Documento que enfatiza el proceso de digitalización y los instrumentos necesarios.

1. LA DIGITALIZACIÓN Y
SUS PROCESOS
Alexander Manuel Arroyo Herrera
Ángela Parra Sigua
Ángel Gustavo Córdoba Lozada
Betty Janneth Torres Ramírez

2. Presentación
• La digitalización es un proceso que
actualmente las organizaciones están
tomando como herramienta fundamental
para gestionar sus tareas administrativas,
como ventaja competitiva y preservación de
su documentación.
• La digitalización es una acción que impacta
positivamente tanto en el ahorro significativo
que esto representa a los corporativos como
también en el mejoramiento de la percepción
que la opinión pública tiene de los mismos,
aspecto que representa uno de los mejores
valores agregados a la marca.

3. Objetivos
OBJETIVOS GENERAL.
• Desarrollar las competencias necesarias en
el estudiante de ciencia de la información en
el manejo del tema de digitalización de
documentos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
• Conceptualizar, la temática alrededor de la
digitalización documentos.
• Aprender los aspectos técnicos necesarios
al momentos de realizar el proceso de
digitalización.

4. ¿Qué es la digitalización?
• Es un proceso tecnológico,
que permite mediante la
aplicación de técnicas
fotoeléctricas o de
escáner, convertir la
imagen contenida en
documento en papel en
una imagen digital.

5. Digitalización
• Tiene impacto en 4
ámbitos simultáneamente:
• PROCESO: Adecuación de
los procesos de tratamiento
de la documentación para
incluir las tareas de
digitalización.
• NORMATIVIDAD: Para la
implementación de la
metodología de
Digitalización de
documentos es necesaria la
adaptación de la normativa
existente para incluir los
procesos de digitalización
dentro de la misma.

6. Digitalización
• SOPORTE TECNICO: Se
deben habilitar
herramientas necesarias
hardware y software, para
la realización de la
digitalización de
documentos.
• CULTURA DE LA
ORGANIZACIÓN: Es
necesaria la
comunicación y difusión
del cambio que trae la
digitalización de
documentos en los
procesos a la vez que
la creación de roles,
tareas y
responsabilidades.

7. Digitalización : fases del proceso
1. Identificación
2.Clasifiación
3.Recogida, transporte y
recepción (fase opcional)
4.Preparación.
5.Digitalización o captura.
6.Reconocimiento de datos.
7. Indexación.
8.Control de calidad.
9.Firma ( opcional).
10. Carga al archivo digital.
11. Devolución, archivo o
expurgo.

8. Digitalización : fases del proceso
1. Identificación de la
documentación a digitalizar:
seleccionar a digitalizar y
establecer el alcance de
digitalización
Indicar la finalidad de los
documentos a digitalizar
Identificar el soporte del
documento a digitalizar
Establecer la relación entre los
documentos y la tipología y
serie documentales del archivo
digital
Determinar donde y cuando se
va a realizar la digitalización.
2. Clasificación:
Identificar si la captura
de los documentos se
realizara de forma
unitaria o de forma
masiva.

9. Digitalización : fases del procesos
3.Recogida, Transporte y recepción (opcional):
Si el departamento de digitalización decide ejecutar la
digitalización en un centro, se requiere la recogida, el
transporte de la documentación ante de la siguiente
fase por eso es opcional.
4.Preparación:
En esta fase se prepara la documentación a capturar,
revisando uno a uno los documentos, deshaciéndose
de cualquier elemento que impida la ágil captura de la
mismas o que puedan entorpecer o imposibilitar el
proceso de digitalización.

10. Digitalización : fases del procesos
5. Digitalización:
Esta fase tiene una índole técnico
importante por lo que es necesario
realizar:
-Definir el formato del fichero que
contiene la imagen digitalizada del
documento original en papel para la
carga de un documento en archivo
digital recomendable que el formato
final sea PDF/A con una o varias
paginas
-Establecer los parámetros de
digitalización(resolución profundidad
de bits, etc.)

11. Digitalización : fases del procesos
6.Control de calidad: Consiste en verificar que
tanto la imagen digital como los datos significativos
obtenidos en el proceso de digitalización son fieles
al documento original en papel y cumplen con unos
requisitos mínimos de calidad. El mismo abarca
procedimientos y técnicas para verificar la calidad,
precisión y consistencia de los productos digitales.
7.Firma digital: Con el fin de dar validez legal al
proceso de digitalización y de cumplir con la
normativa existente en temas como las creaciones
de copias autenticas de documentos originales en
papel, puede aparecer la necesidad de firmar los
documentos resultantes de la digitalización.

12. Digitalización : fases del procesos
8. Carga de datos en el archivo digital: Una vez
se dispone de todos los metadatos necesarios
para cargar el documento(datos reunidos en la
etapa de indexación) y el propio fichero que
contiene la imagen digital del mismo se puede
proceder a la carga de toda esta información en
el archivo digital.

13. Digitalización : fases del procesos
9.Devolución, Archivo o expurgo:
• Terminado el tratamiento de digitalización y la
carga en el archivo digital se llega a esta fase final
del proceso completo de digitalización donde la
documentación en papel tiene que ser archivada,
devuelta o expurgada, según corresponda en cada
caso:
• Determinar cómo se va a gestionar la
documentación original en papel tras la finalización
del proceso de digitalización) archivo Devolución o
Expurgo).
• Llevar a cabo las acciones necesarias para su
archivo. Devolución o expurgo.

14. ¿Qué información se puede digitalizar?
• La información que se
puede digitalizar es
casi que infinita,
siempre que esta
información este en un
formato plano como:
libros, fotografías,
mapas, planos,
transparencias,
negativos, diapositivas,
documentos, etc.

15. ¿Qué tecnologías se emplean para la
digitalización?
• Para llevar la
digitalización de
documentos, se hace uso
de diferentes tecnologías,
como:
• Hardware : es necesario
tener un computador y un
escáner (de sobre mesa
o de detección de
documentos) para la
captura de imágenes.
• Software: Aplicación para
la digitalización, es la
aplicación que nos ayuda
a convertir los documentos
ya sea a jpeg, Tiff o bmp.
• También puede usarse un
software OCR para la
información sea indexada
y clasificada.

16. Tipos de escáneres
• Hay varios tipos. Hoy en día los más
extendidos son los planos. De rodillo.
Como el escáner de un fax.
• De barras: se usan para registrar
código de barras.
• De mano: en su momento muy
económicos, pero de muy baja
calidad, prácticamente extintos.
• Planos: como el de las
fotocopiadoras.
• Cenitales: Para escanear elementos
frágiles.
• De tambor: Consiguen muy buena
calidad de escaneo, pero son lentos y
costosos.

17. Tipos de escáneres
ESCÁNER PLANO
• También llamados
escáneres de sobremesa,
están formados por una
superficie plana de vidrio
sobre la que se sitúa el
documento a escanear,
generalmente opaco, bajo
la cual un brazo se
desplaza a lo largo del área
de captura. Montados en
este brazo móvil se
encuentran la fuente de luz
y el fotosensor de luz (por
lo general un CCD).

18. Tipos de escáneres
ESCÁNER CENITAL
• Un escáner cenital (en
inglés planetary scanner u
orbital scanner) es un tipo
de escáner que se utiliza
para hacer copias
digitales de libros o
documentos que, por ser
viejos o extremadamente
valiosos, para que no se
deterioren escaneándolos
con otro tipo de escáner.

19. Tipos de escáneres
ESCÁNER DE TAMBOR
• Los escáneres de tambor son los que
más fielmente reproducen el
documento original, ya que producen
digitalizaciones de gran calidad y
resolución (hasta 16.000 ppp de
resolución óptica). Sus problemas
son la velocidad de escaneo (son
lentos), no son indicados para
documentos de papel quebradizo
porque es necesario curvarlo sobre el
tambor y requieren un alto nivel de
habilidad por parte del operador.
Además, son bastante costosos.

20. Tipos de escáneres
ESCÁNER PARA
MICROFILM
• Los escáneres para
microfilm son
dispositivos
especializados en
digitalizar películas
en rollo, microfichas y
tarjetas de apertura.
ESCÁNERS PARA
TRANSPARENCIA
• Los escáneres para
transparencias se utilizan
para digitalizar
diapositivas, negativos
fotográficos y documentos
que no son adecuados
para el escaneado directo.
Pueden trabajar con varios
formatos de película
transparente, ya sea
negativa, positiva, color o
blanco y negro, de tamaño
desde 35 mm hasta placas
de 9 x 12 cm.

21. Tipos de escáneres
ESCÁNER DE MANO
• Estos escáner son dispositivos
manuales que son arrastrados
sobre la superficie de la imagen
a escanear. Escanear
documentos de esta manera
requiere una mano firme,
entonces una desigual
velocidad de exploración
produce imágenes
distorsionadas, normalmente un
indicador luminoso sobre el
escáner indica si la exploración
fue demasiado rápida.

22. Funcionalidad de la
digitalización
• La digitalización documental
puede implementarse en todo
tipo de empresas de sector
público o privado, de
servicios financieros, de
salud, de comercio exterior,
bibliotecas, de crédito, de
servicio, sector jurídico, etc.;
en todas las empresas que
tengan información que les
sea conveniente accederla
de manera más ágil en un
formato electrónico para fines
de procesos internos,
comerciales, toma de
decisiones o auditorías.

23. Ventajas de la digitalización
• Económicas : Se reduce
costos de almacenamiento
y gestión y mejora la
eficiencia organizativa.
• Informativas: permite el
acceso a la información a
distintos usuarios
simultáneamente. Es de
fácil transferencia por
medio de las redes
telemáticas, la búsqueda y
recuperación es mucho
mas ágil.

24. Ventajas de la digitalización
• Jurídicas: evita la
perdida de información.
Se garantiza la
trazabilidad del acceso
a la información,
• Preservación:
Favorece la
conservación y
preservación de los
originales, evitando
desgaste, deterioro.
Almacena la
información durante
mucho tiempo

25. Ventajas de la digitalización
• Valor añadido: El uso de las TIC da una
ventaja competitiva y simplifica tareas
administrativas.

26. Legislación sobre
digitalización en México
• Existe legislación
sobre digitalización
en el país de México,
concentrada
principalmente estos
tres documentos
legales.
• En el Código Fiscal de la
Federación del año 2000,
se establecen las reglas
para reconocer los
documentos digitalizados o
microfilmados en igualdad
de los físicos,
complementando las reglas
en la miscelánea Fiscal de
ese mismo año.

27. Legislación sobre
digitalización en México
• En el 2003 se
publican las reformas
en materia de firma
digital, digitalización de
documentos y discos
ópticos.
• A finales del 2003 se
publican las
disposiciones para
microfilmación o
grabación de libros y
registros y documentos

28. Seguridad delos documentos
digitalizados
• La información
contenida en tus
documentos
digitalizados se
mantiene segura
si se cumplen
protocolos de
seguridad como
los siguientes:

29.  Resguardo seguro de
información en formato
electrónico.
 Realizar copias de
seguridad.
 Acceso restringido, solo a
personal autorizado.
 Contar con equipos de alta
resolución.
 indexación de la
información digitalizada,
para su fácil recuperación.
 Contar con una gran
capacidad de
almacenamiento.
Seguridad delos documentos
digitalizados

30. LA DIGITALIZACIÓN Y
SUS PROCESOS
Alexander Manuel Arroyo Herrera
Ángela Parra Sigua
Ángel Gustavo Córdoba Lozada
Betty Janneth Torres Ramírez