Trabajo final Organización Documental Expresión Oral y Escrita Universidad del Quindío Grupo 2

1. EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
TRABAJO FINAL

2. TRABAJO FINAL
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
CLAUDIA PATRICIA PANCHA VILLAMIL
TUTORA: MARÍA ALEXANDRA LEÓN MARTINEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
GRUPO 2
BOGOTÁ
2013

3. INTRODUCCIÓN
El objetivo de este trabajo es aplicar los diferentes
conocimientos adquiridos en nuestra materia
Expresión oral y escrita lograr llevar a cabo la
investigación, aporte y ayuda a uno de los campos de
nuestra carrera que en este caso será la
Organización documenta.

4. OBJETIVOS
El objetivo con este trabajo es poder aportar a mi campo
laboral los conocimientos adquiridos en Expresión Oral y
Escrita.
Es poder aportar puntos clave e importantes que se
deben tener en cuenta para la Organización Documental
y para llevar a cabo un buen trabajo y cumplir con los
propósitos planteados.
Es importante tener en cuenta primero que nada que
queremos alcanzar y que queremos lograr en la
organización y para esto es importen crear un plan de
trabajo.

5. SITUACIÓN VITAL
En la actualidad trabajo en diferentes proyectos que requieren una serie de
pautas distintas para llevar acabo su organización documental, cada una
diferente según las necesidades del cliente pero aun así todas siguiendo
los parámetros que rigen la organización de documentos y el respectivo
almacenamiento de estos.
He podido notar que la falta de organización y planeación antes de
empezar a trabajar es solo un terrible paso para llevar a cabo los objetivos
que queremos alcanzar.
En esta carrera y con el creciente mundo de las nuevas tecnologías no
podemos dejar de lado la elaboración de un plan de trabajo antes de iniciar
con la organización ya que esto ayuda a estar preparados para lo que
vamos a encontrar en el campo de la archivística.

6. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
La organización documental es muy
importante y necesaria para las
empresas ya que ayuda a tener
registro de lo que sucede en la entidad,
ayuda a guardar un registro de cada
momento y movimiento que ocurre al
interior de ella.
http://www.youtube.com/watch?v=2pw
UW2iCWj8
Esta organización se debe separar por
oficinas o áreas de trabajo y cada una
de ellas se les debe dar un trato
adecuado según su origen e
importancia en la conservación de la
información que reposa en el.
http://www.sia.una.ac.cr/index.php?opti
on=com_content&view=article&id=66&I
temid=79

7. APORTE A LA ORGANIZACIÓN EN MI CAMPO
LABORAL
Primero que nada debemos
conocer que es lo que queremos
alcanzar y lograr con la
organización.
Como ya tenemos claro lo que
quiere el cliente ahora debemos
hacer un plan de trabajo que cumpla
y abarque con lo solicitado.
Debemos tener claro que es lo que
queremos y como lo vamos
alcanzar para esto propongo
realizar un plan de trabajo que
abarque y tenga en cuenta las
necesidades del cliente.
Para esto debemos tener en cuenta
como esta conformada una historia
o un expediente laboral, debemos
conocer que tipos de documentos
tiene y como se puede manejar
cada uno según el tramite.
Quiere que le organicemos los
expedientes laborales y quiere
tener en digital cada uno de los
documentos que estén en cada
historia, uno a uno.
http://www.slideshare.net/mabuiar46
/organizacion-documental-16557855

8. ELABORACIÓN PLAN DE TRABAJO
Ya conociendo y teniendo claro que vamos a trabajar expedientes laborales
debemos tener en cuenta que el cliente quiere que se organice y que se le de
registro o imagen digital de la información.
Con esto claro procedemos a ver que tenemos que realizar una organización
documental y para este tipo de historia lo mas adecuado es realizar una
organización cronológica respetando el tramite de los documentos.
Luego de esto tenemos que tener en cuenta que quiere digitalizada la historia y
para esto debemos hacer antes una digitación por pieza documental.
Pero no podemos dejar de lado la calidad con la que vamos a entregar nuestro
trabajo así que tenemos que realizar algunas cadenas para poder cumplir con un
producto que cumpla con lo esperado y más.
Para cumplir con esto diseñe el siguiente cuadro que muestra la organización de la
cadena para cumplir con los objetivos.

9. ELABORACIÓN PLAN DE TRABAJO
Organización de
las historias
laborales
almacenamiento
Digitalización
historias
laborales
Control de
calidad historias
laborales
Digitación hoja
control

10. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Para llevar a cabo la
organización de la historias
laborales lo vamos hacer
cronológicamente
respetando los
documentos como la hoja
de vida se dejara con sus
respectivos anexos,
también se debe tener en
cuenta los sellos y firmas
de radicado y recibido para
darle continuidad al tramite
que se este teniendo en
cuenta en el momento.

11. CONTROL DE CALIDAD
Las personas que realicen el control
de calidad de la organización de las
historias deben tener los
conocimientos apropiados para
poder detectar los errores que
puedan tener las historias que ya
fueron arregladas, algunos pueden
ser errores en fechas u otros pueden
ser por una mala interpretación de la
persona en el momento de la
organización.
Por esto la persona que realiza el
control de calidad debe garantizar
que la historia laboral esta
correctamente organizada y puede
seguir con el siguiente proceso en la
cadena.

12. DIGITACIÓN HOJA DE CONTROL
Como se quiere tener registro físico de
los documentos que reposan en la
historia laboral para luego tener
soporte en imagen digital se debe
realizar una hoja de control la cual
tiene como propósito describir
documento por documento que tipo es
un ejemplo si es hoja de vida, cedula
etc.
Esto se realiza asignando un código y
su respectiva descripción de cada
pieza documental que tengamos en la
historia.
La hoja de control mostrara
rápidamente que código tiene, que tipo
de documento es, la fecha y en que
folio se encuentra. Esta también
muestra los datos del funcionario.

13. DIGITALIZACIÓN
El proceso de digitalización se realiza
cuando las historias ya han pasado por
los anteriores procesos. Lo que se hace
aquí es tomar imagen de cada una de
las piezas documentales descritas en el
proceso anterior, cuando la historia
laboral completa tal cual esta en físico
pero en un archivo digital haciendo mas
fácil la búsqueda de la información antes
de dirigirnos al físico. También ayuda a
conservar la información ya que con el
paso del tiempo tiende a deteriorarse el
papel.
Aquí se acomodan las historias
laborales con todos los datos de los
funcionario y se deja constancia de que
información se encuentra en físico.
http://www.youtube.com/watch?v=8Lydv1oa1c

14. ALMACENAMIENTO
Para realizar el
almacenamiento se debe dar ya
por terminado los anteriores
procesos.
Se debe guardar la
documentación en carpetas
cuatro aletas, en cajas X200 o
X300 según lo solicite el cliente
y se debe realizar la rotulación
de las historia laborales la
cuales deben tener el nombre
de la entidad, nombre del
funcionario, documento,
consecutivo de carpeta, folios,
fechas extremas.

15. SOLO HAY UN CAMINO CORRECTO
HACIA LA ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL

16. CONCLUSIONES
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Podemos concluir que si tenemos un buen plan de trabajo y tenemos un
objetivo claro podemos alcanzar las metas propuestas y así poder entregar un
producto de perfecta calidad que cumpla con las expectativas del cliente.
Para realizar un buen plan de trabajo tenemos que tener en cuenta varios
factores como que tipo de documento, que información contiene y como
podemos trabajar con ella.
Separar o realizar varias cadenas en las cuales se pueda lograr alcanzar un
objetivo especifico hace que las cosas al final salgan mejor de los esperado.
El plan de trabajo debe ser claro y sencillo de tal manera que todos puedan
comprender fácilmente lo que queremos lograr.
Se debe dar a conocer el plan de trabajo y capacitar a las personas antes de
iniciar el proceso esto para evitar errores que afecten el resto de la cadena.
Si hay cabios en algún momento se debe socializar con todas las personas que
están a cargo esto para evitar que se deje de lado el nuevo cambio.
La buena comunicación con los compañeros y la oportuna socialización de los
inconvenientes es la mejor herramienta para superar las diferencias.

17. BIBLIOGRÁFICA
Las referías bibliográficas fueron tomadas de las siguientes paginas de
internet las cuales me ayudaron a comprender mejor algunos temas.
http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y
http://www.sia.una.ac.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=6
6&Itemid=79
http://www.archivogeneral.gov.co/
http://picasaweb.google.com/110854501911033822534/Fotosicbf?gsession
id=5hfNVQh8qAzRGHwoDLp9og#5459713997211478722
http://www.auraportal.com/AP/CM/PG352L1/AuraPortal_Products.aspx?gcli
d=CNH9xf2QjbsCFW5o7Aod-SIAcg#noWindow