Administración del tiempo

INTRODUCCIÓN
• La vida en nuestro mundo transcurre a una velocidad
frenética y como resultado se exige cada vez mayor
eficiencia de las personas.
• En otras palabras: ¿estamos utilizando nuestro tiempo en
obtener lo que es importante en nuestras vidas?, o por el
contrario, estamos trabajando en las prioridades de otros.
• Nos dejamos absorber a tal grado por nuestra actividad
principal que descuidamos todo lo demás, lo que conduce
a un estilo de vida tan desequilibrado como estresante.
Por eso, debemos darle a todas las cosas el tiempo que
les corresponde.
• Una vida sana es una vida equilibrada donde hay un
tiempo para todo. Es mentira que nos falta tiempo, lo que
pasa es que no lo administramos adecuadamente

REFLEXIONES ACERCA DEL
CONCEPTO TIEMPO

REFLEXIONES ACERCA DEL
CONCEPTO TIEMPO
• El desarrollo en las organizaciones, encaminado al logro y
cumplimiento de los objetivos, no refleja la totalidad del
éxito en las mismas, es necesario que haya una vinculación
entre el logro de los objetivos personales y los
organizacionales. La satisfacción de los miembros de la
institución es reflejo de un buen nivel de calidad de vida en
el trabajo.
• Este logro de objetivos medido con el tiempo, es el
indicador de un adecuado desempeño y aprovechamiento
de recursos, integrando en este rubro de recursos al
“tiempo”, como un elemento que permitirá la medición de
los resultados

¿QUÉ ES EL TIEMPO?
• “El tiempo es, pues, la dimensión del
cambio. Si nada cambiara, no habría
tiempo”.
• “El tiempo en sí no existe”. No existe el
tiempo como no existe ni el kilómetro ni
el litro; sino únicamente las cosas que
son medidas por tales patrones
convencionales.
• Para los griegos de la época clásica, el
tiempo era un Dios: “Cronos”. Ellos
definen el “tiempo cronológico” como
algo lineal y secuencial.

• Los modernos diccionarios lo definen:
• “Relación que se establece entre dos o más
fenómenos sucesos, cuerpos u objetos”. “Duración de
los fenómenos”. “Duración de las cosas sujetas a
mudanza “. “Aspecto mensurable de la duración”.
•
• La mejor definición, si bien no la más clara sigue
siendo la antiquísima definición de Aristóteles: “el
número o la medida, del movimiento según antes y
después”.

LA VERDADERA RIQUEZA
• Si hubiera un banco que acreditara en
la cuenta de usted $86,400 cada
mañana; que no transfiriera el saldo
disponible de un día al siguiente, no le
permitiera conservar efectivo y al final
del día cancelara la parte esa cantidad
que usted no hubiera usado… ¿Qué
haría? Por supuesto, sacar cada día
hasta el último centavo y aprovechar
todo el dinero.

• Pues bien, tal banco existe: se llama Tiempo.
Cada día le acredita 86,400 segundos y cada
noche da por definitivamente perdidos cuantos
haya dejado de emplear provechosamente.
Nunca transfiere los saldos, ni permite que usted
se sobregire. Cuando no usa lo disponible ese día,
el único que pierde es usted. No existe
recuperación de fondos. Tampoco es posible girar
cheques sobre el mañana. De cada persona
depende invertir este precioso caudal de horas,
minutos y segundos para obtener los máximos
dividendos en cuanto a salud felicidad y éxito.

¿POR QUÉ Y PARA QUÉ
ADMINISTRARLO?
• La administración es el arte de optimizar los
recursos para el buen uso del tiempo. Se pretende
que el tiempo sirva en beneficio personal y de los
demás y para la misma sociedad, por lo que
comprende el reflejo de sí mismo, mediante el
manejo adecuado de los recursos de todo
orden, ya que no hay una sola realidad que se
sustraiga al tiempo.
• La administración del tiempo se ocupa de
“cronos”, el tiempo cronológico; éste se considera
lineal y secuencial. Ningún segundo vale más que
otro. El reloj dicta en esencia el ritmo de nuestra
vida. Pero en el mundo hay culturas que enfocan
la vida desde un paradigma basado en el “kairos”
(tiempo apropiado o tiempo con calidad)

• Realidades y mitos
• Se han creado en torno al tiempo un sinnúmero de
conceptos falsos, auténticos mitos que ocultan la
realidad de las cosas creando ilusiones sin
fundamento concreto. “No tengo tiempo”, “No me
alcanza el tiempo “, “El tiempo vuela”, “Se nos viene
el tiempo encima”, “Tenemos que recuperar el
tiempo perdido”, “Hay que ir contra reloj”, “Soy
esclavo del tiempo”.
• Falsedades todas
• El tiempo del día y del año transcurre a un ritmo
matemáticamente uniforme y parejo: a nadie se le
echa encima y nunca se pone a volar ni a tiranizar a la
gente. Tampoco se recupera.
• Tiempo físico y tiempo psicológico
• Una cosa es el tiempo del reloj, y otra el tiempo
psicológico. El primero como un fenómeno aplicable
a la realidad objetiva, y por encima de los obstáculos
de los seres humanos. El segundo como experiencia
subjetiva

FACTORES QUE OBSTACULIZAN LA ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
“LADRONES DEL TIEMPO”
• Planeación deficiente, ya sea por que los objetivos no
quedan claros, a corto, mediano y largo plazo.
• Jerarquización insuficiente de prioridades.
• Incapacidad para decir NO.
• Poca habilidad en el manejo de las interrupciones.
• Resistencia a delegar en forma adecuada.
• Falta de motivación y disciplina del jefe y su equipo.
• Abarcar mucho y apretar poco: el empeño de hacer
demasiadas cosas al mismo tiempo.
• Apoyo secretarial ineficiente.

PRINCIPIOS ÚTILES PARA EL
MANEJO DEL TIEMPO

PRINCIPIOS TEÓRICOS
• El tiempo es un recurso noble y justo, que se distribuye
equitativamente a pobres y ricos, a débiles y poderosos, a jóvenes y
ancianos. Todo mundo dispone de todo el tiempo que hay, ni más ni
menos.
• Nuestro tiempo es un campo muy expuesto a engaños y a ilusiones.
La mayoría de las personas no saben cómo lo estamos
administrando.
• La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo surgen
de actuar sin pensar (debemos planear a corto y a largo plazo).
• Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma
importancia. El tiempo disponible les debe ser asignado en orden de
prioridades.

• Nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y
factores, toda programación del tiempo personal debe ser flexible
para poder adaptarse a los imprevistos.
• En muchas ocasiones se crea tensión entre lo importante y lo
urgente.
• El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos
beneficios con un mínimo de esfuerzo.
• Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber
identificarlos y dejarlos de lado redunda en un ahorro del tiempo y
energías.
• El hábito de posponer decisiones y acciones es un modo común de
perder no sólo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas de
todo género

PRINCIPIOS PRÁCTICOS
• Para quien sinceramente se propone mejorar la
administración de su propio tiempo, el primer paso
consistirá en averiguar cómo lo está empleando.
• Anticipar o prevenir es mejor que remediar. Casi todo
toma más tiempo del que originalmente se piensa. Si se
prevé lo inesperado, se evitan desagradables sorpresas y
se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la
situación.
• Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción.
El imponerse a sí mismo fechas límites facilita la
autodisciplina y la toma de decisiones y, de este
modo, favorece la eficiencia.
• Tener los propios objetivos por escrito y revisarlos
periódicamente ayuda a no perder la orientación y a no
malgastar tiempo.

• Agrupar tareas similares formando bloques evita
confusiones, elimina repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos.
• Siendo las interrupciones enemigos crónicos del tiempo, conviene
diseñar tales programas y controles que, por su propio
peso, reduzcan dichas interrupciones.
• Antes de buscar soluciones, cerciórese de tener bien definido el
problema.
• En cuanto sea posible, hay que delegar tareas completas, dando
tanto la responsabilidad como autoridad correspondiente (si se
hacen las cosas a medias, no se logra la auténtica liberación del
tiempo).
• Planear cada actividad para ahorrar tiempo en su ejecución.
• Iniciar cada jornada con un plan a realizar inmediato

1. Reúna información. Tenga un registro diario para una
semana, parecido al que se muestra en las páginas siguientes
(registro diario del tiempo). Esto le proporcionará información
precisa para mejorar su uso del tiempo. Sea honesto. . . preste
atención a los detalles.
2. Estudie su uso del tiempo. Al trabajar con la información
reunida, estudie la forma en que actualmente está utilizando su
tiempo. Enliste posibilidades de mejoría.
3. Plan de acción. Del estudio anterior, desarrolle planes de acción
específicos para producir las mejoras deseadas en el uso de su
tiempo.
4. Seguimiento. Se recomienda hacer una evaluación de las mejoras
establecidas, seis semanas después de haber comenzado el
programa para mejorar su administración del tiempo.
Ejercicio:

Instrucciones para llevar un registro
diario del tiempo.
1. Seleccione una semana típica (no incluya vacaciones,
incapacidades, permisos de ausencia, días festivos, etc.).
2. Registre sus actividades al menos cada media hora. Sea
específico, por ejemplo: identifique a los visitantes y
registre el tema y la duración de los temas discutidos.
3. Escriba un comentario de cada actividad. ¿Se llevó algo
más de tiempo que de costumbre? ¿Por qué? ¿Lo
interrumpieron?
4. Al final del día anote si éste fue típico, más ocupado que
de costumbre. Agregue el tiempo que ocupó en
actividades de mayor importancia y escriba los resultados
junto con otros comentarios al final del registro del día.

REGISTRO DIARIO DE TIEMPO
DÍA DE LA SEMANA: L M M J V S D FECHA:
HORA ACTIVIDAD COMENTARIOS
7:00
8:00
9:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00
19:00
20:00
Este día fue: Comentarios:

REGLAS BÁSICAS PARA LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

BASES PARA UNA ADECUADA
ADMINISTRACIÓN DE TU TIEMPO
• Definición de objetivos:
• Toda organización tiene objetivos que espera
alcanzar. Éstos son usualmente establecidos de
manera general y sirven como marco de
referencia para que las unidades del negocio
(departamentos, secciones e individuos) puedan
establecer sus metas o se les asignen cuotas.

• Objetivos de mantenimiento: Actividades de
alimentación, ejercicio, recreo, terapias, etc.
• Objetivos de crecimiento: Fortalecerse física y
mentalmente, aprender (leer, tomar
cursos), ocupar determinados cargos.
• Objetivos de innovación: Nuevos
métodos, nuevos campos de acción, nuevas
relaciones sociales, más productos creativos.

LA CLASIFICACIÓN PERCEPTUAL
DEL TIEMPO

LA CLASIFICACIÓN PERCEPTUAL DEL
TIEMPO
• Antes de toda filosofía, el tiempo es una experiencia
inmediata: sentimos el paso del tiempo, lo observamos
en el ritmo de la naturaleza, y lo sentimos y vivimos en
nuestra esfera corporal, psicológica y social.
• En lo corporal, la vida fisiológica es una
sucesión de ritmos: la inspiración y la respiración, el
hambre y la saciedad, la atención y la dispersión, el
cansancio y el descanso. . . Suceden día con día.

• En la esfera Psicológica, nuestra psique
tiene su tiempo interno: sentimos el fluir de los
acontecimientos, 10 minutos alegres son una experiencia
temporal muy diferente de 10 minutos de extrema tensión o
dolor; tomamos distancia con respecto a los hechos
pasados, localizándose en el tiempo; podemos decir: hace una
semana, hace tres semanas, hace tres meses, etc. y
experimentamos el paso del mundo de la niñez, de la
adolescencia, de la juventud, de los años maduros.
• En la esfera social, dejamos de ver 15 años a un compañero
de escuela y al encontrárnoslo, advertimos y casi palpamos el
paso del tiempo. Comparamos nuestra ciudad o nuestro
barrio con lo que eran 20 años, y por donde quiera
encontramos la huella del tiempo que ha pasado

PRINCIPALES MOTIVOS DE
INTERRUPCIÓN.
ENEMIGOS DEL TIEMPO
• Existen “ladrones del tiempo” bastante
numerosos y tanto más temibles cuanto más
oculto y disimulados. Identificarlos es el primer
paso para acabar con ellos.
• Entendemos por “enemigo o desperdiciador del
tiempo” cualquier circunstancia que se opone a
la consecución de nuestros objetivos, o
simplemente que nos aparta de nuestros valores.
• Existen enemigos externos e internos, dentro de
los externos podemos identificar a los enemigos
visibles, los cuales son a su vez controlables y
dentro de los enemigos internos tenemos a los
ocultos, los cuales resultan incontrolables.

• Enemigos visibles que provienen de los
rasgos del propio individuo.
• La verborrea como estilo de comunicación.
• Las repeticiones inútiles.
• El lenguaje confuso y ambiguo.
• El desorden.
• La indecisión.
• La manía de pasar mucho tiempo hablando y muy poco
pensando.
• La manía de pasar mucho tiempo realizando cosas sin
aclarar intenciones, propósitos y objetivos.
• La costumbre de adoptar rituales que son meros
formulismos muertos y vacíos.
• Confundir lo urgente con lo importante.

ENEMIGOS DEL TIEMPO
EXTERNOS
(Visibles y controlados)
 Interrupciones del teléfono.
 Interrupciones por visitas inesperadas.
 Urgencias.
 Mobiliario incómodo.
 Incapacidad de los subalternos.
 Falta de información adecuada.
 Exceso de reuniones.
 Liderazgo deficiente.
 Trámites excesivos.
 Ruido y distractores visuales.
 Sistemas de comunicación deficiente

ENEMIGOS DEL TIEMPO
INTERNOS
(Invisibles e incontrolados)
 No saber decir “no”.
 Querer acaparar actividades por no delegar.
 Sobrestimar las propias capacidades.
 Subestimar las propias capacidades.
 Aplazar, dejar las cosas para después.
 Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes.
 Falta de motivación.
 Tensión y preocupaciones.
 Obsesión por lo trivial.
 Inconstancia, hábito de dejar tareas inconclusas

LA DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO
• Toda administración implica la personalidad del
administrador, máxime cuando se trata del tiempo, que no es algo
externo a la persona
• Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es
malgastar la vida.
• La administración del tiempo no puede ser sino un reflejo de la
personalidad: “Dime cómo gastas tu tiempo y te diré quién eres”.
• Nos hallamos, no ante un problema de técnicas, sino de actitudes
básicas; no de aprendizaje conceptual, sino de compromisos vitales;
no de recetas, sino de reeducación; no de simples estrategias, sino de
madurez humana.
• De aquí que manejen su tiempo en forma muy diversa el individuo
materialista, hedonista, el perfeccionista, el idealista, el soñador, el
bohemio, el burócrata rutinizado, el artista, el científico, el
empresario, el religioso contemplativo, el grillo político, etc.

SUGERENCIAS PARA EL MANEJO
DE LA AGENDA CON BASE EN EL
MÉTODO DE
STEPHEN R. COVEY

INICIE CON ESTABLECER LOS
OBJETIVOS

Establezca primero lo primero
Cuatro generaciones de la administración de el tiempo.
I.
• Crisis.
• Problemas apremiantes.
• Proyectos cuyas fechas vencen.
III.
• Interrupciones, algunas llamadas.
• Correo, algunos informes, reuniones.
• Actividades populares.
II.
• Prevención.
• Construir relaciones.
• Reconocer nuevas oportunidades.
• Planificación, recreación.
IV.
• Trivialidad, ajetreo inútil.
• Algunas cartas.
• Algunas llamadas telefónicas.
• Pérdidas de tiempo.
• Actividades agradables.
ACTIVIDADES
Urgente No urgente
NoimportanteImportante
I.
• Crisis.
• Problemas apremiantes.
• Proyectos cuyas fechas vencen.
III.
• Interrupciones, algunas llamadas.
• Correo, algunos informes, reuniones.
• Actividades populares.
II.
• Prevención.
• Construir relaciones.
• Reconocer nuevas oportunidades.
• Planificación, recreación.
IV.
• Trivialidad, ajetreo inútil.
• Algunas cartas.
• Algunas llamadas telefónicas.
• Pérdidas de tiempo.
• Actividades agradables.
ACTIVIDADES
Urgente No urgente

I.
• Estrés
• Agotamiento.
• Siempre apagando incendios.
III.
• Concentración en plazos cortos.
• Administración de la crisis.
II.
• Visión.
• Equilibrio.
• Disciplina.
• Control.
• Pocas crisis.
IV.
• Total irresponsabilidad.
• Despido de los empleos.
• Dependencia de otros.
RESULTADOS
Urgente No urgente
I.
• Estrés
• Agotamiento.
• Siempre apagando incendios.
III.
• Concentración en plazos cortos.
• Administración de la crisis.
II.
• Visión.
• Equilibrio.
• Disciplina.
• Control.
• Pocas crisis.
IV.
• Total irresponsabilidad.
• Despido de los empleos.
• Dependencia de otros.
RESULTADOS
Urgente No urgente

• Las mentes grandes tienen un propósito; las demás sólo tienen ideas (W.
Irving).
• Lo importante rara vez debe hacerse en el mismo día, ni tampoco en la
misma semana... Lo urgente exige acción instantánea... La atracción
momentánea de lo urgente parece irresistible, y consume la energía de la
persona.
• La diaria planificación y elaboración de listas de “tareas a cumplir” en
esencia nos mantiene concentrados en priorizar y realizar sólo lo urgente.
Cuanta más urgencia tenemos, menor es la importancia de lo que
hacemos.
• Muchas actividades importantes se vuelven urgentes, debido a que las
postergamos más allá de lo necesario o que las prevemos y planificamos
en forma insuficiente.
• Al incrementar el tiempo que dedicamos a lo importante, crece nuestra
capacidad para ejecutar y disminuyen las urgencias.
» Adaptación de “First Things First”.- Stephen R. Covey, A. Roger & Rebeca Merrily.- New
York.- Simon & Schuster.- 1994 Traducido al Español por Editorial Paidos.
LO IMPORTANTE Y LO URGENTE

DEFINICIÓN:
• Lo urgente es lo que exige atención inmediata
y lo importante es lo que no debemos dejar
de realizar, pero su prioridad es menor.
• La tiranía de lo urgente hace postergar los
objetivos más importantes a largo
plazo, olvidar las prioridades y responder en
exceso a los problemas, como si todos fueran
crisis.

GENERACIONES DE ADMINISTRADORES DE
TIEMPO (STEPHEN COVEY)
• Primera Generación: Hacedores de listas
(conciencia de lo que deben hacer)
• Segunda generación: Programadores (planean y
usan la agenda)
• Tercera generación: Priorizadores (Fijan objetivos
y actúan de acuerdo a prioridades).
• Cuarta generación: Autoorganizados (en lugar de
administrar el tiempo se organizan ellos mismos).

CAMBIE SU LUGAR DE TRABAJO
• Considere su escritorio como una
línea de montaje. Por un extremo
entran las materias primas (en su
mayoría en forma de papeles) para
ser procesados por una máquina (su
cerebro), antes de pasar a la etapa
siguiente. Un Just in Time de su
escritorio significa tomar conciencia
de los papeles y las herramientas y
el sitio donde deben estar

COSAS QUE HACER
• Debe vaciar su escritorio de papeles relacionados con
tareas anteriores.
• La superficie de trabajo debe tener sólo lo necesario
(productos en proceso).
• Ordene los cajones y de ser posible ELIMÍNELOS
• Defina un lugar para sus herramientas
(lápiz, tijeras, grapadora, etc) y siempre manténgalas
en este lugar

CINCO PALABRAS EN JAPONÉS
SEIRI (Clasificar)
SEITON (Ordenar)
SEISO (Limpiar)
SEIKETSU (Estandarizar)
SHITSUKE (Continuar)
SEI: SENTIDO

SENTIDO DE CLASIFICACIÓN
• Clasificar es hacer la diferencia entre lo
que
se necesita y lo que no se necesita.
• Eliminar lo innecesario
• ¿Se necesita?
• ¿Está en la cantidad adecuada?
• ¿Cuál es la frecuencia de utilización?

SENTIDO DEL ORDEN
• Ordenar es:
• Asignar un espacio, a las cosas que se necesitan para
ejecutar los diferentes procesos, dentro del área de trabajo.
• Definir un sitio o lugar apropiado para ubicar cada
cosa, pieza o herramienta dentro de un sistema lógico.
• Distribuir y manejar el espacio adecuadamente.
• Tener las cosas listas y al alcance para cuando se necesiten.
• UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR

CÓMO LO HACEMOS?
Clasificar
¿Es un objeto o
información
necesaria para el
objetivo del puesto
de trabajo?
¿Es un objeto o
información
innecesaria para el
objetivo del puesto
de trabajo?
Colocar cerca
Colocar menos
cerca
Colocar lejos
No es útil para nadie
A alguien le puede servir
Vender, donar
o botar
Transferir
Se usa ocasionalmente
Se usa con frecuencia
Usados muy de
vez en cuando

MANEJO DE DOCUMENTOS FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS
• Solo archive documentos que consultará en el futuro o que
requieren algún respaldo.
• Ordene los archivos según frecuencia de uso.
• Separe el archivo muerto.
• Solo tenga en la bandeja de entrada aquello que está en
curso.
• Almacene y elimine el resto.
• Cree carpetas y subcarpetas para agrupar los documentos
relacionados

MANEJO DEL CORREO ELECTRÓNICO
• El correo implica siempre el desencadenamiento
de alguna acción. Se deben planear en el día
momentos para su lectura.
• El E-mail debe gestionarse con agilidad:
Eliminarse, responderse, archivarse ó re-enviarse
de forma inmediata.
Consejo:
Abra su correo electrónico 1 hora después
de que haya llegado a su puesto de trabajo.

PARA GESTIONAR EL CORREO
ELECTRÓNICO
• Correos recibidos cada día (promedio): 30
• 80% son informativos ó basura (24 mensajes)
• (Tiempo estimado: 24 minutos)
• 20% Requieren responder, re-enviar con
comentarios ó hacer algo (6 mensajes)
• (tiempo estimado: 60 minutos)

MANEJO DEL CORREO ELECTRÓNICO
• Al escribir correo electrónico:
• Los mensajes de correo electrónico deben ser
breves y la dirección precisa.
• Si debe enviar archivos adjuntos, hágalo luego
de escribir los destinatarios y antes de escribir el
cuerpo del mensaje.
• El lenguaje usado es más informal.
• El encabezado del correo debe indicar
claramente el objeto del mensaje.
• Envíe ó re-envíe mensajes a aquellos que les
interesa explicando brevemente por qué usted
así lo piensa. Evite enviar mensajes con textos
como: …puede ser de utilidad, …por si les
interesa, …etc.

CÓMO TRABAJAR EN EQUIPO Y DAR UN
BUEN MANEJO AL TIEMPO DE LOS DEMÁS
• Generalmente, los planes mejor trazados para
administrar el tiempo dependen de otros.
Nadie trabaja solo. Es importante conciliar la
forma en que los otros administran su tiempo
con la suya

PREGUNTAS QUE DEBE HACERSE
• Al programar actividades ¿tengo en cuenta la
agenda de los demás?
• ¿Escribo demasiados informes innecesarios?
• ¿Organizo reuniones sin objetivos concretos
y con
resultados imprecisos?
• ¿Siempre llego puntualmente a las citas y
reuniones?
• ¿Con qué frecuencia suelo interrumpir a los
demás?
• (mi jefe, mis colaboradores y compañeros)

MANEJO DE REUNIONES
• ¿Realmente es necesario reunirse?
• Podría ahorrar tiempo no convocando la reunión y
hablando personalmente, por teléfono o vía e-mail con los
otros.
• Si todos los asistentes trabajan para la misma empresa, es
útil para todos si el tiempo dedicado a reunirse es el
mínimo.
• Planee la reunión luego de considerar otras posibilidades.
R
P = -------------------------------------
t x Número de personas

PREPARE UN ORDEN DE LA REUNIÓN
• La duración de una reunión puede verse muy
afectada por el orden en que figuran los
temas.
• Evite iniciar una reunión con un tema
controvertido ya que
se puede dedicar un tiempo excesivo en
comentarlo.
• Empiece con temas rutinarios y directos que
supongan
decisiones fáciles.
• Sugiera a los demás que asistan a la parte de
la
reunión que les concierne.
• Recuerde a todos lo acordado en una
reunión por escrito.

REFLEXIONES ACERCA DE LAS REUNIONES
¿Quién realmente
debe estar
presente?
¿Todos deben
estar presentes
todo el tiempo?
¿Deberán
desplazarse?
¿Se pueden tratar
otros asuntos en la
reunión?
¿Se puede
cancelar la
reunión?
Examine los temas a
tratar
Piense que las
personas entrarán y
saldrán
Considere otras
posibilidades
Aproveche la
situación al máximo
Resuelva los asuntos
sin reunirse
Los temas determinan
los asistentes.
Los asistentes solo
asisten al tema de su
interés.
Los tiempos de
desplazamiento
deben sumarse al
tiempo de la reunión
Programar la reunión
sólo cuando hayan
suficientes temas a
tratar.

MANEJO DEL TELÉFONO
• Al hacer llamadas:
• Reserve una hora del día para llamar
• Haga una lista de las llamadas que debe hacer
cada día
• Tenga claro el objetivo de cada llamada y
prepárela como si se tratara de una reunión
• Asegúrese de tratar todos los temas durante la
conversación
• Haga las llamadas por orden de importancia. No
aplace las urgentes y difíciles
• Tome nota de los aspectos discutidos durante la
llamada

MANEJO DEL TELÉFONO
• Al recibir llamadas:
• Las llamadas pueden tomarlo por sorpresa e
interrumpirlo
cuando no está preparado.
• No es descortés hacerle saber a quien llama
que es un mal momento para hablar.
• Indique a las personas el horario más
apropiado para que lo llamen.
• Si usted le pide a alguien que lo vuelva a
llamar, indíquele el día y la hora mas
apropiado y apúntelo en su agenda.
• Siempre responda las llamadas que no
contesta.

SI LO LLAMA UN VENDEDOR A OFRECERLE UN
PRODUCTO O SERVICIO
• No le diga que lo llamen mas tarde.
Lo harán,
y seguramente será en un
momento menos apropiado.
• No diga que usted los llamará si no
piensa hacerlo
• No pida detalles si no está
interesado.
• No responda a preguntas con
oraciones
vagas y largas, sea conciso.

PREPARACIÓN DE VIAJES DE
NEGOCIOS, ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
DURANTE EL VIAJE
• Durante un viaje de trabajo pasará la mayor parte del
día reunido. Cuanto más largo sea el viaje, a más
reuniones asistirá.
• Es esencial actualizar las notas todos los días; si
no, todas las reuniones se habrán confundido cuando
regrese a la oficina.
• Reserve tiempo todos los días para re-escribir las notas
de las reuniones a las que asistió, las decisiones
tomadas y las medidas de las que ellas se derivan

PROGRAMACIÓN DEL TIEMPO LIBRE
• No debe sentirse culpable por tomarse tiempo
libre.
Le ayudará a trabajar con mayor eficacia.
• El ejercicio ayuda a reducir el estrés y puede
ser una
pausa útil en caso de que tenga las facilidades
para practicarlo al mediodía.
• Programe su tiempo libre y dedíquelo a las
personas
y actividades más gratificantes para usted.
• Valore su tiempo libre: no lo desperdicie
haciendo “zapping” con el control del TV.
• Realice al menos una actividad gratificante y
planeada cada día.

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