidad de la conversión y contemplar dichas consideraciones durante la fase de construcción del sistema Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  34. 34. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Documentación (Documentation) La documentación de calidad es un factor clave, aunque no siempre suficientemente considerado, en el apoyo a la transición a producción, conseguir la aceptación del usuario y facilitar el mantenimiento (correctivo y evolutivo) del sistema. La estrategia y requerimientos para este proceso varían dependiendo del alcance, tecnología y requerimientos. Un sistema basado en un paquete comercial se documenta de forma diferente a un desarrollo a medida. Las metodologías ofrecen templates y ejemplos de documentación a generar. En el caso de paquetes comerciales hay que documentar las extensiones software al modelo y procedimientos específicos de negocio. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  35. 35. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Gestión del Cambio Organizacional (Organizational Change Management) El proceso de Gestión del Cambio Organizacional se inicia a nivel estratégico con la dirección de la empresa mediante la identificación de los retos humanos y organizativos que la nueva tecnología va a implicar. Se tiene que diseñar un enfoque sistemático, efectivo en coste y tiempo para minimizar el riesgo de aceptación del nuevo sistema. Durante todo el proyecto se debe comunicar a la organización los cambios y beneficios que el nuevo sistema va a traer. La involucración temprana de los usuarios clave es fundamental como elemento de apoyo en la comunicación. Para asegurar la adopción por parte del usuario final la el proceso de Formación tiene que estar relacionado con el de Gestión el Cambio. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  36. 36. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Formación (Training) Los objetivos de este proceso son asegurar que el equipo de proyecto tiene la formación adecuada para llevar a cabo la implantación del nuevo sistema y que los usuarios tienen el conocimiento suficiente para participar en el proyecto (usuarios clave) y posteriormente utilizar la nueva aplicación (usuarios finales). Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  37. 37. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Transición (Transition) El objetivo del proceso de Transición es instalar la solución. Esto incluye definir procedimientos de instalación y, posteriormente, llevarlos a cabo en el entorno de Producción. Este proceso comienza pronto en el proyecto a través de la definición de los criterios de corte a la nueva aplicación y la estrategia de migración y arranque. Incluye tareas a ser llevadas a cabo para implementar dicha estrategia: plan de instalación, preparación del entorno de producción, corte del sistema antiguo (si existiera) y decomisionado del dicho sistema. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  38. 38. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Operaciones y Soporte (Operations and Support) El propósito del proceso de Operaciones y Soporte es monitorizar y responder a los posibles problemas del sistema; actualizar la aplicación para solucionar errores y problemas de rendimiento; evaluar el comportamiento del sistema en producción y planificar mejoras para incrementar funcionalidad, rendimiento y seguridad. El desarrollo del proyecto no finaliza abruptamente cuando el equipo de desarrollo instala el sistema en producción. De hecho, los meses siguientes a la puesta en producción son críticos para el éxito real del sistema. Los auditores internos probablemente todavía no han evaluado el sistema y los usuarios quizás todavía tengan algunos problemas por resolver. Hay requerimientos de baja prioridad no implementados que deberán ser repriorizados y calendarizados. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  39. 39. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle La Gestión del Proyecto permite al Jefe de Proyecto gestionar el desarrollo del proyecto de acuerdo con los entregables acordados y cumpliendo con los aspectos de calidad, alcance, coste y calendario. La Gestión del Proyecto tiene tres fases: · Project Start Up Phase · Project Execution and Control Phase · Project Closure Phase Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  40. 40. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS – Oracle Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method) FASES EN LA GESTIÓN DEL PROYECTO
  41. 41. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Start Up En la fase de Start Up se desarrollan los aspectos preliminares del proyecto. El jefe de proyecto define el alcance del proyecto así como cómo el calendario, equipo, costes, calidad, infraestructura inicial, etc. Se desarrollan asimismo las tareas encaminadas a definir el plan de Gestión global del proyecto y los planes para cada uno de los procesos de gestión. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  42. 42. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Project Execution and Control Esta fase está asociada con todas las fases del ciclo de vida del proyecto de implementación. El propósito de esta fase es gestionar la ejecución del proyecto técnico. Se utilizan los estándares y procedimientos establecidos en el Start Up y se llevan a cabo las correspondientes revisiones (alcance, calendario, costes, calidad, riesgos, etc) para verificar que el proyecto se realiza de acuerdo con el plan. También se acuerdan medidas correctoras cuando las desviaciones respecto del plan son significativas. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  43. 43. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle Cierre del Proyecto (Project Closure) Esta fase tiene lugar después de la fase de Producción. Durante esta fase el proyecto es cerrado administrativamente y desde un punto de vista contractual. Incluye la validación de que todos los resultados esperados del proyecto están finalizados y alineados con las expectativas de la organización. Se tiene la aceptación final por parte del usuario. Se asegura que toda la documentación está recopilada para posterior reutilización y generación de lecciones aprendidas. Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method)
  44. 44. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Definición de Proyectos TIC METODOLOGÍAS - Oracle La Gestión del proyecto incluye 13 procesos: · Gestión del Contrato · Gestión de Alcance · Gestión Financiera · Gestión del Calendario · Gestión de Riesgos · Gestión de problemas · Gestión del Equipo · Gestión de la Comunicación · Gestión de Calidad · Gestión de la Configuración · Gestión de Infraestructuras · Gestión de compras/subcontratación · Gestión del Cambio Ejemplo metodología OUM (Oracle Unified Method) La Gestión del Proyecto, según OUM, incluye estos 13 procesos. La mayoría de los cuales están incluidos, por ejemplo, en PMI. La Gestión de la Configuración (versionado del software) y la de Infraestructuras son claramente dos tipos de gestión específicas de proyectos TIC.
  45. 45. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Ejecución de Proyectos TIC DEFINICIÓN Por ejecución de proyectos TIC entendemos la realización de todas las tareas identificadas y definidas en la “Definición de proyectos TIC”. Estas tareas son de dos tipologías: • Tareas técnicas asociadas a la tecnología y a los usuarios • Construcción de la solución • Asegurar el uso de la aplicación • Tareas de gestión del proyecto • Alcance, Calendario, Coste, RRHH, Riesgos, etc.
  46. 46. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Ejecución de Proyectos TIC La ejecución del proyecto consiste en la realización de las tareas especificadas en la “Definición del proyecto”. En el apartado anterior se han descrito procesos asociados a dos posibles metodologías de definición de proyectos. Además, la metodología de Oracle incluía procesos de gestión del proyecto (tipo PMI/Prince2, …). Dichas metodologías, como cualquier otra, constituyen un marco de referencia que debe ser particularizado a la casuística de cada proyecto en concreto. Asimismo, cada metodología incluye técnicas específicas para las actividades de los distintos procesos así como documentación de referencia a considerar (templates) y definen también los roles de los diferentes intervinientes en cada actividad (Responsable, Participa, es Consultado, Acepta, etc). Dicho material de referencia puede ser consultado en las guías de referencia de cada metodología. A continuación se van a presentar algunas consideraciones a tener en cuenta en proyectos TIC que pueden ayudar a conseguir el éxito en los mismos.
  47. 47. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Ejecución de Proyectos TIC CLAVES DE ÉXITO Según un informe de CHAOS (7) el 32 % de los proyectos TIC fueron un éxito en 2009. Según PMI (Project Management Institute) el responsable del éxito o fracaso de un proyecto es el Jefe de Proyecto
  48. 48. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Ejecución de Proyectos TIC CLAVES DE ÉXITO 1. Interés de la empresa en la realización del proyecto 2. Apoyo de la dirección 3. Apoyo e involucración del Sponsor del Proyecto 4. Visión alineada y compartida del proyecto y de sus beneficios entre todos los stakeholders 5. Involucración de las unidades de negocio a través de usuarios claves 6. Definición clara del Alcance 7. Definición clara de los requerimientos 8. El Enfoque del proyecto 9. Planificación realista del proyecto 10. Existencia de presupuesto para el proyecto 11. Disponibilidad de recursos humanos 12. Disponibilidad de infraestructuras y entornos necesarios 13. Gestión de las expectativas 14. Conocimiento de la tecnología 15. Gestión del cambio desde el principio (comunicación siempre; formación a partir del desarrollo) 16. Gestión de riesgos 17. Gestión de cambios de Alcance y/o requerimientos
  49. 49. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Ejecución de Proyectos TIC LA VISIÓN ALINEADA Según Gartner, algunos de los pasos más relevantes de cara a conseguir una visión común son: • Mirar hacia delante. Conocer las necesidades de los usuarios, sus intereses, su entorno y sus valores y facilitarles información útil acerca de cómo el proyecto se ajusta a sus objetivos de forma que se logre su predisposición a apoyar el proyecto TIC. • Invitar a los usuarios a que participen y comprendan lo que las TIC pueden y no pueden hacer. La participación de los usuarios establecerá una dirección conjunta en la toma de y facilitará su “compra”. • Establecer conjuntamente criterios para la toma de decisiones ofrecerá más oportunidades técnicas y, eventualmente, de financiación.
  50. 50. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Ejecución de Proyectos TIC EL ENFOQUE DEL PROYECTO El enfoque del proyecto es cómo se van a hacer las cosas para cumplir con los requerimientos de negocio de manera que se maximice la probabilidad de éxito final. Algunos ejemplos para construir y desplegar una misma solución: • Enfoque 1: Se va a configurar la solución en un 50 % de su funcionalidad final de forma que se minimice el tiempo de adopción de la solución por parte de la organización. El despliegue inicial se realizará en modo big bang a toda la organización. Posteriormente se realizarán mejoras funcionales incrementales que se podrán asumir fácilmente porque los usuarios ya estarán formados. • Enfoque 2: Se va a configurar el 100 % de la solución y se va a desplegar en un área de negocio completa. Esto asegurará la depuración de la solución la cuál será posteriormente desplegada área de negocio a área de negocio. • Enfoque 3: Se va a configurar el 80 % de la aplicación y se va a desplegar en todas las áreas de negocio pero solo a los usuarios clave. Se recogerán todas las mejoras identificadas y, tras su incorporación a la solución, se desplegará el sistema en toda la organización. El enfoque del proyecto es CLAVE en su construcción y posterior despliegue y depende de multitud de factores técnicos y no técnicos, organizativos, de presupuesto, de conocimiento de la tecnología, de disponibilidad de recursos, de palancas del proyecto, de drivers que lo impulsan, de time to market, de convivencia con el sistema legacy, de migración de datos, de conocimiento de las nuevas funcionalidades por el negocio, de tipología del usuario final, etc.
  51. 51. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Ejecución de Proyectos TIC FORMACIÓN INICIAL Y PROTOTIPOS De cara a la definición de los requerimientos es importante impartir una formación inicial a los usuarios claves en las funcionalidades y capacidades de la solución. Asimismo hay que informarles de las ventajas, en el caso de soluciones paquetizadas, de aprovechar al máximo la solución estándar según la provee el vendor. Tras la formación inicial es conveniente, en la fase de definición de requerimientos, construir prototipos. Estos prototipos, normalmente, presentan la interfaz de usuario sin lógica de negocio detrás pero sirven para validar los requerimientos de funcionales de presentación y permiten avanzar en la definición del modelo de datos de negocio. La formación inicial permitirá: • Que los usuarios conozcan cuanto antes qué podrá hacer la nueva solución y cómo les va a cambiar su manera de trabajar • Que se definan requerimientos más fácilmente realizables • Que la fase de definición de requerimientos no se alargue en el tiempo • Que se puedan gestionar mejor las expectativas • Que la solución pueda aprovecharse de mejoras introducidas posteriormente por el vendor en base a mejores prácticas
  52. 52. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Ejecución de Proyectos TIC LA GESTIÓN DE EXPECTATIVAS Para que las expectativas puedan gestionarse adecuadamente, como mínimo, en el inicio del proyecto se debe realizar: • Una declaración de los resultados previstos que sea concisa y que se pueda lograr y medir, de modo que las diferentes áreas de negocio puedan entender con facilidad. • Una voz común o foro que garantice que la visión compartida se comunique y mantenga su relevancia. • La formación necesaria sobre las oportunidades de negocio y las limitaciones tecnológicas al Comité Directivo, a otros responsables de la toma de decisiones y a todos aquellos que tienen influencia en el proyecto. En todos estos casos, es posible que anteriormente no hayan participado en tareas de este tipo. • Animar a los usuarios y a los responsables en la toma de decisiones y a todos aquellos que tienen influencia a hablar cuando no comprendan acciones o las decisiones que se les solicita que lleven a cabo o que deben apoyar.
  53. 53. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Ejecución de Proyectos TIC EL COMITÉ DIRECTIVO El Comité Directivo es el grupo oficialmente responsable del proyecto. Este Comité define los objetivos del proyecto, aprueba el plan del proyecto, supervisa el progreso del proyecto, analiza la evaluación de los riesgos realizada por el Director de Proyecto y toma todas las decisiones necesarias. El Comité Directivo debe dirigir el proyecto y, por lo tanto, será el que recibirá información de primera mano y de confianza durante todo el proyecto. De este modo, las siguientes partes deben ser miembros o tendrán la representación debida en el Comité Directivo: • El sponsor o patrocinador del proyecto: en otras palabras, el Director en cuyo nombre se lleva a cabo el proyecto, esto es, quien toma la decisión final en nombre de la Organización. • En algunos proyectos de gran envergadura hay una función de gestión de cambios independiente, esta función debe quedar debidamente representada en el Comité Directivo. • El gestor del departamento TIC, esto es, el responsable de la entrega del proyecto. • El JP, el Jefe de Proyecto. • El Director del Departamento SI, o cualquier otra persona que establece y mantiene la Arquitectura global SI de la empresa
  54. 54. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Ejecución de Proyectos TIC EL COMITÉ DIRECTIVO En general, el número de miembros designado por los Comités Directivos debe contemplar el orden de magnitud (en coste y duración) y su impacto en la empresa. El nivel de representación también debe reflejar el grado y la naturaleza de los riesgos posibles y el alcance de su impacto en la Organización. En muy pocas ocasiones, se aconseja asignar el control general de un proyecto a un Directivo relativamente júnior, sin experiencia que pueda interrumpir de forma generalizada los servicios críticos de la institución. El Comité Directivo debe estar apoyado por el liderazgo del equipo directivo de la compañía en cada uno de los pasos importantes del desarrollo de un proyecto. En cualquier caso, el liderazgo es absolutamente necesario y si no se proporciona mediante un apoyo interno, deben proporcionarlo los especialistas externos (por ejemplo, las empresas de consultoría que es posible que no tengan los mismos intereses que la empresa).
  55. 55. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Ejecución de Proyectos TIC EL JEFE DE PROYECTO El Comité Directivo es el responsable y el que lidera el proyecto. No obstante, el Jefe de Proyecto es la persona que está “a cargo” (lidera) y es responsable del proyecto en el día a día. El Jefe de Proyecto: • Asigna las tareas a cada uno de los que participan en el proyecto • Supervisa el progreso de las tareas de cada uno de los miembros del equipo • Prepara los informes de seguimiento para el Comité Directivo • Implementa las medidas para reducir riesgos • Evalúa los riesgos conocidos e intenta pronosticar y solucionar los factores de riesgo imprevistos • Actúa como la persona de enlace con otros proyectos, departamentos y otras partes involucradas El Jefe de Proyecto asiste a las reuniones del Comité Directivo, en las que presenta los informes, la evaluación de los riesgos, responde a preguntas, participa en debates y presenta recomendaciones sobre las decisiones que debe tomar el Comité Directivo.
  56. 56. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Gestión TIC Ejecución de Proyectos TIC EL JEFE DE PROYECTO Como norma general, el tipo de proyecto define el tipo de Jefe de Proyecto necesario. Por ejemplo, el desarrollo de una aplicación de Internet en estrecha colaboración con clientes requiere un Jefe de Proyecto que pueda comunicarse a un nivel muy alto (y que sepa muy poco o nada sobre los detalles tecnológicos subyacentes a la aplicación). La cultura de la institución también define cómo pueden operar los Jefes de Proyecto. Un Jefe de Proyecto tiene pocas tareas de dirección en una organización de tipo funcional. En una organización de tipo matricial, la responsabilidad de dirigir el trabajo de equipo se comparte entre el Director Funcional y el Jefe de Proyecto. En una organización focalizada a proyectos, el Jefe de Proyecto es el que dirige todo el proyecto.
  57. 57. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Referencias (1) PMBOK (Project Management Body Of Knowledge): http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards.aspx (2) Artículo “Gestión de Proyectos TIC en la Seguridad Social” – IBM http://www.issa.int/pdf/IT/3IBM.pdf (3) Wiki EOI – Gestión de Proyectos: http://www.eoi.es/wiki/index.php/Gesti%C3%B3n_de_proyectos (4) Oracle Unified Method: http://www.oracle.com/us/products/consulting/resource- library/oracle-unified-method-069204.pdf (5) Glosario de términos de Gestión de Proyectos: http://www.eoi.es/savia/documento/eoi-75265/gestion-de- proyectos-glosario-de-terminos Gestión TIC
  58. 58. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual www.eoi.es Referencias (6) Marco de referencia de Métrica V3 (Plan SI/Desarrollo/Mantenimiento): http://www.slideshare.net/JoelRodriguez/metodologa-mtrica-3 http://alarcos.inf-cr.uclm.es/doc/ISOFTWAREI/Tema08.pdf (7) Estadísticas Éxito/Fracaso proyectos TIC: http://www.projectsmart.co.uk/the-curious-case-of-the-chaos- report-2009.html Gestión TIC

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