El gobierno y las Administraciones Pública que están asumiendo los retos de digitalización y de caminar hacia la oficina cero papel, requieren de un soporte tecnológico capaz de curbrir el ciclo de vida completo de la información.

1. Digitalización y Oficina Cero
Papel
Athento -Smart Document Management-

2. Digitalización
La Digitalización, cualquiera que sean sus
fines (control y trámite, archivísticos, de
contingencia), necesita un soporte
tecnológico que garantice el tratamiento
de los documentos desde que se convierten
al soporte digital hasta que se archivan o
decidimos que ya no nos son útiles.

3. Oficina Cero Papel
El trabajo diario con documentación mixta
(formato papel, documentos digitalizados y
electrónicos) requiere el soporte de
aplicaciones tecnológicas que permita
cubrir el ciclo de vida de ésta desde su
creación hasta su disposición final.

4. El Ciclo de Vida de los Documentos

5. Es decir, debemos gestionar los
documentos desde la captura
hasta su preservación, y a través
de todas sus fases intermedias.

6. Para conseguir cubrir ese ciclo…
• Las empresas necesitan al menos 3
aplicaciones distintas.
• Sufren altos costes en licencias.
• Problemas de Integración.
• Problemas de compatibilidad con el entorno
tecnológico.

7. ¿Qué aprendimos?
“There is a smarter way to
do document management”

8. Con Athento es diferente porque…
Una única aplicación ofrece la
funcionalidad necesaria para
cubrir el ciclo de vida del
documento.

9. Con Athento es diferente porque…

10. Con Athento es diferente porque…
Te permite digitalizar dentro de
una estructura documental
adecuada y cubriendo todo el ciclo
del documento.

11. Fase 1: Captura de Documentos

12.  Hace posible utilizar la
información de los
documentos
Nutre el sistema de gestión
documental
Fase 1: Captura de Documentos

13. Fase 1: Captura de Documentos
Nos permite hacer un procesamiento del los
documentos para obtener información de los
mismos.
https://vimeo.com/76943766

14. Fases 2 y 3: Gestión de Documentos
y Delivery
Nos permite trabajar
con la
documentación
mientras que esta se
encuentra aún en un
estado mutable y
requiere de la
colaboración de
usuarios para su
avance en el ciclo de
vida.

15.  Permite gestionar
documentos y activos
digitales
 Hace posible colaborar y
aporta flexibilidad,
ubiquidad.
Permite la distribución y
publicación de los contenidos.
Fases 2 y 3: Gestión de Documentos
y Delivery

16.  Se integra con otros
repositorios documentales
 Se integra con aplicaciones
de File-Sharing
Fases 2 y 3: Gestión de Documentos
y Delivery

17. Fases 4: Gestión de Documentos de
Archivo (Records Management)
Nos permite definir
un contexto
documental
adecuado para
aquellos documentos
con valor probatorio
y que no deben
cambiar (records).
https://vimeo.com/89507396

18. Records Management
 Diferencia entre el record
y el documento
Garantiza un tratamiento
especial a cierto tipo de
documentación.

19. Fases 4: Gestión de Documentos de
Archivo (Records Management)
El cuadro de clasificación es el instrumento principal de un sistema de
gestión de documentos. Se despliega en una estructura jerárquica y lógica
que permite la identificación y la agrupación física e intelectual de la
documentación corporativa de la empresa Tiene la finalidad de:
• Contextualizar y establecer vínculos entre la documentación de forma que
represente la actividad desarrollada por la empresa
• Mantener la consistencia en las denominaciones de los documentos.
• Tomar decisiones en base a categorías (acceso, seguridad, distribución de
responsabilidades, preservación).
• Organizar el repositorio corporativos.
• Permitir la propagación/herencia de metadatos a los documentos dentro
de una misma categoría.
• Ayudar a la recuperación y navegación en el sistema de gestión
documental.

20. Fases 4: Gestión de Documentos de
Archivo (Records Management)

21. Fases 4: Gestión de Documentos de
Archivo (Records Management)
Los metadatos servirán para la descripción del contexto, contenido y
estructura de los documentos en el entorno del gestor documental. Como
tales, los metadatos son información estructurada o semiestructurada, que
posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y
disposición de los objetos de información a lo largo del tiempo en el contexto
de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para
identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las
personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y
utilizan. (RD 4/2010)

22. Fases 4: Gestión de Documentos de
Archivo (Records Management)

23. Fases 4: Gestión de Documentos de
Archivo (Records Management)
El calendario de conservación es el instrumento que permite establecer para
cada serie documental previamente definida en el cuadro de clasificación, los
periodos de retención de la documentación en cada etapa de archivo y la
acción final de disposición a ejecutar: eliminación o conservación definitiva.

24. Fases 4: Gestión de Documentos de
Archivo (Records Management)

25. Con Athento es diferente porque…
Nos permite obtener
Documentos
Electrónicos:
• Fiables,
• Auténticos,
• Usables e
• Íntegros

26. Con Athento es diferente porque…
Primer sistema en implementar el
Esquema Nacional de
Interoperabilidad, y
potencialmente adaptable a otros
NIF
Cumplimiento del Esquema Nacional de
Interoperabilidad

27. Con Athento es diferente porque…
Esto le permite trabajar con
conceptos como metadatos
mínimos obligatorios, copias
auténticas, series
documentales y otros
conceptos de gestión
documental importantes
para entidades de gobierno.
Cumplimiento del Esquema Nacional de
Interoperabilidad

28. Con Athento es diferente porque…
Integral: Eliminando la necesidad
de diferentes aplicaciones para
cubrir el ciclo de vida.
Interoperable: Integrándose con
el entorno tecnológico del
cliente.
Inteligente: Automatizando
procesos sin valor de negocio.

29. Con otras aplicaciones

30. • Licencias X 3
• Problemas de
integración X 3
• Necesidad de
desarrollos X 3
Con otras aplicaciones

31. Gracias
Preguntas?